La gestion documentaire en BTS SP3S

La gestion documentaire
BTS SP3S

Mme. Capron - Novembre 2013

Qu’est-ce qu’un système d’information
?
Ensemble de moyens techniques,
organisationnels et humains facilitant la
bonne circulation et réception de
l’information.


Les buts de la gestion documentaire
Correspond à des objectifs professionnels de
gestion d’un système d’information et de
diffusion de l’information :
1) Faire connaître aux membres d’une
organisation toute modification réglementaire
des missions


Les buts de la gestion documentaire
2) Trouver des informations pertinentes, les diffuser,
les conserver et les mettre à disposition.
- Comment organiser la communication interne ?
Liste de diffusion / de discussion, compte Twitter,
utilisation d’un intranet ?
- Quel logiciel de GED ?

3) Conserver les documents internes, les dossiers
professionnels…

Les étapes de la gestion documentaire
1) Repérage des sources d’information
pertinentes (connaissance des ressources
professionnelles : institutions, organismes,
associations, presse professionnelle…) ;
2) Mise en place d’une veille sur un thème
prédéfini
3) Indexation des documents
4) Archivage des documents

1. Repérer les sources d’information
• Savoir ce que je cherche : je définis mon
besoin d’information :
– Sur quel thème vais-je travailler ?
– A qui vais-je diffuser l’information ?
– De quels types d’informations mon organisation at-elle besoin ? (document juridique, administratif,
article de presse…)

1. Repérer les sources d’information
• Avoir défini mon besoin d’information va me
permettre de repérer les informations
pertinentes ( = qui répondent à mon besoin
d’information).
• Ce sont ces sources que je vais utiliser pour faire
ma veille.

• Où trouver des sources d’information en ligne
dans le domaine sanitaire et sociale ? > Portail du
CDI

2. Mettre en place sa veille
documentaire
Activité : Mener une veille documentaire à partir
de Google Alert :
• Selon mon sujet, je sélectionne mes sources
• La veille doit être faite sur le long terme
• Chaque article intéressant devra être posté
sur la liste de discussion de la classe (je diffuse
l’information)


3. Indexer les documents
• Pourquoi ? Après avoir trouvé des documents,
je dois les conserver. L’indexation est une
étape de cette démarche.
• Principes de l’indexation :
– Décrire « physiquement » le document
– Décrire le contenu du document (de quoi il parle)
grâce à l’utilisation de thésaurus et de mots-clés.

• Thésaurus : Liste de mots normalisés que l’on
appelle « descripteurs » (il décrit le contenu
du document). Utiliser une liste de mots
normalisés permet une cohérence
d’indexation d’un services à un autre.
Ex : Pour parler de service de santé, il faudra
utiliser le descripteur « équipement et service
de santé ».

• Mots-clés : Le mot-clé n’est pas un
descripteur, il n’appartient pas au thésaurus.
Quand un mot n’existe pas comme
descripteur, je peux compléter mon indexation
en faisant de ce mot un mot-clé.
Les mots-clés ne vont pas dans les mêmes
champs d’indexation que les descripteurs.


3. Indexer le document
Comment fonctionne un thésaurus ?

Le thésaurus est basé sur des liens sémantiques
(de sens) entre les descripteurs.


Le thésaurus est
d’abord composé de
microthésaurus (MT)
qui sont structurés par
sujets.
Les titres des
microthésaurus ne
sont pas des
descripteurs


Chaque
microthésaurus est
divisé en plusieurs
thèmes : ce sont
les « termes
génériques » (TG).
Ce sont des
descripteurs et ils
peuvent être
utilisés dans
l’indexation.

Les « termes
génériques » sont
détaillés grâce à
des « termes
spécifiques » (TS).
Eux aussi sont des
descripteurs qui
peuvent être
utilisés lors de
l’indexation


Le schéma ci-dessous présente les liens sémantiques entre différents
descripteurs.
Le descripteur que
j’utilise
Le descripteur
« terme générique »

« Employé pour » (EP)
indique que le descripteur
« besoin nutritionnel » doit
être utilisé lorsqu’on parle de
« besoin alimentaire » et de
« suralimentation», ces
derniers ne sont pas
descripteurs

Le « terme
associé » (TA) : un
descripteur est
sémantiquement
lié au descripteur
utilisé mais
n’appartient pas
au même MT
Le descripteur
« terme spécifique »,
plus précis.

Le thésaurus en bref:
Thésaurus

1. Microthésaurus (MT)
2. Terme générique (TG)
3. Terme spécifiques (TS) < > Terme associé
(TA)
- Employé pour (EP) -


3. Indexer un document
Quelques thésaurus…
1. Généralistes : MOTBIS et le thésaurus de
l’UNESCO (domaines de l’éducation, la
culture, les sciences naturelles, sciences
sociales et humaines, communication et
information) ;
2. Spécialisés : Le Mesh (médecine) et le
thésaurus de l’INPES sur l’éducation à la
santé

3. Indexer un document
Exercice d’indexation d’un document à partir
d’un bordereau


4. Archiver un document
• L’archivage consiste à stocker, de façon
organisée, les documents après leur
indexation.
• Le plus souvent, l’organisation utilise un
logiciel de GED, l’indexation et le classement
se feront alors en même temps, sur le même
logiciel.

•
•
•

•

Typologie des classement de documents :
Alphabétique
Numérique : on donne un numéro par ordre
d’arrivée aux documents
Alphanumérique : lettre du nom du
document, suivie par l’ordre d’arrivée
Idéologique : classement par thème, nécessite
un plan de classement

• Décimal : suit le classement idéologique +
attribution d’un numéro pour chaque thème
et sous-thème
• Géographique : Par zone géographique


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