O documento discute 10 erros comuns na gestão do tempo e fornece dicas para melhor gerenciá-lo. Os principais erros são: não definir objetivos claros, não priorizar tarefas, e procrastinar atividades importantes. Também é discutido a importância de descansar adequadamente, evitar distrações e saber dizer não.

1. GESTÃO
DO TEMPO
Natalia Menezes
10/06/2014
COMO MANTER O TRABALHO SOB CONTROLE
E MINIMIZAR O ESTRESSE DO DIA-A-DIA

2. • Urgente x importante
• Matriz de Einsenhower
• 10 erros mais comuns
e como evitá-los
• Algumas técnicas
• Usando a tecnologia a
seu favor
• Dicas finais
AGENDA

3. URGENTE OU IMPORTANTE?
IMPORTANTE
Atividade que contribue para atingir objetivos pessoais ou profissionais.
Acrescenta valor e resultado.
URGENTE
Atividade que demanda atenção imediata.
"O que é importante raramente é urgente,
e o que é urgente raramente é importante”
Eisenhower (Presidente dos EUA durante a 2a Guerra Mundial)

4. “APAGAR INCÊNDIOS”
Geralmente concentramos nas atividades urgentes. Elas demandam nossa
atenção pois as consequências de não resolvê-las são imediatas.
CUIDADO!
Não deixe uma atividade importante se transformar em urgente! Como?
1. Prevendo possíveis cenários futuros
Zona de influência x Zona de preocupação
Stephen Covey - Os 7 hábitos da pessoas altamente eficazes
2. Evitando os 10 erros mais comuns da gestão do tempo
URGENTE OU IMPORTANTE?

5. • 60% - Planejar, fazer com tempo hábil, não deixar tornar urgente
• 20% - Não previsíveis ou deixados pra última hora
• 15% - Atrapalham a atingir objetivos e completar trabalho. Reagende ou delegue
• 5% - Pura distração. Ignorar, cancelar, saber dizer não
60% 20%
15%5%

6. Erro #1: não definir objetivos
Quando você sabe onde quer chegar, consegue determinar o que precisa ser
feito e em qual ordem.
Objetivos devem ser SMART:
• Specific.
• Measurable.
• Attainable.
• Relevant.
• Time Bound.
Pesquisa divulgada pela HBR indica que pessoas que usam recompensas ou
reforços positivos/negativos tem maiores chances de atingirem seus objetivos
“se... então”

7. Erro #2: não priorizar
Saber identificar o grau de
relevância da tarefa
-Esquema A-B-C
-Matriz importante/urgente
App ToDo list

8. Erro #3: não ter uma lista
de to-do
Use a memória “externa”
Você não pode carregar tudo na cabeça (David Allen - Getting things done)
Separe as listas por contextos
Casa, trabalho, ligações, pessoal
Um passo de cada vez
Quebrar grandes tarefas em pequenas aumenta significativamente a eficiência,
reduz erros e atrasos
Diminua as reuniões
Troca de ideias e informações é importante, mas as reuniões não são o lugar para
realmente fazer o trabalho ou agir
Faça um planejamento semanal
Aproveite um tempo de espera para fazer um planejamento semanal bem
estruturado.

9. Erro #4: não saber gerenciar
as distrações
Minimizar distrações
- Colocar tempo limite para cada tarefa,
ao fim do qual pode dar atenção às
distrações
Gerenciar interrupções
- Definir e esclarecer com pessoas ao
redor quais interrupções são aceitáveis.
-Definir momentos “do not disturb”
Garantia de “ganhar” pelo menos 1 hora
por dia

10. Erro #5: procrastinar
Racionalizações
comuns
1. Sou
mais
produ.vo
quando
trabalho
sob
pressão
2. Não
sei
como
fazer
isso,
estou
esperando
eu
saber
para
então
começar
3. Não
estou
fazendo
por
que
realmente
não
quero
fazer.
Essa
é
a
verdade
4. Relaxe.
O
mundo
não
vai
acabar
se
eu
não
fizer
isso.
5. É
mais
fácil
fazer
quando
eu
es.ver
afim.
Não
estou
afim
agora.
6. Da
úl.ma
vez,
esperei
até
o
úl.mo
momento
e
deu
tudo
certo,
por
que
não
daria
agora?
7. Se
eu
esperar
até
o
úl.mo
minuto,
não
vou
gastar
tanto
tempo
nisso
8. Circunstâncias
fora
do
meu
controle
me
impediram
de
fazer
9. Faz
tanto
tempo
que
estou
trabalhando
nisso,
não
tenho
mais
interesse
ou
energia
Se algo pode ser feito em menos de dois minutos, faça agora! (David Allen - Getting things done)

11. Passos
para
a
cura
1. Perceber
que
está
adiando
algo
desnecessariamente
2. Levantar
os
reais
mo.vos
para
isso
3. Disputar
estes
mo.vos
e
superá-­‐los
4. Começar
a
tarefa
Impedimentos
comuns
para
superar
procras6nação
1. Mañana
-­‐
"Farei
amanhã."
2. Mañana
con.ngente
-­‐
"Farei
amanhã,
se
..."
3. Escapismo
-­‐
"Preciso
dar
uma
volta
primeiro
para
esvaziar
a
cabeça"
4. Impedimentos
-­‐
"Meu
problema
se
resolveria
se
eu
morasse
em
outro
lugar,
se
eu
fosse
mais
novo...
"
5. Cavalgaria
ao
resgate
-­‐
"O
professor
vai
ficar
doente
e
cancelar
a
prova!"
Algumas
ferramentas
para
ajudar
• Faça
as
tarefas
parecerem
pequenas
e
fáceis
na
sua
cabeça
• Faça
apenas
uma
pequena
parte
da
tarefa
por
vez
• Plano
de
5
min:
trabalhe
em
algo
por
cinco
minutos.
Ao
final
deste
tempo,
pode
fazer
outra
coisa.
Provavelmente
você
já
estará
envolvido.
• Comunique
seus
planos
de
realizar
algo
e
deixe
a
pressão
dos
outros
te
mo.var
• Use
um
amigo
como
modelo
posi.vo
e
aproveite
sua
presença
• Modifique
seu
ambiente
-­‐
se
não
consegue
trabalhar
em
casa,
vá
para
um
café.
• Planeje
o
dia
seguinte
e
estabeleça
prioridades
• Saiba
aceitar
retrocessos
e
começar
de
novo,
se
for
necessário
Erro #5: procrastinar

12. Erro #5: procrastinar

13. Erro #6: ter sobrecarga de
tarefas
• Causa baixa performance, estresse e baixa moral.
• Micromanager: alguém que insiste em controlar ou fazer todo o
trabalho, por não confiar em mais ninguém para fazê-lo corretamente
(É um problema para todos, não apenas gerentes!)
• Saber falar sim para a pessoa e não para a tarefa: assim é possível ser
assertivo e ainda manter bom relacionamento com o grupo.

14. Erro #7: adorar estar “ocupado”
Não reclamamos, temos orgulho e celebramos estar sempre ocupados.
Sinônimo de sucesso e importância. Raramente significa que se é efetivo.
“A busca indisciplinada por mais”: fazer tudo, ter tudo, alcançar tudo
Aliança entre três tendências: smartphones, mídia social e consumismo extremo.
Resultado: sobrecarga de informação e de opinião.
Nunca estivemos tão cientes sobre o que todos estão fazendo e, portanto, do que nós
“deveríamos” estar fazendo. Nesse processo, acreditamos que sucesso é ser super-
homem e fazer tudo.
Quando a “bolha do mais” explodir...
Tempo desperdiçado fazendo coisas que não tinham valor algum. Abrimos mão das
poucas coisas que realmente importam pelas várias coisas que não importam.
http://blogs.hbr.org/2014/06/why-we-humblebrag-about-being-busy/

15. Erro #7: adorar estar “ocupado”
“A busca disciplinada por menos, porém melhor”
Os Essencialistas: desenhar a vida a redor do que é essencial e eliminar o restante.
Sensação de se desfazer de uma caixa de roupas velhas que não usa mais: a
bagunça se foi, temos mais espaço para o que importa.
Ex.: Caminhadas de manhã para pensar, ter fins de semana de verdade sem trabalho,
desligar tecnologia por alguns períodos. Diminuir tempo no Facebook e ligar para as
pessoas que realmente importam.
As empresas estão competindo entre si para melhorarem nisso: sleep pods no
Google, salas de meditação no Twitter.
1. Pare para definir o que é essencial
2. Descanse para atingir excelência:
Dois principais diferenciais entre os “bons” e os “excelentes”: horas de dedicação
(10 mil horas para excelência) e horas de sono
3. Saiba dizer “não” para boas oportunidades
http://blogs.hbr.org/2014/06/why-we-humblebrag-about-being-busy/

16. Erro #8: multitasking
O cérebro não consegue de fato focar em mais de uma tarefa por vez.
Problema: compromete a qualidade do trabalho, aumenta nível de estresse e causa
perda de tempo.
Estudos mostram que multitasking pode resultar em um desperdício de 20-40% do
nosso tempo, dependendo da tarefa que estamos tentando executar.
Sinais de multitasking: várias abas abertas ao mesmo tempo, aceitar interrupções
constantes, estar fazendo uma tarefa não motivante, não recordar de algo que
acabou de ser dito, falar com alguém enquanto escreve ou lê outra coisa, etc.
FOCUS - Daniel Goleman
Pomodoro Technique

17. Erro #9: não descansar
TRIPÉ: sono, alimentação e exercícios físicos
É impossível focar e produzir trabalho de qualidade sem dar ao cérebro tempo
para descansar
Otimize o tempo de sono
-Alimentação e exercícios físicos
-Banho quente (temperatura do corpo)
-Quarto escuro, sem barulhos, sem aparelhos eletrônicos muito perto
-Ritual: mantenha o ciclo hormonal regular dormindo e acordando sempre na
mesma hora
-Instale F.lux para reduzir a luz azul (cansa a vista e suprime a produção de
melatonina durante a noite)
-Não durma vendo TV ou no computador (a luz suprime a produção de melatonina
e os aparelhos estimulam a mente invés de relaxá-la)
-Tome um pouco de sol todos os dias (vitamina D e serotonina)
-Não use o quarto e a cama para trabalhar, estudar ou comer
-Tente dormir antes das 11h. (Janela entre 10:45 e 11h - “gás” de cortisol te deixa
produtivo ou pelo menos acordado até as 2h.

18. Google, AOL, P&G, Apple permitem tempo de soneca no trabalho
Erro #9: não descansar

19. Erro #10: enganar-se
• Não prestar atenção nos sinais que o corpo e o cérebro dão
• Acreditar que já gerencia seu tempo muito bem é o pior erro.
Uma das melhores maneiras de aprimorar a gestão do tempo é
reconhecer e retificar erros. Isso faz uma enorme diferença na
produtividade, no nível de estresse e felicidade.
Agendar tarefas ineficientemente
Cada pessoa tem um ritmo diferente e se sente mais produtivo e cheio
de energia em uma parte do dia.
1. Encontre seu horário de pico no dia
2. Agende atividades importantes (alto valor) para esta hora
3. Agende atividades de baixa-energia (retornar ligações, responder
emails) para o horário de pouca energia

20. Algumas técnicas
GTD
“Getting Things Done” - baseia-se na
identificação das etapas a serem cumpridas e
na regra dos 2 minutos
MAPA MENTAL
Ferramenta para organizar os pensamentos e
visualizar as etapas e o todo
TÉCNICA DO POST-IT
As atividades de um dia têm que caber em
um post-it, já que o dia, assim como o
quadrado de papel, é limitado
NEOTRIAD
Baseado na classificação de tarefas em
IMPORTANTES, URGENTES E
CIRCUNSTANCIAIS. Proposta é reduzir
tempo gasto com urgências e obrigações
para investir nas importantes
ZEN HABITS
Defende que é preciso desacelerar para
acelerar. Diminuir estresse para focar no que
realmente importa. Blog de bem-estar e
organização.
POSEC
Sigla em inglês para PRIORIZAR,
ORGANIZAR, RACIONALIZAR,
ECONOMIZAR E CONTRIBUIR. Sugere
agrupamento de tarefas em blocos curtos,
elencando objetivos por ordem de
importância.
TÉCNICA DE POMODORO
Fracionar o dia, concentrando em uma única
atividade por 25 minutos, com uma pausa de
5 minutos.

21. Usando a tecnologia a seu favor
Quer gerenciar o email melhor?
O mailbox te deixa dar snooze em emails, visualizar longas conversas como um
chat, integrado com Dropbox.
O sanebox prioriza emails importantes e resume o restante, também permite dar
snooze em emails e enviar notificações para quem ignora seus emails.
Quer lembrar de todas as tarefas? Estes são alguns dos principais apps de task
management, compatíveis com vários dispositivos. O CARROT te pune por
procrastinar (Would you like to confess your laziness to all your social media
friends?”), e te recompensa por produtividade com pontos que podem ser
resgatados em brindes

22. Quer guardar algo interessante
para depois? Salve artigos, vídeos,
imagens, textos para a hora certa,
podendo visualizá-los no
computador, tablet ou celular
Usando a tecnologia a seu favor
Quer ter mais foco?
-focus@will oferece canais de música desenvolvidos com base na neurociência
para aumentar atenção em até 400%. Música comercial reduz compreensão e
causa distração pois é feita para conectar com você intelectual e emocionalmente
-focuslock bloqueia apps que te distraem nos momentos em que precisa
concentrar
-focus booster é um timer de Pomodoro digital, em que você define o tempo de
sessão e de pausa
Quer ir ao supermercado sem
esquecer a lista? Aqui você pode
criar listas de compra e o app até
sugere receitas

23. Quer descobrir quanto tempo está desperdiçando?
Ambos ajudam a entender os hábitos diários e descobrir os “ladrões de tempo”.
RescueTime verifica seu histórico e envia relatórios baseados nos objetivos
definidos por você. No Toggl você inputa cada atividade desempenhada e ele faz
planilhas do que está consumindo seu tempo
Usando a tecnologia a seu favor
Quer equilibrar melhor a vida
pessoal com a vida profissional?
O Eternity divide o tempo entre
trabalho, dormir e diversão.
Você define a hierarquia das
atividades e começa o timer
Quer visualizar melhor uma
idéia ou projeto? O Zamurai
e o Talkboard te deixam
escrever, salvar e
compartilhar quadro-branco

24. Dicas finais
• Conheça suas motivações e seus limites
• Otimize tempo de espera (elevador, trânsito até o trabalho, etc)
• Entenda que sempre há espaço para melhoria em gestão do tempo, e
que não há perfeição.
• Não se prenda demais a uma técnica, adapte e otimize para você.
• Para selecionar uma técnica ou app, busque um que esteja relacionado
com as suas limitações e não se confunda utilizando vários apps ou
técnicas diferentes

25. OBRIGADA
Natalia Menezes
10/06/2014