Sistema Único de Información de Trámites - SUITMaterial de Capacitación Auto-dirigida
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Actividades de aprendizaje Se recomienda realizar las siguientes actividades de aprendizaje: 1. Hacer un primer recorrido ...
Agenda  Definiciones y Requisitos  Definiciones y Requisitos  Administración del SUIT  Administración del SUIT  Funcionali...
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¿ Qué es un Servicio?          Es el conjunto de acciones o actividades de carácter          misional diseñadas para incre...
Roles dentro de la Administración del SUIT  Administradorde trámites de la   Servidor público de la entidad, encargado de ...
Agenda  Definiciones y Requisitos  Definiciones y Requisitos  Administración del SUIT  Administración del SUIT  Funcionali...
Ingresar como administrador de trámites y servicios  Para acceder al Administrador de Trámites y Servicios se debe realiza...
Opciones del Administrador - SUITUna vez registrado, Usted encontrará en el administrador lassiguientes opciones del Menú ...
Opciones del Administrador - SUIT                                  Visualiza y ayuda aacontrolar el estado                ...
Familiarícese con los campos de ésta lista de tareas. Las  acciones cambian dependiendo del estado en que se              ...
Opciones del Administrador - SUIT                                      Permite crear, editar o eliminar la                ...
La actualización permanente de estos datos es muy Estado La actualización permanente de estosel Portal muy     Estos datos...
Los canales de atención permiten que el ciudadano se                                    Los canales de atención permiten q...
Se agregan tantos puntos de atención como sean necesarios.La asociación de temas incluye perfiles, temas relacionados con ...
Opciones del Administrador - SUIT                     Estudie la Herramienta de Trámites y Servicios, el                  ...
Creación de un Trámite o Servicio   Opciones de la hoja de vida del trámite (pestañas)                                    ...
Información general del trámite o servicio:          Para cargar o actualizar información general, como nombre del        ...
Perfiles, audiencias temas y  Perfiles, audiencias temas ysubtemas nuevos. Aplica para subtemas nuevos. Aplica paratrámite...
La nueva versión del Sistema Único de Información de Trámites permite   clasificar el trámite o el servicio de acuerdo con...
Observe que se puede definir la realización de los trámites: encualquier fecha, en períodos determinados y periódicamente.
La lista desplegable toma la información del                             La lista desplegable toma la información del     ...
Se puede definir unos pasos del ciudadano, cada                        Se puede definir unos pasos del ciudadano, cada    ...
Parámetros acerca de la respuesta del trámite Parámetros acerca de la respuesta del trámite
Se debe registrar la norma que respalda el trámite.   Se debe registrar la norma que respalda el trámite.Es esta sección s...
En este formulario se encuentran los datos del administrador vigenteen el Departamento Administrativo de la Función Públic...
La información de un trámite registrado no queda publicadainmediatamente en el SUIT ni en el Portal del Estado Colombiano;...
Estados de publicación •     Pendiente de Edición: el administrador de trámites solicita la     aprobación para iniciar la...
Estados de publicación•   En Corrección: el administrador de trámites realiza los cambios    solicitados por el aprobador ...
Estados de publicación    •   Inscrito: la información del trámite editada, actualizada y/o        corregida, una vez apro...
Los trámites y servicios que la Entidad inscriba o actualice en el   SUIT, deben quedar en estado “Pendiente de aprobación...
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Se recomienda guardar el manual en el disco duro de su PC u otraunidad de almacenamiento; así lo podrá consultar más rápid...
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• En cada Entidad existe un administrador de trámites yservicios del SUIT, quien es el responsable de cargar y mantener ac...
Roles en el SUITSe encarga de:• Registrar la información de los trámites quepreste la entidad.• Registrar la información d...
En la gráfica siguiente se ilustran los roles asignados como partede la funcionalidad del SUIT y la relación entre éste si...
CARGA Y           REVISIÓN Y APROBACIÓN DE                    ACCESO A LAACTUALIZACIÓN            LOS CONTENIDOS A        ...
Que sigue para las entidades…  SUIT                 Inscribir y actualizar permanentementeTrámites y Servicios   la inform...
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  1. 1. Sistema Único de Información de Trámites - SUITMaterial de Capacitación Auto-dirigida
  2. 2. Acerca de éste material • Este material de capacitación ha sido preparado para uso de los Servidores Públicos que se van a desempeñar como usuarios Administradores del Sistema Único de Información de Trámites y Servicios - SUIT. • El material ha sido diseñado para que Usted pueda realizar su aprendizaje de manera autónoma. • Al terminar su autoestudio, Usted deberá resolver el cuestionario de 30 preguntas, lo que le permitirá validar sus conocimientos y solicitar las credenciales como Administrador del SUIT.
  3. 3. Actividades de aprendizaje Se recomienda realizar las siguientes actividades de aprendizaje: 1. Hacer un primer recorrido por el material. – 30 minutos. 2. Planificar 3 sesiones de auto estudio y evaluación para trabajar con este material, considerando los temas a tratar. – 20 minutos. 3. En la primera sesión haga énfasis en los conceptos y normas aplicables al SUIT. – 60 minutos. 4. En la segunda sesión concéntrese en la funcionalidad del sistema para administrar la información de los trámites y servicios; observe con detalle las imágenes del sistema. - 120 minutos. 5. En la tercera sesión elabore un cuestionario de 10 preguntas y pase a contestarlas; compruebe sus respuestas con los contenidos de este material. – 60 minutos.
  4. 4. Agenda Definiciones y Requisitos Definiciones y Requisitos Administración del SUIT Administración del SUIT Funcionalidad y Uso Funcionalidad y Uso
  5. 5. Sistema Único de Información de Trámites-SUIT El SUIT es una herramienta Web que permite inscribir y actualizar la información de trámites y servicios de las entidades en el Portal del Estado Colombiano – PEC. Creado por la Ley 962 de 2005. A cargo del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. Recuerde que el SUIT maneja información de los trámites ySUIT servicios; otras soluciones tecnológicas soportan la ejecución de los trámites y servicios.Trámites yServicios
  6. 6. Soporte Legal Ley Número 962 de 2005 – Anti trámitesPor la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado.Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos para elejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvoque se encuentren expresamente autorizados por la ley. Todo requisito deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT, coordinado por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Analice: los trámites están amparados por una normatividad, con fuerza de ley; esto los diferencia de los servicios.
  7. 7. Qué entidades deben registrar trámites y servicios en el SUIT? • Toda entidad y organismo de la Administración Pública del nivel central y descentralizado del orden nacional y territorial. • Así mismo los entes autónomos, Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios de cualquier orden y naturaleza, y los particulares que desempeñen funciones administrativas. EntidadesEntidades
  8. 8. Administración del Sistema Ahora Antes La administración del SUIT se realizaba a través del Portal del Estado Colombiano. Administrador de contenidos del PEC Portal del Estado Sistema Único de Colombiano Información de Trámites La administración del SUIT se independiza del Portal del Estado El PEC “hala” desde el SUIT los enlaces de la información de trámites y servicios que están almacenados en éste. una Colombiano, convirtiéndose en Portal del Estado nueva solución tecnológica. Colombiano
  9. 9. ¿Qué es un Trámite? Serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para “adquirir un derecho o cumplir con una obligación” prevista o autorizada por la Ley. El trámite se inicia cuando se activa a través de una petición o solicitud expresa, y termina (como trámite) cuando la Administración Pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando la solicitud.
  10. 10. ¿ Qué es un Servicio? Es el conjunto de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar la satisfacción del usuario, dándole valor agregado a las funciones de la entidad. Ejemplo de trámite: solicitud de cédula de ciudadanía por primera vez. Ejemplo de servicio: envío a domicilio de la cédula de ciudadanía.
  11. 11. Roles dentro de la Administración del SUIT Administradorde trámites de la Servidor público de la entidad, encargado de entidad inscribir y actualizar la información de los trámites y servicios que presta la entidad. Encargado, en el Departamento Administrativo deAprobador de la Función Pública – DAFP, de aprobar para su Trámites publicación los trámites y servicios que cargan y actualizan los administradores de la entidad. El Administrador de trámites de la entidad es responsable del usuario y la clave asignadas para acceder al SUIT.
  12. 12. Agenda Definiciones y Requisitos Definiciones y Requisitos Administración del SUIT Administración del SUIT Funcionalidad y Uso Funcionalidad y Uso
  13. 13. Ingresar como administrador de trámites y servicios Para acceder al Administrador de Trámites y Servicios se debe realizar elregistro en el Sistema único de Información de Trámites, con el Usuario y Clave asignado a la entidad. URL de ingreso al Sistema de Información de Trámites Ingreso de Usuario y Contraseña www.suit.gobiernoenlinea.gov.co www.suit.gobiernoenlinea.gov.co Información para los candidatos a Administradores
  14. 14. Opciones del Administrador - SUITUna vez registrado, Usted encontrará en el administrador lassiguientes opciones del Menú de Herramientas: • Tareas. Visualiza y ayuda aacontrolar el estado Visualiza y ayuda controlar el estado de las actividades. • Entidades. Permitede las actividades. Permitecrear, editar yyeliminar la crear, editar eliminar la • Trámites y Servicios. información de la entidad. Permite crear, editar oentidad. la Permite crear, editar oeliminar la información de la eliminar • Ayuda. información de un Trámite o Servicio. Información de soporte yyayudas para información de un Trámite o Servicio. Información de soporte ayudas para • Salir. el administrador. Herramienta que permite salir del el administrador. Herramienta que permite salir del Administrador. Administrador.Ubíquelas a la izquierda en la imagen siguiente.
  15. 15. Opciones del Administrador - SUIT Visualiza y ayuda aacontrolar el estado Visualiza y ayuda controlar el estado Vea la de las actividades que se desarrollan Herramienta de Tareas. desarrollan de las actividades que se al interior del SUIT. al interior del SUIT.
  16. 16. Familiarícese con los campos de ésta lista de tareas. Las acciones cambian dependiendo del estado en que se encuentre el contenido.
  17. 17. Opciones del Administrador - SUIT Permite crear, editar o eliminar la Permite crear, editar o eliminar la información de la entidad: datos Continúe con la Herramientade la horarios datos información de Entidades. entidad: básicos, sedes, horariosde básicos, sedes, de atención… atención…
  18. 18. La actualización permanente de estos datos es muy Estado La actualización permanente de estosel Portal muy Estos datos se presentan en datos es del importante paraColombiano. importante paralos ciudadanos. los ciudadanos.
  19. 19. Los canales de atención permiten que el ciudadano se Los canales de atención permiten que el ciudadano se comunique directamente con la entidad; básicamente son comunique directamente con la entidad; básicamente son líneas telefónicas yycuentas de correo electrónico. líneas telefónicas cuentas de correo electrónico. A través de éste enlace se puede acceder al A través de éste enlace se puede acceder al formulario de Quejas yyReclamos formulario de Quejas ReclamosLas opciones de adicionar o borrar se usan una vez digitados o visualizados los datos. Las URL o direcciones de Internet deben ser verificadas antes de ingresarlas.
  20. 20. Se agregan tantos puntos de atención como sean necesarios.La asociación de temas incluye perfiles, temas relacionados con el perfil y subtemas.
  21. 21. Opciones del Administrador - SUIT Estudie la Herramienta de Trámites y Servicios, el núcleo del Sistema.
  22. 22. Creación de un Trámite o Servicio Opciones de la hoja de vida del trámite (pestañas) Permite crear, editar o eliminar la Permite crear, editar o eliminar la información de un Trámite o Servicio. información de un Trámite o Servicio. Observe los botones que se presentan. Observe los botones que se presentan.
  23. 23. Información general del trámite o servicio: Para cargar o actualizar información general, como nombre del trámite, tipo de trámite, descripción del trámite, y tipo de medio electrónico que se utiliza para realizarlo .Familiarícese con los campos y las listas desplegables. Continúa
  24. 24. Perfiles, audiencias temas y Perfiles, audiencias temas ysubtemas nuevos. Aplica para subtemas nuevos. Aplica paratrámites nuevos yyexistentes. trámites nuevos existentes.
  25. 25. La nueva versión del Sistema Único de Información de Trámites permite clasificar el trámite o el servicio de acuerdo con la taxonomía del Portal del Estado Colombiano, permitiendo mayor facilidad de búsqueda para el visitante.Perfiles Audiencias Temas y subtemas Nuevo perfil
  26. 26. Observe que se puede definir la realización de los trámites: encualquier fecha, en períodos determinados y periódicamente.
  27. 27. La lista desplegable toma la información del La lista desplegable toma la información del campo “Observaciones”, de la sección de campo “Observaciones”, de la sección de Requisitos RequisitosFamiliarícese con los campos y las listas desplegables. Continúa
  28. 28. Se puede definir unos pasos del ciudadano, cada Se puede definir unos pasos del ciudadano, cada uno se agrega con éste botón, luego de lo cual se uno se agrega con éste botón, luego de lo cual se muestra en la parte inferior de esta sección. muestra en la parte inferior de esta sección. Cuando el valor es variable depende de las Cuando el valor es variable depende de las condiciones especificadas; los botones Adicionar yy condiciones especificadas; los botones Adicionar Retirar agregan ooeliminan la información asociada al Retirar agregan eliminan la información asociada al pago variable yyaala(s) condicione(s) definidas. pago variable la(s) condicione(s) definidas. Especificación de la condición, por ejemplo, Especificación de la condición, por ejemplo, “un salario mínimo diario legal por cada día de “un salario mínimo diario legal por cada día de mora”. Es un campo informativo, no se utiliza mora”. Es un campo informativo, no se utiliza para cálculos. para cálculos. Valor asociado aala condición. No se utiliza Valor asociado la condición. No se utiliza para cálculos. para cálculos. En ésta casilla se van relacionando las En ésta casilla se van relacionando las condiciones que quedan asociadas al pago condiciones que quedan asociadas al pago cuando éste es variable. cuando éste es variable.Continuación de la pestaña Pasos y Requisitos
  29. 29. Parámetros acerca de la respuesta del trámite Parámetros acerca de la respuesta del trámite
  30. 30. Se debe registrar la norma que respalda el trámite. Se debe registrar la norma que respalda el trámite.Es esta sección se indica la interdependencia Es esta sección se indica la interdependencia entre trámites. entre trámites.
  31. 31. En este formulario se encuentran los datos del administrador vigenteen el Departamento Administrativo de la Función Pública, responsable dela verificación ingresada al sistema por parte de la entidad usuario. No esnecesario tomar ninguna acción en esta pantalla.
  32. 32. La información de un trámite registrado no queda publicadainmediatamente en el SUIT ni en el Portal del Estado Colombiano;una vez el aprobador de trámites del DAFP verifica y aprueba eltrámite, se vera reflejado en el PEC.Las modificaciones a la información de los trámites publicadostambién deben pasar por la revisión del aprobador de trámites.En general, la información del trámite registrado pasa por una Pendiente de Ediciónserie de estados que se muestran a continuación:
  33. 33. Estados de publicación • Pendiente de Edición: el administrador de trámites solicita la aprobación para iniciar la modificación de la información del trámite (ya creado en el sistema), la cual no es pública aún. • En Edición: la información está siendo modificada por el administrador de trámites de la entidad. En este estado la información aún NO ha sido publicada en el sitio de consulta del portal. • Pendiente de Aprobación: la información es enviada por el administrador de trámites a revisión por parte del aprobador de trámites antes de su publicación.
  34. 34. Estados de publicación• En Corrección: el administrador de trámites realiza los cambios solicitados por el aprobador de trámites sobre la información enviada para su revisión, la cual aún NO es pública.• Pendiente de Actualización: el administrador de trámites solicita la aprobación para iniciar la modificación de la información del trámite, la cual ya es pública.• En Actualización: el administrador de trámites está modificando la información del trámite que ya se encuentra publicado en el sitio de consulta del portal.
  35. 35. Estados de publicación • Inscrito: la información del trámite editada, actualizada y/o corregida, una vez aprobada se publica en el sitio de consulta del portal - PEC. • Desactivado: la información pública del trámite, es archivada de tal forma que deja de ser visible a los usuarios del sitio de consulta.
  36. 36. Los trámites y servicios que la Entidad inscriba o actualice en el SUIT, deben quedar en estado “Pendiente de aprobación” para que el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, ingrese y valide la información del trámite.Administrador Aprobador de trámites y Servicios Departamento Administrativo de la Función Pública Entidad DAFP
  37. 37. Búsqueda por orden alfabético Búsqueda por criterios
  38. 38. Opciones del Administrador - SUIT Herramienta de Ayuda. Permite descargar el manual del SUIT. Permite descargar el manual del SUIT.
  39. 39. Se recomienda guardar el manual en el disco duro de su PC u otraunidad de almacenamiento; así lo podrá consultar más rápidamente oimprimirlo si lo desea.
  40. 40. Agenda Definiciones y Requisitos Definiciones y Requisitos Administración del SUIT Administración del SUIT Funcionalidad y Uso Funcionalidad y Uso
  41. 41. • En cada Entidad existe un administrador de trámites yservicios del SUIT, quien es el responsable de cargar y mantener actualizada la información.•La información que se publica en el SUIT llega al ciudadano pordos canales: el primero es la interfaz de usuario del SUIT, esdecir, el sitio Web www.suit.gobiernoenlinea.gov.co; en elsegundo el ciudadano tiene acceso a la información a través delPEC www.gobiernoenlinea.gov.co.• Las consecuencias de no actualizar la información que sepublica en el SUIT relacionada con su entidad son: Consecuencias a nivel de imagen para la entidad. Consecuencias legales para la entidad en general.
  42. 42. Roles en el SUITSe encarga de:• Registrar la información de los trámites quepreste la entidad.• Registrar la información de los servicios quepreste la entidad Se encarga de:• Actualizar los enlaces directos a la páginaWEB de la entidad. Revisar para su aprobación los trámites y/o servicios que envía el Administrador deManeja 7 estados que son: Trámites de la entidad; éste aprobador de trámites es definido por el Departamento1. En Edición Administrativo de la Función Pública - DAFP.2. En Corrección3. Pendiente por Aprobación Maneja 3 estados que son:4. Publicada5. Pendiente Actualización 1.Para Publicar6. En Actualización 2.Corregir y Complementar7. Desactivar 3.Desactivar
  43. 43. En la gráfica siguiente se ilustran los roles asignados como partede la funcionalidad del SUIT y la relación entre éste sistema y elPortal del Estado Colombiano - PEC.Observe que se trata de dos soluciones tecnológicas:SUIT, con acceso restringido para los administradores yaprobadores de la información de las entidades, de trámites yservicios.PEC, que canaliza los requerimientos acerca de información de lasentidades del Estado, incorporando mecanismos de participaciónpara crear y compartir información relacionada, relevante.
  44. 44. CARGA Y REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ACCESO A LAACTUALIZACIÓN LOS CONTENIDOS A INFORMACIÓNDE INFORMACIÓN PUBLICAR. PORTAL DEL ESTADO COLOMBIANOENTIDAD PÚBLICA PAdC CENTRO DE DATOS Administrador de Contenidos Información compartidaAdministrador de Aprobador de Trámites Trámites REVISIÓN Y APROBACIÓN DE TRAMITES Y CENTRO DE SERVICIOS CONTACTO CIUDADANOENTIDAD PÚBLICA DAFP
  45. 45. Que sigue para las entidades… SUIT Inscribir y actualizar permanentementeTrámites y Servicios la información de sus trámites y servicios. Desarrollar trámites y servicios en línea.
  46. 46. Preguntas Puede dirigir sus preguntas acerca de éste material o del Sistema Único de Información de Trámites - SUIT: 1. Centro de Contacto Ciudadano – Soporte de Primer Nivel: Línea gratuita nacional: 01 8000 95 2525 soporteccc@gobiernoenlinea.gov.co 2. Soporte de Segundo Nivel: Conmutador: 637 3766 Tel.: 700 9399 capacitacionesoperacion@gobiernoenlinea.gov.co
  47. 47. Sistema Único de Información de Trámites - SUITMaterial de Capacitación Auto-dirigida

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