Une étude a mesuré, auprès de professionnels de santé anglais, leur perception du temps perdu à rechercher des informations cliniques (1). Pour les soignants interrogés, environ un document médical sur quatre n’est pas disponible quand ce serait nécessaire ou se trouve incomplet. Comment réagissent-ils alors ? Dans un cas sur trois, ils partent à la recherche de l’information manquante. Les autres réponses dépendent bien sûr du caractère critique attribué à l’information concernée. Dans 12% des cas, par exemple, les professionnels demandent la réalisation de nouveaux examens. Résultat, tous types de soignants confondus : 52 mn par jour seraient passés à traquer une information, la proportion étant plus élevée pour ce qui concerne les médecins (près de 70 mn) et les infirmiers (61 mn). Cette perte de temps a bien sûr un impact sur la qualité de prise en charge, qui peut alors se trouver interrompue, comme le notent les auteurs de l’étude. Elle joue aussi sur la durée du rendez-vous de consultation, la durée de séjour du patient, sans oublier la satisfaction des professionnels de santé comme des patients. Elle a également un coût : celui par exemple de la perte de productivité et de la duplication, le cas échéant, des examens. L’étude s’essaie à valoriser le temps perdu par an par médecin et l’estime à 19 500 £(28 000 euros). L’information est en effet au cœur du processus clinique. Les professionnels interrogés estiment qu’elle compte pour 50% de leur activité, qu’il s’agisse de prendre connaissance des dossiers médicaux ou de les alimenter. Selon l’étude, le temps passé par un médecin à documenter ses dossiers atteint 10 à 11h par semaine. Cet éclairage est important, soulignent les commanditaires et auteurs de l’étude, « alors que de nouveaux investissements technologiques dans les dossiers médicaux informatisés sont en passe d’être décidés par de nombreux trusts et qu’ils auront des répercussions sur la qualité des soins à l’avenir. » (1) Réalisée par Ignetica à la demande de la société Nuance Communications. Auprès de 197 professionnels, qui travaillent dans 4 trusts du NHS.

1. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 1
Le challenge de
la documentation
médicale

2. © 2002-2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 2
L’HYPOTHÈSE :
Le coût et l’impact de l’effort lié à la
gestion de l’information et de la
documentation médicale sont
inconnus et non documentés.

3. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved.
Influence sur la
performance et l’efficience
Une étude originale réalisée en
Allemagne

4. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 4
• 42% dans le rouge, 60+% coût relié au personnel, budget IT très bas:
1-2%Pression économique
• Diminution du nombre de médecins & pression financière affectent la
relation médecin-patient. Besoin de documentation médicale
croissant.
Temps & délais
• Information manquante ou erronée : Partage de l’information,
codification, remboursementAccès aux données
• Des patients de plus en plus impliqués et qui exigent une prise en
charge de meilleure qualité, l’accès à leurs informations et dossiers
médicaux
Exigence qualité
• L’informatisation des hôpitaux allemands est à la traîne, peu de
budgets dédiés à l’informatique, qui nécessitent des solutions simples
et pragmatiques
Numérisation
Des hôpitaux allemands sous pression

5. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 5
Documentation patient :
Historique patient, examen initial, briefing patient, compte rendu opératoire ou de soins,
rapports de transfert, demandes de formulaires, rapports de sortie, documentation des soins
infirmiers, notes de progrès, communications inter-médecins…
Documentation administrative :
Codification des diagnostics et procédures, comptes rendus de consultations, échanges avec
les caisses d‘assurances, sécurité sociale, inscriptions en cures, suivis de traitements,
assurance qualité...
La documentation à l‘hôpital
Les processus documentaires analysés

6. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 6
Méthodes de documentation
Pour classifier les différentes méthodes utilisées pour la création de la documentation, l‘étude
en distingue 4 types, dont l‘utilisation respective a une une influence sur le temps passé et les
efforts déployés pour créer et partager l‘information médicale, et son niveau de qualité.
Dictée numérique
avec transcription
Dictée numérique
Reconnaissance
vocale
Documentation
informatisée
PC, clavier, souris
Documentation
manuelle
papier et stylo

7. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 7
Le parcours patient à l’hôpital
Personnel administratif
(Informations administratives, historique patient)
Services infirmiers
(historique soins, état de santé)
Services médicaux
(historique médical, situation
actuelle, demandes de
diagnostics)
Services diagnostics spécifiques
(résultats de labos, d‘analyses, imagerie)
Documentation thérapie
(prescriptions, médicaments)
Services de spécialités et thérapie
(Rapport de conclusions, compte rendu opératoire)
Compte rendu infirmier
Commentaires/notes du médecin
Sortie administrative
Admission
Sortie
Thérapie
Diagnostic

8. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 8
Temps passé sur la
documentation
• Médecins : 4 heures / jour
• Infirmiers : 3 heures / jour
– 32% de temps en plus depuis
une étude de 2003
– 30% de sous estimation par
rapport aux évaluations
Principaux résultats
Méthodes de
documentation
• Papier & stylo : 43%
• Taper dans le DPI : 50%
• Dictée numérique : 6%
• Reconnaissance vocale : 1%
Temps pour
documenter
• 11 minutes par patient
• Le plus gros effort est
porté sur la rédaction de
l’histoire de la maladie,
et la lettre de sortie

9. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 9
Coût de la
documentation
• Budget santé allemand
total : 86 milliards
• Budget personnel : 53,8
milliards (62%)
• Dépenses
documentation: 11
milliards (21%)
Principaux résultats
Qualité de la documentation
• 90% des médecins incluent plus
d’informations et de détails dans
leurs comptes rendus par rapport
à il y a 10 ans
• Pour 97% des médecins, le
volume de documentation
considérablement a augmenté
Coût de la documentation
• Dans 40% des cas, une
recherche supplémentaire
d’information est nécessaire
• 21% des médecins doivent
attendre des informations avant
de pouvoir continuer leur travail

10. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 10
Principaux résultats
Ce qui démotive les médecins
• La charge de travail (36%)
• Le travail administratif (27%)
• Le manque de temps pour leurs loisirs (13%)
Ce qui motive les médecins
• Aider le patient (32%)
• Le défi médical (23%)
• Le respect de la profession (22%)

11. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 11
Principaux résultats
Que feriez-vous de 30 minutes supplémentaires
chaque jour ?
• Passerait plus de temps avec ses patients (32%)
• Améliorerait la qualité des soins (29%)
• Travaillerait moins (27%)
30 Minutes

12. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved.
Le challenge de la
documentation médicale
Une étude originale réalisée au Royaume Uni

13. © 2002-2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 13
Il est reconnu par tous les professionnels de
santé que la documentation et l’information
médicales jouent un rôle fondamental dans la
qualité des services de santé, mais aucune
étude n’en étudie l’impact sur le travail des
médecins, les patients ni sur la santé financière
des établissements de santé.

14. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 14
1. Des investissements colossaux sont actuellement en cours encourageant une
meilleure gestion de la documentation médicale au Royaume Uni, dûs à
• L’initiative 2018 du gouvernement britanniques vers des services de santé sans papier
(paperless nhs)
• Une enveloppe financière dédiée à l’adoption du dossier patient intégré (integrated
digital care record)
• Une initiative nationale pour que l’ensemble des dossiers patients soient numériques,
partagés en temps réel et interopérables d'ici 2020
2. La rapidité, la précision et l'exhaustivité de la documentation médicale sont
essentiels à des prestations de soin de qualité
3. Aucune recherche pertinente ne mesure au Royaume Uni, l’impact de la
documentation sur la qualité des soins, l’efficacité des professionnels de
santé et les finances des hôpitaux et cliniques
Contexte de l’étude

15. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 15
Temps passé sur la
documentation
• Médecins : 13,2 heures par
semaine
• Personnel infirmier : 8,7
heures par semaine
= 30% de la semaine de travail!
Principaux résultats
Méthodes de
documentation
• Papier & stylo : 42%
• Clavier & souris: 37%
• Dictée numérique: 16%
• Reconnaissance vocale : 1%
• Tablette : 4%
Temps pour documenter
• 68% de toute la
documentation est du texte
libre, le reste est de la
dictée dans des champs.

16. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 16
Ce que nous apprend l’étude…
L'étude nous permet une compréhension approfondie de la façon dont les médecins abordent et
utilisent la documentation médicale et leurs points de vue sur la situation actuelle ...
Raisons
• 27% | Pas assez complète
• 14% | Signification ambigüe
• 13% | Peu lisible
• 14% | Info connue mais non
inclue dans les notes
• 16% | Examens ou diagnostics
complémentaires nécessaires
pour confirmer l’information
• 11% | manque de clarté sur les
examens ou diagnostics
complémentaires nécessaires
• 33% | Recherche de
l’information
• 12% | Demande d’examen ou
diag complémentaire, avec
risque de duplication
• 12% | Poursuite du processus
sans, parce qu’urgent
• 26% | Poursuite du processus
sans, parce que non
indispensable et prendrait trop
de temps
• 12% | Attente et vérification
ultérieure que l’info a été
complétéet.
• 6% | Autre
Réponses
Temps perdu et retards
• Temps passé à rechercher l’info
• Retard dans la mise en route du
traitement
Implications
Actions (génerant des coûts)
• Le plus souvent répétition
d’actions
• Génerant retard et coûts
supplémentaires
Manque d’information
• Opinions sur le travail sans une
information complète* Une doc incomplète n’est pas
nécessairement intégralement due à
des problèmes de précision ou
d’exhaustivité. Voir tableau “raisons”.
Fréquence de problèmes de
documentation incomplète
Info non
dispo
Info dispo
72.6%
Dans 41% des cas, info non dispo
directement lié à la non-finalisation de la
doc et/ou à un manque de précision et
dans 11% des cas, indirectement
influencé par ces mêmes problèmes
Chercher et travailler malgré des
l’informations manquantes parcequ’elle ne
sont pas indispensables sont les réponses
les plus frequemment données
27,4%

17. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 17
Les implications pour les médicins
Productivité personnel
• TEMPS utilisé pour la recherche d’informations :
52 mn/ personne par jour au total and 69.9 pour les méd
• TEMPS utilisé pour la vérification d’informations :
63 mn / personne par semaine
• SESSIONS INEFFICACES à cause d’un manque d’information :
par ex. 3.5 RV de chirurgie par médecin par semaine
Satisfaction personnel
• 68% des réponses expriment une INSATISFACTION

18. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 18
Les implications pour les patients
L’expérience du patient
• POURSUITE DES SOIN RETARDÉE ou interrompue (délais allongés, RV
chirurgicaux multipliés, et potentiellement la durée d’hospitalisation du
patient)
• EXAMENS DIAGNOSTICS RÉPÉTÉS (par exemples ex. sanguins)
Sécurité du Patient
• Poursuite d’une procédure médicale SANS L´’INTÉGRALITÉ DE L
INFORMATION (En principe cependant dans 26%des cas parceque non
indispensable).
* (si on considère les salaires médecins 19500 £ pa)

19. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 19
Les implications pour les finances
Valeur moyenne du temps perdu 7600 £ /an / médecins
• RECHERCHE Y VÉRIFICATION d’information
Optimisation des coûts (2500-6800 £ par pers/par an)
• RÉPÉTITIONS d’examens
• MANQUE À GAGNER lié à la sous capacité créee par ces problèmes
d’information
Augmentation de revenu (12500 £/personne/an)
• OPTIMISATION DE L’UTILISATION des salles d’opérations en réduisant les
problèmes d’information
• MEILLEURES ROTATIONS et taux d’occupation des lits en réduisant les
retards de partage de l’information

20. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 20
Plus de temps pour des CR plus complets?
Une majorité écrasante de médecins affirme qu’avec plus de temps, les CR seraient plus complets…
n=85
Mean rating (1-5)
Per role or field
Réponse par profil
• “Très probable” est la réponse la plus fréquente, avec un total de 75%
des réponses Assez probable, probable ou très probable.
Tous
Médecins
Personnels Infirmiers
Thérapeuthes
Improbable Peu probable Assez probable Probable Très probable
Tous
Médecins
Personnels
Infirmiers
Thérapeuthes
Services de
spécialités
Chirurgie
Urgences
Psychiatrie

21. © 2002-2013 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Page 21
Vous voulez gagner
30 mn par jour ?
Decouvréz www.nuance.fr