Leitfaden für die Karriere

1. 10 einfache Schritte für mehr Erfolg in der Arbeit
Wer kennt das nicht: man macht und tut und verbiegt sich, Überstunden häufen sich an und kein
Ende ist in Sicht. Man zerbricht sich den Kopf darüber, woran es liegen könnte. Wieso werden die
anderen immer schneller fertig mit der Arbeit als ich? Wieso dauert dieses Meeting-Protokoll so
lange? Wenn das Zeitmanagement einen mal wieder im Stich lässt, dann sollte man sich mal
überlegen, wie sowas zustande kommt. Dabei braucht es keine Magie oder überbezahlten Seminare
und Workshops, die einen was über inneren Frieden und Wohlfühlausgleiche erzählen.
Natürlich sind Pausen gut und Erholung wichtig, jedoch bringt das alles im Eifer des Bürogefechts
wenig! Was Sie brauchen, ist ein Guide, der Sie begleitet und den Sie bei sehr vielen Berufen
anwenden können. Wir präsentieren Ihnen 10 Schritte, mit denen Sie gleich morgen anfangen
können, um Ihre eigenen Arbeitsprozesse zu optimieren. Angefangen beim Arbeitsplatz über die
optimale Beleuchtung bis hin zum Zielmanagement ist hier alles dabei. Halten Sie sich daran und Sie
werden nach ein paar Wochen schon die ersten Verbesserungen spüren und erleben. Sie werden Zeit
haben, wenn Sie Zeit brauchen. Effektiveres Arbeiten beginnt mit effektiverem Denken. Starten Sie
jetzt. Hier sind die 10 Schritte für mehr Erfolg in der Arbeit:
1. – ARBEITSPLATZ OPTIMIEREN
2. – ZEITMANAGEMENT IM AUGE HALTEN
3. – PAUSEN BESSER MANAGEN
4. – ERNÄHRUNG UMSTELLEN UND ANPASSEN
5. – BELEUCHTUNG AM ARBEITSPLATZ OPTIMIEREN
6. – ERGONOMIE AM ARBEITSPLATZ NICHT UNTERSCHÄTZEN
7. – ZIELE UND TEILZIELE SETZEN
8. – ARBEITSPROZESSE OPTIMIEREN UND MIT LISTENPLANUNGEN ARBEITEN
9. – ABLENKUNGEN ABSCHALTEN
10. – DRUCK AUFBAUEN-NEHMEN SIE IHR UMFELD MIT

2. 1. ARBEITSPLATZ OPTIMIEREN
Schreibtisch
Die Schreibtischfläche sollte mindestens 1.600 x 800 mm groß sein; die Computertischtiefe sollte
mindesten 800 mm (1.000 mm bei Röhrenbildschirmen) betragen.
Studien zeigen, dass sich höhenverstellbare
Schreibtische, die einen Wechsel zwischen
Arbeiten im Sitzen und Arbeiten im Stehen
ermöglichen, zur Prävention von Muskel- und
Skeletterkrankungen beitragen können. Der
höhenverstellbare Bereich des Arbeitstisches
sollte mindesten zwischen 680 und 1.180 mm
betragen. Der Beinraum unterhalb des Tisches
darf nicht eingeschränkt werden und
Unterzüge sollten nicht fest montiert sein.
Idealerweise verfügen Sie über einen
Schreibtisch, der höhenverstellbar ist.
Nun ist nicht jeder Arbeitgeber dazu bereit,
Ihnen einen Schreibtisch zur Verfügung zu stellen, der sich beliebig in der Höhe verstellen lässt.
Deshalb sollte man versuchen die Monitore, beispielsweise etwas höher zu setzen, indem man sie
auf dicke Bücher oder kleine Kisten stellt.
Schreibtischstuhl
Um optimales Sitzen während eines Acht-Stunden-Arbeitstages zu garantieren, sollte der Bürostuhl
stand- und kippsicher und mit mindestens fünf Rollen ausgestattet sein. Der Schreibtischstuhl sollte
über eine anatomisch geformte, neigbare Sitzfläche verfügen, die auf jeden Haltungswechsel
reagiert, beim Zurückneigen also beispielsweise leicht nach oben kippt. Eine Synchronmechanik hält
zusätzlich in jeder Sitzposition Rückenlehne und Sitzfläche in einem idealen Winkel. Eine Sitzfederung
federt zudem die Wirbelsäule beim Hinsetzen ab. Die Mindestanforderungen an einen Arbeitsstuhl
nach DIN 4550, 4551 lauten:
- Sitztiefe: 38 bis 44 cm
- Sitzbreite: 40 bis 48 cm
- Breite der Rückenlehne 36 bis 48 cm
- Sitzhöhe sollte sich stufenlos in einem Bereich von 42 bis 50 cm verstellen lassen

3. Die Höhe des Schreibtischstuhles stimmt, wenn die auf dem Arbeitsplatz liegenden Unterarme einen
rechten Winkel zum Oberarm bilden. Die Füße sollten dabei vollständig auf dem Boden stehen; die
Ober- und Unterschenkel einen rechten Winkel bilden. Experten raten zu einer leicht geneigten
Sitzfläche.
Wohlfühlfaktor
Es ist wichtig, dass die eigene Tätigkeit erfüllt und Freude bereitet. Die Aufgaben können nur dann
richtig gut gemeistert werden, wenn man auch zu 100% dahinter steht. Einige Firmen haben alleine
deswegen einen Feel Good Manager eingestellt, dessen Aufgabe es ist, den Angestellten mehr
Motivation und Freude an der Arbeit zu vermitteln. Wer gerade keinen Feel Good Manager zur Seite
hat, kann allerdings auf Folgendes zurückgreifen:
- Exotische Schreibtischpflanzen
- Musik oder einfach nur Naturklänge können das Wohlergehen optimieren (Stichwort: Kopfhörer)
- Auswahl an verschiedenen Tee-Sorten
- Bürohund
- Edles Design und Bilder
- Power-Napping - Kurzes Nickerchen in einem Büro-Kissen
- Wassertrinken (das Gehirn besteht zu ¾ aus Wasser. Deswegen sollten Sie mindestens 8 Gläser
Wasser am Tag trinken!)
2. ZEIT EFFEKTIVER NUTZEN
Multitasking vermeiden
Wer von Natur aus Multitasking-fähig ist, dem sei das gegönnt, jedoch muss es nicht zwingend
effektiv sein, Multitasking zu betreiben. Wer sich Prioritätslisten setzt und akribisch Aufgaben
nacheinander abarbeitet, hat am Ende des Tages sicher mehr erreicht, zumal man sich die Ziele
individuell einteilen kann.
Man fängt im Normalfall mit dem Anspruchsvollsten an, da die Konzentration in der Regel nach 14:00
Uhr spürbar nachlässt. Wenn man sich also seine härtesten Nüsse von 08:00 -12:00 Uhr einteilt,
sollte man genau diese harten Brocken auch am ehesten aus dem Wege räumen. Bei Terminen und
Meetings, die innerhalb dieser Zeiträume liegen, sollte man sich überlegen, seine härtesten Aufgaben
generell auf den nächsten Tag zu verschieben.

4. Perfektion vermeiden
Es mag sich auf dem ersten Blick verwirrend anhören, allerdings kann Perfektion oft zu
Zeitverzögerungen führen. Gerade wer erst am Anfang einer Aufgabe steht, kann durch
perfektionistisches Denken vom Wesentlichen abgelenkt werden. Keine Zusatzinfos, kein Zusatzblatt,
keine überflüssige Excel-Zeile. Nichts, was das schnelle Vorrankommen hindert. Wenn der erste
Schub durch ist, kann man sich immer noch über den groben Feinschliff unterhalten. Perfektion
kostet nun mal Zeit und Zeit ist Geld!
Pausen
Bei einer Vollzeitstelle ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass man eine volle Stunde Pause nehmen
soll. Allerdings kann man den Vorgesetzten fragen, ob nicht die Möglichkeit besteht, die Pause auf 45
Minuten zu kürzen, um sich dafür am Freitag früher verabschieden zu können. Wem Pausen heilig
sind, kann auch gezielt eine Viertelstunde am Tag länger bleiben. Tut keinem weh und macht sich an
den Freitagen besonders gut, die lästige letzte Stunde einfach mal sausen zu lassen. Funktioniert
übrigens besser, wenn man sich alles Wichtige bis 14:00 Uhr gelegt hat ;)
3. PAUSEN / BEWEGUNG, ERHOLUNG FÜR ZWISCHENDURCH
Auch mal ausbrechen!
Wer kennt sie nicht, die üblichen Rituale im Büro. Der eine geht zum Supermarkt, der andere hat was
dabei, die Dritten bewegen sich erst gar nicht und bestellen einfach das Essen an den Arbeitsplatz.
Wer das auf Dauer zu eintönig findet, sollte mal etwas Neues wagen.
Der Gruppenzwang kann ein gemeiner Kollege werden. Einfach mal nicht zum Supermarkt mitgehen,
sondern einen kleinen Spaziergang vorschlagen. Bewegung kann Wunder vollbringen! Es muss keine
große Strecke sein, bei der Sie das Auto oder die Bahn benutzen müssen, es reicht wenn Sie einmal
die Straße hoch und runter laufen. Unterwegs noch einen Snack im Freien genießen. Natürlich nur
solange das Wetter das zulässt. Sie werden sehen, Sie kommen spielend auf andere und neue

5. Denkansätze, was das aktuelle Projekt betrifft. Es kann ab und an sehr bedrückend sein, wenn man
nach der Pause nichts von Erholung oder Entspannung bemerkt. Pausen an der frischen Luft können
helfen!
Dazu gibt es auch im Netz sehr gute Ansätze zum Nachlesen:
http://www.spitzbarts-gesundheitspraxis.de/mentale-staerke/stress-praevention/machen-sie-mal-
pause-meine-6-tipps-fuer-effektive-erholungsphasen.html
Bildschirmpausen
Bildschirmpausen sind wichtig! Wie wichtig sie sind, zeigen folgende Punkte:
 Dauersitzen ist eine Strapaze für den Rücken.
 Rückenschmerzen lassen sich vermeiden, wenn die Regeln des ergonomischen Sitzens
beachtet werden und Bewegung in den Arbeitsalltag eingebaut wird.
 Stühle mit dynamischer Rückenlehne, Steh-Sitz-Tische und regelmäßige Bildschirmpausen
können dazu beitragen, Rückenschmerzen zu vermeiden.
 Aufrechtes Sitzen mit mindestens einem rechten Winkel bei Knie und Ellenbogen verhindert
Fehlbeanspruchungen in den Schultern, im Rücken, bei Armen und Beinen.
 Vermieden werden sollte eine stundenlange, starr angespannte Haltung mit Rundrücken.
Doch wie entspanne ich nun richtig bei den Bildschirmpausen?
 Den Stuhl vom Schreibtisch wegbewegen und erstmal in die Ferne sehen,
am besten sitzen Sie in der Nähe eines Fensters.
 Blicken Sie nun jeweils für fünf Sekunden in jede Himmelsrichtung
 Nun Blicken Sie fünf Mal nach links, fünf Mal nach rechts usw.
 Lassen Sie nun Ihre Augen im Uhrzeigersinn ein paar Runden kreisen

6. 4. GIB DEM HIRN, WAS ES BRAUCHT
Keine Frage, ohne die richtige Ernährung bekommt man im Arbeitsleben ganz schnell ein Problem.
Und in dieser Hinsicht ist es ziemlich egal, was und wo Sie arbeiten! Der Körper braucht nun mal
Vitamine, Mineralstoffe, Eiweiß und Kohlenhydrate. Wer viel sitzt, braucht weniger Kalorien und
dafür mehr Vitamine und Mineralstoffe.
Denn auch bei der Ernährung gilt: Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Wenn die Möglichkeit
besteht, einen Küchenraum oder Kantinenraum für mitgebrachte Speisen zu nutzen, könnten Sie sich
einen Wochenplan zusammenstellen. Es gibt so viele Gerichte, die schnell zubereitet sind und die
den Körper mit allem versorgen, was er braucht, damit effektiv gearbeitet werden kann.
Bereiten Sie sich einen Wochenplan vor. So können Sie sich am Wochenende davor auch perfekt auf
die Woche vorbereiten und anfangen, Ihren Ernährungsplan zu erstellen.
Abwechslungsreiche Rezeptideen
http://www.kochbar.de/rezepte/b%C3%BCro.html
http://www.moebelshop24.de/blog/buro/essen-fuers-buero.html
Die Klassiker wie ein Müsli mit Obst oder ein belegtes Vollkornbrot sind auch heute noch im Rennen,
wenn es darum geht, dem Körper die richtigen Nährstoffe zu geben. Was sich allerdings in vielen
Fällen in den Griff bekommen lässt, ist die regelrechte Sucht nach Süßem. Besonders Menschen, die
mal geraucht haben, wissen häufig genau, was gemeint ist. Man bewegt sich nicht wirklich viel und
verspürt dennoch Lust auf einen kleinen Snack für Zwischendurch.
Besonders auf die Zusichnahme von Zucker ist zu achten. Nach dem Verspeisen von etwas Süßem
bekommt der Blutzuckerspiegel zwar einen kleinen Kick, sinkt aber mindestens genauso schnell
wieder! Die Folgen: Konzentrationsmangel und Müdigkeitserscheinungen.

7. Die Snacktabelle zeigt, wie viel Kalorien die einzelnen Snacks „für Zwischendurch“ wirklich haben:
Snack Menge Kalorien
Yogurette 14g / Riegel 75 kcal
Kinder Schoko-Bons 5g / Stück 25 kcal
Twix 58g / 2 Riegel 283 kcal
Snickers 60g / Riegel 299 kcal
kinder Riegel 21g / Riegel 117 kcal
Raffaello 10g / Stück 62 kcal
Nippon 100g / halbe Packung 538 kcal
Mars 54g / Riegel 244 kcal
Breze 80g / Standard-Breze 227 kcal
Corny choc / banana 25 g / Riegel 109 kcal
Knoppers 25g / Stück 137 kcal
Bahlsen Cookies 2 Cookies / 38g 198 kcal
Spekulatius 5 Stück / 30g 142 kcal
Bounty 57g / 2 Stück 269 kcal
Giotto 38,7g / Stück 26 kcal
Wie man schnell erkennen kann, ist es mehr als verlockend, sich ein paar Giottos zum Espresso zu
genehmigen. Nur nach einer 9er Packung ist man schon mit 234 kcal dabei! Was noch viel schlimmer
ist, ist der Aufwand, den man betreiben müsste, um diese Kalorien wieder runter zu bekommen. So
müssten Sie z.B. über eine Stunde durchgehend schwimmen, damit Sie die Kalorien eines Bounty
wieder verbrannt haben.
Der Körper ist nun mal kein Brennwerk! Der Stoffwechsel ändert sich mit dem Alter zunehmend und
ist irgendwann nicht mehr unser treuer Begleiter. Zwischendurch-Snacks und derbe Abendessen, bei
denen man seine Essenslust auslebt, hinterlassen früher oder später ihre Spuren in Gestalt von
erhöhtem Körperfettanteil.
Doch was soll man bloß stattdessen zu sich nehmen?
Auch hier haben wir ein paar Alternativen die zwar süß sind, aber dennoch nicht dick machen:
Snack-Alternative Menge Kalorien
Erdbeeren Ca. 300g 100 kcal
Zuckerfreier Latte
Macchiato mit
fettarmer Milch
Im Glas / Keine Tasse 100 kcal
Capri Eis 58g / Stück 52 kcal
Obstsalat Nicht mehr als 200g Weniger als 100 kcal
Salzstangen 25g / 25 Stück Ca. 100 kcal
Reiswaffeln 3 Stück Ca. 80 kcal
Apfel 150g 76 kcal
Tomate 50g 10 kcal
Apfelsine 150g 81 kcal
Aprikose unterschiedlich Bis zu 50 kcal
Es müssen also nicht immer Kalorienbomben sein! Allerdings wissen wir doch alle: Das ist manchmal
einfacher gesagt als getan.

8. 5. ARBEITSPLATZ OPTIMAL ERGONOMISCH AUSRICHTEN
Viele von uns sind lange im Büro, arbeiten
lange an den Schreibtischen dieser Welt und
starren lange in die Bildschirme, die uns
hingestellt werden. Und siehe da: Plötzlich ist
der Tag gekommen, an dem wir anfangen,
etwas immer mehr zu ignorieren, das extrem
wichtig ist: Unseren Körper!
Schreibtisch und Bürostuhl sind Gegenstände,
auf die man nicht verzichten kann, wenn im
Büro adäquate Arbeit abgeliefert werden soll.
Beide Wegbegleiter können allerdings über die
Jahre hinweg sehr trügerisch sein. Der Bürostuhl, der einen jahrelang begleitet hat, der vielleicht
schon seinen eigenen Namen bekommen hat, der den Rücken jeden Tag mehr und mehr schadet.
Der Schreibtisch, der vor Jahren schon zu niedrig eingestellt war. An beide denken Sie wohl nicht
sofort, wenn Sie daheim nicht wissen, wieso die Bandscheibe im Bett auf einmal schmerzt!
Viele Schmerzerscheinungen, die auf den ersten Blick schlicht auf das Altern geschoben werden,
haben den Hintergrund von nicht ergonomischen Büromöbeln.
Doch warum ist Ergonomie an sich so wichtig?
Ergonomie, vom altgriechischen ergon für „Arbeit“ und nomos für „Regel, Gesetz“, meint eine
Ausrichtung der Arbeitsbedingungen, des Arbeitsablaufs und der Arbeitsumgebung nach räumlichen
und zeitlich optimierten Bedingungen. Benutzerfreundlichkeit und eine Verbesserung des
Arbeitsplatzes und der Mensch-Maschine-Schnittstelle. 1
Vor allem im Büroalltag sind speziell physiologische Kriterien, das heißt dem menschlichen Körper
angepasste Bürostühle, Schreibtische etc. von großer Bedeutung.
Im hektischen Büroalltag, in dem vor allem Leistung zählt und das Budget grundsätzlich knapp ist,
werden ergonomische Kriterien oft vernachlässig. Oft bleibt der Büroalltag starr in alten Traditionen
verankert; es lässt sich nur schwer auf den stetigen Wandel des Büroalltags und die florierenden
technologischen Fortschritte reagieren. Doch die immer stärker werdenden Belastungen des
Menschen durch Technik und immer länger werdende Arbeitstage vor dem Schreibtisch fordern
immer mehr ein konzentriertes Handeln nach ergonomischen Kriterien.
Neben dem Ziel der Arbeitsablaufoptimierung ist hier vor allem auch die Vermeidung von Haltungs-
und Bewegungsschäden durch Schreibtischarbeit von oberster Priorität. Zwei Drittel aller Deutschen
sind im Laufe ihres Lebens von Rückenerkrankungen und Rückenschmerzen betroffen.
Rückenbeschwerden stellen somit das statistisch größte Gesundheitsproblem des Arbeitsalltags dar:
Ein Achtel aller Fehlzeiten im Büro oder Betrieb werden allein durch Rückenbeschwerden der
Arbeitnehmer verursacht. Betriebe müssen jährlich mit Produktionsausfallkosten und einem Ausfall
der Bruttowertschöpfung von etwa 17 Millionen Euro pro Jahr rechnen.
Das Heben von schweren Lasten, aber auch das Verharren in einer ungünstigen, starren Sitzposition
1
http://de.wikipedia.org/wiki/Ergonomie

9. für mehrere Stunden am Stück machen speziell Beschwerden im unteren Rücken zu einem
omnipräsenten Problem in der Arbeitswelt.2
Um eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung erzielen
zu können, ist es deswegen ratsam, Büroräume und Schreibtische einer Arbeitsplatzanalyse zu
unterziehen. Bei dieser Analyse werden Arbeitsmittel und Büroeinrichtung auf ihre Ergonomie und
potentielle Gesundheitsschädigungen überprüft. Hierbei spielen vor allem zentrale Gegenstände des
Büroarbeitsplatzes wie Schreibtisch, Bürostuhl, Maus, Tastatur und Bildschirm eine entscheidende
Rolle. Höhenverstellbarkeit ist hier für Bürostühle und Schreibtische ein wichtiger Punkt, um
ergonomisches Sitzen zu garantieren. Die Arbeitsplatzbedingungen sollten nämlich so gut wie
möglich an die individuelle körperliche Konstitution des Mitarbeiters angepasst werden.
Ideale Arbeitsposition
Bildschirmabstand Zwischen Kopf und Bildschirm sollten 45-60
cm Abstand sein
Blickwinkel Kopfneigung sollte max. 35° betragen
Sitzwinkel Der Winkel zwischen Rücken und Beinen
sollte 90° betragen
Kniewinkel Die Knie sollten in einem 90° Winkel
gebeugt sein
Füße Die Füße sollten fest auf dem Boden stehen
Arme Die Arme sollten parallel zu den
Oberschenkeln verlaufen
Hände Handgelenke sollten gerade auf der
Tastatur liegen
Zudem sollten zur Verbesserung der Ergonomie am Arbeitsplatz als Eigenleistung des Beschäftigten
regelmäßige Übungen zum Entspannen der Augen, regelmäßige Bewegung, regelmäßiges Verändern
der Sitzposition und regelmäßige Pausen zum festen Bestandteil des Alltags gemacht werden.
2
https://idw-online.de/de/news602952

10. 6. MIT DER RICHTIGEN BELEUCHTUNG ZU MEHR LEISTUNGSFÄHIGKEIT
Sie denken jetzt sicher, warum die Beleuchtung so wichtig sein soll. Oder warum die Beleuchtung
nicht einen Platz bei den Optimierungsmöglichkeiten des Arbeitsplatzes gefunden hat. Was oft
vergessen wird: Die Beleuchtung ist einer der wichtigsten Faktoren im Berufsleben. Es kann davon
ausgegangen werden, dass Sie in einem Raum ohne Fenster und ohne richtige Beleuchtung nicht
annähernd so viel zustande bringen wie in einem hellen Büro mit Lampen am Schreibtisch, die den
Bildschirm und alles drum herum, ausreichend beleuchten.
Die Qualität der Beleuchtung wirkt sich auf das Wohlbefinden und das visuelle Leistungsvermögen
der Mitarbeiter aus. Beleuchtung ist entscheidend dafür, wie genau und wie schnell Details, Formen
und Farben erkannt werden. Durch eine falsche Beleuchtung kann es zu Fehlbeanspruchungen der
Mitarbeiter kommen, Kopfschmerzen, Nervosität und Ermüdungserscheinungen können auftreten.
Auch die Aktivität und das ganzheitliche Wohlbefinden der Mitarbeiter werden durch die
Beleuchtung beeinflusst und wirken sich somit auf die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft
aus. Deshalb gibt es eine europäische Norm (DIN EN 12464-1) für die Beleuchtung von Bildschirm-
und Büroarbeitsplätzen, die die Anforderungen für die Beleuchtung von Arbeitsplätzen konkretisiert
und vorschreibt. Hier wird vor allem die Bedeutung des Tageslichtes hervorgehoben und die
Schädlichkeit von flimmernden Lichtern und stroboskopischen Effekten unterstrichen.
Schlechte Beleuchtungsverhältnisse inkludieren zu wenig Licht, zu helles Licht, zu hohe Kontraste und
Blendungen oder Spiegelungen. Um eine optimale Qualität und Akzeptanz zu erzielen, ist es deshalb
meist erforderlich, dass die Beleuchtungsanlage von einem sachkundigen Planer konzipiert wird.
Wichtige Kriterien für die Lichtkonzepte von Unternehmen sind die Gleichmäßigkeit der
Beleuchtungsstärke und eine Begrenzung der Direktblendung. Außerdem werden für die
Beleuchtung von Büroräumen Lampen mit den Lichtfarben Warm-Weiß oder Neutral-Weiß
empfohlen.

11. Ausreichender Tageslichteinfall und eine ungehinderte Sicht nach draußen wirken sich positiv auf
Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter aus, weshalb Büroräume über ausreichend
große Fensterflächen verfügen sollten. In dem Zusammenhang sieht die Bildschirmarbeitsverordnung
(BildscharbV) vor, dass an den Fenstern geeignete Lichtschutzvorrichtungen angebracht sein müssen,
um störende Blendung der Mitarbeiter zu vermeiden und einen zu hohen Tageslichteinfall reduzieren
zu können.
7. ZIELE UND TEILZIELE SETZEN
Wer sich die richtigen Ziele setzt hat schon mal die halbe Miete.
Das Zielmanagement soll helfen, die angewendete Strategie immer wieder zu hinterfragen und
gegebenenfalls zu optimieren. Man setzt sich in der Regel ein großes Ziel und viele kleine Teilziele. Ist
ein Teilziel erreicht werden die dafür benötigten Ressourcen ausgewertet und bewertet. Dieser
Prozess kann praktisch überall und bei jeder Thematik angewendet werden. Wichtig ist bei der
Verteilung der Teilziele, dass das angepeilte Gesamtziel dabei nicht in weite Ferne rückt.

12. Bei der Definition von den sogenannten Teilzielen können Sie sich an den Kriterien der
SMART-Formel bedienen. Ziele sollten immer:
o S - Spezifisch (Konkret, abgrenzbar),
o M - Messbar (Prüfbar),
o A - Attraktiv (Inspirierend, begeisternd),
o R - Realistisch (Machbar, Realisierbar),
o T - Terminiert (mit Deadlines versehen) sein.
Die Herausforderung in dieser Hinsicht ist die Anpassung eben dieser SMART Theorie auf “kleinere“
und überschaubarere Projekte. Doch seien Sie sich dessen bewusst: Auch anfänglich keine Projekte
können ganz hohe Prioritäten bekommen, wenn ein gewisser Zeitdruck hinzukommt. Und um genau
dem zu entgehen, brauchen Sie Etappenziele, die Sie richtig einteilen müssen.
8. ARBEITSPROZESSE OPTIMIEREN UND MIT LISTENPLANUNGEN ARBEITEN
Optimierungen im Blick halten
Zu einer Verbesserung des Arbeitsalltags zählt auch eine Optimierung von Arbeitsabläufen und des
generellen Bürolebens. Meist ist der Büroalltag hektisch und die To-do-Liste lang, viele Aufgaben, die
man sich vornimmt, bleiben liegen oder werden hektisch in der letzten Minute erledigt. Der Stress
nimmt so immer mehr zu, Überlastung und gesundheitliche Probleme sind die Folge.

13. Um Arbeitsabläufe zu optimieren ist Zeitmanagement und Planung gefragt. Ist ein routinierter Plan
vorhanden, der sich in der Vergangenheit bewährt hat, fällt es auch in hektischen Situationen
leichter, fokussiert und effizient zu arbeiten. Selbstoptimierung lautet die Devise.
Feste Zeiten für das tägliche Checken der Mails sollte man sich einplanen. Werden die E-Mails immer
mal zwischendrin bearbeitet, lenkt das nur ab und unterbricht den Arbeitsfluss. Des Weiteren sollte
jede Stunde eine kleine Pause eingelegt werden, in der die Augen von der ständigen Bildschirmarbeit
entspannen können. Auch ist es wichtig, im Büroalltag wie auch im Privatleben, zu lernen, Aufgaben
abgeben und ablehnen zu können.
Ein „Nein“ ist, wenn es um neue oder weitere Aufgaben geht, im Büro oft verpönt, zu groß ist die
Angst als Drückeberger angesehenen oder gar gefeuert zu werden. Doch Überlastung hilft weder
Arbeitgeber noch Arbeitnehmer. Deswegen müssen Arbeitnehmer lernen, auf ihren Instinkt zu hören
und Aufgaben, von denen sie ahnen, sie zeitlich nicht bewältigen zu können, abzugeben.
Listenplanung/ stetes Mitschreiben
Zur Optimierung des Zeitmanagements gehört natürlich auch das Erstellen von To-Do-Listen. Doch
oft sind diese bis zum Rand voll mit Aufgaben, die niemals alle an einem Tag erledigt werden können.
Häufig wird auch viel Zeit in das Erstellen von Listen investiert, nur damit diese dann in der
Schreibtischschublade verstauben. Hier heißt die simple Devise: weniger planen und mehr erreichen.
Um die Arbeitszeit effektiv zu planen, sorgen einfache Planungssysteme und übersichtliche Listen für
Erfolg, während zu volle Listen oder komplizierte Planungsmethoden nur zu Zeitschluckern werden
und zu einem schlechten Gewissen und Stress führen.

14. Eine Methode die sich beim Zeitmanagement schon lange bewährt hat, ist die 1-2-3-Methode.3
Vor
allem für Planungsmuffel stellt diese Methode eine einfache und schnelle Art dar, Aufgaben zu
planen. Das Prinzip dahinter ist simpel: Gleich am Morgen werden die ersten drei Aufgaben, die
unbedingt erledigt werden müssen, auf einen Zettel geschrieben. Wird eine Aufgabe erfüllt, wird der
Punkt auf der Liste durchgestrichen. Sind keine offenen Aufgaben mehr auf dem Zettel, wird eine
neue Liste mit drei neuen Aufgaben gestartet.
Diese Methode ist vor allem für Anfänger in Sachen Zeitmanagement eine gute Möglichkeit zur
Zeitplanung, doch sie hat auch ihre Nachteile. Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen, haben
natürlich Vorrang und werden zuerst erledigt, andere Aufgaben kommen so meist zu kurz.
Erfahrene Business-Leute raten deswegen meist zur AUA-Methode oder dem Frosch-
Prinzip. Drei Schritte sollen zum Erfolg führen:
1. Alles aufschreiben
2. Unvorhergesehenes einplanen
3. Abends Bilanz ziehen
Zuerst einmal sollte alles schriftlich geplant werden, das beugt dem Vergessen von Aufgaben vor und
erledigte Aufgaben können genüsslich abgehakt werden. Außerdem veranschaulicht eine visuelle
Zeitplanung, wie viele und welche Aufgaben noch anstehen.
Weiter ist es wichtig, sich bei der Aufgabensetzung die Ziele der Aktionen vor Augen zu führen und zu
notieren. Falls für eine Aufgabe kein sinnvolles Ziel gefunden wird, ist es eventuell möglich oder
nötig, den Punkt zu streichen.
Es ist wichtig, sich für ein Planungssystem zu entscheiden. Ob elektronisch oder per Hand, auf der
Schreibtischunterlage oder im Notizbuch, es sollte bei einer Methode bleiben, sonst ist das
Terminchaos vorprogrammiert.
Fehler sollten dazu genutzt werden zu lernen und die Zeitplanung Schritt für Schritt zu verbessern.4
Da immer mal wieder Last-Minute-Aufgaben
anfallen können, sollte der Tag nicht bis auf die
letzte Minute verplant werden. Ohne
unvorhergesehene Aufgaben realistisch mit zu
bedenken, wird es auch schwer fallen, alle
anderen Aufgaben sorgfältig zu erledigen. Hier
sollte das 50:50-Prinzip gelten: 50% Prozent der
Arbeitszeit sollten für Unvorhergesehenes
reserviert werden. Da ein Großteil der To-do-
Listen meist eh viel zu voll ist, sorgt dies für die
nötige Zeit Aufgaben bewusst zu erledigen.
3
http://www.einfacher-
organisiert.de/zeitmanagement/aufgabenplanung/einzelansicht/article/zeitmanagement-clever-planen-und-
viel-zeit-gewinnen/
4
http://www.einfacher-organisiert.de/zeitmanagement/aufgabenplanung/einzelansicht/article/die-aua-
methode-in-3-einfachen-schritten-zum-zeit-erfolg/

15. Zu einem gelungen Zeitmanagement gehört, abends eine Tagesbilanz zu ziehen. Pläne und Listen
müssen nicht nur geschrieben, sondern auch ausgeführt und überwacht werden. Was ist gut
gelaufen? Wo hat man sich übernommen?
9. SCHNELLER ZU ERGEBNISSEN - ABLENKUNG ABSCHALTEN
Es passiert schnell, dass während der Arbeit eine Vielzahl von Dingen wie erhaltene WhatsApp-
Nachrichten oder lustige Videos, die der Kollege schickt, für Ablenkung sorgen. Jedoch ist das unterm
Strich einfach nicht förderlich für die Arbeit. Leider ist es besonders im Online-Bereich sehr hart, dem
vielen Versuchungen zu widerstehen. Banner und Aufmerksamkeitserreger lauern hinter jeder Ecke.
Da muss man einfach hart bleiben. Viele denken sich, klar! Das versteht sich doch von selbst. Aber
einfach ist es nicht immer.
Ablenkung in einem Großraumbüro:
 Konzentriertes Arbeiten ist schwer möglich, wenn um einen herum viel geschieht.
 Die Arbeit wird unproduktiv, man hält sich schwerer an Zeitpläne.
 Oft kommt es vor, dass man die Arbeit zu Hause weiterführen muss, da man im Büro nicht
den Abschluss der Arbeit finden konnte.
 Kollegen, die weniger zu tun haben, verstehen es oft falsch, wenn man sagt, dass man nicht
gestört werden will. Hier gilt es, mit viel Fingerspitzengefühl und Humor zu vermitteln, das
man gerade etwas mehr zu tun hat.
 Hochwertige Kopfhörer mindern den Geräuschpegel, man wird zudem seltener in Gespräche
verwickelt.
 Nutzen Sie Zusatzräume wie den Besprechungsraum (falls vorhanden) zum Telefonieren
oder, um Listen abzuarbeiten

16. 10. AUFGABEN DURCHZIEHEN: JUST DO IT!
Jetzt ist es soweit, Sie haben Ihren
Arbeitsplatz optimiert, Ihre Büromöbel sind
nun ergonomisch und Ihr Schreibtisch
wurde von exotischen Pflanzen besetzt.
Dazu kommt, dass Sie Listenplanungen
erstellen können, Ihre Zeit herrlich im Griff
haben und alle Ablenkungen aus der Welt
geschaffen haben. Nun müssen Sie nur noch
Ihre Arbeit unterstreichen indem Sie eine
gesunde Portion Druck aufbauen.
Vor allem soll der Druck auch nach außen
hin spürbar sein. So dass Kollegen nur auf
Sie zukommen, wenn ihr Anliegen wirklich
Relevanz besitzt.
Sie wissen: Sie haben Zeitdruck, dass kann
sich auch positiv auf den Arbeitsablauf auswirken!
Es kann die Sinne beflügeln und zusätzliche Kräfte freigeben. Das können Sie ausstrahlen und Ihre
Mitmenschen regelrecht mitziehen. Teilen Sie sich Ihre Aufgaben gut ein und denken Sie auch an
genügend Pausen.
Im Ungefähren können Sie mit Druck am besten umgehen, wenn Sie sich das folgendermaßen
vorstellen:
Zeit nach Aufgaben einteilen und sich an diese Zeiten strikt halten
- Ein Klima/ Umfeld schaffen, welches Ihnen erlaubt, alle Aufgaben auf dem Plan noch am
selben Tag abzuarbeiten.
- Machen Sie Pausen zwischen den Aufgaben!
- Belohnen Sie sich selber (auch wenn es nur ein Tee aus der Firmenküche ist)
- Seien Sie kritisch!
- Strahlen Sie den Druck aus, den Sie sich selbst gegenüber aufbauen! Das hilft Ihnen,
konzentriert zu bleiben.
- Haben Sie immer das Ganze im Kopf, nur so lassen Sie sich von Kleinigkeiten nicht aus der
Ruhe bringen! Schließlich müssen Sie den Druck gerecht werden, den Sie aufgebaut haben.
Beeren & Früchte helfen die motorischen Fähigkeiten, wir erinnern uns: 300g Erdbeeren haben
weniger als 100 Kalorien. Johannisbeeren und Himbeeren können sich beispielsweise positiv auf die
Hirnleistung auswirken.
Wenn Sie sich an all diese Schritte halten sind Sie sicher einen guten Schritt weiter!
Wer rastet, der rostet, also ran an den Speck!;)
Viel Erflog!

17. Bildquellen:
ALL BY FLICKR:
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