Checkliste für Social Media Richtlinien (Schweizer Recht) Checkliste für Social Media Guidelines

1. Checkliste für
Social Media Richtlinien
von Oliver Staffelbach, Rechtsanwalt, Wenger & Vieli AG
Stand: Februar 2012, erste Fassung vom März 2011, revidiert im August 2011
1. Einleitende Bemerkungen
1.1 Erklärung, worum es sich bei sozialen Medien handelt
1.2 Bedeutung der sozialen Medien für das Unternehmen
1.3 Zweck der Social Media Richtlinien
1.4 Adressaten der Social Media Richtlinien
1.5 Künftige Änderungen der Social Media Richtlinien
2. Verantwortlichkeit
2.1 Verantwortlichkeit von Mitarbeitern für veröffentlichte Inhalte und deren
Verhalten in sozialen Medien
2.2 Abgrenzung zwischen unverbindlichen Handlungsempfehlungen und
verbindlichen Vorgaben
2.3 Sanktionen bei Verstössen der Mitarbeiter gegen verbindliche Vorgaben
der Social Media Richtlinien
3. Allgemeine Verhaltensgrundsätze
3.1 Allgemeine Verhaltensgrundsätze, welche die Mitarbeiter zu beachten
haben, sofern sie sich als Mitarbeiter des Unternehmens zu erkennen
geben oder damit in Verbindung gebracht werden
3.2 Folgende Themen könnten unter dem Titel "Allgemeine Verhaltens-
grundsätze" behandelt werden:
- Qualität und Professionalität der Aussagen
- Höflichkeit und Respekt
- Korrektheit der Aussagen
- Angabe der Quelle bei Zitaten

2. 2
- Abgrenzung zwischen Meinungsäusserungen und Tatsachenbe-
hauptungen und damit zusammenhängende Regeln
- Authentizität des Mitarbeiters
- Geheimhaltung von vertraulichen Informationen
- Beachtung der Urheberrechte Dritter
- Umgang mit verbalen Angriffen und negativen Aussagen durch Drit-
te
- Abgrenzung zwischen privaten und geschäftlichen Themen
- Möglicher Inhalt von Informationen über das Unternehmen
- Verbot von das Unternehmen schädigenden Aussagen und Aktivitä-
ten
- Voraussetzungen für die Verwendung von Marken und anderen
Kennzeichen des Unternehmens
- Regeln bei Aussagen über politische oder religiöse Themen
- Verbot von rassistischen und vulgären Aussagen
- Beachtung der anwendbaren Gesetze
- Vorgehen bei einer Kontaktierung durch die Presse
- [Weitere]
4. Verhaltensgrundsätze für geschäftliche Aktivitäten in sozialen Medien
4.1 Unterscheidung zwischen Aussagen im eigenen Namen und Aussagen
im Namen des Unternehmens
4.2 Verhaltensgrundsätze bei Aussagen im Namen des Unternehmens:
- Schriftliches Einverständnis
- Beachtung der Kommunikationsrichtlinien, sofern vorhanden
- [Weitere]
5. Private Websites und Blogs
Regeln beim Betrieb von privaten Websites und Blogs durch Mitarbeiter:
- Trennung von privaten Aktivitäten und Aktivitäten für das Unternehmen
- Verbot des Aufschaltens des Logos und weiterer Kennzeichen des Unter-
nehmens

3. 3
- [Weitere]
6. Zulässige und unzulässige soziale Medien
Klärung der Frage, welche sozialen Medien während der Arbeitszeit benutzt
werden dürfen
7. Arbeitszeit und soziale Medien
Klärung der Frage, wie viel Zeit mit welchen sozialen Medien während der Ar-
beitszeit verwendet werden darf
8. Dokumentenmanagement (insbesondere betreffend Archivierungspflicht)
8.1 Sicherstellung, dass die Vorschriften betreffend das Dokumentenmana-
gement eingehalten werden
8.2 Insbesondere Sicherstellung der gesetzlichen Archivierungspflicht:
Nachrichten von Mitarbeitern in sozialen Medien, deren Inhalt für die
Vermögenslage des Geschäfts sowie der Ergebnisse der einzelnen Ge-
schäftsjahre relevant sein können, müssen in der Weise abgelegt wer-
den, dass sie archiviert werden können
9. Sondervorschriften
9.1 Allenfalls spezifische Bestimmungen bei börsenkotierten Gesellschaften
im Zusammenhang mit der Ad hoc-Publizität
9.2 [Weitere]
10. Anlaufstellen
Zuständigkeit bei Fragen zum Verhalten in sozialen Medien, den Social Media
Richtlinien sowie Kontaktmöglichkeiten
Der Inhalt von Social Media Richtlinien ist zu verschiedenartig, als dass anhand
einer einzigen Checkliste alle relevanten Fragen erkannt werden könnten. Die oben
abgedruckte Checkliste ist daher nur als Einstiegshilfe gedacht.