Dokumen tersebut membahas tentang inventarisasi berbagai jenis bahan pustaka seperti buku, majalah, dan bahan non buku. Termasuk di dalamnya fungsi buku induk untuk masing-masing jenis bahan, tata cara pencatatan ke dalam buku induk, serta beberapa sistem pencatatan untuk majalah.

1. INVENTARISASI BUKU,
MAJALAH DAN BAHAN
NON-BUKU

2. bahan pustaka mempunyai bentuk, kala
terbit dan cara penyajian yang berbeda satu
sama lain. Demikian juga mengenai tata
cara pencatatan / inventarisasinya serta
fungsi buku induk dari masing-masing jenis
bahan pustaka.

3. Fungsi Buku Induk untuk Buku
(Monograph)
• Sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan.
• Mengetahui jumlah koleksi perpustakaan dengan
cepat.
• Mengetahui jumlah koleksi buku yang dimiliki
perpustakaan pada saat / tahun tertentu.
• Untuk membantu mengetahui judul-judul buku yang
hilang.
• Mengetahui jumlah koleksi buku, menurut jenis,
bahasa dan asal bahan pustaka.

4. Garis Besar Pencatatan
• Pencatatan buku ke dalam buku induk selalu
berdasarkan kronologis, yaitu menurut tanggal
penerimaan.
• Buku induk terbagi dalam lajur-lajur.
• Tiap jilid buku mempunyai satu nomor induk. Misalnya
buku yang berjilid 3, akan memperoleh 3 nomor induk
(satu nomor untuk tiap jilidnya).
• Tiap tahun buku induk dapat dimulai dengan nomor
urut baru, atau dapat dibuat berlanjut dari tahun ke
tahun.
• Jika buku hilang, maka keterangan tersebut dicatat
dalam buku induk.

5. • Tanggal terima
• Nomor induk
• Pengarang
• Judul
• Asal perolehan
• Penerbit
• Tahun terbit
• Bahasa
• Jumlah eksemplar
• harga
Tata Cara Pencatatan Buku
Induk

6. Format Buku Induk untuk Buku
No.
Induk
Tanggal
Penerimaan
Pengarang Judul Penerbit
Tahun
Terbit
Asal Bahasa Jumlah
Harga Ket
B H T I E A Jdl Eks

7. Tata Cara Pencatatan Buku
Induk
Tanggal Penerimaan
•Tuliskan tanggal pada saat buku diterima
oleh bagian penerimaan.
•Misalnya: buku diterima dan dicatat tanggal
24 Juli 2006

8. Tata Cara Pencatatan Buku
Induk
Nomor Induk
•Pada kolom ini tuliskan nomor induk buku, di mana setiap
jilid buku mempunyai 1 nomor induk. Pembentukan nomor
induk dapat bermacam-macam tergantung pada setiap
perpustakaan. Salah satu contoh nomor induk dibentuk
dari tahun, bulan dan nomor urut. Selain itu terdapat
bentuk gabungan, yaitu nomor induk ditulis berurut, dengan
ditambah keterangan tahun, misalnya: 12000155
•Dengan demikian, kita dapat mengetahui secara cepat
berapa buku-buku yang diterima pada bulan tertentu atau
tahun tertentu.

9. Tata Cara Pencatatan Buku
Induk
Pengarang
•Tuliskan nama pengarang buku, yang
sudah dibalik. Jika pengarang lebih dari satu
(2 orang atau 3) tuliskan seluruhnya. Tetapi
jika pengarangnya lebih dari 3 orang,
tuliskan nama pengarang pertama
kemudian tambahkan et.al.
•Contoh: Miller, Michael
Miller, Michael, et.al.

10. Tata Cara Pencatatan Buku
Induk
Judul
•Dalam kolom ini tuliskan judul bukunya.
Jika judul buku terlalu panjang, tidak perlu
ditulis lengkap, tetapi cukup ditambahkan
dengan tanda titik sebanyak 3 buah (….)
•Contoh:
– How to Get Control of Your Time and Your
Life
– How to Get Control of …

11. Tata Cara Pencatatan Buku
Induk
Asal Perolehan
•Catat pada kolom ini, dari mana buku
diperoleh. Misalnya diterima dari British
Council. Untuk keperluan pembuatan
statistik, dapat ditambahkan kolom untuk
asal perolehan buku, yang dikelompokkan
menjadi 3 bagian yaitu:
• Pembelian ditulis “B”
• Hadiah ditulis “H”
• Tukar-menukar ditulis “T”

12. Tata Cara Pencatatan Buku
Induk
Penerbit
•Catat pada kolom ini, penerbit buku
tersebut yang dapat dilihat pada halaman
judul.
•Contoh: Gramedia

13. Tata Cara Pencatatan Buku
Induk
Bahasa
•Untuk keperluan pembuatan statistik, perlu
ditambahkan kolom yang dapat
menunjukkan berapa banyak buku-buku
yang diterima dalam Bahasa Indonesia,
Bahasa Inggris dan bahasa asing lainnya.
•Pengelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu:
• Bahasa Indonesia (I)
• Bahasa Inggris (E)
• Bahasa asing lainnya (A)

14. Langkah-langkah Penerimaan
Majalah
• Buka pembungkus majalah. Periksa
alamat pengirim dan penerima pada
pembungkus.
• Cocokkan majalah yang diterima dengan
surat pengantar dan daftar pesanan. Bila
tidak cocok, beri catatan dan kembalikan
lagi. Selain itu, periksa majalah barangkali
terdapat kerusakan atau ada halaman
yang kurang.

15. Langkah-langkah Penerimaan
Majalah
• Bila kiriman sudah sesuai dengan
pesanan, kirimkan surat pengantar atau
tanda terimanya kepada pengirim.
• Catat majalah pada kartu majalah, dan
perhatikan apakah majalah yang diterima
merupakan lanjutan dari nomor yang
sudah ada, atau nomor pertama dari
pesanan.

16. Langkah-langkah Penerimaan
Majalah
• Memberi stempel perpustakaan dan
stempel tanggal penerimaan pada
majalah.
• Majalah yang sudah dicatat, kemudian
dikirim ke bagian ruang majalah.

17. Pencatatan Majalah
• Pencatatan majalah dalam buku induk
berguna untuk:
– Pencatatan majalah yang menjadi bagian dari
koleksi
– Memastikan nomor-nomor yang benar-benar
datang
– Melihat riwayat majalah
– Mengetahui nomor-nomor majalah
sebelumnya yang kosong

18. Sistem pencatatan
Sistem pencatatan majalah yang diterima
perpustakaan terdiri dari beberapa sistem:
•Sistem Register
–Sistem ini digunakan pada perpustakaan yang
mempunyai jumlah majalah sedikit dan
diterima secara teratur.
–Pencatatan dilakukan pada selembar kertas
yang dibagi dalam kolom-kolom.
Pencatatan Majalah

19. Pencatatan Majalah
• Pencatatan Majalah Sistem Register
dengan Frekuensi Bulanan, Kwartalan dan
Tengah Tahunan
Nomor Jumlah
Volume
Tahun
Penerbit Agen
Periode
Bulan
Harga
Nomor
Surat
Ket.

20. Pencatatan Majalah
• Sistem Buku Besar
Pada sistem buku besar, semua
keterangan mengenai majalah yang
dilanggan dimasukkan ke dalam buku
besar. Adapun keterangan mengenai
majalah yang perlu dicatat adalah:
judul majalah, penerbit, agen, harga,
tahun, volume dan nomor. Berikut
contoh format buku besar untuk majalah.

21. Pencatatan Majalah
• Pencatatan Majalah dengan Sistem Buku
Besar (Bulanan)
Judul :
Penerbit :
Agen :
Harga :
Frekuensi :
Volume
Tahun
Jan Feb Mrt Apr Mei Juni Juli Ags Sept Okt Nov Des

22. Prosedur pengisian pada buku
besar: Majalah
• Tuliskan judul majalah secara lengkap
pada baris “Judul”. Jika terdapat
perubahan judul majalah, catat!.
• Pada informasi penerbit, catat nama
penerbit majalah tersebut lengkap dengan
alamatnya. Hal ini akan membantu dalam
korespondensi.

23. Prosedur pengisian pada buku
besar: Majalah
• Kemudian di bagian bawahnya, catat
nama agen yang digunakan oleh
perpustakaan untuk melanggan majalah
tersebut, lengkap dengan alamatnya.
• Catat keterangan biaya langganan per
tahun
• Catat frekuensi majalah tersebut, apakah
bulanan, dua bulanan, kwartalan, dsb.

24. Prosedur pengisian pada buku
besar: Majalah
• Pada kolom tahun volume, catat tahun dan
volume majalah yang diterima dengan
memperhatikan halaman judul. Adakalanya
dalam 1 tahun terdiri atas 1 volume atau 2
volume.
• Pada kolom bulan, tuliskan nomor majalah dan
tanggal penerimaannya.
• Misalnya pada bulan Januari, dituliskan 1
(17/1/2006) artinya majalah No.1 bulan Januari,
diterima tanggal 17 Januari 2006.

25. Penyusunan Pencatatan
Majalah dalam Buku Besar
• Abjad (judul majalah)
Untuk memudahkan penyusunan
menurut judul majalah, gunakan buku
besar yang mudah dibuka dan
dipasang kembali.

26. Penyusunan Pencatatan
Majalah dalam Buku Besar
• Numerik
Setiap judul majalah yang diterima
mempunyai nomor, yang disusun
berurutan di dalam buku besar. Untuk
memudahkan mencari informasi
mengenai suatu majalah, buku induk
perlu dilengkapi dengan indeks judul
majalah yang diletakkan pada bagian
depan buku besar.

27. Pencatatan Majalah
• Sistem Dua Kartu
– Pada sistem dua kartu, perpustakaan
menggunakan 2 buah kartu yang berbeda
ukurannya, masing-masing untuk kartu
register dan kartu uji (check cards). Kartu
yang digunakan sama dengan kartu katalog
berukuran 7,5 x 12,5 cm.

28. Pencatatan Majalah: Sistem
Dua Kartu
Fungsi kartu register adalah:
•Memberikan data mengenai nomor majalah
yang benar-benar diterima dan yang tidak
diterima
•Memberikan informasi tentang nomor yang
diterima dan berapa lama senjang waktu
sejak nomor tersebut terbit hingga saat
majalah diterima perpustakaan

29. Pencatatan Majalah: Sistem
Dua Kartu
Fungsi kartu register adalah:
•Mengetahui riwayat suatu majalah. Kadang-kadang
terjadi adanya perubahan judul majalah, dan lain-lain.
•Mengetahui harga langganan suatu majalah per
tahun serta keterangan mengenai pembayaran
majalah yang dilanggan selama setahun.
•Mengetahui dengan cepat judul majalah apa yang
dilanggan dan apa yang tidak dilanggan, kartu register
disusun menurut abjad judul majalah.

30. Pencatatan Majalah: Sistem
Dua Kartu
Kartu uji berfungsi:
•Membantu pengawasan terhadap penerimaan
berbagai nomor majalah serta mengingatkan bila
ada nomor yang sudah waktunya diterima namun
belum diterima. Jika hal ini terjadi, petugas
perpustakaan mengirim surat peringatan kepada
pialang.
•Mencatat tanggal serta penerima surat peringatan
mengenai nomor majalah yang terlambat diterima.

31. Pencatatan Majalah
• Sistem Tiga Kartu
– Pada sistem tiga kartu, perpustakaan
menggunakan 3 buah kartu yaitu kartu
register, kartu uji dan kartu indeks
berkelas. Kartu register dan kartu uji sama
dengan yang digunakan pada sistem dua
kartu. Sedang pada sistem tiga kartu,
ditambah satu kartu lagi yaitu kartu indeks
berkelas.

32. Pencatatan Majalah: Sistem
Tiga Kartu
• Kartu indeks berkelas mempunyai
informasi mengenai nomor kelas,
langganan tahunan, frekuensi, judul,
pialang, agen penerbit, volume dan nomor
yang ada, indeks, suplemen dan
sebagainya.

33. Pencatatan Majalah: Sistem
Tiga Kartu
• Kartu indeks berkelas disusun menurut susunan
kelas, biasanya menurut Dewey Decimal
Classification atau klasifikasi lain yang sejenis.
• Bila perpustakaan mulai berlangganan majalah
baru, maka petugas akan membuatkan tiga
buah kartu (kartu register, kartu uji, dan kartu
indeks berkelas), masing-masing disusun sesuai
dengan ketentuan, dan pada penggunaannya
sebaiknya setiap kartu menggunakan warna
yang berbeda-beda.

34. Pencatatan Majalah
• Kardex
– Kardex merupakan alat untuk mencatat
terbitan berseri serta rekaman lain, terbuat
dari baja dan dibagi dalam beberapa laci
tergantung pada kebutuhan. Setiap kartu
dilindungi lapis plastik penahan debu serta
dapat dikunci. Untuk setiap terbitan berseri,
tersedia dua kartu yaitu kartu atas dan kartu
bawah.

35. Pencatatan Majalah
• Sistem Ing-griya
– Sistem Ing-griya merupakan perkembangan
bagi Negara berkembang yang membuat
sendiri formulir pencatatan majalah. Kartu
pencatatan majalah ini besarnya bervariasi,
umumnya berukuran ½ folio. Informasi yang
ada dalam pencatatan ini adalah:
– Judul majalah
– Frekuensi yaitu kala terbit majalah

36. Pencatatan Majalah: Sistem Ing-griya
Beberapa kemungkinan frekuensi penerbitan
majalah adalah:
• Mingguan (weekly)
• Dua mingguan (semi
monthly)
• Bulanan (monthly)
• Dua bulanan
(bimonthly)
• Tiga bulanan
(quarterly)
• Enam bulanan (semi
annual)
• Tahunan (annualy)
• Tidak teratur
(irregular)

37. Pencatatan Majalah: Sistem
Ing-griya
Judul : ………………………………………………………………………………………………………………………….
Penerbit : ………………………………………………………………………………..
Frekuensi : ………………………………………………………………………………..
Harga@setahun.....................................ri:.............
Volume Tahun Nomor/Eks
Tanggal
Terima
Nomor
Tanggal
Terima
Nomor
Tanggal
Terima
Ket.

38. Pencatatan Majalah
• Untuk kepentingan pembuatan statistik
perpustakaan, kartu pencatatan majalah
dapat dibuat untuk beberapa warna, salah
satunya berguna untuk membedakan
bahasa yang digunakan majalah.
• Kartu-kartu pencatatan majalah disusun
berdasarkan abjad judul majalah, yang
disimpan dalam suatu kotak.

39. Bahan Non Buku
• Bahan non buku adalah bahan pustaka yang
dapat berupa bahan tercetak maupun
berupa bahan tidak tercetak. Yang termasuk
bahan tercetak misalnya gambar dan peta,
sedangkan yang termasuk bahan tidak
tercetak adalah:
• Visual (filmstrip, slide, CD-ROM, atlas, microfilm, dll)
• Audio (piringan hitam, kaset, CD, dll)
• Audi Visual (film, video, DVD, VCD, computer file, dll)

40. Penerimaan Bahan Non Buku
• Mencocokkan bahan yang diterima
dengan daftar pengantarnya (faktur), catat
dan beritahukan pada pengirim.
• Mengeluarkan kartu pesan (rangkap 2)
masing-masing dari daftar pesan, dan
memberi stempel tanggal pada kartu
pesanan. Masukkan kartu pesanan dalam
bahan non buku yang diterima. Jika ada
bahan non buku tersebut dan tandai daftar
pengantarnya.

41. Penerimaan Bahan Non Buku
• Memberi sampul pada bahan yang tidak
ada sampulnya
• Beri stempel perpustakaan pada
sampulnya
• Buatkan nomor induk dan tuliskan nomor
induk ini pada kartu pesannya.

42. Penerimaan Bahan Non Buku
• Pisahkan satu kartu pesan beserta
bahannya dan kirim ke bagian
pengolahan.
• Sedangkan kartu pesan yang satu lagi
digunakan sebagai bahan informasi untuk
mengisi lajur-lajur buku induk.
• Setelah pencatatan dalam buku induk
selesai, kartu pesan disusun dalam
jajaran bahan non buku dalam proses.

43. Pencatatan Bahan Non Buku
• Pada umumnya buku induk untuk bahan
non buku berisi informasi mengenai:
• Pengarang, judul, edisi dan tahun, jenis
bahan non buku, nomor induk, jumlah
eksemplar dan judul, asal perolehan.

44. Pencatatan Bahan Non Buku
• Cara pengisian lajur-lajur buku induk ini
sama dengan pengisian lajur buku induk
untuk buku. Di sini hanya berbeda dalam
hal pembentukan nomor induk.
• Dalam hal ini, nomor induk menjadi nomor
tempat penempatan bagi bahan non buku.
Nomor induk dibentuk dari huruf yang
menunjukkan lambangnya, ditambah
dengan angka urut.

45. Pencatatan Bahan Non Buku
Tanggal
Terima
Asal Pengarang Judul Tahun Nomor Induk
B H T F P PR S MF G

46. Pencatatan Bahan Non Buku
Keterangan singkatan pada nomor induk:
•Film (F)
•Gambar (G)
•Mikrofilm (MF)
•Peta (P)
•Pita rekaman (PR)
•Slide (S)

47. Pencatatan Bahan Non Buku
• Pembagian kolom-kolom buku induk
disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan,
hal ini berkaitan dengan informasi apa saja yang
dibutuhkan perpustakaan yang dapat diperoleh
dari buku induk

48. LATIHAN
• Praktekkan cara pencatatan bahan
pustaka ke dalam buku induk.
• Dalam hal pencatatan majalah, sistem
apa yang cocok diterapkan pada
perpustakaan di Indonesia pada umumya.