CURSO DE EXCEL PARA UNIVERSIDAD 2

1. Informática
MICROSOFT EXCEL

2. Elementos de Excel
Barra de Título
Barra de
Fórmulas y
datos
Barra de
Menús
Barra De
Herramientas
Estándar
Celda
activa
Barra De
Herramientas
Formato
Celda E5
Columna E
Rango B14 : C16
Fila 5
•
•
•
•
•
Hoja activa
Barras de
Desplazamiento
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel.
Tiene como extensión .XLS.
Cada libro puede contener varias hojas (hasta 255).
Los datos o fórmulas están contenidos en celdas, que se
identifican mediante una letra de columna y un número de
fila.
Un rango de celdas es un bloque rectangular de una o
más celdas que Excel trata como una unidad

3. Desplazamiento por hojas y libros
MOVIMIENTO
TECLADO
Celda Abajo
FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
FLECHA DERECHA
Celda Izquierda
FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo
AVPAG
Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+ INICIO
Última celda con datos
CTRL + FIN
Primera celda de la columna activa
(FIN o CTRL)+ FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa
(FIN o CTRL) + FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa
(FIN o CTRL) + FLECHA IZQUIERDA
Última celda de la fila activa
(FIN o CTRL) + FLECHA DERECHA
Para moverse entre hojas, utilizar las pestañas
o los botones.
También CTRL + AVPAG y CTRL + REPAG

4. Tipos de datos
•
Constantes: valores que se introducen directamente en la celda. Por
ejemplo: 25, 10, Enero, Ventas, 25/10/2003. Las constantes pueden ser
números, fechas y texto. Se pueden aplicar diferentes formatos: negrita,
porcentaje, número específico de decimales, etc.
•
Fórmulas: Se utilizan para calcular valores a partir de los introducidos en
otras celdas. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=). Excel
evalúa la fórmula y visualiza el resultado de la misma en la celda. Cuando
selecciona una celda que contiene una fórmula, ésta (la fórmula) se
visualiza en la barra de fórmulas, mientras que el resultado de la misma se
muestra en la propia celda. P. ej. =A1+A2+A3+B1+B2+B3
•
Funciones: Son fórmulas predefinidas que realizan cálculos útiles, como la
media de una serie de valores o la diferencia entre días entre dos fechas.
Las funciones no se pueden editar

5. ¿Cómo introducir datos?
1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2. Teclear los datos. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la
Barra de Fórmulas.
3. Para aceptar el valor en la celda:
o INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la
celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
o TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la
celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha
pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda
contigua hacia la derecha.
o CUADRO DE ACEPTACIÓN:
Está en la barra de fórmulas. Al hacer
clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda, sin cambiar
la celda activa.
1. Si se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, pulsar la
tecla Esc, hacer clic sobre el Botón de Cancelación o en el botón

6. ¿Cómo modificar datos?
• Si no se ha validado la introducción de datos:
1. Utilizar la tecla Retroceso, borrando carácter a carácter.
• Si ya se ha validado la entrada de datos:
1. Seleccionar la celda adecuada.
2. Activar la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a
la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La
Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar. En la Barra de
Fórmulas aparece el punto de inserción o cursor al final de la misma.
3. Modificar la información.
4. Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptación.
• Si se quiere borrar el contenido:
1. Seleccionar la celda o celdas y pulsar Supr

7. ¿Cómo seleccionar celdas?
Selección de un rango
de celdas
Arrastrar sin soltar
Selección de una fila
Selección de una columna
clic
clic
Añadir a una Selección:
Pulsar CTRL sin soltar
Seleccionar la hoja entera
clic
ctrl

8. Copiar y pegar celdas
A) Con las opciones de la
barra de menús.
1. Marcar la celda o rango de
celdas a copiar.
2. Activar la opción de la
barra de menús Edición/
Copiar.
3. Situar el cursor en la celda
de destino.
4. Activar la opción de la
barra de menús Edición/
Pegar.
Las acciones Edición/
Copiar y Edición/ Pegar se
pueden ejecutar haciendo un
clic sobre los botones de la
barra estándar.
B) Con las opciones del menú
de contexto.
El menú de contexto aparece
cuando se hace clic con el
botón secundario del ratón.
(Botón derecho)
C) Con el ratón.
Arrastrar y soltar,
pinchando en el
cuadradito.
1
Con Pegado especial se
controla si se quieren pegar
datos, fórmulas, etc.
2
3
D) Con el teclado.
Ctrl+C y Ctrl+V

9. Rellenar series automáticamente
• Numéricas
• Fecha
• Texto (meses, días de la
semana)
• Personalizada
• Método:
1. Seleccionar los dos primeros
datos de la serie
1. Pinchar en el cuadrado negro
y arrastrar sin soltar hasta
completar la serie
1. Según se avanza, Excel nos
indica el ultimo valor que
rellenará si soltamos el botón
del ratón

10. Referencias relativas
• Cuando introducimos
una fórmula en una
celda, por defecto Excel
entiende que debe
utilizar una referencia
relativa, de tal forma
que si copiamos una
celda que contiene una
fórmula y la pegamos,
la fórmula sea la mas
adecuada.
¿Qué fórmula sería la mas adecuada en C5?
Al copiar la celda B5 y pegarla en C5, no
se copia =B2+B3 sino =C2+C3

11. Referencias absolutas
• Sin embargo, puede ocurrir
que en una fórmula sea
necesario mantener el valor
de la celda cuando se copie y
pegue.
• Entonces utilizaremos el
símbolo $, delante del nº de
fila y delante de la letra de la
columna.
¿Serías capaz de averiguar que fórmula
habríamos pegado sino hubiéramos utilizado
referencias absolutas?
¿Qué fórmula sería la mas adecuada en C2?
¿Qué fórmula se pegará en C3 cuando
copiemos C2?

12. ¿Cómo dar formato a las celdas?
•
Alto de filas y Ancho de columnas
o
o
•
Formato de letra / número
o
o
•
Cursor entre separación de
fila/columna. Doble clic autoajusta
al contenido
Seleccionando varias filas o
columnas, cambiar el tamaño de
una todas afecta por igual a todas
las seleccionadas
Menú contextual
Barra de herramientas de formato
Copiar formato
o
o
o
Seleccionar celdas ya formateadas.
Hacer clic o doble clic en
Seleccionar celdas a formatear

13. ¿Cómo utilizar fórmulas y funciones?
•
•
•
•
•
•
•
Operadores: +, -, *, /, ^
Comenzar tecleando =, y después
la fórmula
La dirección de las celdas se puede
introducir pinchando en ellas con el
ratón, incluidos los rangos.
Las funciones están predefinidas.
Operan sobre argumentos y
devuelven un resultado
El botón realiza la suma
,
promedio, etc. de los datos de la fila
o columna adyacentes
Existe un Asistente para
funciones que se activa pinchando
al lado de la barra de fórmulas
Al hacer doble clic sobre la celda
que contiene la fórmula o función,
se rodean con marcos de diferentes
colores los argumentos
1. Cálculo de la media con una fórmula
2. Cálculo de la media con una función

14. Elementos de un gráfico
Área del gráfico
Área de trazado
Líneas de división principales
Series
Eje de valores
Leyenda
Eje de categorías
Haciendo doble clic o pulsando el botón derecho del ratón en
cualquier elemento se puede modificar su formato, incluso
cambiar el tipo de gráfico.

15. ¿Cómo creamos un gráfico?
•
•
•
•
Seleccionar los datos
Pulsar asistente para gráficos
Elegir el tipo de gráfico
Seguir las indicaciones del
asistente. Importante indicar si
las series están en filas o en
columnas
3
1
2
4

16. ¿Cómo utilizar datos de Excel en Word para crear
informes?
1 2
3
4
Los datos deben estar en formato de lista (en columnas), con
los títulos de la columna en la primera fila. Los rótulos de
columna se utilizarán para especificar dónde se incluirán los
datos al combinar correspondencia. Abrir la barra Combinar
correspondencia
1. Abrir origen de datos: Fichero de Excel que contiene los
datos en el cuadro de diálogo.
2. Elegir Destinatarios de combinar correspondencia. Hacer
clic en la izquierda para seleccionar las filas con datos
que se quieren incluir
3. Escribir el texto FIJO que se quiera incluir. En los lugares
en que se desee que cambien automáticamente los datos
(P. ej. el nombre), pinchar en Insertar campos
combinados y seleccionar el campo adecuado
(NOMBRE).
4. Para alternar entre ver el nombre del campo o ver el dato
pinchar en Ver datos combinados
5. Para ver como van cambiando los datos, pinchar en
2
3