Troisième d'une série d'ateliers de rencontre de la communauté de pratique en gestion du risque.
Lors de notre conférence de début d'année, nous avons mis en valeur la gestion des risques en fonction des principaux intervenants d'un projet soit l’entreprise, le chargé de projets et le client. Cependant, pour bien comprendre les fondements de la gestion des risques il est essentiel d'en maîtriser son cycle de vie. Cet atelier couvrira les étapes clés de la gestion des risques en lien avec les phases d'un projet. Notre objectif est de vous permettre de mieux comprendre les bénéfices de la gestion des risques tout au long de votre projet.
En respect de vos collègues et de organisateurs veuillez prendre note qu'aucun participant sera accepté après 17h30. Les portes seront fermées et la conférence débutée. Merci de votre compréhension.
Conférencier: Agnès Bédard est une gestionnaire de projets depuis plus de 25 ans au sein de grandes entreprises, Mme Bédard a été responsable de projets d’envergure et de la gestion d’équipes multidisciplinaires (interne et externe). Son parcours professionnel dans divers domaines; construction, informatique, fabrication et services lui ont permis d’accumuler un ensemble de réalisations qui témoignent de son expérience et de sa capacité à s'adapter aux divers changements organisationnels. Elle est aussi chargé de cours à l'UQÀM et au HEC où elle enseigne la gestion de projets. Elle est de plus la présidente de la communauté en gestion des risques au PMI-Montréal.
Elle est passionnée par la gestion de projets et particulièrement par la gestion des risques humains. Cette praticienne dynamique préconise la mise en place de solutions novatrices et surtout réalistes.
Présentation à Séminaire IA de la Fédération Gay Lussac , 25/03/24 Toulouse
Le cycle de vie de la gestion des risques
1. LA COMMUNAUTÉ EN GESTION DES RISQUES
Le cycle de vie des risques de projets
Par: Agnès Bédard
Frédéric Chauvin
Vincent Guérard
Marie-Pier Pressé
Hind Belqorchi
Date: le 24 septembre 2015
Cet atelier contient des éléments et informations traduits à partir du guide PMBOK du PMI
2. Déroulement
1. Introduction et mise en contexte
2. Retour sur la dernière conférence
3. Cycle de vie d’un projet en fonction de la gestion des risques
4. Atelier en équipe
5. Résultats et discussion en plénière
6. Conclusion et prochaine activité
Communauté gestion des risques
2
3. Partagez votre expérience
• apprenez de nous et des autres participants
• demandez-vous ce que vous pouvez partager
Saisissez l’opportunité de sortir des sentiers battus!
• ouvrez votre esprit au changement
Merci de
• ne pas utiliser vos ordinateurs
• fermer vos téléphones
Communauté gestion des risques
Règles du jeu
3
5. Communauté gestion des risques
Réunir des chargés de projets de divers domaines d’expertises
Prendre le « pouls » sur la réalité de la gestion des risques en GP
Susciter des réflexions et échanges entre les participants
Comprendre les défis et enjeux de la gestion des risques
5
1. Introduction et mise en contexte
6. Communauté gestion des risques
6
1. Introduction et mise en contexte
L’objectif est de vous permettre de mieux comprendre les
bénéfices de la gestion des risques tout au long de votre projet
Comprendre les fondements de la gestion des risques car il
est essentiel d’en maîtriser son cycle de vie
Comprendre les étapes clés de la gestion des risques en lien
avec les phases d’un projet
7. Communauté gestion des risques
7
Organisation Chargé de projets Client
• Outil de communication pour les trois parties (organisation, chargé de projets et client)
• Prioriser les projets et autres
interventions corporatives
• Contrôler les budgets du
portefeuille de projets (meilleure
planification budgétaire)
• Se protéger de conséquences
financières et légales
• Rapport vis-à-vis exécutif et
actionnaires (meilleure
compréhension des enjeux
projets)
• Prendre des décisions éclairées
• Allocation des ressources
• Comprendre les liens entre les
événements & leurs impacts sur le
projet
• Réputation – respect des objectifs
• Être en mesure de repérer les
risques liés au projet et de ses
impacts sur le projet et
l’organisation
• Anticiper les problèmes
• Préparer des pistes de solutions
• Justifier les contingences
• Sensibiliser et responsabiliser les
parties prenantes
• Gérer les attentes de la direction
et du client
• Identifier les opportunités
• Déterminer quantitativement les
probabilités de succès
• Augmenter les chances de succès
du projet
• S’assurer d’un retour sur
investissement
• Avoir une meilleure
compréhension des prévisions
budgétaires, de l’échéancier et de
la qualité
• Supporter les décisions
• Optimiser l’atteinte des
objectifs/Produits livrés
• Prévoir les impacts
• Planifier une réponse adéquate
aux risques
• Rassurant/sécuriser le client
2. Retour sur la dernière conférence
8. Communauté gestion des risques
3. Cycle de vie d’un projet
en fonction de
la gestion des risques
10. Plan de
management
des risques
Identification
et évaluation
Plan de
maîtrise des
risques
Révision du
registre des
risques
Fermeture du
registre
Communauté gestion des risques
3. Processus en gestion des risques
11. Plan de
management
des risques
Fermeture du
registre
Plan de
maîtrise des
risques
Révision du
registre des
risques
Identification
et évaluation
ClôtureExécution
Surveillance
et maîtrise
Démarrage Planification
Communauté gestion des risques
13. Communauté gestion des risques
Exercice – Quelle sont les rôles et responsabilités en fonction des phases ?
Durée : 20 minutes
En équipe (par table) selon le rôle remis par l’animatrice, veuillez:
1. Vous déplacer afin d’être confortable
2. Tenter, en équipe, de répondre à la question
3. Identifier les réponses possibles sur la feuille posée sur la table
4. Présenter les résultats (un représentant par table)
Une discussion en plénière suivra pour partager les résultats
Durée : 20 minutes
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4. Atelier en équipe
14. Communauté gestion des risques
14
Organisation Chargé de projets Client
Démarrage
Planification
Exécution
Surveillance
et maîtrise
Clôture
15. Communauté gestion des risques
15
Organisation Chargé de projets Client
5. Résultats et discussion en plénière
Démarrage Cadre de travail
Indicateurs rouge
Promouvoir la culture
Supporter le processus
Stratégie portefeuille
Besoins-Vision-Attentes
Identifier les PP
Définir la strat. de GDR
Clarifier sa tolérance
aux risques
Comprendre les risques
Enjeux définition
Planification Questionner l’approche
aux risques
Approbation de la
planification en GDR
Organiser la GDR
Établir les moyens de
communications
Planifier les ateliers
d’identification
Effectuer l’analyse Q&Q
Participer à
l’identification
Roadmap - Jalon
Portée
Assurer la qualité
16. Communauté gestion des risques
16
Organisation Chargé de projet Client
Participation
Implication dans les
décisions
Itérations planification
Changement
5. Résultats et discussion en plénière
Exécution
Surveillance
et maîtrise
Supporter le projet
Assurer la gouvernance
Gestion des crises
Clôture
Surveiller les changements
Mettre à jour le registre
Réévaluer l’état des risques
Assurer l’avancement des
plans de réponse
Évolution du registre
Évaluer ROI / Client
Prise de décision
Réorienter au besoin
Gestion des PP
Veiller à la mémoire
collective
Piloter les réponses aux
risques
Informer les parties
prenantes
Réduire les risques et leurs
impacts
Informer et se tenir
informer
Suivi livrables
Validation
Itération
Confirmer la clôture des
risques
Accepter le transf de la resp.
Leçons apprise
Enregistrer les leçons
apprises
Vérifier la clôture des
risques
17. Communauté gestion des risques
17
5. Résultats et discussion en plénière
Démarrage Planification Exécution
Surveillance
et maîtrise
Clôture
Organisation Client
Chargé de projets
18. Communauté gestion des risques
18
… ça dépend de :
• l’entreprise,
• du projet,
• du client,
• du chargé de projet
6. Conclusion
19. Communauté gestion des risques
19
Indicateurs en gestion des risques
Date: Février 2016
6. Prochaine activité
https://www.linkedin.com/grp/home?gid=6664211
22. Rôle : Client
22
Démarrage
• Définir les besoins et la tolérance
• Informer (expliquer) sur le contexte
Planification
• Identifier les jalons et la portée incluant les ressources
• Identifier les implications dans les différentes phases
• S’assurer de la qualité
Exécution
• Rôle consultatif
• Dans certains domaines : Tests (TI)
Surveillance et maîtrise
• Faire le suivi sur les livrables selon les besoins identifiés
Clôture
• Être formé
• Participer aux leçons apprises
• Participer à la conformité
• Célébrer !
23. Rôle : Client
23
Démarrage
• Analyse des leçons apprises pour les projets similaires antérieurs
• Définition des besoins qualitatifs et quantitatifs le plus clair possible
Planification
• Justification => Business Case
• Implication (ex. ressources)
• Plan de mitigation des risques
Exécution
• Participation active
• Prise de décision
• Itérations plan
• S’assurer que le plan de mitigation est suivi
Surveillance et maîtrise
• Contrôle de qualité des livrables incluant le risque
Clôture
• Respect des besoins identifiés au démarrage
• Leçons apprises
24. Rôle : Client
24
Démarrage
• Définition des contraintes / tolérances
• Définition des hypothèses
Planification
• Roadmap : Milestones, types d’information
Exécution
• Changements et vérifications
Surveillance et maîtrise
• Suivi
• Validations (Testing & Commisionning)
• Itérations
Clôture
• Documentations (manuel d’opérations)
• Clôture du contrat
25. Rôle : Chargé de projet
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Démarrage
• Charte (contraintes, hypothèses, risques à haut niveau, limites)
• Manque d’informations, déresponsabilisation
Planification
• Plan de gestion des risques
• Identifier nos risques => registre
• Évaluation qualitative / quantitative
• Évaluation : réserve de gestion / contingence
Exécution
• Domaine, organisation, séquence
• Acception, intégrité (sociaux dynamiques, politiques), décision
Surveillance et maîtrise
• Sensibilisation des responsables
• Mesures de mitigations respectées
• Menaces pour le projet
• Suivi de contingences
Clôture
• Leçons apprises (roulement)
26. Rôle : Chargé de projet
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Démarrage
• Risques à très haut niveau identifiés
(organisationnel, business, projet)
Planification
• Identification et évaluation
• Risques (ressources et client, co. Dir.)
• Plan de mitigation, Ident. de la contingence
• Stratégie de gestion des risques
Exécution
• Suit l’exécution du plan de mitigation
Surveillance et maîtrise
• Réévaluation des risques (2 sem.)
Clôture
• Réévaluation finale, remise de contingence
• Leçons apprises, Fermeture du registre
• Éventuel transfert à l’organisation
• Démarrage
• 0 à quelques risques Org/Bus apparaissent
pour le PM. Contingence déjà établie.
• S’obstiner à identifier de l’argent des risques
• Démarrage
• Ateliers / Ressources
• Rapport au CoDir, Plan d’actions PM
• DDC $ et temps
• Démarrage
• Certaines activités sont réalisées, d’autres
sont reportées dans le temps
• Démarrage
• Quand j’ai le temps
• Démarrage
• 1 mois après la livraison
Théorie Pratique
27. Rôle : Chargé de projet
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Démarrage
• Identifier les risques macros avec les PP
• Évaluation macro de la contingence
Planification
• Détailler les risques (registre)
• Identifier et mettre en place les solutions
• Mettre en place le plan de gestion des risques
Exécution
• Mise à jour du registre des risques + plan de
management des risques
Surveillance et maîtrise
• Rencontres périodiques avec parties prenantes
• Revue des tableaux de bord
Clôture
• Vérifier les risques (fermés, réels, non répondus)
• Mise à jour des leçons apprises
• Démarrage
• Non participation des parties prenantes
• Contingence non adéquate
• Démarrage
• Pas de formalisation détaillée
• Pas de réponses définies (risques en suspens)
• Démarrage
• Manque de temps de suivi
• Négligence des parties prenantes
• Démarrage
• Manque de temps et d’intérêt
• Démarrage
• Passer au projet suivant ☺
Théorie Pratique
28. Rôle : Organisation
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Démarrage
• Stratégique / portefeuille + Déclarer attentes + Besoin / Vision / Attentes
• Indicateurs à rouge – Tableau de bord
• Définition équipe + responsable de la gestion des risques
Planification
• Approbation de la planification en gestion des risques
Exécution
• Gestion des crises (risques concrétisés)
Surveillance et maîtrise
• Surveiller l’évolution du registre
• Évaluer le « ROI » vs. investissement / satisfaction du client
• Prise de décision GO / NO GO + Réorienter au besoin
• Communication et gestion des parties prenantes à haut niveau
• Négociation des ressources + Signatures
Clôture
• Reconnaissance du bon travail
• Leçons apprises +/- et améliorations futures
• Communiquer la réussite aux parties prenantes