Los informes sirvenpara presentar losdatos de una tabla oconsulta, paraimprimirlos.
Para crear un informe utilizamos la opción del grupo Informes, enla pestaña Crear:
Asistente para informes: Utiliza un asistente que nos va guiando paso por pasoen la creación del informe. Lo veremos en de...
En la pestaña Crear, grupo Informes, se inicia el asistente pulsando elbotón .
Seleccionamos la tabla oconsulta de donde cogerá losdatos del cuadroTablas/Consultas.Para sacar datos de varias tablas, se...
Elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe.Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por vario...
El campo por el quese va a agrupar lainformación delinforme podremoselegir su intervalode agrupamiento.En el desplegablede...
En esta pantallapodemos elegircómo ordenar losregistros.Seleccionamos el campopor el que queremosordenar los registros que...
Elegimos ladistribución de losdatos dentro delinforme,seleccionando unadistribución.En el cuadroOrientaciónpodemos elegire...
El asistente nospregunta el título delinforme, este títulotambién será el nombreasignado al informe.Antes de pulsar elbotó...
La vista diseño permite definir el informe, especificamos cómo debe presentarlos datos del origen del informe.Para abrir u...
El Encabezado del informe contendrá la información que se ha deindicar únicamente al principio del informe, como su título...
Podemos eliminar los encabezadosy pies con las opciones encabezadoo pie de página y encabezado o piede página del informe....
Muestra las siguientes opciones:
El botón Ver del grupo Vistas• Permite pasar de una vista a otra.La Vista Preliminar• Nos permite ver cómo quedará laimpre...
Se muestra la siguiente tabla:
Icono Control DescripciónSeleccionar Dar la funcionalidad de selección.Cuadro de textoPresentar un dato almacenado en un c...
Abrir el informe en Vista Diseño.En la pestaña Diseño > grupo Agrupación y totales > pulsar Agrupar yordenarSe abrirá un p...
Los formularios sirven para definirpantallas generalmente para editar losregistros de una tabla o consulta.
Para crear un formulario tenemos varias opciones.Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
Navegación: Permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula laestructura típica de menús de una página we...
El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios >botón Asistente para formulario. Esta es la primera ven...
Elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los camposque queremos incluir en él.Para elegir el origen (tab...
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este títulotambién será el nombre asignado al formular...
Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremosel resultado del formulario preparado para la ed...
Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá lavista Diseño de formulario donde podremos mod...
Para editar datos debemos abrirlo haciendo doble clic en él, desde el Panel denavegación.Podemos buscar datos, reemplazar ...
La vista diseño es la que nos permite definir el formulario.Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en...
La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principiodel formulario.La sección De...
Muestra las siguientes opciones:
Podemos elegir entre Vista Diseño yla Vista Formulario que nos presentalos datos del origen del formulario.Disponemos de l...
Se muestra la siguiente tabla:
Icono Control DescripciónSeleccionar Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de selección.Cuadro de texto Presentar un dat...
Existe un control para insertar un subformulario dentro del formularioprincipal . Una combinación formulario/subformulario...
Creacion de un informe y formularios access 2013
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Creacion de un informe y formularios access 2013

  1. 1. Los informes sirvenpara presentar losdatos de una tabla oconsulta, paraimprimirlos.
  2. 2. Para crear un informe utilizamos la opción del grupo Informes, enla pestaña Crear:
  3. 3. Asistente para informes: Utiliza un asistente que nos va guiando paso por pasoen la creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.Informe en blanco: Abre un informe en blanco en vista PresentaciónDiseño de informe : Abre un informe en blanco en la vista diseño y vamosincorporando objetos que queremos aparezcan en él.El Informe: Consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contienedatos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.
  4. 4. En la pestaña Crear, grupo Informes, se inicia el asistente pulsando elbotón .
  5. 5. Seleccionamos la tabla oconsulta de donde cogerá losdatos del cuadroTablas/Consultas.Para sacar datos de varias tablas, se crearáuna consulta para obtener los datos y luegoelegir como origen del informe esa consulta.Seleccionamos los campos haciendo clicsobre el campo para seleccionarlo y clicsobre el botón > o doble clic sobre el campo.Si nos hemos equivocado de campopulsamos el botón < y el campo sequita de la lista de camposseleccionados.Podemos seleccionar todos los campos a la vezhaciendo clic sobre el botón >>o deseleccionartodos los campos a la vez haciendo clic sobre elbotón .Luego, pulsamos el botón Siguiente >y aparece la ventana que puedes ver enla siguiente página.. .
  6. 6. Elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe.Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos ypara cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo.Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clicsobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón.En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura quetendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que sevisualizarán para cada registro.Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabeceracorrespondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón .Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , laflecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo bajael grupo un nivel.Con el botón podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botónaparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
  7. 7. El campo por el quese va a agrupar lainformación delinforme podremoselegir su intervalode agrupamiento.En el desplegabledebemos indicar queutilice un intervalo enfunción dedeterminados valores,que utilice lasiniciales, etc. Pulsar elbotón Aceptar volvemosa la ventana anterior.Una vez tenemos losniveles deagrupamientodefinidos hacemos clicen el botón Siguiente> y pasamos a lasiguiente ventana queverás en la siguientepágina.
  8. 8. En esta pantallapodemos elegircómo ordenar losregistros.Seleccionamos el campopor el que queremosordenar los registros quesaldrán en el informe, yelegimos si queremosuna ordenaciónascendente odescendente.Para seguir con elasistente, pulsamosel botón Siguiente> y aparece laventana que puedesver en la siguientepágina.
  9. 9. Elegimos ladistribución de losdatos dentro delinforme,seleccionando unadistribución.En el cuadroOrientaciónpodemos elegirentre impresiónVertical uHorizontal.Con la opciónAjustar el anchodel campo de formaque quepan todoslos campos en unapágina, el asistentegenerará loscampos tal como lodice la opción.A continuaciónpulsamos el botónSiguiente > yaparece la últimaventana:
  10. 10. El asistente nospregunta el título delinforme, este títulotambién será el nombreasignado al informe.Antes de pulsar elbotón Finalizar podemoselegir entre:• Vista previa del informe.Modificar el diseño delinforme, siseleccionamos estaopción aparecerá laventana Diseño deinforme dondepodremos modificar elaspecto del informe.
  11. 11. La vista diseño permite definir el informe, especificamos cómo debe presentarlos datos del origen del informe.Para abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo en el Panel denavegación y pulsar en su menú contextual o en la Vista de la pestaña Inicio.Nos aparece la ventana diseño:
  12. 12. El Encabezado del informe contendrá la información que se ha deindicar únicamente al principio del informe, como su título.El Encabezado de página contendrá la información que se repetiráal principio de cada página, como los encabezados de los registros,el logo, etc.Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un únicoregistro, y el informe será el que se encargue de crear una fila para cadaregistro.El Pie de página contendrá la información que se repetirá al finalde cada página.El Pie de informe contendrá la información que aparecerá al finaldel informe.
  13. 13. Podemos eliminar los encabezadosy pies con las opciones encabezadoo pie de página y encabezado o piede página del informe. Al hacerlo,se eliminarán todos los controlesdefinidos en ellas.Si queremos que en unadeterminada impresión del informeno aparezca una de las zonas, sepuede ocultar la sección, mediantela Hoja de propiedades.Luego, en el desplegable, se elige lasección y cambia su propiedadVisible a Sí o a No segúnconvenga.
  14. 14. Muestra las siguientes opciones:
  15. 15. El botón Ver del grupo Vistas• Permite pasar de una vista a otra.La Vista Preliminar• Nos permite ver cómo quedará laimpresión.En el grupo Temas• Encontraremos herramientaspara dar un estilo homogéneo alinforme.El botón Agrupar y ordenar delgrupo Agrupación y totales• Permite modificar los niveles deagrupamiento.En el grupo Controles• Aparecen los tipos de controlespara que sea más cómodoañadirlos en el área de diseño.En el grupo Herramientas• Encontraremos el botón Agregar camposexistentes entre otros, que hace aparecer ydesaparecer el cuadro Lista de campos en elque aparecen todos los campos del origen dedatos para que sea más cómodo añadirlos enel área de diseño.
  16. 16. Se muestra la siguiente tabla:
  17. 17. Icono Control DescripciónSeleccionar Dar la funcionalidad de selección.Cuadro de textoPresentar un dato almacenado en un campo del origen del informe.Etiqueta Sirve para visualizar un texto literal.Hipervínculo Incluir un enlace a una página web, un correo electrónico o un programa.Insertar salto de línea Tiene efecto en la Vista Preliminar y a la hora de imprimir.Gráfico Representación gráfica de datos.Línea Ayuda a organizar la información.Botón de alternarAñade una nueva opción a las opciones ya creadas. Se puede utilizar parapresentar un campo de tipo Sí/No.Rectángulo Para ayudar a organizar la información.Casilla de verificaciónAñade una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentarun campo de tipo Sí/No.Marco de objeto independiente Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de cálculo, etc.Datos adjuntos Equivale a los marcos de objeto, solo que Datos adjuntos.Botón de opciónAñade una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentarun campo de tipo Sí/No.Subformulario/ Subinforme Para incluir un subformulario o subinforme dentro del formulario. UMarco de objeto dependientePara insertar archivos como un documento Word, una hoja de cálculo, etc.Varían cuando cambiamos de registro porque se encuentran en una tabla dela base.ImagenPermite insertar imágenes en el formulario, que no dependerán de ningúnregistro.
  18. 18. Abrir el informe en Vista Diseño.En la pestaña Diseño > grupo Agrupación y totales > pulsar Agrupar yordenarSe abrirá un panel en la zona inferior, bajo el informe,llamado Agrupación, orden y total:
  19. 19. Los formularios sirven para definirpantallas generalmente para editar losregistros de una tabla o consulta.
  20. 20. Para crear un formulario tenemos varias opciones.Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
  21. 21. Navegación: Permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula laestructura típica de menús de una página web.Asistente para formularios: Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso enla creación del formulario.Formulario en blanco: Consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero envez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista Presentación.Diseño del formulario: Abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos queir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.Formulario: Consiste en crear nuevo formulario que contiene los datos de latabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.
  22. 22. El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios >botón Asistente para formulario. Esta es la primera ventana:
  23. 23. Elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los camposque queremos incluir en él.Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegablesuperior. Si queremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crearuna consulta previamente que convine los datos y luego crear elformulario sobre ella.Seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobreel campo y pulsando el botón o simplemente haciendo doble clic sobre elcampo.Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo sequita de la lista de campos seleccionados.Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botóno deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botónSiguiente y aparece la siguiente pantalla:
  24. 24. En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este títulotambién será el nombre asignado al formulario.
  25. 25. Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremosel resultado del formulario preparado para la edición de registros.
  26. 26. Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá lavista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto delformulario
  27. 27. Para editar datos debemos abrirlo haciendo doble clic en él, desde el Panel denavegación.Podemos buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviéramos enla vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizandola barra de desplazamiento por los registros que yaconocemos, lo único que cambia es el aspecto de la pantalla.
  28. 28. La vista diseño es la que nos permite definir el formulario.Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel deNavegación y hacer clic derecho sobre él para seleccionar la opción en el menúcontextual.Nos aparece la ventana Diseño de formulario:
  29. 29. La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principiodel formulario.La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario, o varios registros ouno sólo por pantalla según el tipo de formulario.La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.
  30. 30. Muestra las siguientes opciones:
  31. 31. Podemos elegir entre Vista Diseño yla Vista Formulario que nos presentalos datos del origen del formulario.Disponemos de la VistaPresentación que permite trabajar casidel mismo modo que con la VistaDiseño, pues nos muestra a tiemporeal los datos del formulario para quenos hagamos una idea de cómo serásu aspecto final.También podremos acceder a lasvistas Tabla dinámica, Hoja dedatos y Gráfico dinámico, que yahemos comentado.En el grupo Temas encontraremosherramientas para dar un estilohomogéneo al formulario.En la parte central, el grupo Controlesmuestra los tipos de controles paraque sea más cómodo añadirlos en elárea de diseño.En elgrupo Herramientas encontraremos elbotón Agregar camposexistentes entre otros, que haceaparecer y desaparecer el cuadro Listade campos .
  32. 32. Se muestra la siguiente tabla:
  33. 33. Icono Control DescripciónSeleccionar Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de selección.Cuadro de texto Presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe.Etiqueta Sirve para visualizar un texto literal.BotónAl pulsarlo se ejecutará la acción que se le indique, tanto acciones personalizadascomo acciones .Control de pestaña Permite organizar la información a mostrar en pestañas distintas.Hipervínculo Para incluir un enlace a una página web, un correo electrónico o un programa.Control de explorador web Permite incrustar una página web en el formulario, indicando su dirección.Control de navegación Inserta en el formulario un objeto que facilita la navegación por él.Grupo de opcionesPermite delimitar una serie de opciones disponibles que guardan una relación entresí.Insertar salto de líneaNo tiene efecto en la Vista Formulario pero sí en la Vista Preliminar y a la hora deimprimir.Cuadro combinado Es una lista de posibilidades entre las que el usuario puede escoger si la despliega.Gráfico Representación gráfica de datos que ayuda a su interpretación.Línea Permite organizar la información.Botón de alternarAñade una nueva opción a las opciones ya creadas. Se puede utilizar para presentarun campo de tipo Sí/No.Cuadro de lista Favorece a la posibilidad de seleccionar más de una opción a la vez.Rectángulo Ayudar a organizar la información.Casilla de verificaciónAñade una nueva opción a las opciones ya creadas. Se puede utilizar para presentarun campo de tipo Sí/No.Marco de objeto independiente Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de cálculo, etc.Datos adjuntos Equivale a los marcos de objeto, solo que Datos adjuntos.Botón de opciónAñade una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar uncampo de tipo Sí/No.Subformulario/ SubinformePara incluir un subformulario o subinforme dentro del formulario. Un asistente tepermitirá elegirlo.Marco de objeto dependientePara insertar archivos como un documento Word, una hoja de cálculo, etc. Varíancuando cambiamos de registro porque se encuentran en una tabla de la base.Imagen Permite insertar imágenes en el formulario, que no dependerán de ningún registro.
  34. 34. Existe un control para insertar un subformulario dentro del formularioprincipal . Una combinación formulario/subformulario se llama amenudo formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formularioprincipal/secundario.Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos detablas o consultas con una relación uno a varios.El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estánvinculados para que el subformulario presente sólo los registros que estánrelacionados con el registro actual del formulario principal.

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