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Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas deadministración de datos como por ejemplo al...
Para crear una Tabla en Access debes seguir los siguientes pasos:1. Crea una base de datos en blanco. Al oprimir en boton ...
5. Si quieres tambien puedes cambiar las Propiedades del campo que estan enla parte de abajo ó (inferior) de la pantalla.P...
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datosde una tabla, modificarlos e incluso almace...
Consultas de acción.Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos deconsultas de acción, de eli...
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.Hacer c...
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Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando pasopor paso en la creación del informe. Lo veremos en det...
La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella leindicamos a Access cómo debe presentar los datos del o...
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Presentaciòn de access

  1. 1. Access es una aplicación que viene con el paquete Office de Microsoft. Para obtenerAccess necesitas instalar una versión de Office que lo contenga. Es bastante habitualque en una distribución del paquete office tenga Access, pero hay algunas que no lotienen. Por ejemplo Office Profesional incluye Access.Esa aplicación es un sistema de gestión de base de datos que utiliza por defecto elmotor de base de datos Microsoft Jet. Con esto quiero decir que Access en realidad esuna interfaz preparada para gestionar cualquier base de datos, no sólo una base dedatos Access. Los sistemas Windows disponen de ODBC, que es una pasarela parapoder acceder a cualquier base de datos. A través de ODBC podemos conectarnos acualquier base de datos utilizando un lenguaje de programación o una aplicación comoAccess. Por ejemplo, podríamos conectar con una base de datos SQL Server o MySQLdesde Access.
  2. 2. Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas deadministración de datos como por ejemplo almacenar, recuperar, y analizar los datosacerca de pedidos y clientes.¿Cuáles son los componentes de Access?Una aplicación de Access tiene los mismos objetos que una base de datos como:Formularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.InformesTablasConsultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios eMacros informesMódulos*Lo que diferencia una aplicación de una base de datos es la forma en la que elusuario enlaza los objetos para formar un sistema coherente*Los objetos se almacenan en uno o varios archivos de base de datos
  3. 3. Para crear una Tabla en Access debes seguir los siguientes pasos:1. Crea una base de datos en blanco. Al oprimir en boton de Crear se crea unabase de datos con una tabla inical. Esta tabla tiene el niombre de tabla 1.2. Para crear otra tabla debes ir a una pestaña en la parte de arriba ó superiorque dice Crear. Luego tienes que hacer click en donde dice Diseño de tabla.3. En la fila debajo de Nombre del campo escribe el nombre que deseas colocarlea tu campo.4. En la fila debajo de Tipo de datos escribe el tipo de dato que corresponde alcampo.Por ejemplo; si tienes como nombre de campo “Direccion” el tipo de campo quecorresponde es “Texto”.
  4. 4. 5. Si quieres tambien puedes cambiar las Propiedades del campo que estan enla parte de abajo ó (inferior) de la pantalla.Por ejemplo; si tu campo es para escribir una direccion, el tamaño de tu campono debe de ser de 225 sino de 40 o hasta menos.Entonces lo puedes cambiardependiendo de lo que vallas a escribir.6. Opcional. Si deseas agregarle una descripcion de tu campo lo puedes haceren la tecera columna despues de las de Nombre del campo y Tipos de datos, enla que dice Descripción.7. Selecciona el campo el cual deseas que sea la Clave principal. Para estoseleccionas el campo y luego haces click en Clave principal la cual esta en laTabla de herramientas, Diseño.8. Tu tabla ya esta creada. Ahora guarda y cierra.
  5. 5. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datosde una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.Existen varios tipos de consultas:Consultas de selección.Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de unatabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultadopodremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según laconsulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque noestá físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que seabre se vuelve a calcular).
  6. 6. Consultas de acción.Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos deconsultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y decreación de tablas. Las veremos más adelante.Consultas específicas de SQL.Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sinoque se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión.Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay quesaber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
  7. 7. Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas quepuedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadrode diálogo:
  8. 8. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremosmás adelante.Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirácrear cualquiera de las anteriores por ti mismo.Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que laconsulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:
  9. 9. Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre elbotón Agregar.Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demástablas.Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.
  10. 10. Para crear un Formulario en access debes seguir los siguientes pasos:1. Para crear un formulario debes hacer click en Crear, este botón esta en labarra de opciones.2. Luego debes hacer click en Mas formularios y luego en Asistentepara formularios.3. En la pantalla aparecera una nueva ventana, en esta ventana podras escogerlos campos que deseas incluir en el formulario. Los campos pueden ser de masde una consulta ó tabla.4. Has click en Siguiente.5. Luego podras elegir la distribución ó el orden que desea aplicar al formulario.6. Has click en Siguiente7. Luego podras elegir el estilo que deseas aplicarle a tu formulario.8. Has click en Siguiente9. Luego podras cambiarle el titulo y despues hacer click en Finalizar.10. El formulario ya esta creado ahora lo puedes guardar y ponerle un nombre.
  11. 11. Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar yresumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir oarchivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, suconversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatosde archivo.
  12. 12. Elementos de un informeEncabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principiodel informe. El encabezado del informe se usa para ofrecerinformación que normalmente aparecería en una página de portada,como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un controlcalculado que usa la función de agregado de suma en el encabezadodel informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. Elencabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cadapágina. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas laspáginas se utiliza el encabezado de página.
  13. 13. Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cadanuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir elnombre del grupo.Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen deregistros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpoprincipal del informe.Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo deregistros. Los pies de grupo se usan para imprimir información deresumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo enun informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los piesde página se utilizan para imprimir números de página o información sobrecada página.Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe.Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes uotra información de resumen de todo el informe.
  14. 14. Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en lapestaña Crear: Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contienetodos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación. Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos queir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Estemétodo no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo yrápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre elresultado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.
  15. 15. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando pasopor paso en la creación del informe. Lo veremos en detalle en elsiguiente apartado.En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando elbotón .Esta es la primera ventana que veremos:
  16. 16. La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella leindicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen delinforme, para ello nos servimos de los controles que veremos másadelante de la misma forma que definimos un formulario.Para abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo enel Panel de navegación y pulsar en su menú contextual o en la Vista dela pestaña Inicio.

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