Author documents, deliver knowledge Document delivery, the way it always should have been.

1. Author documents.
Deliver know-how.
Unternehmensdokumentation
als nutzbares Wissen bereitstellen
Februar 2016

2. • Über Coextant
• Was Theum dem Unternehmen bringt
• Typische Kundenanforderungen
• Themen finden – anstatt Dokumente suchen
• Grundlegende Lösungsprinzipien
• Das Ergebnis – ein digitales Buch
• Wie SIEMENS Richtlinien bereitstellt …
• Live Demo
• Nutzen der Lösung
• Typische Vorgehensweise
• Zusatzinformationen
Agenda

3. • Vollständige Automation der Wissensbereitstellung
• Automatisierte Umwandlung, Aufbereitung und Verteilung von Inhalten
• Aufbereitung Dokumente zu strukturierten Daten und recherchierbarem Wissen
• Umfassend, flexibel konfigurierbar und leistungsfähig
• Einfach zu nutzen auf allen Medien und Plattformen
• 20 Jahre Praxiserfahrung
• Weltweit setzen große Unternehmen auf Coextant Produkte
• Bereitstellung prozeduralen Wissens
• Automation
• Compliance
Über Coextant

4. ….eine Methode Ihr Unternehmenswissen immer und überall verfügbar zu haben
….eine Technologie die Ihre Suchmaschinen mit einer einzigen Findmaschine ablöst
….eine Software die gespeichertes Wissen relevanten Mitarbeitern sofort bereitstellt
….eine hochintegrierte Plattform die Ihre Autoren und Anwender schnell verbindet
….einen geführten Prozess der Anweisungen und Richtlinien revisionssicher gestaltet
….eine Reduktion der Blindleistung der Belegschaft durch „suchen und nicht finden“
….eine Reduzierung der zeitraubenden Emailkommunikation
…. vollintegriertes Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen
Nutzen aus Sicht des CEO

5. • ….einen echten Wertbeitrag durch die dynamische Bereitstellung von Unternehmenswissen
• ….eine Technologie die Ihre Suchmaschinen mit einer einzigen Findmaschine ablöst
• ….eine Software die gespeichertes Wissen relevanten Mitarbeitern sofort bereitstellt
• ….eine hochintegrierte Plattform die Ihre Autoren und Anwender schnell verbindet
• ….einen geführten Prozess der Anweisungen und Richtlinien revisionssicher gestaltet
• ….Lösungen die Blindleistung der Belegschaft durch „suchen und nicht finden“ stark reduziert
• ….eine Reduzierung der zeitraubenden Emailkommunikation
• …. eine vollkommen neue Form der prozesssicheren Unternehmenskommunikation
Nutzen aus Sicht des CIO

6. ….eine einfache Methode um Unternehmensregeln zu finden und anzuwenden
….eine Technologie die es ermöglicht Wissen schnell im Team bereitzustellen
….eine Software mit der Sie im Tagesgeschäft weniger Fehler und Korrekturen bearbeiten
….eine Umgebung die schnell und sicher relevante Regeln nutzbar macht
….eine Plattform mit der Autoren, Spezialisten und Dokumente schnell auffindbar sind
….Mittel daß die ewige Sucherei und Recherchieren ein Ende hat
….die Sicherheit immer aktuell informiert zu sein und schnell und konform zu arbeiten
….ein vollintegriertes Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen
Nutzen aus Sicht des Anwenders

7. Verschiedenen Analysen zu Folge verschwenden Mitarbeiter in Unternehmen durchschnittlich 2-3 Stunden
pro Tag durch „suchen und nicht finden“. Die Informationsflut steigt gewaltig an und das Emailsystem ist
vom ursprünglich, produktiven Kommunikationsmittel zum unkontrollierten „Wurf und Schleudersystem“ für
Informationen geworden. Abhilfe sollte durch u.a. interne Chatsysteme oder Wikiplattformen geschaffen
werden. Es ist jedoch eine Tatsache, dass dadurch noch mehr Unruhe und Unsicherheit geschaffen wurde.
Mitarbeiter wollen immer aktuell informiert sein. Fühlen Sie sich nicht gut informiert wird per Chat, Email, in
Meetings und auf dem Gang,… versucht sich das vermeintlich fehlende Wissen zu beschaffen.
Beispiel: Kosten der Zeitverschwendung:
Mitarbeiter: 3000 a ca. 35,00 €/h Kostensatz
Jahresarbeitszeit: 1470 h; 194 Tage
Zeitverlust: 2,5 h / Tag x 194 = 485 h
Finanzieller Verlust: 485 h x 35,00 €
Summe: 16.975,00 € pro Mitarbeiter und Jahr
Bei 3000 MA = 50.925.000,00 € pro Jahr
Wirtschaftslichkeitsbetrachtung

8. Ausgangsituation: Finanzieller Verlust 50.925.000,00 € pro Jahr
Effizienzbeitrag durch Theum:
• Reduktion der Zeitverschwendung von ca. 2,5 h auf 0,5 Stunden, wobei diese 30 min ein effizientes
„Finden“ in einer professionellen Wissensumgebung darstellt.
Messbare Einsparung durch Theum:
2 Stunden x 194 Tage x 35,00 € x 3000 Mitarbeiter
Summe der Einsparung: 40.740.000,00 € pro Jahr
ROI bei einer Konzernlizenz von 1.500.000,00 €
ROI = Investition / Einsparungen p.a. = 1.500.000,00 € / 40.740.000 = 0,0368 Jahre
ROI in Monaten 3,26 Monate
ROI

9. • Erstellen der Inhalte mit Standard Office Anwendungen (MS Office
…)
• Basisdokumente: Word PPT Excel
• Dokumentverwaltung im Dateisystem /DMS / SharePoint …
• Große Zahl von Lesern
• Mehrsprachigkeit
• Automatische Aktualisierung
• Support für PC, Tablet, Smartphone
• Druckversion
Typische Kundenanforderungen (1)

10. • Kommentare/Änderungsmarkierungen
• Dokument-übergreifende Links
• On-Offline Versionen
• Filter (HGB, Division, Produktbereich etc.)
• Reines HTML und Layout via CSS
• Plattform Unabhängigkeit
• Link Checker
• Nutzbar für beliebige Unternehmenshandbücher
• Keine Content Kosten per User
Typische Kundenanforderungen (2)

11. • Publikationsvoransicht
• Staging Area
• Production Area
• Publikation kompletter Bücher
• Aus 1 oder
• 1000‘den Dokumenten
• Suchen nach Textziffern/Bookmarks
• Volltextsuche
• Logische Gliederung von Büchern
• HTML, PDF, cPDF und EBook Support
• Versionen, Entwürfe, Historie **
• Zugriffsrechte auf Autoren-/Leserseite
• Änderungsdokument Erzeugung
• Optional: Freigabe Workflows ***
Typische Kundenanforderungen (3)
** Setzt DMS oder Filesystem Versionierung voraus
** Setzt DMS voraus

12. Funktion
Theum kann aus beliebigen Dokumenten
digitale Bücher erzeugen
 Nach Themen zielgenau und ohne
Umwege recherchierbar
 Online | Offline | Print optimiert: Auf allen
modernen Medien
 Stets aktuell
 Intuitiv nutzbar
Einsatzbereiche
• Financial reporting guidelines
• Verfahrensrichtlinien, SOP
• Produktionsprozesse
• Sicherheitsregelungen
• Betriebsdokumentationen
• Supportabläufe und Wissen
• Rechtshandbücher
• Organisationsanweisungen
• Zoll Im/Export Vorschriften
• Rentenregularien
What is Theum?
Cloud Service für bedarfsgerechte Bereitstellung von
Unternehmensdokumentationen als nutzbares Wissen

13. Architektur (1)
Smartphone Tablet PC Sonst.
Internet Explorer (10+)
Chrome, Firefox, Opera, Safari (aktuelle Versionen)
pdf Reader (pdf), E-Book reader (epub)
theum
server
Windows Server / IIS 7.5 oder 8.5
.net framework
Datenbank
web server Jeder aktuelle Web Server
inkl. Apache, IIS, etc.
theum
composer
Windows Server / IIS 7.5 oder 8.5
Internet Explorer (10+)
Chrome, Firefox, Opera, Safari (aktuelle Versionen)

14. Architektur (2)
Any WEB
Server
Theum Composer Theum Server
Intranet/Internet
File server with
documents
Theum
Thematic
Matrices On any WEB
Server
Theum Books
E-
BOOK
SharePoint and
other DMS
Web Service API

15. Ausführungsbestimmungen
Regelungen zur Bilanzierung im HGB Einzelabschluss
63 Ordner
84 Dokumente
~2000 Seiten inkl. PowerPoint Slides
Finden statt suchen: Wissensbereitstellung

16. Der gängige Weg: Dokumente suchen
13 Seiten
10 Seiten
45 Folien
Suche nach „Performance Contracting“

17. Theum Ansatz: Themen als Antworten finden

18. • Große Dokumente aus beliebigen Geschäftsbereichen werden
in einem “Buch” zusammengefasst
• Einheitliche Darstellung trotz unterschiedlicher Autoren
• Bücher bestehen aus tausenden von “Themen”
• Themen bestehen aus Absätzen, Sätzen, Images, Tabellen, etc.
• Bücher machen Wissen verfügbar
• Themen ermöglichen Anwendern schnellen gezielten Zugriff auf
benötigte Information
Wie es funktioniert

19. Das Ergebnis: Digitale Wissensbibliotheken

20. Das Ergebnis: Bücher voller verfügbarem Wissen
Feingranulare gezielte
Themensuche
Einheitlicher Inhalt –
medienübergreifend
optimiert – gut lesbar
Mail-to, Druck Seite,
Einzel-PDF, Gesamt-PDF,
E-Book, Hilfe …
Navigator
mit
Kategorien,
Titeln und
Themen

21. Ergebnis: Bücher mit thematischer Suche auf allen Medien
PC/Tablet
SmartPhone
EBook
PDF

22. Benutzer
• Volles Leistungsspektrum für Autoren
• MS Office
• Standard DMS/CMS oder Dateisystem
• Keine Änderungen der Geschäftsprozesse
• „Find-Maschine“
• Thematische Suche
• Zugriff durch Browser und mobile Geräte
• Online – offline – Papier – Archiv
• Anwendungsspezifische Navigation
• Mediengerechte Darstellung
• Verlinkte Inhalte
• Stets aktuell
Organisation
• Neue IT Optionen
• Standard Produkt für Unternehmenswissen
• 100% Web Standard
• Einfach zu installieren und zu betreiben
• Neue Bücher „ad hoc“ erzeugen
• Kostenreduktion
• 1 Lösung für alle Unternehmensdokumentationen
• Elimination manueller Verteilaufwände
• Kostengünstiger Betrieb
• Unternehmensinhalte FREI verteilbar (keine CALs)
• Schlagkraft und Wirksamkeit
Relevante und aktuelle Informationen 
schlagkräftige Teams  gute Entscheidungen 
weniger Fehler  bessere Ergebnisse
USP

23. Live Demo

24. • Relevante Themen sofort finden – anstatt in Dokumenten zu suchen
• Einfache, zentralisierte einheitliche Aufbereitung und Bereitstellung von
Unternehmenswissen
• Einheitliche, mediengerechte Darstellung der Ergebnisse auf allen Endgeräten
• Stets authentische und aktuelle Informationen
• Besser informierte Mitarbeiter – mehr Qualität / Schlagkraft – weniger Fehler
• Kombination und Recherche von Wissen aus unterschiedlichen „Pools“
• Vollständige Automation der Prozesse von der Dokumentenerstellung
bis zur Nutzung als Wissen – dadurch Kostenersparnisse
Nutzen

25. • Web Konferenz mit Live Demo
• Probepublikation
• Demo vor Ort
• Angebot
• Konzeption
• Parametrierung / Services
• Installation
• Going Live
Typische Vorgehensweise

26. Coextant Referenzen
Finanzdienstleister Industrie
Handel und
Dienstleistungen
Öffentlicher Sektor

27. Sample Books
http://showcase.theum.com/pcn/
http://showcase.theum.com/mazars
http://showcase.theum.com/uim/2016

28. Coextant Systems International AG
Schönbergstrasse 45
73760 Ostfildern (Stuttgart)
Germany
+49 711 45 1000 – 0 Tel
+49 711 45 1000 - 20 Fax
info@coextant.com
www.coextant.com
Paul Caspers, CEO
+49 711 45 1000 10
pcaspers@coextant.com
Richard Reed, CBDO
+49 711 45 1000 18
rr@coextant.com
Alexander Steffen, CIO
+49 711 45 1000 18
asteffen@coextant.com
Thomas Firnkorn, Sales
+49 711 45 1000 18
tfirnkorn@coexant.com
Kontakt

29. Themenspeicher

30. • Autoren arbeiten mit gewohnten Standard Autorenwerkzeugen (z.B. Microsoft Office)
• Keine zusätzlichen Tools oder Markup Werkzeuge; keine spezielle Ausbildung
• Keine Änderung der Geschäftsprozesse
• Dokumente einfach via Dateisystem oder mit Standard DMS/CMS/SharePoint verwalten
• Keine neue Technologie, zusätzliche Ausbildung oder Änderung der Geschäftsprozesse
• Optional DMS: Dokumentkontrolle (Versionierung, Historie, Review-/Freigabeprozesse …)
• Automatische Themen-Matrix Erstellung
• Sämtliche Informationen präsentiert auf Basis eines “Buch” Paradigmas, inkl. Inhaltsverzeichnis
• Übergreifende themen-orientierte Schlüsselwortsuche für alle Inhalte | Intelligente Antworten ab Q3/2016
• Optional: Support für Archivierung und Compliance (PDF/A, TIF, elektronische Akten …)
• Automatische plattform- und systemübergreifende Verteilung als nutzbares Wissen
Funktionsweise / Prinzipien

31. • Stufenloser Zoom
• Klick auf Grafik vergrößert/verkleinert diese
• Navigationsbereich aus-/einblendbar
• Fußnoten Anzeige im Text durch Icon/Klick
• Blättern mit <> Symbolen am Seitenrand oder <->
• Voller Touch Screen Support
• Textziffern Bookmark Suche
• Optimale PowerPoint Darstellung mit vor/zurück
thumbnails
• Smartphone Support durch responsive Design
• Unterstützung aller modernen Browser
• Layout via CSS mehrstufig flexibel anpassbar
• Verteilung von Anlagen (Formulare, Rechenmodelle)
• Maximale Performance
• Parallelverarbeitung
In Arbeit
• Graph Server Integration
• Frage / Antwort Funktion anstatt Volltextsuche
• Apps zur Book Darstellung
• Ausbau der Schnittstellen zu anderen Systemen
In Planung
• Personalisierung
• Cloud Version
• Sprach-Assistenten (Siri, Cortana)
Weitere Theum Funktionen