Fanny Coton et Maxime Fabry répondent, après une brève introduction, aux questions suivantes:
Quels sont les avantages de la facture électronique ?
Comment émettre une facture électronique valable ?
Comment traiter et payer la facture électronique d'un fournisseur ?
Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures ?
Q&A
Lexing - Belgique (http://lexing.philippelaw.eu) / Groupe Larcier (http://www.larciergroup.com)
Liège - 20/06/14
2. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
• Quels sont les avantages de la facture
électronique ?
• Comment émettre une facture
électronique valable ?
• Comment traiter et payer la facture
électronique d’un fournisseur ?
• Où, comment et pendant combien de
temps archiver mes factures ?
6. www.philippelaw.eu - http://ip-it.philippelaw.eu
Quels sont les avantages de la facture
électronique ?
- Accélération du processus d’encodage
et de traitement, libération de l’espace
Diminution des coûts
(jusque 70 % d’économie!)
- Ecologie
- Nécessaire adaptation à l’évolution
technologique
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Obligation de facturer de façon
électronique? NON
Démarche particulière auprès de
l’administration fiscale? NON
Possible pour un client particulier ? OUI
Mix possible? OUI
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Mesures techniques /pratiques
légalement imposées ? Non
Moyens techniques à titre d’exemple
dans directive
Code de conduite e-invoicing (ASA)
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
La preuve du respect des 3 exigences
incombe au fournisseur ET au client
Peuvent s’organiser chacun de leur
côté ou collaborer
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Est-ce que Monsieur CONSTRUITOUT
peut envoyer un e-mail avec sa
facture dans le corps du texte ?
NON
Sauf si signature électronique
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Signature électronique
Permet d’assurer qu’aucune modification
ultérieure du document envoyé
On fonctionne habituellement
avec une signature électronique
“qualifiée” (on obtient un
certificat auprès d’un prestataire
de certification)
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Autres possibilités:
- Portail web (souvent avec un fournisseur
de services)
- Fournisseur de services
- De logiciel à logiciel (EDI : échange de
données informatisées)
Concerne les grosses structures travaillant sur le
long terme avec un fournisseur (gestion de stocks)
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Attention: les moyens techniques ne dispensent
pas le fournisseur ou le client de démontrer la
réalité de l’opération qui fait l’objet de la
facture (Circulaire AGFisc 14/2014)
Art. 60, §5 CTVA: “Tout contrôle de gestion qui
établit une piste d'audit fiable entre une
facture et une livraison de biens ou une
prestation de services, est de nature à donner
l’assurance de
l’authenticité/intégrité/lisibilité”
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
“Contrôle de gestion qui établit une piste
d’audit fiable”
Monsieur CONSTRUITOUT va constituer
un flux documenté d’une opération du
début (ex: bon de commande), à la fin
de celle-ci (enregistrement
dans la comptabilité)
Sytème classique: liaison
(“matching”) entre la facture et les
diverses pièces justificatives
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Vis à vis du client
Accord du client sur la facturation électronique
(peut être implicite)
Comment s’assurer de l’accord préalable du
client ?
Contrat
Conditions générales
Courrier circonstancié
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Aussi pour client public ?
Difficulté d’obtenir l’accord du pouvoir
adjudicateur
Directive européenne du 16 avril 2014
relative à la facturation électronique
dans le cadre des marchés publics
Future norme européenne à transposer
pour 2018 (modèle des éléments
essentiels d’une facture électronique)
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Communication de la facture au client
MAIL : Accusé de réception
FACTURE A TELECHARGER : Accessibilité
en ligne durant un temps raisonnable
et en envoyant un email de
notification
(+accusé de réception)
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Comment traiter et payer la facture
électronique d’un fournisseur ?
A partir de quand suis-je censé
avoir connaissance de la facture ?
envoi du mail / mise à disposition online
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Où, comment et pendant combien de
temps archiver mes factures ?
Pendant combien de temps ?
Pendant 7 ans
à partir du 1er janvier qui suit l’émission
de la facture
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Où, comment et pendant combien de
temps archiver mes factures ?
•Obligation d’imprimer? NON
•Coexistence papier/électronique
•Obsolescence
•Risque de destruction/de perte
Mise à niveau quant à l’évolution du marché
courriers courriels
chèques virements
(obsolescence des logiciels, risque des crash des ordinateurs)
Obligation de facture pour Monsieur CONSTRUITOUT? OUI
Obligation facture électronique? NON
… Donc mix possible? Oui (attention de ne pas perdre les avantages de la facture électronique)
Possible pour un client particulier? OUI
Démarche particulière auprès de l’administration fiscale? NON
Obligation de facture pour Monsieur CONSTRUITOUT? OUI
Obligation facture électronique? NON
… Donc mix possible? Oui (attention de ne pas perdre les avantages de la facture électronique)
Possible pour un client particulier? OUI
Démarche particulière auprès de l’administration fiscale? NON
Donc contenu des 2 factures identique
A savoir: …
: assurance de
: certitude que le contenu n’a pas été modifié
l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture
: Pour la facture électronique, fait qu’elle puisse être présente sur demande dans un délai raisonnable et dans un format lisible par le client
Directive européenne du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics Future norme européenne à transposer pour 2018 (modèle des éléments essentiels d’une facture électronique)
L’intégrité du contenu d’une facture est indépendante du format de la facture.
Le format d’une facture peut toujours être converti (ex: word pdf) du moment que contenu pas modifié
L’intégrité du contenu d’une facture est indépendante du format de la facture.
Le format d’une facture peut toujours être converti (ex: word pdf) du moment que contenu pas modifié
ED
Intérêt pour les grandes entreprises, notamment pour la gestion des stocks)
I: échange d’informations automaqitue de machine à machine à l’aide de messages standardisés