Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến hướng dẫn chương 1

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 2 : Đăng Nhập & Cấp Quyền

Chương 01
Giới Thiệu
Hoàn thành chương này, bạn sẽ hiểu và vận hành được các nội
dung sau:
 Khái niệm 03 lớp của 01 phần mềm quản lý nhân sự online.

 Từ kỹ thuật & khái niệm quản lý trong eTimeGold.

 Tự kiểm tra và nhận biết điều kiện cần khi sử dụng eTimeGold.

 Thông tin cấu hình máy tính.
 Điều kiện mạng.
 Trình duyệt web.

 Trang Tổng Quan của hệ thống eTimeGold.

 Mô hình điện toán đám mây & bảo mật dữ liệu.

| www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1


I. Khái niệm phần mềm và phần mềm quản lý
Phần mềm là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trình tự
xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một vấn đề tính toán nào đó.
Phần mềm mang lại cho con người sự tự động hóa nhằm tiết kiệm thời gian đồng thời sản xuất phần mềm cũng
mang tính cạnh tranh nhằm đưa nền công nghệ phát triển ngày một lớn mạnh hơn.
Có thể phân loại phần mềm theo phương thức hoạt động như là phần mềm hệ thống (Windows, Linux, ...), phần
mềm ứng dụng (office, ...), ...
Ngày nay, các phần mềm liên quan đến nguồn nhân lực là một trong những vấn đề nổi trội, được sự quan tâm
không chỉ của người sử dụng mà còn của các nhà đầu tư phát triển sản xuất phần mềm. Đây là một trong những
loại hình phần mềm ứng dụng đang được lựa chọn để hỗ trợ cho các doanh nghiệp giải quyết những vấn đề
vướng mắc hiện nay về nguồn nhân lực.
Tùy theo khả năng ứng dụng người ta có thể sử dụng 02 khái niệm “đóng gói” và “theo đơn đặt hàng” để mô tả
việc phân chia phạm vi ứng dụng của phần mềm liên quan đến nguồn nhân lực.
Phần mềm quản lý là phần mềm ứng dụng với nhiệm vụ tin học hóa các quy trình truyền thống, thủ công chứ
không chỉ đơn thuần là công việc lưu trữ hay xử lý thông tin.
Việc xây dựng một phần mềm quản lý tốt phụ thuộc nhiều vào 02 yếu tố:
Sự am hiểu chuyên môn quản lý của nhà sản xuất phần mềm.
Một công cụ đủ mạnh để người kỹ thuật có thể tự tin diễn đạt được ý đồ quản lý trên phần mềm.
Nguồn nhân lực là một vấn đề mang trọng số cao trong việc xây dựng và phát triển công ty. Công tác quản lý
nguồn nhân lực đòi hỏi chuyên môn, kỹ năng cao và tốn không ít chi phí. Vì vậy, phần mềm quản lý nguồn nhân
lực tự bản thân nó đòi hỏi rất nghiêm ngặt về chuyên môn quản lý, hiệu quả sử dụng và khả năng tin học hóa các
quy trình nhân sự trong công tác quản lý.
Nhân sự là vấn đề về con người và hầu hết quản lý con người cần sự uyển chuyển, linh động, không theo quy tắc
1+1=2. Nguyên tác quản lý không cứng nhắc, khuôn mẫu, tuy vậy vẫn phải luôn đảm bảo tính chính xác tuyệt
đối khi thực hiện tính toán số liệu liên quan đến việc quản lý con người.
Phần mềm quản lý nguồn nhân lực cũng cần phải đạt độ “động”, yếu tố “động” ở đây chúng tôi muốn nói đến đó
là đủ “mở” để nhà quản lý có thể tự định nghĩa, xây dựng các nguyên tắc quản lý của mình và đủ “đóng” để
người sử dụng có thể kiểm soát kết quả, đảm bảo yếu tố bảo mật số liệu.
Ngoài ra, yếu tố “dẻo” trong phần mềm quản lý nguồn nhân lực cũng không thể thiếu; “dẻo” để diễn tả sự linh
hoạt, thân thiện và độ đẹp của giao diện khi sử dụng. “Dẻo” để đạt được ý đồ tin học hóa quy trình quản lý trên
phần mềm sao cho giống như trình tự thực tế quản lý trên giấy tờ.
Cùng với tốc độ phát triển nhanh, rộng của công nghệ trên nền Internet và các thiết bị di động, xu hướng phần
mềm quản lý đang chuyển dần sang trực tuyến, phù hợp tiêu chí “bất cứ đâu”, “bất kỳ thời gian nào” đều có thể
sử dụng.



II. Vì sao cần có phần mềm quản lý nguồn nhân lực?
Nhân sự của Bạn có phải là yếu tố sống còn quyết định sự thành bại của Công ty không?
Bạn đang dành bao nhiêu thời gian cho việc giải quyết các vấn đề về nhân sự như Tuyển dụng-Đào tạo-Chấm
công-Tiền lương -Bảo hiểm- Đánh giá- Báo cáo- Tổng hợp?
Nếu Bạn đang sử dụng phần mềm Quản lý nhân sự thì chi phí công ty phải bỏ ra bao gồm phần cứng, phần mềm
và nhân lực để duy trì hoạt động này lớn đến mức nào?
Trả lời cho những băn khoăn nêu trên, Đa Năng cho ra đời sản phẩm phần mềm quản lý nguồn nhân lực trực
tuyến eTimeGold.
Chúng tôi luôn mong muốn hỗ trợ giải quyết mọi vấn đề về nhân sự từ đơn giản đến phức tạp nhất để Doanh
nghiệp có nhiều thời gian hơn tập trung vào hoạt động kinh doanh chính của mình.
Đã đến lúc bạn có thể tạm quên các báo cáo mang tính thủ công, đầy cảm tính với các phần mềm cài đặt rời rạc
trên các máy nội bộ. Hãy đến với website www.phanmemnhansu.dnd.vn cùng với bộ tài liệu này để khám phá và
cảm nhận hiệu quả mà eTimeGold sẽ mang đến.
Luôn luôn cải tiến kỹ thuật, lắng nghe phản hồi từ khách hàng và cân bằng hiệu quả sử dụng là các yếu tố để
eTimeGold phấn đấu đạt đủ các đặc điểm “động” và “dẻo” của một phần mềm quản lý nguồn nhân lực trực
tuyến cần có như đã bàn thảo ở trên.

III. Khái niệm 03 lớp của phần mềm quản lý Nhân sự trực
tuyến eTimeGold

03 lớp của phần mềm quản lý nguồn nhân lực eTimeGold bao gồm:
Storage (lưu trữ): có nhiệm vụ lưu thông tin nhập liệu của người dùng vào kho dữ liệu chung.
Calculator (tính toán): thực hiện tính toán để đưa ra kết quả căn cứ vào tập dữ liệu đã được input vào hệ
thống (người dùng nhập liệu, khởi tạo, số liệu từ thiết bị khác (như máy chấm công), kết quả từ quy trình trước
…) và các tham số tính toán (công thức lương, điều kiện chính sách, …).
Management (quản trị): có nhiệm vụ liên kết các khởi tạo quản lý và thông tin nhập liệu để hệ thống thực
thi theo lưu đồ quản lý quy định của công ty, thực hiện phân quyền sử dụng và phân cấp quản lý thông tin cũng
như bảo mật chứng từ theo cấp bậc.



IV. Từ kỹ thuật & khái niệm quản lý trong eTimeGold
A
Account: tài khoản người dùng đăng ký trên website http://phanmemnhansu.dnd.vn/ và được xác nhận qua
email.

C
Ca kíp: thời gian làm việc trong một ngày theo nội quy công ty.
Ca qua ngày: thời gian làm việc đêm (một ca làm việc bắt đầu từ ngày hiện tại vượt qua mốc 0h và kết thúc ca
làm việc vào ngày hôm sau).
Cây thư mục: dạng phân cấp để xây dựng chính sách quản lý trên eTimeGold.

Hình minh họa: : Cây thư mục User.

Hình minh họa: : Cây thư mục Chi nhánh/Phòng ban.

Chức danh: khái niệm để hệ thống phân cấp quản lý theo quy trình chứng từ.
Chức vụ: khái niệm để hệ thống quản lý cấp bậc của nhân viên.
Chứng từ và quy trình chứng từ: Chứng từ là các phiếu đăng ký của nhân viên, và quy trình chứng từ là sự
luân chuyển các chứng từ qua các cấp để có được sự chấp nhận hoặc bác bỏ các phiếu đăng ký.
Công thức lương: Tham số tính toán hỗ trợ người dùng tính số liệu tiền lương căn cứ vào nội quy chính sách
của công ty.
Công thức lương kế thừa: định nghĩa công thức lương 01 lần trong 01 kỳ lương để sử dụng chung cho các kỳ
tính lương khác mà không cần lặp lại việc khai báo công thức.
Công thức sưu tập: tham số tính toán hỗ trợ người dùng thống kê số liệu trong khoảng thời gian của nhiều kỳ
lương theo yêu cầu quản lý. Chẳng hạn như tính tổng thu nhập của nhân viên trong năm.
Cột (field, trường, ô): khái niệm để hệ thống dùng để quản lý thông tin dữ liệu riêng lẻ trong tập dữ liệu. Ví dụ:
cột [họ và tên] trên lưới danh sách nhân viên.
Một số ví dụ khác:
Cột [Mã AC]: Chứa dữ liệu mã trên máy chấm công
Cột [Mã Nhân Viên]: chứa dữ liệu mã của nhân viên trên phần mềm



D
Dữ liệu dạng cột: chỉ hiển thị trên màn hình dữ liệu của 01 đối tượng khi xem. Biểu tượng Record dùng để điều
khiển và chọn thông tin hiển thị trên màn hình.

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng cột của thông tin hồ sơ nhân viên có Mã AC=5.

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng cột của form khai báo thông tin User.

Dữ liệu dạng lưới (Lưới dữ liệu): hiển thị nhiều dòng thông tin của nhiều đối tượng trên 01 màn hình khi xem.
Biểu tượng trích lọc (filter) thường hiển thị kèm để hỗ trợ người dùng lọc dữ liệu khi xem.

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng lưới hiển thị danh sách nhân viên

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng lưới (có biểu tượng filter) hiển thị danh sách loại tăng ca.



Dữ liệu dạng tab (tab dữ liệu): hệ thống dùng để bố trí hiển thị đồng cấp của nhiều nhóm thông tin. Người
dùng click chọn tên tab để mở hiển thị thông tin của tab vừa chọn, tab được chọn sẽ hiển thị tên tab in đậm.

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng tab hiển thị thông tin hồ sơ nhân viên.

F
Flowfield (trường tham chiếu): dùng để hiển thị thông tin đi kèm tương ứng với thông tin người dùng đã
lookup chọn. Thông tin này chỉ có mục đích hiển thị, không được phép chỉnh sửa, xóa.

Hình minh họa: : Thông tin flowfield khi chọn nhân viên theo Mã AC (Họ & tên lót, Tên, Mã nhân viên, …).

K
Kế hoạch hiệu lực: thời gian hiệu lực cho một đăng ký, một khai báo có mốc hiệu lực ở tương lai.
Khoản khác: hệ thống dùng khái niệm này để quản lý các số liệu phát sinh ở mỗi kỳ lương. Ví dụ: bù lương
tháng trước.
Kỳ lương: khoảng thời gian quy định để tính lương cho nhân viên. Ví dụ: kỳ lương tạm ứng bắt đầu từ ngày 1
đến ngày 15 hàng tháng.
Ký tự đặc biệt: hệ thống quy ước ký tự đặc biệt là các ký tự như sau / : * ? " < > |. Khi khai báo mã hoặc ký
hiệu trên eTimeGold, người dùng không sử dụng các ký tự đặc biệt.

L
Log giờ: dữ liệu chấm công của nhân viên lấy từ máy chấm công hoặc từ file import (19/01/2012 6:33:37 AM).
Lookup: khái niệm chỉ định người dùng nhập dữ liệu bằng cách chọn thông tin từ một danh sách đã khai báo
trước đó.

Hình minh họa: : Lookup chọn nhân viên.



M
Mã AC: mã dùng để giao tiếp giữa hệ thống và thiết bị máy chấm công.
Mã tự động: mã văn bản trong các thủ tục hành chánh. Ví dụ: mã của mẫu đơn xin thôi việc, mã số hợp đồng
lao động. eTimeGold hỗ trợ giao diện để người dùng khởi tạo mã tăng tự động theo quy định công ty.

Hình minh họa: : Một dạng mã văn bản trên báo cáo.

Mục cơ bản: khái niệm để hệ thống quản lý số liệu phát sinh không theo quy luật và có hiệu lực tính lương từ
thời điểm phát sinh đến lúc có phát sinh mới.

N
Ngạch – bậc lương: khái niệm quản lý hệ thống thang bảng lương theo quy định của công ty.
Nhóm biến động: tập hợp các nhân viên hiệu lực trong nhóm theo kế hoạch thời gian chỉ định.
Nhóm nhân sự: tập hợp các nhân viên do người dùng chỉ định hoặc có những thuộc tính giống nhau, thuộc tính
này do người dùng khai báo điều kiện theo thông tin khai báo trong hồ sơ nhân viên. Ví dụ: nhóm nhân viên có
giới tính Nữ.

L
Loại Phép: khái niệm hệ thống dùng để phân loại lý do nghỉ vắng cho nhân viên. Ví dụ: phép năm , phép cưới,
phép việc riêng.

P
Phòng ban: khái niệm cơ cấu tổ chức trong công ty.
Phụ cấp thời gian: hệ thống dùng khái niệm này để quản lý khoảng thời gian làm đêm được tính thêm thời gian
theo quy định của nhà nước hoặc của công ty.

Q
Quyền dữ liệu: khái niệm này hệ thống dùng để quản lý và phân quyền thao tác trên dữ liệu. Ví dụ có toàn
quyền hoặc chỉ có quyền xem dữ liệu trên chức năng.
Quyền quản lý: hệ thống dùng khái niệm này để phân định cách thực thi trên chức năng trong một quy trình
chứng từ. Ví dụ có quyền soạn thảo, quyền xét duyệt trên chứng từ.
Quản lý lịch sử: tham chiếu kết quả các chứng từ đã được xét duyệt và có quyền hủy bỏ hiệu lực chứng từ.

R
Record: hệ thống dùng khái niệm record để nói đến công cụ chọn dữ liệu trên các giao diện dữ liệu dạng cột.
Hình minh họa:



T
Tăng ca: khoảng thời gian làm thêm giờ được tính trong phân hệ chấm công của eTimeGold.
Trích lọc trên lưới dữ liệu: công cụ hỗ trợ người dùng chọn lựa dòng dữ liệu theo mong muốn.

Hình minh họa: : Lọc dữ liệu trên lưới.

U
Unicode: ký tự tiếng việt hỗ trợ người dùng nhập dữ liệu có dấu. Ví dụ: “ca đêm”.

User: tài khoản được người dùng tạo ra từ tài khoản chính (Account) trong chức năng [Quản Lý Người Dùng]
trên eTimeGold.
Ủy quyền đối tượng: khái niệm để phân loại ủy quyền trong quy trình chứng từ của eTimeGold. Đối tượng
được ủy quyền sẽ thay thế người ủy quyền vận hành chứng từ theo lưu trình.
Ủy quyền tự động: khái niệm để phân loại ủy quyền trong quy trình chứng từ của eTimeGold. Chứng từ tự động
luân chuyển qua cấp đã chỉ định ủy quyền tự động mà không phụ thuộc vào thao tác của cấp này.

X
Xem lịch sử: xem thông tin luân chuyển theo lưu trình của một chứng từ.



V. Một số thao tác thường dùng khi sử dụng eTimeGold
Cách xem cây thư mục
1. Mở giao diện có quy định hiển thị theo dạng cây thư mục.
2. Biểu tượng mũi tên để nhận biết có thư mục con trong thư mục cha đang xem.

3. Click chọn mũi tên để hiển thị các thư mục con (cấp trực tiếp).

4. Khi phía trước thư mục không có biểu tượng mũi tên thì đó là cấp con thấp nhất trong cây thư mục.

Cách phân cấp cây thư mục
Thứ tự phân cấp cây thư mục được tính từ màn hình trái qua phải.



Hai thư mục ngang cấp khi vị trí của chúng ngang bằng nhau tính theo thứ tự phân cấp cây thư mục.

Cấp con trực tiếp là cấp liền kề dưới của một thư mục.

Một thư mục có thể có nhiều thư mục con.

Việc phân cấp cây thư mục được thực hiện bằng cách kéo, thả chuột.



Kết quả sau khi kéo thả như hình bên dưới.

Cách click chọn ngày tháng khi nhập dữ liệu
Việc click chọn ngày tháng thường thấy khi người dùng sử dụng chức năng đăng ký, xem hồ sơ, quản lý...
Ví dụ như “Ngày Xem Hồ Sơ” có trong chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên].

Thực hành chọn ngày 31/12/2010.
Bước 1: Click vào biểu tượng để mở ra form chọn ngày tháng năm. Mặc định eTimeGold sẽ hiển thị thời gian
theo ngày hệ thống.

Bước 2: Click chọn vào vùng hiển thị thời gian hiện tại, màn hình hiển thị form cho người dùng chọn thời gian.



Bước 3: Chọn năm 2010 bằng cách click vào nút [2010].

Bước 4: Chọn tháng 12 bằng cách click nút [Dec]. Click nút [OK] để hoàn tất chọn năm, tháng.

Bước 5: Chọn ngày 31.



GHI CHÚ:
Ngoài ra người dùng còn có thể sử dụng các nút (>, >>, <, <<) để chọn ngày tháng.

lùi 01 tháng so với thời gian đang hiển thị.

tới 01 tháng so với thời gian đang hiển thị.

lùi 01 năm so với thời gian đang hiển thị.

tới 01 năm so với thời gian đang hiển thị



Cách click chọn thời gian theo giờ
Việc click chọn thời gian theo giờ thường thấy trong các đơn đăng ký tăng ca, nghỉ vắng khoảng thời gian hoặc
ca kíp...
Ví dụ như trong chức năng [Ca Kíp Bước 1] để cài đặt một ca, người dùng bắt buộc phải khai báo thời gian vào
và ra của một ca.

Thực hành chọn giờ vào là 07:30.
Cách 1 : Gõ trực tiếp vào để cài đặt thời gian.

Để con trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên trong ô giờ vào và nhập vào “07:30”.
Cách 2: Lăn chuột chọn thời gian.
Việc lăn chuột chọn thời gian bao gồm 2 lần.
Lần 1: Lăn chuột chọn giờ, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô giờ và lăn chuột.

Lần 2: Lăn chuột chọn phút, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô phút và lăn chuột.

Cách 3: Dùng biểu tượng để chọn chọn thời gian.
Click chọn biểu tượng để chọn thời gian bao gồm 2 lần.
Lần 1: Click chọn giờ, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô giờ và click chuột.

Lần 2: Click chọn phút, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô phút và click chuột.



Cách click chọn thời gian theo giờ
Record là công cụ hỗ trợ người dùng chọn dữ liệu trong các form dạng cột.

Thông tin đang hiển thị trên màn hình.

Cách chọn trên chức năng record:

Chọn record liền sau so với record đang hiển thị .

Chọn record liền trước so với record đang hiển thị .

Chọn record đầu tiên của dữ liệu .

Chọn record cuối cùng của dữ liệu .

GHI CHÚ:
Nút Record chỉ có tác dụng khi không bị mờ.



VI. Điều kiện cần khi sử dụng eTimeGold
Phiên bản trình duyệt web
Tên trình duyệt Ghi chú

Internet Explorer. Phiên bản 7 trở lên.

Mozilla Firefox. Phiên bản 3.6 trở lên.

Google Chrome. Phiên bản 15 trở lên.

Safari. Phiên bản 5 trở lên.

Opera. Phiên bản 11 trở lên.



VII. Tổng Quan về eTimeGold
Đây là giao diện mà người quản lý có thể xem toàn bộ thông tin trong hệ thống.

Cách mở trang Tổng quan trong eTimeGold
1. Mở trình duyệt web.
2. Gõ địa chỉ truy cập http://www.phanmemnhansu.dnd.vn/
3. Mở chức năng [Tổng Quan].

GHI CHÚ:
Nếu chưa có chức năng [Tổng Quan] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng
nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.



Có 03 phân nhóm thông tin để người dùng theo dõi trên trang tổng quan
của hệ thống
Nhóm thông tin 1: Hoạt động & thuộc tính nhân viên
Gồm 15 thông tin hoạt động & thuộc tính của nhân viên trong hệ thống
Mỗi thông tin khi chọn lựa để xem được hệ thống hiển thị theo 2 dạng: biểu đồ phân tích và danh sách chi tiết.



Nhóm thông tin 2: Thông tin biến động nhân sự
Gồm 2 nhóm thông tin cho người quản lý chọn lựa để bao quát tình hình biến động nhân sự trong hệ thống.
Người quản lý có 3 lựa chọn thời gian thống kê: theo tháng trong năm, theo quý trong năm hoặc khoảng thời
gian từ ngày đến ngày.
Nhóm thông tin thống kê nhân sự: bao gồm thông tin tuyển mới, thôi việc và thay đổi công tác trong hệ thống.

Hiển thị danh sách chi tiết.



Nhóm thông tin biến động nhân sự: bao gồm thông tin chuyển đổi chức vụ, chức danh, nhóm nhân sự và nhóm
biến động nhân sự.

Nhóm thông tin 3: Thông tin sự kiện nhân sự
Người quản lý có cái nhìn tổng quát cũng như có được danh sách chi tiết về thông tin sinh nhật, khen thưởng, kỷ
luật trong hệ thống thuộc khoảng thời gian từ ngày đến ngày đang được chọn xem.

Hình minh họa: : Tổng hợp số lượng theo sự kiện nhân sự từ ngày 1 đến ngày 31 tháng 3 năm 2012

Click vào dấu > để mở danh sách chi tiết theo nhóm sự kiện.



VIII. Mô hình điện toán đám mây & Bảo mật dữ liệu
Những lợi ích khi sử dụng mô hình điện toán đám mây
Dữ liệu được cập nhật liên tục và hoàn toàn tự động.
Dữ liệu được bảo vệ và bảo mật sát sao trong từng thao tác.
Dữ liệu được sao lưu đúng nguyên bản, đồng nhất và dễ dàng truy xuất.
Nguồn dữ liệu có thể mở rộng và mã hóa bất cứ lúc nào.
Dữ liệu được lưu trữ ở trung tâm dữ liệu hoàn toàn an ninh và bảo mật.

Các công nghệ giúp bảo vệ dữ liệu
Mã hóa chuyên biệt và đồng bộ dữ liệu một cách an toàn trong suốt quá trình luân chuyển, lưu trữ và khôi phục
Thiết lập một bản sao lưu đối ứng, tùy vào dung lượng dữ liệu.
Tối ưu hóa băng thông.
Tuân thủ tối đa các tiêu chuẩn an toàn dữ liệu lưu trữ.
Tất cả dữ liệu đều được sao lưu song song, trên trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ và ở một máy chủ
khác.


Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến hướng dẫn chương 1

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến hướng dẫn chương 1

Similar to Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến hướng dẫn chương 1 (20)

More from El Pi

More from El Pi (16)

Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến hướng dẫn chương 1