Einfach & komplett - OS|ECM Best Practice Lösungen

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Ursachenforschung Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Agree or disagree? “ Only those projects that can demonstrate positive hard dollar returns THIS YEAR are being approved.” 69 % agree (AIIM; 2009)

Ursachenforschung Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen * “What are the top THREE reasons why your organization has NOT implemented Document management and scanning/capture technologies to date? “, ECM International Trends, AIIM 2009 „ Warum hat Ihre Organisation noch keine DMS-Technologie implementiert?“*

Roadmap Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen 1 2 3 Was sind Best Practice-Lösungen? Wobei helfen sie? Lösungen im Detail 4 Wie profitiert mein Unternehmen? 5 OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Was sind Best Practice-Lösungen? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Think big. Start small. Eine Softwarelösung – exakt auf eine Aufgabenstellung zugeschnitten Dienstleistungen, wie Installation, Basisadministration und Systemeinweisung Lösungsspezifischer Support und eine umfangreiche Dokumentation Kompletter, ausbaufähiger ECM-Motor

Wobei hilft Vertragsmanagement? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen „ Mussten wir nicht kündigen?“ Beispiel 1 Ein mittelständisches Unternehm-en stattet 30 Mitarbeiter mit PDA-Geräten/Mobiltelefonen aus und verfügt darüber hinaus über einen Pool von UMTS-Karten. Die monatlichen Kosten aus dem Rahmenvertrag belaufen sich auf ca. 4.000 EUR und damit auf 48.000 EUR /Jahr. Beispiel 2 Sollte auch „nur“ ein Wettbewerbs-angebot durch die verpasste Kündigung nicht in Anspruch genommen werden können, das 10 % günstiger ist, gehen fast 5.000 EUR verloren. Beispiel 3 Im Falle eines mehrjährig laufenden Mietvertrages für eine Bürofläche mit Jahresmiete von 120.000 EUR , die sich um 5 Jahre verlängert, kann dieser Fehler existenzbedrohend sein.

„ wartungsvertrag_xxx.docx “ Bei der Anlage eines Vertrages für den Kunden „Müller“ wird dieser Vertrag kopiert und „Meyer“ mit „Müller“ überschrieben. Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen ? Sie verwalten Verträge bislang im Filesystem unter wartungsvertrag_meyer_final_final_ geändert_neu.docx Risiken: Peinlichkeiten und fehlerhafte Inhalte! !

Wobei hilft Vertragsmanagement? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vorteil 1 Die Vereinfachung in Erstellung und Verwaltung und Nutzung von Verträgen leistet einen wichtigen Beitrag zur Senkung von Bearbeitungskosten. Vorteil 2 Ein verbessertes Risikomanage-ment ist laut Aberdeen der Top-Treiber für das Vertragsmanage-ment: Vertragsinhalte werden transparent, Termine können auto-matisiert beachtet und eingehalten werden und Vertragsmanagement wird Teil des Finanz-und Liquiditätsmanagements. Vorteil 3 Die strukturierte Abbildung von Vertragspartnern und der Aufbau von Vertragshistorien ermöglicht eine erhöhte Reaktionsschnellig-keit und Auskunftsfähigkeit sowie eine verbesserte Vorbereitung bei Vertragsverhandlungen.

Wobei hilft E-Mail-Management? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Sicherheit: E-Mails revisionssicher archivieren Produktivität: E-Mail-Server spürbar entlasten Intelligenz: Unternehmensweite Zusammenarbeit verbessern

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Im Detail: OS|"Contract" Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vertragsmanagement mit OS|"Contract" Vertragserstellung: Vorlagen, Workflow (Z. B. Freigabeprozesse), strukturierte Akten, Scannen inkl. Volltext-OCR

Im Detail: OS|"Contract" Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vertragsmanagement mit OS|"Contract" Verwaltung: Finden, Zugriff, zentrale Ablage, Indexierung, Volltext, Preview, Archivierung & Revisionssicherheit, Objektverwaltung, Vertragsbezüge, Versionsmanagement

Im Detail: OS|"Contract" Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vertragsmanagement mit OS|"Contract" Geschäftspartner- Verwaltung: Kontaktmanagement- Datenbank, Personen, Unternehmen, Kontakhistorien

Im Detail: OS|"Contract" Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vertragsmanagement mit OS|"Contract" Steuerung & Controlling: Fristen-Management, Auswertungen, Reports

Unterstützung in allen Phasen des Vertragslebenszyklus Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen

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Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Die OPTIMAL SYSTEMS Gruppe Firmengründung: 1991 Geschäftsform: GmbH Hauptsitz: Berlin Mitarbeiter: 250 Umsatz (2009): 21,8 Mio. Kunden: >1.100 Partner: > 40 Tochtergesellschaften: Berlin, Konstanz, Hannover, Bielefeld, München, Stuttgart Standorte europ. Partner: Österreich, Schweiz, Polen, Lettland, Ungarn Konstanz Hannover München Bielefeld Berlin Stuttgart

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