1. TAJUK
TUGASAN INDIVIDU ( PROTOKOL )
KURSUS :
PENGURUSAN KOKURIKULUM (KUMPULAN D)
KOD KURSUS :
CMP 2011
NAMA : NUR KAREENA AQILA BINTI MAHDZIR
NO MATRIK : D20121058364
SEMESTER : SEMESTER 1 2012/2013
NAMA PENSYARAH : EN. YUSRI BIN YASIN
TARIKH HANTAR : 5 DISEMBER 2012

2. 1.0 Definisi Protokol
Perkataan 'protokol' dikatakan berasal daripada Bahasa Yunani iaitu protokollen yang
menggabungkan dua kata dasar, protos dan koll. Protos bermaksud yang pertama manakala koll
membawa maksud pelekat. Pelekat yang "pertama" merujuk sehelai kertas yang ditampalkan
pada dokumen undang-undang untuk membuktikan kesahihannya.
Istilah protokol ini berubah-ubah dari segi penggunaannya. Pada suatu ketika, protokol
dimaksudkan sebagai surat cara atau surat rasmi yang asal, berkenaan keputusan perundingan
atau persetujuan dalam perjanjian. Kemudian protokol juga dirujuk pada bidang tatasusila
diplomatik.
Di Perancis, protokol adalah rumusan etiket atau tatasusila yang harus dipatuhi oleh ketua-ketua
negara dalam upacara tertentu, hubungan dengan duta-duta, ketua-ketua negara asing dan
sebagainya. Daripada Larouse Illustrated International Encyclopedia and Dictionary, protokol
dapatlah difahami sebagai suatu susunan keutamaan dalam pangkat dan status dan juga prosedur
yang betul dalam pertukaran diplomatik dan dalam upacara-upacara negara.
Suatu draf permulaan atau memorandum dokumen diplomatik seperti ketetapan yang telah
dipersetujui dalam rundingan untuk dimasukkan ke dalam suatu persetiaan formal dan
ditandatangani oleh perunding-perunding.
Dalam kehidupan rakyat di Malaysia, perkataan protokol mungkin baru tetapi amalan protokol
telahpun dipakai sejak dahulu lagi. Jika susunan keutamaan yang menjadi takrif utama, maka hal
ini sudah wujud. Bahasa istana atau bahasa diraja dan tertib menghadap raja dan pembesar
adalah etiket sosial yang telah sebati dengan budaya Melayu. Ringkasnya pada zaman kerajaan
Melayu tradisi, protokol ini lebi banyak dilihat sebagai adat istiadat dan pantang larang istana.

3. 2.0 Jenis-jenis majlis rasmi
Terdapat pelbagai jenis majlis rasmi yang terdiri antaranya majlis penuh istiadat iaitu istiadat
pertabalan, penganugerahan darjah kebesaran, menyampaikan surat tauliah dan mengangkat
sumpah oleh menteri, majlis rasmi dan formal iaitu majlis jamuan makan malam yang diberi oleh
Perdana Menteri untuk seseorang ketua Negara asing, majlis rasmi tetapi tidak formal iaitu
majlis yang tidak banyak mematuhi protokol seperti majlis jamuan teh sempena hari kebangsaan,
majlis tidak rasmi tetapi formal iaitu dianjurkan oleh pihak swasta yang memerlukan protokol
seperti perasmian sesebuah bangunan oleh Perdana Menteri atau Menteri dan yang terakhir
adalah majlis tidak rasmi dan tidak formal iaitu majlis-majlis seperti hari keluarga sesebuah
agensi kerajaan ataupun swasta.
3.0 Aspek-aspek Pengurusan Pelbagai Majlis Rasmi atau Formal
Seterusnya kita lihat pula dari sudut pengurusan sesuatu majlis rasmi atau majlis formal. Dalam
aspek ini, pengurusan jawatankuasa, tempat majlis, penyediaan senarai jemputan, aturcara
majlis, kesesuaian pakaian dalam majlis, penulisan dan pengedaran kad jemputan, pemilihan
menu, susunan keutamaan, panggilan hormat, susunan tempat duduk, pengacaraan majlis formal,
penyediaan aturcara pentadbiran, peranan penyambut tetamu serta raptai perlu dititikberatkan
supaya sesuatu majlis yang telah diatur dapat berjalan dengan lancer serta jayanya.
Dalam pelaksanaan sesuatu majlis, peranan jawatankuasa adalah sangat penting.
Jawatankuasa disini adalah bukan bermaksud jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu
majlis atau adhoc tetapi ahli jawatankuasan (AJK) yang telah dilantik serta mempunyai tugasan
masing-masing dalam majlis tersebut.
Berikutnya kita pergi pula kepada tempat majlis, penentuan tempat majlis adalah perlu
dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran
perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambil kira adalah seperti diketahui umum
dan senang untuk dituju, mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi, mempunyai ruang
legar yang luas, mempunyai kemudahan asas yang mencukupi dan sesuai dengan jenis majlis
yang hendak diadakan. Ada majlis yang dibuat di dalam dewan dan ada juga majlis yang di buat
di dewan terbuka. Penggunaan protocol adalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat
majlis itu diadakan.

4. Bagi aspek penyediaan senarai jemputan pula, bagi setiap majlis hendaklah disediakan
dalam lima bentuk antaranya ringkasan senarai iaitu senarai yang melibatkan kategori dan
bilangan tetamu yang bertujuan untuk mengetahui kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan
peringkat tetamu, senarai nama yang menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut kategori dan
senarai nama ini akan melibatkan nama penuh dengan gelaran dan darjah kebesaran yang
disandang, nama isteri (jika diketahui), jawatan atau pangkat, alamat pejabat lengkap dengan
poskod, nombor telefon pejabat, alamat rumah lengkap dengan poskod, nombor telefon rumah,
nama setiausaha sulit dan nombor telefon jika ada, senarai mengikut keutamaan iaitu senarai
tetamu disusun mengikut pangkat mengikut panduan daripada Susunan Keutamaan Persekutuan
atau negeri, senarai jawapan kehadiran iaitu senarai kehadiran dan ketidakhadiran sebaik sahaja
menerima jawapan hadir atau tidak hadir dan yang terakhir senarai hadir iaitu sebarai yang
terakhir dan mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir sahaja ke majlis tersebut.
Seterusnya kita pergi kepada aspek aturcara majlis. Aturcara majlis ialah urutan cara
dalam sesuatu majlis dari mula hingga ke akhir. Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada
sebelah malam hendaklah dimulakan selepas jam 8 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya
pada jam 11.30 malam. Manakala jika majlis diadakan pada siang hari pada hari Jumaat
hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahhari dan jika dimulakan pada sebelah petang
hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang. Cara membuat aturcara majlis dengan
menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya.
Bagi aspek pengurusan penulisan dan pengedaran kad jemputan pula kad jemputan
hendaklah mengikut butir-butir berikut iaitu nama majlis, penganjur atau yang menjemput, logo
agensi, tempat majlis, ruang nama jemputan, tarikh majlis diadakan, masa majlis bermula dan
masa majlis berakhir , masa ketibaan tetamu, panduan pakaian, nama dan nombor telefon
rujukan, aturcara majlis, kad jawapan serta plan lokasi. Nama tetamu pada kad jemputan
hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum
majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklah
dihantar dengan tangan.
Beredar pula kepada aspek pemilihan menu. Terdapat tiga kategori pemilihan menu iaitu
jamuan ringan di dalam sesuatu majlis. Jamuan ringan di dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang
diadakn di pertengahan majlis ataupun di penghujung majlis. Menu bagi jamuan ini tidak perlu

5. berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada buffet berdiri, buffet duduk
atau duduk. Selain daripada itu adalah majlis jamuan khas ringan yang diadakan secara duduk
dan dengan itu boleh disediakan menu yang lebih berat dan jenis buffet. Walaubagaimanapun
kombinasi kuih muih hendaklah mengikut prinsip ; manis-pedas, berbnungkus-terbuka, warna-
warni, keras-lembut dan sebagainya. Pemilihan menu yang terakhir adalah menu bagi majlis
jamuan makan. Bagi jamuan makan terbahagi kepada dua iaitu menu biasa dan menu barat.
Makanan Cina tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara menghidangnya sukar
mengikut amalan protokol di Malaysia.
Bagi susunan tempat duduk pula, dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk
mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri maka satu
persetujuan hendaklah dicapai antara protokol persekutuan dan protokol negeri mengikut
prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universiti
dan jamuan makan tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah dihadkan. Penentuan
susunan tempat duduk adalah seperti berikut bentuk-bentuk susunan tempat duduk, susunan
keutamaan , dif-dif paling hampir sekali dengan tetamu khas ialah dif terkanan. Kekananan
bermula dari kanan tetamu khas, susunan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah mengikut
kekananan, pentas utama, majlis jamuan rasmi, jumlah ganjil atau genap dan sebagainya.
Beralih pula kepada aspek terpenting dalam majlis dan sering dianggap serius iaitu
pengacaraan majlis formal. Pengacara hendaklah terdiri daripada mereka yang berkebolehan
dalam bidang ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama ialah
memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis. Setiap
pengumuman pula mengandungi butir-butir seperti masa, cue dan teks pengumuman.
Berikutnya adalah mengenai aturcara pentadbiran, aturcara pentadbiran adalah
merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan sebagai panduan utnuk
pegawai yang mengendalikan majlis tersebut, sebagai panduan kepada semua pegawai dan
pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut, untuk menentukan majlis tersebut, untuk menentukan
majlis berkenaan berjalan licin dan mengikut lunas-lunas protocol yang diterima, untuk
mengawal masa, untuk menjadi panduan masa akan datang sebagai rekod.

6. Kebanyakkan majlis yang kita hadiri mempunyai penyambut tetamu. Peranan penyambut
tetamu adalah mengetahui mengenai maklumat majlis, aturcara keraian yang berkenaan, susunan
tempat duduk, kawasan yang diuntukkan, tempat-tempat penting, senarai tetamu yang dijemput,
senarai tetamu khas, pakaian penyambut, cara menyambut, mengenali tetamu, ketibaan
penyambut, pertanyaan dan teguran, kesulitan serta mudah senyum.
Aspek yang terakhir pula adalah raptai. Raptai adalah penting bagi sesuatu majlis dan
hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai adalah supaya mereka yang
terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya, untuk menentukan urutan majlis, untuk
menentukan jangka masa yang tepat, untuk memperbaiki kelemahan yang ada, untuk
penyelarasan acara, untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.
4.0 Kesimpulan
Sebagai kesimpulan yang boleh dirumuskan berdasarkan aspek-aspek pengurusan yang telah
diterangkan, andainya sesuatu aspek pengurusan tertinggal maka akan terdapatnya sedikit
masalah dalam majlis tersebut. Ini boleh mendatangkan tanggapan yang negatif terhadap
penganjur program tersebut. Daripada itu, jawatankuasa yang dibentuk hendaklah
bertanggungjawab dengan amanah yang telah diberikan kepada mereka.
5.0 Rujukan
http://protokolum.blogspot.com/2009/02/definisi-protokol.html
http://protokoldanetikasosial.blogspot.com/2009/10/protokol-dan-etika-sosial.html
http://www.scribd.com/doc/4853975/Protokol-dan-Etiket-Majlis-Rasmi
http://www.istananegara.gov.my/istananegara2/index.php/protokol-diraja.html
http://www.melaka.gov.my/bm/sektor-khidmat-pengurusan/bahagian-khidmat-pengurusan/unit-
pengurusan-majlis-a-protokol.html