Ab dem 1. Februar 2014 gilt flächendeckend im Zahlungsverkehr SEPA. Ein neuer Rechtsrahmen und neue Vorgaben für die Abwicklung haben mehr oder weniger große Auswirkungen auf Firmen. Gerade diejenigen, die viele ältere Kunden haben oder viel mit Lastschriften arbeiten, müssen mit erheblichen Risiken und Mehraufwand rechnen.

1. Die Einführung von SEPA
Grundlagen, Konsequenzen und Handlungsempfehlungen für Unternehmen
Strategische Konsequenzen der SEPA-Einführung
für kleine und mittlere Unternehmen
Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben wird keine Gewähr übernommen.
1

2. Ablauf
• Vorstellung Quadrantus
• Was ist SEPA?
• Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr?
• Welche Chancen und Risiken gibt es?
• Praktische Beispiele
• Weiterführende Informationen und Angebote
2

3. Porträt QUADRANTUS
QUADRANTUS – die Stiftungs- und Unternehmensberatung
QUADRANTUS bietet strategische Stiftungs- und Unternehmens-
beratung mit einem interdisziplinären Ansatz und einer werte-
orientierten Arbeit.
Wir sind darauf spezialisiert, komplexe Themen und Sachverhalte
in schwierigem Umfeld zu analysieren, strategisch einzuordnen
und erfolgreich umzusetzen. QUADRANTUS steht dabei für
kreative und neue Wege – kurz: für Expansion, Wachstum und
Erfolg.
PhDr. Martina Daubenthaler
Dipl. Kauffrau
Jörg Günther
Marketingexperte / Kommunikationswirt

4. Dienstleistungen für Expansion, Wachstum und Erfolg
Unternehmens-
beratung
Stiftungs-
beratung
Umsetzungs-
begleitung /
Management-
Services
Quadrantus
Stiftungs-
management
Es gibt viele Beraterinnen und Berater, die gute
Konzepte entwickeln und dann wieder gehen.
QUADRANTUS hat stets die Umsetzung im
Blick. Daher gehört eine Umsetzungsbetreuung
für uns verständlich mit dazu.
Wir lieben es, eine strategische Planung mit
unseren Kunden gemeinsam Schritt für Schritt
wirtschaftlich erfolgreich umzusetzen.
Die Umsetzung im Blick

5. Verschlafen wir SEPA?
5
• 76% der mittelständischen Unternehmen hat sich noch nicht mit SEPA befasst
oder Umsetzungsmaßnahmen getroffen
• weniger als 10 Prozent der Unternehmen hat bereits vollständig umgesetzt
• 3 % der ca. 18 Mrd. Zahlungsvorgänge in Deutschland sind auf SEPA umgestellt

6. Ablauf
• Vorstellung Quadrantus
• Was ist SEPA?
• Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret?
• Welche Chancen und Risiken gibt es?
• Praktische Beispiele
• Weiterführende Informationen und Angebote
6

7. Was ist SEPA?
Einheitlicher Zahlungsraum in Europa
Quelle: wikipedia
SEPA: Single Euro Payments Area
• einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum
• keine Unterscheidungen wie Inlandsüberweisung und Euro-Überweisung
alle Zahlungen werden wie inländische Zahlungen behandelt
• neuer, gemeinsamer Standard für Zahlungsverkehrssysteme
 Verpflichtende Einführung bis spätestens zum
1. Februar 2014
7

8. Was ist SEPA?
Einheitlicher Zahlungsraum in Europa
Quelle: BITKOM
(Euro-Länder blau hinterlegt)
Ziele:
• Ablösung nationaler Zahlungsverkehrs-Systeme
• Schaffung eines einheitlichen Rechtsrahmens
• Standardisierung des Zahlungsverkehrs
8

9. Wen betrifft SEPA?
Rechtliche, organisatorische und technische Anpassungen und Veränderungen in allen
entsprechenden Ländern
Jeder, der einen Zahlungsverkehr initiiert:
• jedes Unternehmen – unabhängig von Größe, Branche und Umsatz
• Kommunen, Länder, Bund
• Sozialversicherungsträger, Finanzamt
• Banken
• gemeinnützige Vereine
• Stiftungen
… und letztlich jede Privatperson
Verpflichtende Einführung bis spätestens zum 1. Februar 2014
9

10. Wie läuft die Einführung ab?
9. Juli 2012 Inkrafttreten der Übergangsfrist für die Einführung von SEPA
Änderung der AGBs der Banken in Kraft getreten
1. Februar 2014 Verbindlicher Endtermin für die flächendeckende Einführung
– eine vorzeitige Einführung ist aber möglich
1. Februar 2016 Ende der Übergangsfrist für die Annahme von „alten“
Überweisungsträgern
Die Auswirkungen auf das eigene Geschäftsmodell, auf die eigenen Prozesse und
die eigenen Kunden sind erst auf den zweiten Blick erkennbar.
10

11. Der veränderte Blick auf SEPA
Rechtliche & organisa-
torische Änderungen
• Bankleitzahl
• Kontonummer
• Überweisungen
• Kartenzahlungen
• Lastschriften
SEPA aus Bankensicht aus Firmensicht aus Kundensicht
Strategische & organi-
satorische Änderungen
• Gehaltszahlungen
• Veränderte Prozesse
• Anpassung Datenbank
• Adressbereinigung
• Neuproduktion Medien
• Änderung Bankdaten
• Kundeninformation
• Liquiditätsplanung
• Investitionsplanung
• Jahresabschluss
Operative Änderungen
• Neue Vordrucke
• Neue Abläufe
• Lange IBAN-Nummer
• Sonderkündigungsrecht
• Lastschriften
• neue Erklärung
• lange Widerrufsfrist

12. Ablauf
• Vorstellung Quadrantus
• Was ist SEPA?
• Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret?
• Welche Chancen und Risiken gibt es?
• Praktische Beispiele
• Weiterführende Informationen und Angebote
12

13. Was verändert sich durch SEPA?
Nationale Zahlungsverkehrssysteme werden abgelöst – und damit verändert sich
der gesamte Zahlungsverkehr!
Die Auswirkungen sind für jedes Unternehmen unterschiedlich groß –
mal mehr, mal weniger.
vorher nachher
Bankleitzahl 8-/ 11-stelliger BIC
Kontonummer 16- bis 34-stellige IBAN
Überweisungen • Neue Formulare
• Anpassung des Rechtsrahmens
Lastschriften • Neue Formulare
• Anpassung des Rechtsrahmens
• neue Lastschriftermächtigung
Kartenzahlungen • Anpassung des Rechtsrahmens
13

14. Was verändert sich durch SEPA?
Nationale Zahlungsverkehrssysteme werden abgelöst
Aufbau der IBAN (International Bank Account Number)
16-34 alphanumerischen Zeichen:
BBpp bbbb bbbb kkkk kkkk kk
BB 2-stelliger Ländercode (nur Alphazeichen)
pp 2-stellige Prüfsumme (nur Ziffern)
bb... max. 30-stellige Kontoidentifikation (alphanumerisch) – setzt sich aus bisheriger
BLZ und Kontonummer zusammen
14

15. Was verändert sich durch SEPA?
Nationale Zahlungsverkehrssysteme werden abgelöst
Aufbau des BIC-Code (Bank Identifier Code)
Länge von 8 oder 11 alphanumerischen Zeichen:
BBBBCCLLbbb
BBBB 4-stelliger Bankcode, frei wählbar (nur Alphazeichen)
CC 2-stelliger Ländercode (nur Alphazeichen)
LL 2-stellige Codierung des Ortes (alphanumerische Zeichen)
bbb 3-stellige Kennzeichnung der Filiale oder Abteilung (optional)
15

16. Beispiel:
Kontonummer 202
BLZ: 660 205 00 (Caritas International)
Wegfall der Fiktiven- bzw. Pseudokontonummer
Was verändert sich durch SEPA?
16

17. Was verändert sich bei den Überweisungen?
17

18. Was verändert sich bei den Überweisungen?
1. Februar 2016 Ende der Übergangsfrist für die Annahme von „alten“
Überweisungsträgern
18

19. Was verändert sich bei den Kartenzahlungen?
Ziele von SEPA bezüglich Kartenzahlung
• nationale Ausrichtung der Kartensysteme aufgeben
• Verwendung der Karte im gesamten Euro-Zahlungsverkehrsraum wie im Heimatland
 Alle Zahlungskarten seit 2010 mit Chip versehen
 Die Händlerterminals sind umgerüstet
Zahlvorgänge mit Karte sollen europaweit einfacher werden
19

20. Was verändert sich bei den Lastschriften?
Das bisherige Lastschriftverfahren
• sehr einfaches Verfahren
• schriftliches Einverständnis – online / offline – durch Lastschriftgeber
• Betrag, Zweck und Kontodaten waren relevant
• Termin des Einzugs ist flexibel
• Widerspruch von 8 Wochen
20

21. Was verändert sich bei den Lastschriften?
Lastschriften werden komplizierter
• Einzug zu einem verbindlichen Stichtag verpflichtend
• zusätzliche Daten müssen übermittelt werden
• die Angabe eines Namens ist nur noch optional
• es wird eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Credit Identifier Code) benötigt
• es muss eine eindeutige Mandatsreferenznummer angegeben werden
• Die Einzugsermächtigungen müssen physikalisch unterschrieben vorliegen.
• hohe Anfälligkeit für Formalfehler (unautorisierte Zahlung)
• Widerspruch von 8 Wochen bleibt bestehen
• Der Betrag kann bei einer unautorisierten Zahlung bis zu 13 Monate im Nachhinein
vom Zahlungspflichtigen zurückgefordert werden
• SEPA wirkt sich u.U. auch auf die Überziehungs- / Kontokorrentlinien aus.
21

22. Was verändert sich bei den Lastschriften?
Die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale zur heutigen Lastschrift
• Mandat ermächtigt den Einreicher zum Einzug und weist das Institut zur
Lastschrifteinlösung an (Doppel-Mandat)
• neu: Nicht nur das Mandat, sondern auch mandatsbezogene Daten werden in jedem
Datensatz mitgegeben
• Lastschrift muss so weitergeleitet werden, dass sie
• spätestens 5 Tage bei Erstlastschriften
• zwei Tage bei Folgelastschriften
vor Fälligkeit vorliegt
22

23. Was verändert sich bei den Lastschriften?
Fristen
verbindlich
23

24. Was verändert sich bei den Lastschriften?
Einzugsermächtigungen
Alle Einzugsermächtigungen gelten für Lastschrifteinzüge unbegrenzt weiter, sofern sie
• vor dem 1. Februar 2014 / der Umstellung auf SEPA erteilt wurden,
• sie physikalisch, also handschriftlich auf Papier vorliegt,
• die Lastschriftgeber über die Umstellung schriftlich informiert wurden,
• und der letzte Einzug nicht länger als 36 Monate her ist.
Es bedarf einer schriftlichen Information aller Lastschriftgeber mit Angabe der
Detailregelungen wie Einzugstermin u.ä. (Pre-Notification).
Mit der Einführung von SEPA müssen neue Vordrucke für die Einzugsermächtigungen
eingesetzt werden.
24

25. Was verändert sich bei den Lastschriften?
Weiße Lastschriften
Da Einzugsermächtigungen handschriftlich unterschrieben werden müssen, ist
nach jetzigem Stand beim Onlinekauf ein Bankeinzug nicht mehr zulässig.
25

26. Mögliche Fallen (unautorisierte Zahlung)
• Es liegt keine handschriftliche Einzugsermächtigung vor.
• Bei dem erstmaligen Einzug nach SEPA wurden die Kunden nicht schriftlich informiert.
• Es gibt eine fehlerhafte Pre-Notiification.
• Der Fälligkeitstermin wurde nicht beachtet.
• Die Gläubiger-Identifikationsnummer wurde nicht oder falsch angegeben.
• Die Mandatsreferenznummer ist immer gleich (Fehler mit Folgen).
26

27. Mögliche Rückforderungen von Lastschriften
Zahlungen werden zurückgefordert, weil:
• Betreuer eingesetzt wurden und das Vermögen schützen wollen
• Erben, die zusätzliche Barmittel wünschen
• Insolvenzverwalter von Unternehmen, die die liquiden Mittel erhöhen wollen
• Unzufriedenheit von Kunden
• Kündigungstermin verpasst
Das genaue Verfahren für die Abwicklung unautorisierter Zahlungen ist
derzeit noch nicht einheitlich und verbindlich geregelt.
27

28. Kombimandat
Seit dem 9. Juli 2012 empfehlen Banken,
bis zur internen Einführung von SEPA die
Einzugsermächtigung nach dem bisherigen
und nach dem neuen SEPA-System
vorzunehmen – das sogenannte
Kombimandat.
Dies bedeutet für die Kunden doppelten
Aufwand.
Der Einsatz von Kombimandaten ist nicht
zwingend notwendig.
28

29. Ablauf
• Vorstellung Quadrantus
• Was ist SEPA?
• Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret?
• Welche Chancen und Risiken gibt es?
• Praktische Beispiele
• Weiterführende Informationen und Angebote
29

30. Chancen und Vorteile von SEPA
Die Einführung von SEPA hat für Unternehmen verschiedene Vorteile:
• einheitlicher Zahlungsverkehr im SEPA-Raum
• garantierte Ausführungszeit bis zur Kontogutschrift von max. einem
Bankarbeitstag
• interne Konzentration der Zahlungsverkehrsabwicklung
• Straffung von Bankverbindungen
• Besseres Liquiditätsmanagement, u.a. durch bessere Planbarkeit aufgrund von
Fristen
• ein Format für alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen
• Zahlungsvorgänge und internes Rechnungswesen können besser verbunden
werden
• Übersichtliches europäisches Produktangebot der Banken
30

31. Risiken und Nachteile von SEPA
• zahlreiche Neuerungen – intern und bei Kunden
• bestehende Geschäftsmodelle und -prozesse funktionieren nicht mehr
• zum Teil erheblicher Anpassungsaufwand
• große Unkenntnis in der Bevölkerung
• größere Fehleranfälligkeit von Lastschriften
• mehr Dokumentations- und Verwaltungsaufwand
• keine „Pauschalmandate“ mehr
• keine weißen Lastschriften
• verbindliche Fristen
• Einige Kunden werden die Umstellung nutzen, um zu kündigen.
Nachteile
31

32. Welche Fragen sollte man sich stellen?
Die Gretchenfragen
• Welche Auswirkungen hat SEPA auf mein Geschäfts-
modell?
• Ist das Geschäftsmodell fit für SEPA?
• Sind die eigenen Prozesse, die Hard- und Software, die
Kommunikation, die Mitarbeiter fit für SEPA?
• Wo sind die Problemherde?
• Wie wirkt sich das auf meine Kundenbeziehungen aus?
• Wie vermeidet man die Rechtsunsicherheit durch
Formfehler?
• Verträgt die Firma höhere Rückforderungen?
• Ist die Liquidität möglicherweise gefährdet?
32

33. gering groß
• Einnahmen per Rechnungen
• Einnahmen durch Kredit- / EC-
Kartenzahlung
• Buchhaltung durch Steuerberater
• wenige Kunden
• moderne, gepflegte Datenbank
• klare Strategie und Prozesse
• viele Lastschriften
• Zahlungen durch Blanko-
Überweisungsträger
• großer Kundenstamm
• angelernte Buchhaltung
• ältere Kunden
• unklare Strategie und Prozesse
Risiko
Das SEPA-Risiko
33

34. Wer ist besonders betroffen?
o Energieversorger
o Versicherungen
o Telekommunikationsunternehmen
o versch. Dienstleistungsbetriebe
o Großhandel / Im- & Export
o Verlage
o Schulen / Schulträger
o Kindertagesstätten / Kita-Träger
o Fort- und Weiterbildungsinstitute
o Landwirtschaftliche Betriebe mit Außer-Haus-Lieferung
Einnahmen hauptsächlich über Lastschriften
o Steuerberater
o Wirtschaftsprüfer
o Software- und IT-Dienstleister
34

35. Ablauf
• Vorstellung Quadrantus
• Was ist SEPA?
• Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret?
• Welche Chancen und Risiken gibt es?
• Praktische Beispiele
• Weiterführende Informationen und Angebote
35

36. Beispiel: Dienstleister
• Überwiegend regional tätig
• ausschließlich B2B-Kunden
• Zahlung nur per Überweisung nach Rechnung
Sehr geringer Aufwand bei der Umstellung
36

37. Beispiel: Onlineshop
• Online-Händler
• 90 % Privatkunden
• Produkte zwischen 10 und 500 Euro
Aufwand muss geprüft werden,
ggf. weitere Zahlungsmethoden
anbieten
37

38. Beispiel: Großhändler mit vielen Lastschriften
• Großhändler mit mehreren Tausend Kunden
• Lieferung in 12 Länder in Europa
• Wiederverkäufer - gewerblich
• Bestellung und Lieferung
• Abrechnung 1x im Monat per Lastschrift mit wechselnden Beträgen
Erhebliches Risiko, großer Aufwand
38

39. Beispiel: Verein
• Mitgliedsbeiträge werden ausschließlich über Lastschrift eingezogen
• Spenden teilweise per Lastschrift
• angelernte 400 Euro-Kraft in der Buchhaltung
• geringe Aktualität und Qualität der Datenbank
Erhebliches Risiko, großer Aufwand
39

40. Ablauf
• Vorstellung Quadrantus
• Was ist SEPA?
• Was verändert sich durch SEPA im Zahlungsverkehr konkret?
• Welche Chancen und Risiken gibt es?
• Praktische Beispiele
• Weiterführende Informationen und Angebote
40

41. Notwendige Handlungsempfehlungen
• Information & Aufklärung
• SEPA-Test
• Analyse & Check von Strategie, IT und Buchhaltung
• Strategische Überprüfung
• Entwicklung und Implementierung alternativer Umsetzungswege
• Beratung zur Überprüfung und Optimierung der Abläufe und Prozesse
• Planung und Realisierung einer mehrstufigen Informations- und Kommunikationskampagne,
insbesondere bei Kunden im B2C-Bereich und älteren Kunden
Unternehmen
41

42. Was haben Sie zu tun?
Für alle Unternehmen gilt:
 Stammdatenpflege
 Beschaffung der IBAN-Nummern für die eigenen Überweisungen
 Gehaltszahlungen
 Mieten
 Telekommunikation
 Versicherungen
 …
 bei der Rechnungsstellung – Angabe der IBAN / BIC-Nummer
 Überprüfen und Dokumentieren der selbst erteilten Lastschriftgenehmigungen
 Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer (wenn Lastschrift)
 Entwickeln einer eigenen Systematik für Mandatsreferenznummern
 ggf. Anpassung der eigenen AGBs
42

43. Wer unterstützt Sie?
• operativ Ihre Bank
• operativ Ihr Steuerberater
• strategisch Quadrantus
www.sepa-test.de
43

44. Informieren Analysieren Umsetzen
Website
Fachartikel
Vorträge
Kurzberatung
Individueller Bericht
Strategieberatung
Umsetzung IT
Umsetzung Prozesse
Umsetzung Kommunikation
Umsetzung Finanzen
weiß kostenfrei
rot kostenpflichtig
blau kostenpflichtig, Förderung ggf. möglich
Was können und sollten Sie tun?
SEPA-Test & Daten
SEPA-Test
Die verschiedenen Beratungsangebote
können bezuschusst werden – mit 25-50%.
44

45. QUADRANTUS
Martina Daubenthaler
Jörg Günther
Uhlandstraße 1
64646 Heppenheim
Telefon 06252-124746
E-Mail denkanstoss@quadrantus.de
Internet www.quadrantus.de
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
45