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  1. 1. Código del Documento P-CB-02 PROCESO DE COBRANZA Revisión: 01 Fecha de Elaboración: Mayo 2012INDICEÍndice....................................................................................................................................... 1 Objetivo...................................................................................................................... 1 Relación...................................................................................................................... 1Diagrama de Flujo. ….............................................................................................................. 2Descripción de las actividades................................................................................................. 5Objetivo Realizar de manera efectiva el cobro de cuotas por préstamos cedidos a clientes a fin de captar oportunamente efectivo y tener liquidez.Relación Aplica a Auxiliar de Caja, Oficial Contable, Oficial de Cobranza, Oficial de Negocios y Comité de Crédito. Página 1 de 10
  2. 2. Código del Documento P-CB-02 PROCESO DE COBRANZA Revisión: 01 Fecha de Elaboración: Mayo 2012Diagrama de Flujo1.0 Aplicación de Pago de Créditos Auxiliar de Caja Oficial Contable Coloca en el Recibe de Auxiliar Inicio escritorio copia de de Caja y de “Recibo de Instituciones Depósito” para Bancarias, para Recibe del cliente posteriormente aplicar valores y efectivo o cheque, realizar el cierre registros tarjeta de de caja. contables, la identidad o carnet documentación para la aplicación Realiza depósito siguiente: del pago de bancario del -De agencias: préstamos. efectivo y cierre diario y cheques. comprobante de Ingresa al sistema los pagos. al “Módulo de Nota: Se entrega -De Bancos: lote Cobranzas, el efectivo o de pago de mediante número cheque al préstamos. de préstamo o empleado del número de banco a través del Nota: Los lotes de identidad para servicio de préstamos de los registrar el pago. empresa bancos se reciben recolectora de por correo efectivo. electrónico, cintas Cuenta el dinero a o el proceso registrar según puede ser en línea denominación. Ordena impresión en conexión de Reporte “Cierre directa con el de Caja” banco. Aplica en el sistema el valor a la cuota y al Compara reporte Ingresa al sistema préstamo. “Cierre de Caja” al modulo contra contable para Nota: El sistema movimientos registrar registra el conteo diarios. contablemente el del efectivo según pago de los la denominación préstamos para efectos de correspondiente a Realiza cierre de cierre de caja y bancos. caja diario. control interno. Confirma registros Ordena impresión Entrega al Oficial y asientos de “Recibo de Contable Reporte contables para el Pago” (O/1), con “Cierre de Caja” y cierre general los datos movimientos diario. siguientes: diarios para los registros Ordena impresión -Número de contables. de “Partida préstamo o Contable” y número de “Reporte expediente. Movimientos del -Lugar y Fecha. Día” (O) y firma. -Número de cuota. -Saldo Actual. -Valor del capital. Adjunta a folder -Valor de la cuota. los documentos -Intereses del siguientes: período. -Intereses -“Partida moratorios. Contable”. -Firma del cliente. -“Reporte Movimientos del Día”. Obtiene firma del -Cierres diarios y cliente en “Recibo comprobantes de de Pago” (O/1). los pagos. Refrenda “Recibo Archiva folder en de Pago” con sello archivo del área. de caja y firma. Entrega al cliente los documentos Fin siguientes: Copia de recibo de Pago. Tarjeta de identidad del cliente o carnet. Página 2 de 10
  3. 3. Código del Documento P-CB-02 PROCESO DE COBRANZA Revisión: 01 Fecha de Elaboración: Mayo 20122.0 Gestión de Cobros Oficial de Cobranzas Oficial de Negocios Recibe del Oficial Completa en hoja Inicio Verifica en lista el de Cobranzas, de visita la Nombre del para completar negociación Cliente y Dirección gestión de cuotas realizada con el Ingresa de Cobro, contra vencidas, los Cliente. diariamente al datos del sistema, documentos sistema al para descartar si siguientes: Nota: Toda “Módulo de él cliente ha gestión de cobro, Cobranzas” y realizado el pago -“Primer Aviso de se grabará en el ordena impresión de la cuota. Cobro” (O/1) sistema y se de Reporte de -“Segundo Aviso completará “Hoja Pagos a Vencer” de Cobro” (O/2) de Visita” con cinco días de anticipación. ¿El Cliente realizó el pago de la Si Completa 1 Elabora cuota? manualmente expediente de Se comunica vía “Acuse de Recibo” teléfono, celular, No cobranzas con con los datos documentos de la mensajitos y siguientes: correo electrónico gestión de cobro y Ordena impresión -Nombre del el Historial de con el Cliente para de “Primer Aviso Cliente recordar el pago cobro. de Cobro” (O/1) o -Dirección de la cuota por “Segundo Aviso -Estampa sello vencer. de Cobro” (O/2) con dirección de la Fin 1 Microfinanciera. Nota: El pago podrá realizarse Entrega al Oficial Nota: El Acuse de en caja y bancos de Negocios, para Recibo servirá autorizados. completar gestión para medir el de cuotas índice de Ingresa al sistema vencidas, los persistencia en la en la opción documentos gestión de cobro. “Historial de siguientes: Cobro” y graba la gestión de cobro -“Primer Aviso de Adjunta al por Cliente y Cobro” (O/1) “Segundo Aviso Oficial de -“Segundo Aviso de cobro”, el Negocios. de Cobro” (O/2) “Acuse de Recibo”. Ingresa al sistema Ingresa a Word, Nota: El Segundo “Módulo Avisos de selecciona Aviso de Cobro, Cobro” y genera formato otorga el derecho en forma “Requerimiento a la automática las Extra Judicial” Microfinanciera cartas de cobro (segundo aviso de para proceder de siguientes: cobro), los datos forma judicial al - “Primer Aviso de siguientes: embargo de las Cobro” prendas o - “Segundo Aviso -Nombre de Vivienda; por tal de cobro” Cliente razón, el “Acuse -Valor Atrasado de Recibo” Ordena Impresión -Cantidad de deberá ser de “Listado de cuotas atrasadas firmado por el Clientes en Mora” -Fecha Cliente. La política deberá NOTA: Los días establecer el de vencimiento del número de veces primer y segundo que se gestionará aviso de cobro el cobro entre el serán establecidos primero o por cada segundo aviso de Microfinanciera de cobro. acuerdo a la política de cobro. El aval deberá ser Ingresa al sistema notificado sobre la en la opción situación del “Historial de crédito y se Cobro” y graba la registrará dicha gestión de cobro gestión en el por Cliente y historial de cobro. Oficial de El sistema permite Negocios. condicionar el contenido de los reportes mediante Entrega Al Cliente, filtros. Avisos de cobro, Hoja de visita y Acuse de Recibo, para firma. Página 3 de 10
  4. 4. Código del Documento P-CB-02 PROCESO DE COBRANZA Revisión: 01 Fecha de Elaboración: Mayo 20123.0 Readecuación de Deuda Asistente Administrativo Comité de Crédito Comité de Crédito Recibe del Oficial Inicio de Cobranza para 1 la aprobación de la readecuación Ingresa del préstamo, los Recibe del Comité diariamente al documentos de Crédito formato sistema al siguientes: “Readecuación de “Módulo de Deuda” y Cobranzas” y -Expediente de expediente de ordena impresión Cobranzas. cobranzas. de “Reporte de -Formato Pagos Vencidos” “Readecuación de correspondientes Deudas” Ingresa al sistema a segundo aviso al modulo de de cobro. cobranzas y Solicita y obtiene genera plan de del Archivo pagos y Ordena Visita al cliente General, impresión de “Plan para realizar expediente de de Pagos” (O/1). negociación de crédito del cliente readecuación de para revisión de la deuda y obtiene información. Entrega al cliente firma del cliente “Plan de Pagos” o en formato notifica al cliente “Readecuación de Analiza la que fue denegada Deudas”. aprobación de la la solicitud de readecuación en readecuación de Nota: Toda base información deuda. gestión de cobro, del expediente de se grabará en el crédito y Entrega al sistema y se expediente de abogado completará “Hoja cobranzas. documentos para de Visita”. realizar cobro Firma de extra judicial o Si autorizado en recuperación de la ¿La readecuación prenda. Retira expediente formato es aprobada? de cobranza y "Readecuación de adjunta los Deuda” documentos No Adjunta a siguientes: expediente de Firma denegado Entrega al Oficial cobranza copia -“Reporte de en formato de cobranzas, “Plan de Pagos” Pagos Vencidos” "Readecuación de expediente de correspondiente al Deuda” cobranzas. segundo aviso de Archiva cobro. expediente de -Formato Entrega al Oficial Entrega al Archivo cobranza. “Readecuación de de cobranzas, General, Deudas”. expediente de expediente de cobranzas. crédito. Fin Entrega al Comité Entrega al Archivo Recibe vía correo de Créditos para General, electrónico de las la aprobación de expediente de agencias, “Cuadre la readecuación crédito de Caja del préstamo, los Movimiento documentos Diario”, y “Reporte siguientes: Realiza de Pagos personalmente o a Recibidos”, para el - Expediente de través del registro contable. Cobranzas. - Formato personal de la “Readecuación de Financiera, Deudas” depósito del efectivo, en los bancos autorizados. 1 Página 4 de 10
  5. 5. Código del Documento P-CB-02 PROCESO DE COBRANZA Revisión: 01 Fecha de Elaboración: Mayo 2012Descripción de las actividades1.0 Aplicación de Pago de CréditosResponsable: Auxiliar de Caja 1.0 Recibe del cliente efectivo o cheque, tarjeta de identidad o carnet para la aplicación del pago de préstamos. 2.0 Ingresa al sistema al “Módulo de Cobranzas, mediante número de préstamo o número de identidad para registrar el pago. 3.0 Cuenta el dinero a registrar según denominación. 4.0 Aplica en el sistema el valor a la cuota y al préstamo. Nota: El sistema registra el conteo del efectivo según la denominación para efectos de cierre de caja y control interno. 5.0 Ordena impresión de “Recibo de Pago” (O/1), con los datos siguientes: - Número de préstamo o número de expediente. - Lugar y Fecha. - Número de cuota. - Saldo Actual. - Valor del capital. - Valor de la cuota. - Intereses del período. - Intereses moratorios. - Firma del cliente. 6.0 Obtiene firma del cliente en “Recibo de Pago” (O/1). 7.0 Refrenda “Recibo de Pago” con sello de caja y firma. 8.0 Entrega al cliente los documentos siguientes: Copia de recibo de Pago. Tarjeta de identidad del cliente o carnet. 9.0 Coloca en el escritorio copia de “Recibo de Depósito” para posteriormente realizar el cierre de caja. 10.0 Realiza depósito bancario del efectivo y cheques. Nota: Se entrega el efectivo o cheque al empleado del banco a través del servicio de empresa recolectora de efectivo. 11.0 Ordena impresión de Reporte “Cierre de Caja” 12.0 Compara reporte “Cierre de Caja” contra movimientos diarios. 13.0 Realiza cierre de caja diario. 14.0 Entrega al Oficial Contable Reporte “Cierre de Caja” y movimientos diarios para los registros contables.Responsable: Oficial Contable 15.0 Recibe de Auxiliar de Caja y de Instituciones Bancarias, para aplicar valores y registros contables, la documentación siguiente: - De agencias: cierre diario y comprobante de los pagos. Página 5 de 10
  6. 6. Código del Documento P-CB-02 PROCESO DE COBRANZA Revisión: 01 Fecha de Elaboración: Mayo 2012 - De Bancos: lote de pago de préstamos. Nota: Los lotes de préstamos de los bancos se reciben por correo electrónico, cintas o el proceso puede ser en línea en conexión directa con el banco.16.0 Ingresa al sistema al modulo contable para registrar contablemente el pago de los préstamos correspondiente a bancos. Confirma registros y asientos contables para el cierre general diario.17.0 Ordena impresión de “Partida Contable” y “Reporte Movimientos del Día” (O) y firma.18.0 Adjunta a folder los documentos siguientes: - “Partida Contable”. - “Reporte Movimientos del Día”. - Cierres diarios y comprobantes de los pagos.19.0 Archiva folder en archivo del área.20.0 Fin del sub proceso. Página 6 de 10
  7. 7. Código del Documento P-CB-02 PROCESO DE COBRANZA Revisión: 01 Fecha de Elaboración: Mayo 2012 2.0 Gestión de CobrosResponsable: Oficial de Cobranza 1.0 Ingresa diariamente al sistema al “Módulo de Cobranzas” y ordena impresión de Reporte de Pagos a Vencer” con cinco días de anticipación. 2.0 Se comunica vía teléfono, celular, mensajitos y correo electrónico con el Cliente para recordar el pago de la cuota por vencer. Nota: El pago podrá realizarse en caja y bancos autorizados. 3.0 Ingresa al sistema en la opción “Historial de Cobro” y graba la gestión de cobro por Cliente y Oficial de Negocios. 4.0 Ingresa al sistema “Módulo Avisos de Cobro” y genera en forma automática las cartas de cobro siguientes: - “Primer Aviso de Cobro” - “Segundo Aviso de cobro” Ordena Impresión de “Listado de Clientes en Mora” NOTA: Los días de vencimiento del primer y segundo aviso de cobro serán establecidos por cada Microfinanciera de acuerdo a la política de cobro. El sistema permite condicionar el contenido de los reportes mediante filtros. 5.0 Verifica en lista el Nombre del Cliente y Dirección de Cobro, contra datos del sistema, para descartar si él cliente ha realizado el pago de la cuota. 6.0 ¿El Cliente realizó el pago de la cuota? Si respuesta es afirmativa: Continúa en el paso 15.0. Si respuesta es negativa: Ordena impresión de “Primer Aviso de Cobro” (O/1) o “Segundo Aviso de Cobro” (O/2) Continúa en el paso 7.0. 7.0 Entrega al Oficial de Negocios, para completar gestión de cuotas vencidas, los documentos siguientes: -“Primer Aviso de Cobro” (O/1) -“Segundo Aviso de Cobro” (O/2)Responsable: Oficial de Negocios 8.0 Recibe del Oficial de Cobranzas, para completar gestión de cuotas vencidas, los documentos siguientes: -“Primer Aviso de Cobro” (O/1) -“Segundo Aviso de Cobro” (O/2) 9.0 Completa manualmente “Acuse de Recibo” con los datos siguientes: -Nombre del Cliente -Dirección -Estampa sello con dirección de la Microfinanciera. Nota: El Acuse de Recibo servirá para medir el índice de persistencia en la gestión de cobro. 10.0 Adjunta al “Segundo Aviso de cobro”, el “Acuse de Recibo”. Página 7 de 10
  8. 8. Código del Documento P-CB-02 PROCESO DE COBRANZA Revisión: 01 Fecha de Elaboración: Mayo 2012 Nota: El Segundo Aviso de Cobro, otorga el derecho a la Microfinanciera para proceder de forma judicial al embargo de las prendas o Vivienda; por tal razón, el “Acuse de Recibo” deberá ser firmado por el Cliente. La política deberá establecer el número de veces que se gestionará el cobro entre el primero o segundo aviso de cobro.11.0 Ingresa al sistema en la opción “Historial de Cobro” y graba la gestión de cobro por Cliente y Oficial de Negocios.12.0 Entrega Al Cliente, Avisos de cobro, Hoja de visita y Acuse de Recibo, para firma.13.0 Completa en hoja de visita la negociación realizada con el Cliente. Nota: Toda gestión de cobro, se grabará en el sistema y se completará “Hoja de Visita”14.0 Elabora expediente de cobranzas con documentos de la gestión de cobro y el Historial de cobro.15.0 Fin del sub proceso Página 8 de 10
  9. 9. Código del Documento P-CB-02 PROCESO DE COBRANZA Revisión: 01 Fecha de Elaboración: Mayo 2012 3.0 Readecuación de DeudaResponsable: Oficial de Cobranza 1.0 Ingresa diariamente al sistema al “Módulo de Cobranzas” y ordena impresión de “Reporte de Pagos Vencidos” correspondientes a segundo aviso de cobro. 2.0 Visita al cliente para realizar negociación de readecuación de deuda y obtiene firma del cliente en formato “Readecuación de Deudas”. Nota: Toda gestión de cobro, se grabará en el sistema y se completará “Hoja de Visita”. 3.0 Retira expediente de cobranza y adjunta los documentos siguientes: - “Reporte de Pagos Vencidos” correspondiente al segundo aviso de cobro. - Formato “Readecuación de Deudas”. 4.0 Entrega al Comité de Créditos para la aprobación de la readecuación del préstamo, los documentos siguientes: - Expediente de Cobranzas. - Formato “Readecuación de Deudas”Responsable: Comité de Crédito 5.0 Recibe del Oficial de Cobranza para la aprobación de la readecuación del préstamo, los documentos siguientes: - Expediente de Cobranzas. - Formato “Readecuación de Deudas” 6.0 Solicita y obtiene del Archivo General, expediente de crédito del cliente para revisión de la información. 7.0 Analiza la aprobación de la readecuación en base información del expediente de crédito y expediente de cobranzas. 8.0 ¿La readecuación es aprobada? Si la respuesta es positiva: Firma de autorizado en formato "Readecuación de Deuda” Entrega al Oficial de cobranzas, expediente de cobranzas. Entrega al Archivo General, expediente de crédito. Continúa en el paso 9.0 Si la respuesta es negativa: Firma denegado en formato "Readecuación de Deuda” Entrega al Oficial de cobranzas, expediente de cobranzas. Entrega al Archivo General, expediente de crédito. Continúa en el paso 9.0Responsable: Oficial de Cobranza 9.0 Recibe del Comité de Crédito formato “Readecuación de Deuda” y expediente de cobranzas. 10.0 Ingresa al sistema al modulo de cobranzas y genera plan de pagos y Ordena impresión de “Plan de Pagos” (O/1). 11.0 Entrega al cliente “Plan de Pagos” o notifica al cliente que fue denegada la solicitud de readecuación de deuda. Página 9 de 10
  10. 10. Código del Documento P-CB-02 PROCESO DE COBRANZA Revisión: 01 Fecha de Elaboración: Mayo 201212.0 Entrega al abogado documentos para realizar cobro extra judicial o recuperación de la prenda.13.0 Adjunta a expediente de cobranza copia “Plan de Pagos”14.0 Archiva expediente de cobranza.15.0 Fin del sub proceso Página 10 de 10

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