Endlich einmal umfassend informiert sein – dazu müssen die strukturierten Daten (Fachsysteme, BI-Anwendungen) mit den unstrukturierten Daten (Dokumente) verbunden werden. Um einen echten Nutzen zu erreichen, müssen die Zusammenhänge erkannt und die Inhalte bedarfsgerecht in den Geschäftsprozessen bereitgestellt werden. Dabei ist zu beachten, dass sich die Informationswelt bspw. durch Social Media ändert. Eine umfassende Strategie und entsprechende Werkzeuge zu deren Umsetzung sind erforderlich. Erfahren Sie mehr über die Zusammenhänge und die aktuellen Entwicklungen mithilfe des Vortrags unseres ECM-Analysten Martin Böhn (Head of Enterprise Content Management ), der im Rahmen des BI-Forums auf der diesjährigen CeBIT gehalten wurde.

1. ECM und BI – Verbindung von strukturierten und
unstrukturierten Daten
Business Intelligence Forum – CeBIT 2012, 07.03.2012
Martin Böhn, Head of Enterprise Content Management

2. Business Application Research Center
BARC ist der führende Marktanalyst für
Business Intelligence, Daten- und Dokumentenmanagement in Europa
Historie
 1994: Beginn der Untersuchung von Business-Intelligence-Software am Lehrstuhl
Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg (Prof. Thome)
 1999: Spin-Off als eigenständiges Analystenhaus (BARC GmbH)
 2005: Internationalisierung
 2011: Fusion mit CXP zu einer Unternehmensgruppe (80 Mitarbeiter, davon 40 Analysten)
BARC Heute
 35 Mitarbeiter, davon 16 Analysten & Berater
 über 1200 Kunden jährlich
 Themen: Business Intelligence, Datenmanagement, Enterprise Content Management,
IT Service Management, ERP, CRM, HR
 Standorte: Würzburg, Zürich, Wien, London, Paris
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3. Ressourcen bei BARC für Ihr Projekt
• Durchführung von internationalen Umfragen, basierend auf eigenem
Marktforschungs- IT-Anwender-Panel
• The BI Survey 10
studien • Datenqualitätsmanagement
• Planung und Budgetierung in Europa etc. www.barc.de
• Business Intelligence • Enterprise Resource Planning
Produktvergleichs- • Datenmanagement • Customer Relationship
• Enterprise Content Management Management
studien • IT Service Management • Human Resource Management
www.barc.de/studien
• Tagungen - LIVE-Demos von Software-Lösungen
Veranstaltungen • Seminare und individuelle Workshops
• Webinare zu unterschiedlichen Themenschwerpunkten
• Online Demos auf www.software-präsentationen.de
• Individuelle Unterstützung für Strategie, Architektur und
Software-Auswahl
Consulting
• Unabhängige Beratung in den Bereichen BI, Data Warehousing und
Datenintegration, ECM, IT Service Management, ERP, CRM, HR
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4. Projekterfolg mit BARC-Beratung
EINZIGARTIGE
MARKTERKENNTNIS NACHHALTIGE
LANGJÄHRIGE IT-STRATEGIE
PROJEKT-
ERFAHRUNG
EFFIZIENTE UND
EFFEKTIVE
SOFTWARE-
PROJEKTERFOLG MIT AUSWAHL
STRUKTURIERTES BARC-BERATUNG
VORGEHEN
NEUTRALES
ANALYSTEN
UMFANGREICHE KNOW-HOW
QUALITÄTS-
PRAXISBEWÄHRTER
SICHERUNG
KRITERIENKATALOG
www.barc.de
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5. BI und ECM
5

6. Getrennte Welten?
strukturierte unstrukturierte
Daten Daten
Vollständige
Kunde 35
Information
30
25
20 Lebensmittel
Benzin
15 Hotel
10
5
Projekt 0
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun
Nachweis
Analyse Workflow Analyse Workflow
Nutzung Fachlogik Prozess Nutzung Fachlogik
Ablage Verwaltung Ablage Verwaltung
6

7. BI und ECM: gemeinsame Aufgaben
Bewertung
Verlässlichkeit
Social Quelle, Big Data
Media Wert im Kontext Verwaltung
Identifikation, großer,
Analyse, Nutzung, heterogener
Speicherung STRATEGIE Datenbestände
Welche Inhalte,
wann, für wen,
eDiscovery wie? Prozess-
Klassifikation von management
Inhalten; Kunde
Identifikation von Master Data Ausführung / Steuerung,
Zusammenhängen Management Analyse / Monitoring
Gemeinsames
Projekt logisches Modell
7

8. Herausforderung:
Umgang mit Informationen
8

9. Zusammenführen von Inhalten
@
9

10. Die Informationswelt verändert sich
Neue Formen
der Erzeugung
von Informationen
Neue Formen Neue Formen
der Verteilung des Zugriffs
von Informationen auf Informationen
Neue Formen
der Nutzung von
Anwendungen und Daten
10

11. Hintergründe der „Informationsflut“
 Wirtschaftlich:
Neue Transaktionen, neue Kunden,
neue Art der Geschäftsabwicklung
 Rechtlich:
Gestiegene Anforderungen an Nachweisführung
 Technisch:
Moderne Systeme generieren mehr Daten
Social Media schafft neue Herausforderungen
 Organisatorisch:
Redundanzen, keine klaren Vorschriften zum Löschen
Größte Fehleinschätzung: Speicherplatz kostet nichts!
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12. Bedarf an Unterstützung
Informationsflut: Informationszugriff:
Wichtiges wird übersehen, Wesentliche Inhalte stehen
Termine nicht gehalten nicht zur Verfügung
Prozesse werden Anwendungen sind
schneller und komplex in der
variantenreicher Bedienung
Routinetätigkeiten nehmen Rahmenbedingungen
zu viel Zeit und „Kapazität“ müssen nachweislich
in Anspruch eingehalten werden
12

13. Anwendungsorientiertes
Informationsmanagement
13

14. Wissen als wichtigste Ressource?
Mehr Wissen = Mehr Wert? = Mehrwert?
Die entscheidende Frage ist:
WAS WANN für WEN in WELCHER FORM?
Der Prozessbezug entscheidet über den
Wert einer Information für den Mitarbeiter
und das Unternehmen
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15. Informationen nutzbar machen
@
Wo ist es?
Was ist es?
Wo gehört es hin?
35
30
25
20 Lebensmittel
Benzin
15 Hotel
10
5
0
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun
15

16. Umdenken in der IT-Nutzung
Administrative Informationsverwaltung
Systeme zur Ablage Wenig Unterstützung „Anwender arbeitet
und Archivierung bei den Aufgaben für das System“
Konsultative Informationsverarbeitung
Prozessbezogene Direkte Unterstützung „System arbeitet
Anwendungen der Vorgangsbearbeitung für den Anwender“
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17. Unterstützung durch konsultative
Informationsverarbeitung
Anwender
Unterstützungswissen
(1) Hilfen
(2) Verbundene Dokumente
(3) Recherche im System
Problemidentifikation
Kontrollwissen
(1) Inhaltsklasse
(2) Prozessauswahl Start Rollen & (1) Vollständigkeit Rahmen- Ende
(3) Einstiegspunkt Profile (2) Korrektheit parameter
(3) Plausibilität
Steuerungswissen
Proaktivität
(1) Bestimmung Folgeschritt
(2) Automatismen (1) Klassifikation
(3) Eingrenzen Auswahl (2) Informationsverteilung
(3) Prozessanstoß
System
17

18. FAZIT
18

19. Mehrwert schaffen
Einfacher Weniger Suchen,
MEHR
Informationen Mehr Finden,
PRODUKTIVITÄT
einbringen Mehr NUTZEN
Neue Formen Entlastung von
MEHR
des Zugriffs und Routine-
MOTIVATION
der Bearbeitung tätigkeiten
19

20. FAZIT: Informationen nutzen können
Höhere Anforderungen
 Mehr Datenquellen, mehr Volumen
 Höhere Flexibilität gefordert
Systeme bieten die Möglichkeiten
 Anbindung verschiedener Datenquellen
 Identifikation, Klassifikation und Bewertung
 Nutzung: Zuordnung, Bearbeitung, Verteilung
Prozesse müssen im Vordergrund stehen
 Klarer Kontext
 Unterstützung der Anwender
 Steigerung der Effektivität und Effizienz
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21. Es ist Zeit zu handeln
Daten werden mehr,
Systeme sind vorhanden,
Strategie ist erforderlich,
denn nur
Kontext schafft Mehrwert
21

22. BARC-Tagung „Automatische Rechnungs- und
Posteingangsbearbeitung“
Termin
 3. Mai 2012
(Würzburg, Festung Marienberg)
Inhalt
 8 Software-Anbieter stellen sich mit ihren Input-
Management-Lösungen in LIVE-Demos dem
direkten Vergleich
 BARC gibt eine Grundstruktur der Präsentationen
vor und erläutert das Produktspektrum einzelner
Anbieter aus Sicht eines Analysten
 Eine begleitende Fachausstellung gibt Teilnehmern
die Möglichkeit sich mit Anbietern, Anwendern und
Analysten auszutauschen
Mehr Informationen unter www.barc.de/im
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23. Kommende Webinare
Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung – Potenziale
moderner Lösungen für Input Management (17. April 2012)
ECM Software-Auswahl: Auf der Suche nach dem richtigen System –
strukturiertes Vorgehen bei der Software-Auswahl (14. September 2012)
ECM in der öffentlichen Verwaltung – Einsatzgebiete, Besonderheiten und
Markt (9. November 2012)
Weitere Informationen und
Anmeldung unter www.barc.de/webinare
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24. Die BARC-Studie zum Thema
Enterprise Content Management
 Systeme für Enterprise Content Management im
Test
 Lösungen für Dokumentenmanagement und
Archivierung
 Strukturierte Detailbeschreibungen und
Bewertungen zu den getesteten Anbietern
 Vermittlung von betriebswirtschaftlichen und
technischen Grundlagen, detaillierte Hilfe für das
Software-Auswahlprojekt
 Leseprobe und Bestellmöglichkeit unter:
www.barc.de/ecm
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25. BARC-Studien mit Produktvergleichen
The BI Verdict
42 Business-Intelligence-Werkzeuge evaluiert
Prozess- Rechnungs- und
modellierungs- Posteingangs-
werkzeuge bearbeitung
Systeme für Input Management:
Dokumentation, Systeme für
Entwurf, Simulation Klassifikation,
und Analyse Datenextraktion,
Verteilung und
Bearbeitung im
Vergleich
Weitere Informationen: www.barc.de/studien
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26. BARC Research Abo
Das BARC Research Abo bietet Zugriff auf den gesamten BARC-
Research:
 Einjähriger Zugriff auf den gesamten Pool an BARC-Studien,
Research Notes, Marktforschungsergebnissen und weitere
Veröffentlichungen.
 Zwei Stunden Zeitbudget für Analystengespräche in Form von
Telefonaten und Onlinemeetings.
 Zugang zu exklusiven Webinaren in denen detailliertes Analysten-Know-
how vermittelt wird und auch auf individuelle Fragestellungen der
Teilnehmer eingegangen werden kann.
 Teilnahme an BARC-Tagungen
 Newsletter zu aktuellen Entwicklungen im Markt
Sprechen Sie uns bei Interesse gerne an (sschmitt@barc.de).
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27. Kontakt
Martin Böhn
Head of Enterprise Content Management
BARC GmbH
Steinbachtal 2b Tel. +49 (0)931/880651-0 mboehn@barc.de
D-97082 Würzburg Fax +49 (0)931/880651-28 www.barc.de
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