Makalah ini membahas tentang Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, termasuk pengertian, fungsi, kegiatan utama, model, dan komponen-komponen sistem informasi sumber daya manusia."

1. SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
“Diajukan untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen”
Disusun Oleh :
1. Nia Revita
2. Nita Wulandari
3. Nurul Ulfah
4. Nyimas Yulinda Rahayu
5. Rani Soraya
6. Ratna Anindia K W
7. Shinta Shofiawati
Semester : VI MANAJEMEN (REGULER PAGI)
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
1

2. STIE LA TANSA MASHIRO
RANGKASBITUNG
2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan hidayahnya,
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah “Sistem Informasi Manajemen” yang
berjudul “Sistem Informasi Sumber Daya Manusia” dan menjadi salah satu tugas dari
mata kuliah Sistem Informasi Manajemen ini dengan baik dan lancar.
Penyusunan makalah tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, oleh
sebab itu dengan segala ketulusan dan kerendahan hati kami ingin mengucapkan terima
kasih.
Kami sebagai penyusun makalah ini menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan
makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik
dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan di masa yang akan datang.
Akhir kata, semoga makalah ini bermanfaat bagi kami selaku penyusun dan penulis
makalah ini pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya sebagai referensi
tambahan di bidang ilmu Sistem Informasi.
Rangkasbitung, 26 April 2014
2

3. Penyusun
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL............................................................................................ 1
KATA PENGANTAR.......................................................................................... 2
DAFTAR ISI........................................................................................................ 3
BAB.I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.................................................................................... 4
1.2 Rumusan Masalah............................................................................... 5
1.3 Tujuan Makalah................................................................................... 5
BAB.II. PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Sistem Informasi SDM...................................................... 6
2.2 Fungsi Sumber Daya Manusia............................................................. 10
2.3 Kegiatan Utama SDM......................................................................... 16
2.4. Arus Sumber Daya Personil............................................................... 20
2.5. Model Sistem Informasi SDM........................................................... 21
2.6 Komponen Sumber Daya Manusia (SDM)......................................... 22
BAB.III. PENUTUP
3.1 Kesimpulan.......................................................................................... 24
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................... 25
3

4. BAB. I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari
setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem
informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System
(SISDM/HRIS).
Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia
(human resource information system). Sistem sumber daya manusia membantu bisnis
dalam mengembangkan susunan kebutuhan kepegawaian, mengidentifikasi potensi-
potensi karyawan baru, menyimpan arsip karyawan, menjejaki pelatihan, keterampilan,
dan prestasi kerja karyawan, dan membantu para manajer mengembangkan rencana yang
sesuai dengan kompensasi dan pengembangan karir karyawan.
Sistem perusahaan dapat membantu bisnis untuk mengkoordinasi susunan
kepegawaian mereka dengan aktivitas produksi dan penjualan dan sumber daya
keuangan.
Sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menarik, mengembangkan, dan
memelihara satuan kerja perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia mendukung
aktivitas misalnya menggidentifikasi potensi-potensi karyawan, memelihara catatan
lengkap, atas tiap karyawan, dan menciptakan program untuk mengembangkan talenta
dan keterampilan karyawan.
4

5. 1.2. RUMUSAN MASALAH
Apakah yang dimaksud dengan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
Apakah fungsi dan kegiatan utama dari Sumber Daya Manusia?
Bagaimana arus Sumber Daya Personil?
Bagaimana model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
Apa saja Subsistem Input dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
Apakah yang dimaksud dengan Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
Apa saja Subsistem Output dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
1.3. TUJUAN MAKALAH
Adapun tujuan dari penyusunan makalah dengan judul “ system Informasi
Sumber Daya Manusia “ adalah sebagai berikut :
1. Memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen
2. Melatih Mahasiswa untuk lebih aktif dalam pencarian bahan-bahan materi
Sistem Informasi Manajemen
3. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang sistem Informasi Sumber Daya
Manusia
4. Memahami secara utuh fungsi dari Sistem Informasi sumber Daya Manusia
5

6. BAB. II
PEMBAHASAN
2.1. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah
data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.
Sistem informasi sumber daya manusia adalah sebuah sistem yang mendukung proses
pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Informasi yang disediakan merupakan informasi mengenai kebutuhan akan pegawai
dalam sebuah organisasi, informasi perekrutan pegawai, informasi data pegawai,
informasi pengelolaan pegawai selama menjadi bagian dari organisasi tersebut, dan
informasi mengenai pemberhentian pegawai.
Sistem informasi sumber daya manusia merupakan sebuah bentuk interaksi atau
pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi.
Ssistem ini menggabungkan manajemen sumber daya manusia sebagai suatu disiplin
yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas
manajemen sumber daya manusia seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum
dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan. Secara keseluruhan sistem
perencanaan sumber daya perusahaan bertujuan mengintegrasikan informasi yang
diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basis data yang
bersifat universal.
Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information
System / HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan
tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan
6

7. keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan
berbagai informasi yang diperlukan.
Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan
teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang
utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas
MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh
dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat
universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu
basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan
bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih
fleksibel namun juga lebih kaku aturan-aturannya.
 Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya
Manusia adalah:
 Timely (tepat waktu)
 Accurate (akurat)
 Concise (ringkas)
 Relevant (relevan)
 Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteristik di
atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).
 Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif, memerlukan
informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan kuisioner ±
kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi
7

8. Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94) di dalam bukunya
Manajemen Sumber Daya Manusia.
Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah
sebagai berikut :
1. Blangko-blangko lamaran
Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi
yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini
mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah
si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang
lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia.
2. Evaluasi-evaluasi penting
Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ±
Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya.
Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuat keputusan-keputusan
perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi
promosi
3. Maklumat-maklumat perubahan personalia
Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat
perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan
mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.
4. Tindakan-tindakan pendisiplinan
Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir
khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.
5. Daftar gaji
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap
karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta
8

9. penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data
yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.
 Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan
oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :
a. Fungsi Masukan
Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam
Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang
mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi
karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi
yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar
dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen
(seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan
komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara
digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam
sistem dari komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya
yang dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan
langsung dengan komputer).
b. Fungsi Pemrosesan
Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru
(data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke
dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan
melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen
kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang
terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
c. Fungsi Keluaran
9

10. Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-
pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses
keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu
memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.
Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun
statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi
melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.
2.2. FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA
Sumber Daya Manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung jawab
terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisas atas kegiatan-
kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan,
pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan.
Sumber daya manusia adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan
dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, dan
emosi. Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya.
 Menurut Cherrington(1995: 11), fungsi-fungsi sumber daya manusia terdiri dari:
1. Staffing/Employment
Fungsi ini terdiri dari tiga aktivitas penting, yaitu perencanaan, penarikan, dan seleksi
sumber daya manusia. Sebenamya para manajer bertanggung jawab untuk
mengantisispasi kebutuhan sumber daya manusia. Dengan semakin berkembangnya
perusahaan, para manajer menjadi lebih tergantung pada departemen sumber daya
manusia untuk mengumpulkan informasi mengenai komposisi dan keterampilan tenaga
kerja saat ini.
Meskipun penarikan tenaga kerja dilakukan sepenuhnya oleh departemen sumber
daya manusia, departemen lain tetap terlibat dengan menyediakan deskripsi dari
spesifikasi pekerjaan untuk membantu proses penarikan.
Dalam proses seleksi, departemen sumber daya manusia melakukan penyaringan
melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang pelamar. Tanggung jawab
10

11. departemen sumber daya manusia untuk pengadaan tenaga kerja ini semakin meningkat
dengan adanya hukum tentang kesempatan kerja yang sama dan berbagai syarat yang
diperlukan perusahaan.
2. Performance Evaluation
Sumber daya manusia merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan
para manajer. Para manajer menanggung tanggung jawab utama untuk mengevaluasi
bawahannya dan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk
mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang efektif dan memastikan bahwa penilaian
kinerja tersebut dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan.
Departemen sumber daya rnanusia juga perlu melakukan pelatihan terhadap para
manajer tentang bagaimana membuat standar kinerja yang baik dan membuat penilaian
kinerja yang akurat.
3. Compensation (kompensasi)
Dalam hal kompensasi/reward dibutuhkan suatu koordinasi yang baik antara
departemen sumber daya manusia dengan para manajer. Para manajer bertanggung jawab
dalam hal kenaikan gaji, sedangkan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab
untuk mengembangkan struktur gaji yang baik. Sistem kompensasi yang memerlukan
keseimbangan antara pembayaran dan manfaat yang diberikan kepada tenaga kerja.
Pembayaran meliputi gaji, bonus, insentif, dan pembagian keuntungan yang diterima
oleh karyawan. Manfaat meliputi asuransi kesehatan, asuransi jiwa, cuti, dan sebagainya.
Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
kompensasi yang diberikan bersifat kompetitif diantara perusahaan yang sejenis, adil,
sesuai. dengan hukum yang berlaku (misalnya:UMR), dan memberikan motivasi.
4. Training and Development
Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk membantu para manajer
menjadi pelatih dan penasehat yang baik bagi bawahannya, menciptakan program
pelatihan dan pengembangan yang efektif baik bagi karyawan baru (orientasi) maupun
yang sudah ada (pengembangan keterampilan), terlibat dalam program pelatihan dan
11

12. pengembangan tersebut, memperkirakan kebutuhan perusahaan akan program pelati han
dan pengembangan, serta mengevaluasi efektifitas progam pelatihan dan pengembangan.
Tanggung jawab departemen sumber daya manusia dalam hal ini juga menyangkut
masalah pemutusan hubungan kerja Tanggung jawab ini membantu restrukturisasi
perusahaan dan memberikan solusi terhadap konflik yang terjadi dalam perusahaan.
5. Employee Relations
Dalam perusahaan yang memiliki serikat pekeja, departemen sumber daya manusia
berperan aktif dalam melakukan negosiasi dan mengurus masalah persetujuan dengan
pihak serikat pekerja. Membantu perusahaan menghadapi serikat pekerja merupakan
tanggung jawab departemen sumber daya manusia. Setelah persetujuan disepakati,
departemen sumber daya manusia membantu para manajer tentang bagaimana mengurus
persetujuan tersebut dan menghindari keluhan yang lebih banyak. Tanggung jawab utama
departernen sumber daya manusia adalah untuk menghindari praktek-praktek yang tidak
sehat (misalnya : mogok kerja, demonstrasi).
Dalam perusahaan yang tidak memiliki serikat kerja, departemen sumber daya
manusia dibutuhkan untuk terlibat dalam hubungan karyawan. Secara umum, para
karyawan tidak bergabung dengan serikat kerja jika gaji mereka cukup memadai dan
mereka percaya bahwa pihak perusahaan bertanggung jawab terhadap kebutuhan mereka.
Departemen sumber daya manusia dalam hal ini perlu memastikan apakah para karyawan
diperlakukan secara baik dan apakah ada cara yang baik dan jelas untuk mengatasi
keluhan.
Setiap perusahaan, baik yang memiliki serikat pekerja atau tidak, memerlukan suatu
cara yang tegas untuk meningkatkan kedisiplinan serta mengatasi keluhan dalam upaya
mengatasi permasalahan dan melindungi tenaga kerja.
6. Safety and Health
Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan melaksanakan program keselamatan
untuk mengurangi kejadian yang tidak diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat.
Tenaga kerja perlu diingatkan secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja
Suatu program keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan dan
meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum.
12

13. Departemen sumber daya manusia mempunyai tanggung jawab utama untuk
mengadakan pelatihan tentang keselamatan kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki
kondisi yang membahayakan tenaga kerja, dan melaporkan adanya kecelakaan kerja.
7. Personnel Research
Dalam usahanya untuk meningkatkan efektifitas perusahan, departemen sumber daya
manusia melakukan analisis terhadap masalah individu dan perusahaan serta membuat
perubahan yang sesuai. Masalah yang sering diperhatikan oleh departemen sumber daya
manusia adalah penyebab terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan,
bagaimana prosedur penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab ketidakpuasan tenaga
kerja.
Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan
menganalisis informasi yang menyinggung masalah ini. Hasilnya digunakan menilai
apakah kebijakan yang sudah ada perlu diadakan perubahan atau tidak.
 Peran Departemen Sumber Daya Manusia
Dalam hubungannya dengan para manajer dan untuk melaksanakan fungsi-fungsinya,
departemen sumber daya manusia memiliki peran yang diharapkan dapat membantu para
manajer untuk mencapai tujuan perusahaan.
Menurut Cherrington (1995:8) peranan departemen sumber daya manusia terdiri dari:
• Advisory/Counseling Role
Dalam peran ini, departemen sumber daya manusia berperan sebagai konsultan
internal yang bertugas mengumpulkan informasi, menentukan pennasalahan, menentukan
solusi atas masalah tersebut, dan memberikan bantuan serta panduan dalam memecahkan
permasalahan sumber daya manusia yang dihadapi oleh perusahaan.
Peran departemen sumber daya manusia ini tampak dalam tanggung jawabnya
mengenai staffing, performance evaluation, program pelatihan, dan pemutusan hubungan
kerja. Dalam hal ini, departemen sumber daya manusia menyediakan masukan yang
membantu para manajer untuk mengambil keputusan.
• Service Role
13

14. Dalam peran ini departemen sumber daya manusia melakukan aktivitas yang
memberikan pelayanan secara langung kepada pihak manajer. Penari kan, pelatihan
orientasi, melakukan pencatatan, dan melaporkan pekerjaan merupakan contoh
peranan ini.
• Control Role
Dalam melaksanakan peran ini, departemen sumber daya manusia bertugas untuk
mengendalikan fungsi manajemen sumber daya manusia dalam perusahaan. Departemen
sumber daya manusia mengeluarkan kebijakan dan mengendalikan sumber daya manusia
melalui kebijakan tersebut, sehingga departemen sumber daya manusia berperan sebagai
wakil pihak top management perusahaan. Dengan adanya berbagai peraturan, peran ini
semakin penting dalam mengatur masalah keselamatan kerja, kesempatan kerja yang
sama, hubungan tenaga kerja, dan kompensasi.
 Merancang dan Menerapkan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Untuk merancang sistem informasi sumber daya manusia yang efektif, pakar
menyarankan dengan pertanyaan mengenai data yang harus dimasukan. Pertanyaan yang
harus diajukan adalah :
1. Informasi apa yang tersedia Dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-
orang dalam organisasi.
2. Untuk kegunaan apa informasi tersebut.
3. Dalam format apa hasil akan dipresentasikan agar sesuai dengan dokumen
organisasional lainnya.
4. Siapa yang mebutuhkan informasi tersebut.
5. Kapan dan seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan.
 Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), adalah sebagai
berikut :
1. Perencanaan dan Analisis SDM
a. Bagian organisasi
14

15. b. Proyeksi kepegawaian
c. Analisis ketidakhadiran
d. Pembiayaan restrukturisasi
e. Pencocokan pekerjaan internal
2. Kesetaraan dalam Pekerjaan
a. Pelacakan pelamar
b. Analisis ketersediaan
3. Kepegawaian
a. Sumber perekrutan
b. Pelacakan pelamar
c. Analisis penolakan penawaran
4. Pengembangan SDM
a. Profil pelatihan karyawan
b. Penilaian kebutuhan latihan
c. Perencanaan penggantian
d. Kepemimpinan
e. Peminatan dan pengalaman karier
5. Kompensasi dan Tunjangan
a. Struktur penggajian
b. Pembiayaan upah/gaji
c. Administrasi tunjangan yang fleksibel
d. Pengambilan cuti tahunan
e. Analisis penggunaan tunjangan
f. Laporan pajak
6. Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Keamanan
15

16. a. Pelatihan keselamatan
b. Catatan kecelakaan
c. Catatan data material
7. Hubungan Karyawan dan Buruh
a. Pembiayaan negosiasi serikat pekerja
b. Catatan audit
c. Hasil survey sikap
d. Analisis wawancara keluar kerja
e. Sejarah kerja karyawan.
2.3. KEGIATAN UTAMA SUMBER DAYA MANUSIA
Kegiatan utama dari Sumber Daya Manusia adalah:
1. Perekrutan dan Penerimaan
Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah
orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan
karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya
manusia.
Merekrut pegawai adalah pekerjaan klasik yang sudah ada dan dilakukan baik untuk
keperluan pribadi atau keluarga maupun perusahaan. Pekerjaan ini memang dapat
dilakukan begitu saja tanpa ilmu manajemen tertentu, hanya berdasarkan intuisi apakah
seseorang yang akan direkrut baik atau tidak attitudenya dan cocok atau tidak dengan
jenis pekerjaannya.
 Hal-hal yang perlu diperhatikan agar rekrutmen tersebut menjadi efektif, yaitu:
- Posisi atau jabatan yang diperlukan untuk diisi, apakah untuk level managerial
atau untuk level staff
- Sebutkan gender yang diinginkan termasuk juga statusnya
- Rentang usia biasanya terkait erat dengan pengalaman kerja dan tingkah laku
16

17. - Pengalaman yang dibutuhkan oleh perusahaan dari calon karyawan yang
berpengaruh pada keahlian, kemampuan, dan pengetahuan.
- Perhatikan riwayat pengalaman kerja calon karyawan, sesuai dengan bidang
usaha yang kita inginkan
- Penampilan juga turut menentukan
- Tempat tinggal calon karyawan dari kantor kita.
 Aspek penting dalam perekrutan karyawan
a. Di Mana Melakukan Publikasi untuk Karyawan Baru?
Tulis dan tempatkan iklan Anda di tempat yang paling dicari. Misalnya, kalau
mau disiarkan di media cetak, pilih halaman yang paling banyak dibaca orang, atau
minta dimuat pada hari Minggu. Sesuaikan dengan karyawan yang ingin Anda rekrut.
Pilih surat kabar khusus yang banyak dibaca oleh professional. Ada baiknya
mengirimkan job opening ke kampus-kampus atau sekolah bisnis. Biarkan institusi
pendidikan mengetahui perusahaan Anda dan tujuan perekrutan.
Ada baiknya juga untuk beriklan di radio, televisi kabel atau dengan cara
mensponsori suatu kegiatan promosi. Cara lain adalah mencoba iklan luar ruang
seperti memasang iklan lowongan kerja di busway atau di temmpat umum lainnya.
Cara ini akan meraih audiens yang luas.
1. Bagaimana Merekrut Karyawan dalam Pasar Kerja yang Melimpah?
- Dapatkan referensi tentang calon pegawai dari karyawan Anda
- Mintalah supplier Anda untuk merekomendasikan orang yang menurut
mereka berkualitas
- Masukkan iklan lowongan di internet
- Pertimbangan dari berbagai macam sumber.
2. Strategi Merekrut yang Cerdas
- Rekrutlah dengan pelan. Bangunlah kemauan untuk mengorbankan waktu dan
energi dalam mengambil keputusan perekrutan.
17

18. - Pastikan dengan jelas di benak Anda apa yang disyaratkan pekerjaan dan
nilailah kualifikasi para kandidat berdasarkan kualifikasi pekerjaan tersebut.
- Bayangkan seberapa baik kandidat akan sesuai dengan budaya perusahaan
Anda. Apakah sikap mereka sesuai? Apakah dia komperatif?
- Persempit jumlah kandidat yang serius. Cara mengeluarkan kandidat misalnya
dengan mengumumkan bahwa diperlukan tes narkoba untuk semua karyawan
baru, atau meminta mereka membuat tulisan singkat mengapa mereka
menginginkan pekerjaan tersebut.
- Lakukan wawancara singkat dengan 8 – 10 kandidat terbaik untuk
mengurangi jumlah kandidat. Kemudian lakukan wawancara yang lebih
panjang dengan dua atau tiga kandidat yang terpilih.
Hasil yang didapatkan dari proses rekrutmen adalah sejumlah tenaga kerja yang
akan memasuki proses seleksi, yakni proses untuk menentukan kandidat yang paling
layak untuk mengisi jabatan tertentu yang tersedia di perusahaan.
Tahap awal yang perlu dilakukan dalam seleksi adalah menerima berkas lamaran
dan melihat daftar riwayat hidup atau curriculum vittae (CV) milik pelamar. Kemudian
dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang
gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat
terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja atau interview dan proses
seleksi lainnya.
Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai
melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-
posisi yang tepat.
Sedangkan penerimaan adalah proses menerima sejumlah orang sebagai pegawai
setelah melalui proses seleksi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Pendidikan dan pelatihan memiliki fungsi untuk menjaga kualitas sumber daya
manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan
18

19. pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas
ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal.
Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk :
- Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang tepat yang diperlukan
untuk mencapai tujuan organisasi.
- Memberikan informasi kepada pegawai sehingga dapat menambah
pengetahuan dan keterampilan.
- Memberikan pengertian tentang kewajiban dan tanggung jawab dari suatu
jabatan dan tentang tugas-tugas yang terkandung dalam tiap jabatan, serta
bagaimana melaksanakan tugas tersebut.
Agar menyediakan Pelatihan yang baik untuk karyawan yang berpendidikan
tinggi dan untuk karyawan yang berpendidikan rendah maka perusahaan harus
memberikan suatu fasilitas. Hal ini dilakukan agar karyawan yang berpendidikan rendah
dapat memperoleh pendidikan tinggi dan karyawan yang berpendidikan tinggi dapat lebih
meningkatkan kemampuannya.
3. Manajemen Data
Manajemen data adalah suatu kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan
pegawai dan memproses data tersebut sehingga data tersebut dapat digunakan sebagai
sumber informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi semua yang membutuhkan.
4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan
Kegiatan penghentian berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan
hubungan kerja dalam organisasi yang disebabkan karena banyak hal seperti habisnya
masa kontrak, pensiun, meninggal, atau karena suatu kesalahan yang menyebabkan
seorang pegawai harus diberhentikan.
Sedangkan administrasi tunjangan suatu kegiatan di dalam perusahaan yang bertugas
untuk mengelola tunjangan-tunjangan yang harus diberikan kepada pegawai yang masih
bekerja maupun pagawai yang sudah pensiun.
19

20. 2.4. ARUS SUMBER DAYA PERSONIL
Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan
menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang
diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem
output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.
Penjelasan :
Perusahaan yang membutuhkan pegawai terlebih dahulu melakukan kegiatan perekrutan
terhadap calon pegawai sesuai dengan keahlian dan kemampuan yang telah ditentukan
oleh perusahaan tersebut. Calon pegawai yang memenuhi syarat kemudian diterima
menjadi pegawai perusahaan. Pegawai yang telah bekerja diberikan diklat berupa
20

21. pendidikan dan pelatihan oleh perusahaan untuk meningkatkan kualitas. Kemudian
perusahaan melakukan kegiatan penghentian terhadap pegawai yang telah habis masa
kontrak ataupun pegawai yang harus pensiun. Perusahaan memberikan tunjangan kepada
pegawai yang masih bekerja ataupun yang telah pensiun. Semua kegiatan tersebut
dikelola oleh suatu manajemen data yang ada di dalam perusahaan.
2.5. MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Penjelasan :
Sistem informasi sumber daya manusia memperoleh data-data dari berbagai sumber.
Data-data yang masuk berasal dari sumber internal (Sinformasi Akuntansi dan Subsistem
Penelitian SDM) dan sumber eksternal (Subsistem Inteligen SDM). Kemudian semua
data dimasukan ke dalam suatu database yang nantinya akan dikelola menjadi sebuah
informasi yang lebih bermanfaat. Informasi yang telah dihasilkan kemudian
dimanfaatkan oleh Subsistem Angkatan kerja, Subsistem Perekrutan, Subsistem
Manajemen Angkatan Kerja, Subsistem Kompensasi, Subsistem Tunjangan, dan
21

22. Subsistem Pelaporan Lingkungan untuk disalurkan atau diberikan kepada para pemakai
yang membutuhkan informasi tersebut.
2.6. Komponen Sumber Daya Manusia (SDM)
Komponen dalam Sumber Daya Manusia dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Subsistem Input
Kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelejen.
Subsistem ini terdiri dari :
a. Sistem Informasi Data Personil
Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil
yang berupa non keuntungan relatif lebih permanen seperti : nama pegawai,
jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah tanggungan.
b. Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia
Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya : penelitian
suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.
c. Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia
Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya
Manusia (SDM) dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang
menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, tenaga kerja, masyarakat
global, dan sebagainya.
2. Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :
a. Isi Database
22

23. Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat
pendidikan, dan lain-lain.
Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di
lingkungan per-usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas,
serikat kerja, serta pemerintahan.
b. Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada
komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi
khusus seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.
c. Perangkat Lunak Manajemen Database
Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan
lain-lain.
3. Subsistem Output
Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil
perusahaan, yang meliputi :
a. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
Subsistem ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk
mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang sepertipembuatan bagan
organisasi, peramalan gaji, analisis atau evaluasi jabatan.
b. Subsistem Perekutan
Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran
pelamaran dan pencarian internal.
c. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Meliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi,
realokasi, keahlian atau kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.
d. Subsistem Kompesasi
Mendeskripsikan segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa
terhadap apa yang telah dikerjakan oleh karyawan, meliputi
peningkatanpenghargaan, gaji, kompesasi eksekutif, intensif bonus kehadiran.
23

24. e. Subsistem benefit
Subsistem benefit ini seperti berapa besar pensiun yang diperoleh seorang
karyawan dan masa kerjanya.
BAB. III
PENUTUP
3.1. KESIMPULAN
Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebuah sistem yang
mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang
diperlukan. Informasi yang disediakan merupakan berbagai informasi mengenai pegaswai
dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia sangat
penting dalam suatu perusahaan, karena kesuksesan suatu perusahaan salah satunya
ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia yang terdapat dalam perusahaan tersebut.
Kegiatan utama Sumber Daya Manusia adalah perekrutan dan penerimaan,
pendidikan dan pelatihan, manajemen data, serta penghentian dan administrasi tunjangan.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia terdiri dari Subsistem input (Sistem
Informasi Akuntansi, Subsistem penelitian SDM, dan Subsistem Intelijen SDM),
database, dan Subsistem output (Subsistem Angkatan Kerja, Subsistem Perekrutan,
Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Subsistem Kompensasi, Subsistem Tunjangan,
dan Subsistem Pelaporan Lingkungan)
24

25. DAFTAR PUSTAKA
1. Laudon, Keneth C.2004.Sistem Informasi Manajemen.Andi:Yogyakarta
2. Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi. Andi, Yogyakarta :249 – 257.
3. Sedarmayanti.(2007).Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : Aditama.
4. http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia”
5. www.portalhr.com
6. http://abstraksi-ta.fti.itb.ac.id/?abstraksi=1&details=1&id=15&tahun=2005
7. http://www.portalhr.com/tips/2id20.html
8. http://www.google.com
9. http://vellyajah.blogspot.com/2008/09/sistem-informasi-sumber-daya-
manusia.html
10. http://yodisetyawan.wordpress.com/2008/05/02/sistem-informasi-sumber-daya-
manusia.
11. http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia
12. http://antordo.blogspot.com/2009/10/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html
13. http://dinkesbonebolango.org/index2.php?
option=com_content&do_pdf=1&id=215
14. http://www.ardy.biz/2010/11/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html
25

26. 26