Manual de sistema de gereciamento de dados - Funcionários

1. SISTEMA DE GERENCIAMENTO E ADMINISTRAÇAO DE DADOS ESCOLARES
GERADE
Primeiros passos
O presente sistema é um arquivo de banco de dados Microsoft ACCESS,
portanto não há um processo de instalação como ocorre com outros programas, basta
usar as ações COPIAR e COLAR como você conhece e aplica nos arquivos do WORD
ou EXCEL.
Como o sistema é um programa livre e pode ser instalado em qualquer
computador e quantas vezes forem necessárias, é aconselhável antes do uso definitivo
que a primeira instalação seja para teste, faça um tour pelo sistema, incluindo,
alterando, visualizando ou imprimindo dados e entre em cada formulário e controle
para que você possa entender como funciona e quais ações os mesmos realizam e
como isso pode interferir no sistema. Quando se achar seguro para usar
definitivamente o sistema é só excluir a cópia de teste e fazer uma nova cópia no
computador.
Não é necessário dizer o quanto é importante manter os dados do sistema
sempre atualizados, pois para usufruir de todos os benefícios que o GERADE oferece
é necessário esse cuidado. Seguindo esse princípio há duas ações que devemos
priorizar para atingirmos os resultados que desejamos: a. Cadastrar os dados da
Unidade Escola; b. Atualizar o Calendário.
1. MENU PRINCIPAL:
Formulário principal, ponto de partida para toda e qualquer ação a ser realizada no
sistema.
2. CONTROLE “UNIDADE DE TRABALHO”:
a. Clicar no controle “UNIDADE TRABALHO” para abrir o formulário
“UNIDADE DE TRABALHO”
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b. Digitar e ou alterar os dados necessários;
c. Importante na “OPÇÃO DE TURNO” você seleciona o número de turnos que
sua Unidade possui para adequar o SISTEMA a sua necessidade.
d. Clicar no controle “SALVAR”;
e. Clicar no controle “SAIR”;
3. CONTROLE “CALENDÁRIO”:
a. Clicar no controle “CALENDÁRIO” para abrir o formulário “PESQUISA
MÊS”;
b. Selecionar o mês desejado e clicar no controle “CONFIRMA” para abrir o
formulário “CALENDÁRIO”
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c. No formulário “CALENDÁRIO” altere e ou inclua os dias da semana
correspondente aos dias do mês, se necessário ou desejar selecione também o
campo “ASSINATURA” e o campo “OBSERVAÇÃO”;
Obs. Os dados dos campos “ASSINATURA” E “OBSERVAÇÃO” são
comuns a todos os funcionários, ou seja as informações digitadas nesses
campos irão aparecer nas folhas do livro de ponto de todos os funcionários,
seja docente ou administrativo.
4. CONTROLE “FUNCIONÁRIO”:
Ao clicar neste controle abre-se o formulário “PESQUISA DE
FUNCIONÁRIO” onde é possível realizar uma série de ações todas relacionadas aos
funcionários da Unidade de Trabalho, tais como: incluir funcionário, pesquisar
funcionário, alterar dados do funcionário e imprimir alguns relatórios.
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4.1 AÇÕES DO FORMULÁRIO “PESQUISA DE FUNCIONÁRIO”
4.1.1 PESQUISAR FUNCIONÁRIO
Há três maneiras de realizar pesquisa de funcionário e ou alterar dados de
funcionário:
a. Selecionar as barras de rolagem nas “LISTA DE NOMES” até localizar o
nome de funcionário desejado na lista e clicar no nome desejado e abrirá o
formulário “CADASTRO DE FUNCIONÁRIO” para as devidas correções;
b. Digitar o nome do funcionário desejado no combo “DIGITE O NOME DO
FUNCIONÁRIO” ao lado da “LISTA DE NOMES”, perceba que conforme
realiza a digitação ocorre a seleção na nomes na lista de nomes e pois é só
clicar nome desejado e abrirá o formulário “CADASTRO DE
FUNCIONÁRIO” para as devidas correções;;
c. Nos exemplos anteriores explicamos como realizar a pesquisa de funcionários
de forma individualizada, ou seja, abrirá somente o formulário do funcionário
selecionado, mas é possível abrir os dados de todos os funcionários de um
determinado seguimento, administrativo ou docente, para isso é só clicar no
controle “ADMINISTRATIVO” ou “DOCENTE” em PESQUISA GERAL e
abrirá o formulário “CADASTRO DE FUNCIONÁRIO” com todos os
funcionários de determinado seguimento, depois é só usar os controles de
navegação para ir selecionando os funcionários desejados;
4.1.2 CONTROLE “INCLUIR FUNCONÁRIO”
Este controle é responsável por iniciar o processo de inclusão de dados de um
novo funcionário.
a. Clicar no controle “FUNCIONÁRIO” para abrir o formulário “PESQUISA
FUNCIONÁRIO”;
b. No formulário “PESQUISA FUNCIONÁRIO” clicar no controle “INCLUIR
FUNCIONÁRIO” para abrir o formulário “INCLUSÃO DE
FUNCIONÁRIO”;
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c. No formulário “INCLUSÃO DE FUNCIONÁRIO” digite as informações
solicitadas clique no controle “CONTINUAR” para dar sequência no cadastro
ou no controle “DESISTIR” para finalizar a ação e interromper o cadastro. Se
clicou no controle “CONTINUAR” abrirá o formulário “CADASTRO DE
FUNCIONÁRIO”;
Obs. É neste formulário de se define qual o seguimento que o funcionário
pertence, “Administrativo” ou “Docente”.
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d. Caso tenha selecionado o seguimento “Administrativo no formulário
“INCLUSÃO DE FUNCIONÁRIO” é só digitar os dados solicitados clicar no
controle “SALVAR” que tem a figura de um disquete e clicar no controle
“SAIR” com a figura de uma porta aberta. Agora tenha selecionado o
seguimento docente você irá perceber que no formulário “CADASTRO DE
FUNCIONÁRIO” aparece um novo controle, “ATRIBUIÇÃO DO
PROFESSOR”, onde após digitar os dados necessários e clicar mo controle
“SALVAR” estará habilitado para clicar e abrir o formulário “ATRIBUIÇÃO
E HORÁRIO DO PROFESSOR”
e. No formulário “ATRIBUIÇÃO E HORÁRIO DO PROFESSOR” clique nas
guias para selecionar e digitar os dados necessários. È importante dizer que o
horário que digitará neste formulário é o mesmo que irá aparecer no livro de
ponto.
f. Clicar no controle “SALVAR” e em seguida no controle “SAIR” retornar ao
formulário MENU PRINCIPAL”;
4.1.3 ALTERAR DADOS DO FUNCIONÁRIO
Para alterar dados de um ou vários funcionário primeiro você deve realizar a ação
pesquisar de funcionário, como já foi visto no item 3.1.2, se apenas um
funcionário utilize a pesquisa individualizada caso contrário a pesquisa geral por
seguimento.
a. Após utilizar a pesquisa necessária abrirá o formulário “CADASTRO DE
FUNCIONÁRIO;
b. No formulário “CADASTRO DE FUNCIONÁRIO” altere o dados desejados e
ou se for o caso o funcionário for do seguimento “Docente” clique no controle
“ATRIBUIÇÃO DO PROFESSOR” para as devidas alterações no formulário
“ATRIBUIÇÃO E HORÁRO DO PROFESSOR”;
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4.1.4 CONTROLE “CHEFIA”
Neste controle inserem-se os dados dos servidores responsáveis pelos Livros de
Ponto, ou seja, as pessoas que irão assinar as páginas dos livros, pois os dados
serão impressos nas páginas dos mesmos. Por tanto é imprescindível o cadastro
desses dados que geralmente os responsáveis são a diretor e o secretário.
4.1.5 RELATÓRIOS
Basta clicar nos controles para abrir e visualizar cada um dos relatórios. O
importante que para realizar as ações imprimir, fechar relatório, configurar página
utilize a barra de ferramentas no canto superior esquerdo como mostra a figura
abaixo:
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5. CONTROLE “PONTO ADMINISTRATIVO” ( Imprimir o Livro de Ponto
Administrativo):
a. Clicar no controle “PONTO DOCENTE” para abrir formulário
“CONFIGURAR PONTO ADMINISTRATIVO”
b. Selecionar nos combos o números de páginas em branco e o mês desejado para
imprimir o livro de ponto administrativo e clicar no controle “CONFIRMAR”
para visualizar as páginas do relatório;
Frene:
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Verso:
Obs.: Utilize a barra de ferramentas no canto superior esquerdo para selecionar as
ações no relatório e ao imprimir selecione em propriedades de impressão
“Imprimir no dois lados”.
6. CONTROLE “PONTO DOCENTE” ( Imprimir o Livro de Ponto Docente):
a. Clicar no controle “PONTO DOCENTE” para abrir formulário
“CONFIGURAR PONTO DOCENTE”
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b. Selecionar nos combos o números de páginas em branco e o mês desejado para
imprimir o livro de ponto administrativo e clicar no controle “CONFIRMAR”
para visualizar as páginas do relatório;
Frente:
Verso:
Obs.: Utilize a barra de ferramentas no canto superior esquerdo para selecionar as
ações no relatório e ao imprimir selecione em propriedades de impressão
“Imprimir no dois lados”.
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7. BACKUP
Como é de primordial importância sempre ter uma cópia de segurança atualizada no
formulário “MENU PRINCIPAL”, no canto superior esquerdo, na barra de
ferramentas é possível fazer o BACKUP do sistema de maneira fácil e prática:
a. Clicar na barra de ferramentas;
b. Clicar em “FAZER BACKUP DO BANCO DE DADOS”;
c. Abrirá a tela “SALVAR BACKUP COMO”, então é só alterar o nome do arquivo
se necessário e escolher o local de deseja salvar o mesmo.
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8. ALTERAR ANO
Ano novo temos que fazer a alteração para adequar nossos formulários e relatórios
inclusive os Livros de Pontos. Não há nenhuma regra para alterar o ano no sistema,
pode ser realizado a qualquer época e não acarreta problemas nos dados cadastrados
no sistema.
a. Clicar no controle “CALENDÁRIO” no formulário “MENU PRINCIPAL”;
b. No formulário “PESQUISA MÊS” selecione qualquer mês e clique em confirma
para abrir o formulário “CALENDÁRIO”;
c. Clique no controle “ALTERAR ANO”;
d. Clique no controle “ALTERAR”, digite o ano desejado e clique em “SALVAR” e
em “SAIR” no formulário “ANO”;
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