Usado solo con fines educativos.

1. [Nombre de su empresa] presenta:
Curso de formación de
Microsoft Office ®
Excel 2007 ®
Ponerse rápidamente al día

2. Contenido del curso
• Descripción general: Introducción práctica
• Lección: Qué ha cambiado y por qué
• Lección 2: Empezar a trabajar en Excel
• Lección 3: Un nuevo formato de archivo
Las dos primeras lecciones incluyen una lista de tareas
propuestas y todas ellas incluyen un serie de preguntas de
prueba.
Ponerse rápidamente al día

3. Descripción general: Introducción práctica
Excel 2007 tiene un nuevo aspecto.
Contiene las familiares hojas de
cálculo a las que está acostumbrado,
pero con algunos cambios.
Concretamente, el antiguo aspecto de
los menús y comandos situados en la
parte superior de la ventana se ha
reemplazado por la cinta de
opciones.
En este curso se explica cómo usar la
cinta de opciones y se describen los
demás cambios de Excel que le
ayudarán a crear mejores hojas de
Ponerse rápidamente al día
cálculo más rápidamente.

4. Objetivos del curso
• Entender el nuevo aspecto de Excel.
• Buscar comandos habituales en la cinta de opciones:
Cortar, Copiar, Pegar, Insertar filas de hoja, Insertar
columnas de hoja y Suma.
• Guardar libros con los nuevos formatos de archivo de
Excel.
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5. Lección 1
Qué es lo que ha cambiado y por
qué

6. Qué es lo que ha cambiado y por qué
Efectivamente hay
muchos cambios en
Excel 2007. El más
evidente está en la
parte superior de la
ventana.
Pero son cambios
para mejor.
Los comandos que necesita ahora están más visibles y
accesibles en un centro de control denominado la cinta de
opciones.
Ponerse rápidamente al día

7. ¿Qué hay en la cinta de opciones?
Las tres partes de la
cinta de opciones son
fichas, grupos y
comandos.
Fichas: las fichas representan las tareas principales que se
realizan en Excel. Hay siete fichas a lo largo de la parte
superior de la ventana de Excel.
Grupos: los grupos son conjuntos de comandos
relacionados, mostrados en fichas.
Comandos: un comando es un botón, un menú o un
cuadro en el que se especifica información.
Ponerse rápidamente al día

8. ¿Qué hay en la cinta de opciones?
¿Por dónde se
empieza a trabajar en
la cinta de opciones?
Por el principio.
Los comandos principales de Excel están agrupados en
la primera ficha, la ficha Inicio .
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9. ¿Qué hay en la cinta de opciones?
Los grupos aglutinan
todos los comandos
que se necesitan para
realizar una tarea
concreta.
Mientras se trabaja en la tarea, los grupos se mantienen
a la vista y disponibles para su uso; ya no están ocultos
en menús.
Estos comandos esenciales están a la vista en la parte
superior del área de trabajo.
Ponerse rápidamente al día

10. Más comandos pero sólo cuando se necesitan
Los comandos de la
cinta de opciones son
los que más utiliza.
En lugar de mostrar todos los comandos en todo
momento, en Excel 2007 algunos comandos sólo se
muestran cuando se necesitan, en respuesta a la acción
que realice.
No debe preocuparse si no ve todos los comandos que
necesita en todo momento. Dé los primeros pasos y los
comandos necesarios estarán disponibles.
Ponerse rápidamente al día

11. Más opciones si las necesita
Algunas veces aparece
una flecha, denominada
Iniciador de cuadros
de diálogo, en la
esquina inferior derecha
de un grupo.
Esta flecha indica que
hay más opciones
disponibles para el
grupo.
Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogos y verá
un cuadro de diálogo o un panel de tareas. En la imagen se
muestra un ejemplo:
En la ficha Inicio , haga clic en la flecha en el grupo
Fuente .
El cuadro de diálogo Formato de celdas se abre, con
opciones de superíndices y otras opciones relacionadas
con las fuentes.
Ponerse rápidamente al día

12. Colocar comandos en su propia barra de herramientas
¿Suele utilizar
comandos que no
están tan accesibles
como le gustaría?
Puede agregarlos
fácilmente a la Barra
de herramientas de
acceso rápido.
Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en
Reproducir.
Reproduzca la animación para ver cómo se agrega un
botón a la barra de herramientas y después se elimina
de allí.
Ponerse rápidamente al día

13. Comandos en la barra de herramientas
¿Suele utilizar
comandos que no
están tan accesibles
como le gustaría?
Puede agregarlos
fácilmente a la Barra
de herramientas de
acceso rápido.
La barra de herramientas de acceso rápido está situada
sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera
vez Excel 2007. En esa barra, los comandos siempre
están visibles y a mano.
Ponerse rápidamente al día

14. ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
Si utiliza el teclado
más que el ratón, le
agradará saber que el
diseño de la cinta de
opciones incluye
nuevos métodos
abreviados.
Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las
versiones anteriores de Excel:
• Hay métodos abreviados para cada uno de los
botones de la cinta de opciones.
• Estos métodos abreviados a menudo requieren menor
combinación de teclas.
Ponerse rápidamente al día

15. ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
Los nuevos métodos
abreviados también
tienen un nuevo
nombre: sugerencias
Presione ALT para
de teclas.
que aparezcan las
sugerencias de teclas.
Por ejemplo, así es como se utilizan las sugerencias de
teclas para centrar texto:
Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de
teclas.
Presione H para seleccionar la ficha Inicio .
Presione A y luego C para centrar el texto seleccionado.
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16. ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
¿Dónde están los antiguos métodos abreviados?
Los antiguos métodos abreviados de teclado que comienzan con
CTRL permanecen intactos y los puede seguir utilizando igual que
antes.
Por ejemplo, el método abreviado CTRL+C sigue copiando contenido
en el Portapapeles y el método abreviado CTRL+V sigue pegando el
contenido en el Portapapeles.
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17. Una vista nueva
La cinta de opciones
no es el único cambio
de Excel 2007.
La vista Diseño de
página también es
nueva.
Si ha trabajado en la vista Diseño de página en
Microsoft Office Word, le alegrará ver que Excel ofrece
las mismas ventajas.
Ponerse rápidamente al día

18. Una vista nueva
Para ver la nueva
vista, haga clic en
Vista Diseño de
página en la barra de
herramientas Vista
.
Esto es lo que verá en la hoja de cálculo:
Títulos de columna.
Títulos de fila.
Reglas de margen.
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19. Una vista nueva
En la vista Diseño de
página hay márgenes de
página en la parte superior,
los laterales y la parte
inferior de la hoja de
cálculo, y un pequeño
espacio de color azul entre
las hojas de cálculo.
Las reglas de la parte
superior y de los laterales
sirven para ajustar los
márgenes.
Otras ventajas de la nueva vista:
• No es necesario usar Vista preliminar para detectar
problemas de diseño antes de imprimir.
• Ahora es más fácil agregar encabezados y pies de
página.
• Puede ver hojas de cálculo diferentes en vistas distintas.
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20. Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla
Todo lo que se ha
descrito hasta ahora
es aplicable si la
pantalla está definida
en una resolución alta
y la ventana de Excel
está maximizada.
Si no es así, la
apariencia cambia.
¿Cuándo y cómo cambia la apariencia?
• En baja resolución. Si la pantalla está definida en
una resolución baja, por ejemplo en 800 por 600
píxeles, algunos grupos de la cinta de opciones
mostrarán únicamente el nombre del grupo, no los
comandos del grupo.
Ponerse rápidamente al día

21. Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla
Todo lo que se ha
descrito hasta ahora
es aplicable si la
pantalla está definida
en una resolución alta
y la ventana de Excel
está maximizada.
Si no es así, la
apariencia cambia.
¿Cuándo y cómo cambia la apariencia?
• Cuando la ventana de Excel no está maximizada.
Algunos grupos sólo mostrarán el nombre del grupo.
• Con equipos Tablet PC. En estos equipos con
pantallas pequeñas, la cinta de opciones se ajusta
para mostrar versiones más pequeñas de las fichas y
grupos.
Ponerse rápidamente al día

22. Sugerencias para la práctica
1. Escribir texto.
2. Ajustar el ancho de las columnas.
3. Cambiar las vistas de documento.
4. Mostrar u ocultar el espacio en blanco.
5. Agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido.
Práctica en línea (requiere Excel 2007)
Ponerse rápidamente al día

23. Prueba 1, pregunta 1
Puede personalizar Excel 2007 agregando comandos a la
barra de herramientas de acceso rápido. (Elija una
respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
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24. Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
Verdadero.
Puede agregar los comandos que desea tener a mano a la barra de
herramientas de acceso rápido.
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25. Prueba 1, pregunta 2
Algunos comandos aparecen sólo cuando se necesitan. (Elija
una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
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26. Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
Verdadero.
Después de un par de pasos, aparece una ficha nueva con todos los
comandos que necesita. Por ejemplo, inserte un gráfico o un
encabezado y pie de página, y aparecerán más comandos.
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27. Lección 2
Empezar a trabajar en Excel

28. Empezar a trabajar en Excel
En la primera lección
se ofreció una
introducción al nuevo
aspecto de Excel
2007.
Ahora ha llegado el
momento de ponerse
a trabajar.
Suponga que dispone de media hora antes de la
siguiente reunión para realizar algunas revisiones en
una hoja de cálculo que ha creado en una versión
anterior de Excel.
¿Podrá hacer las tareas básicas necesarias en Excel
2007 en sólo 30 minutos? En esta lección le
mostraremos cómo hacerlo.
Ponerse rápidamente al día

29. Abrir el archivo
Primero lo más
importante. Desea
abrir un libro existente
creado en una versión
anterior de Excel.
Siga este procedimiento:
Haga clic en el botón de Microsoft Office .
Haga clic en Abrir y seleccione el libro que desee.
Tenga en cuenta que también puede hacer clic en
Opciones de Excel, en la parte inferior del menú, para
definir las opciones del programa.
Ponerse rápidamente al día

30. Insertar una columna
Ahora desea agregar
una columna a la hoja
de cálculo para
identificar clases de
productos.
Desea incluirla entre
dos columnas de
datos que ya existen.
Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en
Reproducir.
Reproduzca la animación para ver cómo se inserta una
columna en la hoja de cálculo.
Ponerse rápidamente al día

31. Insertar una columna
Ahora desea agregar
una columna a la hoja de
cálculo para identificar
clases de productos.
La columna debe
colocarse entre dos
columnas de datos
existentes, Cantidad y
Proveedor.
La hoja de cálculo contiene filas de productos que se
han pedido a varios proveedores y desea agregar la
nueva columna para identificar los distintos productos,
como lácteos, cereales, fruta, etc.
Ponerse rápidamente al día

32. Insertar una columna
Siga este procedimiento para agregar la columna entre la columna
Cantidad y la columna Proveedor :
1. Haga clic en la columna Proveedor . A continuación, en la ficha
Inicio , dentro del grupo Celdas , haga clic en la flecha de
Insertar.
2. En el menú que aparece, haga clic en Insertar columnas de
hoja. Se insertará una nueva columna en blanco donde podrá
escribir los datos nuevos.
3. Si necesita ajustar el ancho de columna para que quepan los
datos, en el grupo Celdas , haga clic en la flecha de Formato. En
la lista que aparece, haga clic en Autoajustar ancho de
columna.
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33. Modificar y dar formato a los datos
Las operaciones para
aplicar formato y
modificar los datos se
realizan con los
comandos de los
grupos incluidos en la
ficha Inicio .
Por ejemplo, los títulos de columna resaltarán más si
están en negrita.
Para ello, seleccione la fila de los títulos y, a
continuación, en la ficha Inicio , dentro del grupo
Fuente , haga clic en Negrita.
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34. Modificar y dar formato a los datos
Con los títulos aún
seleccionados, decide
cambiar su color y su
tamaño, para que
resalten todavía más.
En el grupo Fuente , haga clic en la flecha de Color de
fuente. Verá muchos más colores que antes entre los
que elegir.
Si desea ver cómo quedará el título con otros colores,
seleccione un color y espere unos segundos.
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35. Modificar y dar formato a los datos
También puede utilizar el grupo Fuente para ocuparse de otras opciones
de formato y edición.
• Para aumentar el tamaño de fuente, haga clic en Aumentar
tamaño de fuente .
• Con los títulos aún seleccionados, decide centrarlos en las celdas.
En el grupo Alineación , haga clic en Centrar .
• Por último, descubre que necesita especificar un pedido adicional
para Salsa de pimiento picante de Luisiana. Seleccione el nombre
del producto y, en el grupo Portapapeles , haga clic en
Copiar . A continuación, haga clic en la última fila y, de nuevo,
en el grupo Portapapeles , haga clic en Pegar .
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36. Escribir una fórmula
Antes de entregar el
informe, desea sumar
las cifras de la
columna Cantidad.
Es muy fácil. Haga clic
en el botón Suma .
Coloque el cursor en la última celda de la columna
Cantidad y, a continuación, haga clic en el botón Suma
en la ficha Inicio (está en el grupo Edición ).
Presione ENTRAR para ver el resultado de la fórmula.
Ponerse rápidamente al día

37. Agregar encabezados y pies de página
Como retoque final,
decide agregar
encabezados y pies
de página a la hoja de
cálculo.
Esto permitirá
clarificar el asunto de
los datos.
Esto es lo que tiene que hacer:
1. Cambie a la vista Diseño de página. Puede hacer clic
en la ficha Ver y, a continuación, en Vista Diseño de
página en el grupo Vistas de libro . O puede hacer
clic en el botón central de la barra de herramientas
Vista situada en la parte inferior de la
ventana.
Ponerse rápidamente al día

38. Agregar encabezados y pies de página
Como retoque final,
decide agregar
encabezados y pies
de página a la hoja de
cálculo.
Esto permitirá
clarificar el asunto de
los datos.
Esto es lo que tiene que hacer:
2. Haga clic en el área situada en la parte superior de la
página donde se indica Haga clic para agregar
encabezado.
3. Cuando lo haga, aparecerán las herramientas de
encabezado y pie de página y la ficha Diseño en la
parte superior de la cinta de opciones.
Ponerse rápidamente al día

39. Imprimir
Es hora de imprimir el
informe.
En la vista Diseño de
página, puede realizar
los ajustes y ver los
cambios en la pantalla
antes de imprimir.
Así es como se utiliza la vista Diseño de página:
1. Haga clic en la ficha Diseño de página .
2. En el grupo Configurar página , haga clic en
Orientación y, después, seleccione Vertical u
Horizontal. En la vista Diseño de página, verá el cambio
en la orientación y cómo quedan los datos de ambas
formas.
Ponerse rápidamente al día

40. Imprimir
Es hora de imprimir el
informe.
En la vista Diseño de
página, puede realizar
los ajustes y ver los
cambios en la pantalla
antes de imprimir.
Así es como se utiliza la vista Diseño de página:
3. Aún en el grupo Configurar página , haga clic en
Tamaño para seleccionar el tamaño de papel. Verá
los resultados de las opciones seleccionadas
conforme las elige (lo que ve en pantalla es lo que se
imprimirá).
Ponerse rápidamente al día

41. La ventana Nuevo libro
La ventana Nuevo
libro es el lugar
perfecto para empezar
a trabajar en Excel.
Cuando haga clic en el botón de Microsoft Office y
luego en Nuevo, se abrirá la ventana Nuevo libro.
En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un
nuevo libro en blanco o una plantilla.
Ponerse rápidamente al día

42. Sugerencias para la práctica
1. Insertar una columna.
2. Usar Autosuma.
3. Agregar un encabezado y un pie de página.
4. Dar los últimos retoques.
5. Examinar las opciones de impresión.
Práctica en línea (requiere Excel 2007)
Ponerse rápidamente al día

43. Prueba 2, pregunta 1
Para insertar una nueva columna, se utilizan los comandos
del grupo Celdas en la ficha Inicio. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
Ponerse rápidamente al día

44. Prueba 2, pregunta 1: Respuesta
Verdadero.
A continuación, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y luego en
Insertar columnas de hoja.
Ponerse rápidamente al día

45. Prueba 2, pregunta 2
¿Dónde está el botón en el que se hace clic para buscar
comandos que abren y cierran los archivos? (Elija una
respuesta).
1. En la primera ficha.
2. En la esquina superior izquierda de la ventana.
3. Bajo la cinta de opciones.
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46. Prueba 2, pregunta 2: Respuesta
E
Haga clic en el botón de Microsoft Office redondo grande situado en
la esquina superior izquierda.
Ponerse rápidamente al día

47. Prueba 2, pregunta 3
En la vista Diseño de página, desea agregar un encabezado a
la hoja de cálculo, pero no ve los comandos que necesita.
Para ver los comandos, debe hacer clic en el área en la que
se indica “Haga clic para agregar encabezado”. (Elija una
respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
Ponerse rápidamente al día

48. Prueba 2, pregunta 3: Respuesta
Verdadero.
Cuando lo haga, aparecerán las herramientas de encabezado y pie
de página y la ficha Diseño en la cinta de opciones. Contienen todos
los comandos para trabajar con encabezados y pies de página.
Ponerse rápidamente al día

49. Lección 3
Un nuevo formato de archivo

50. Un nuevo formato de archivo
Excel tiene un nuevo
formato de archivo.
Pero puede seguir
abriendo y
modificando libros
antiguos, y compartir
archivos con personas
que no tienen Excel
2007.
El nuevo formato de archivo proporciona mayor
seguridad para los archivos, reduce el riesgo de que
resulten dañados, reduce el tamaño de archivo y
ofrece nuevas características.
Ponerse rápidamente al día

51. Trabajar con archivos de versiones anteriores
En Excel 2007, puede
abrir archivos creados
en Excel 95 hasta
Excel 2003.
Pero ¿y si usted es la primera persona de su oficina que
tiene Excel 2007? ¿Y si necesita compartir los archivos
con departamentos que aún no tienen Excel 2007?
Que no cunda el pánico. Podrá compartir todos los libros
con estas personas.
Ponerse rápidamente al día

52. Trabajar con archivos de versiones anteriores
Así es como se hace:
• Los archivos antiguos seguirán siéndolo a menos que decida lo contrario.
– Excel guardará los archivos antiguos en sus formatos originales a
menos que especifique lo contrario. Por ejemplo, si el archivo se creó
en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará en el formato de 2003 de
forma predeterminada.
• Las nuevas características le advertirán si guarda el archivo como antiguo.
– Cuando guarde un archivo en el formato de una versión anterior, un
comprobador de compatibilidad le indicará si alguna de las
características de la versión 2007 no son compatibles con la versión
anterior.
Ponerse rápidamente al día

53. Trabajar con archivos de versiones anteriores
Así es como se hace:
• Siempre puede copiar primero los archivos más recientes con el nuevo
formato.
– Sólo tiene que indicar a Excel que desea un libro de Excel (*.xlsx).
Esa copia del archivo contendrá todas las características de Excel
2007.
• Puede compartir los documentos entre versiones mediante un convertidor.
– Los compañeros que trabajen con Excel 2000 hasta 2003 podrán
abrir los archivos de 2007 si descargan y utilizan un convertidor.
Ponerse rápidamente al día

54. Ventajas del nuevo formato
El nuevo formato de
archivo trae consigo
mejoras en Excel.
Éstas son sus principales ventajas:
• Nuevas características
• Archivos más seguros
• Menor riesgo de que los archivos resulten dañados
Ponerse rápidamente al día

55. Ventajas del nuevo formato
El nuevo formato de
archivo trae consigo
mejoras en Excel.
Éstas son sus principales ventajas:
• Menor tamaño de archivo
• Datos más útiles
Ponerse rápidamente al día

56. Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar
Cuando guarde un
archivo en Excel
2007, podrá
seleccionar entre
varios tipos de
archivo.
• Libro de Excel (*.xlsx). Utilice este formato cuando no haya macros ni código de
VBA.
• Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando
haya macros o código de VBA.
• Plantilla de Excel (*.xltx). Utilice este formato cuando necesite una plantilla.
Ponerse rápidamente al día

57. Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar
Cuando guarde un
archivo en Excel
2007, podrá
seleccionar entre
varios tipos de
archivo.
• Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando
necesite una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA.
• Libro binario de Excel (*.xlsb). Utilice este formato con un libro especialmente
grande.
Ponerse rápidamente al día

58. Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar
Cuando guarde un
archivo en Excel
2007, podrá
seleccionar entre
varios tipos de
archivo.
• Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el
libro con alguien que trabaja en una versión anterior de Excel.
• Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite
compartir el libro con alguien que trabaja en Microsoft Excel 5.0.
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59. Prueba 3, pregunta 1
Si guarda un archivo creado en una versión anterior de Excel
como un archivo de Excel 2007, el archivo puede utilizar
todas las nuevas características de Excel. (Elija una
respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
Ponerse rápidamente al día

60. Prueba 3, pregunta 1: Respuesta
Verdadero.
Ponerse rápidamente al día

61. Prueba 3, pregunta 2
¿Por qué se ha cambiado el formato de archivo de Excel 2007
a XML? (Elija una respuesta).
1. Permite agregar nuevas características a Excel.
2. Los archivos son más seguros.
3. Hay menor riesgo de que los archivos resulten dañados.
4. El tamaño de archivo es menor.
5. Todas las anteriores.
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62. Prueba 3, pregunta 2: Respuesta
Todas las anteriores.
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63. Prueba 3, pregunta 3
Alguien le envía un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en
Excel 2007. Cuando termina de trabajar con él en 2007, el
archivo se guardará automáticamente como Excel 2007, a
menos que cambie la opción. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
Ponerse rápidamente al día

64. Prueba 3, pregunta 3: Respuesta
Falso.
Si lo creó en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará con formato 2003
salvo que especifique lo contrario.
Ponerse rápidamente al día

65. Tarjeta de referencia rápida
Si desea conocer el resumen de las tareas incluidas en
este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida.
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66. USO DE ESTA PLANTILLA
Consulte el panel de notas o la
página de notas completa
(fichaVer ) para obtener ayuda
detallada sobre esta plantilla.