INTRODUCCIÓN.Uno de los factores de mayor importancia en la administración actual, es poseer información de alta calidad,t...
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (S.I.)La administración efectiva de una organización requiere buenos sistemas de información. La...
• TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN. Hardware y software empleado        en las tareas del sistema.      • TÉ...
Los pronósticos que se realizan a través de este sistema son tabulaciones formales de decisiones de laadministración, en l...
procesamiento realizado internamente. Los principales dispositivos de salida son: los monitores, lasimpresoras, los parlan...
que organizan la información sobre un determinado tópico de una manera fácil y atractiva de utilizar. Laimportancia de los...
diario, cada asiento se anota directamente en la cuenta afectada.ESQUEMA DE SISTEMA JORNALIZADOR.ESQUEMA DE SISTEMA CENTRA...
Título : El Sistemas de Empresas.Edición : Sexta Edición.Año : 1999.Ciudad : Santiago, Chile.Editorial : Manepa.Nota: En c...
Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.Sistem...
ESTADO DE RESULTADOBALANCE GENERALMAYOR GENERALBALANCE GENERALLIBROS AUXILIA.LIBROS AUXILIA.MAYORDIARIO GENERALDIARIOS AUX...
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  1. 1. INTRODUCCIÓN.Uno de los factores de mayor importancia en la administración actual, es poseer información de alta calidad,tanto en los distintos procesos de una organización, como para la toma de decisiones; esto ha provocado quecada día se busque un mayor perfeccionamiento, tanto de los elementos técnicos para obtenerla, como de lossistemas de información que se desarrolla, con el objeto de lograr resultado oportunos, confiables y al másbajo costo.Por lo tanto, es necesario controlar que cada etapa de sistema conformado para obtener la información se hayacumplido correctamente, es decir, se verifique que los procesos administrativos y electrónicos de datos seancoherentes y actúen como un todo que satisfaga los requerimientos de quienes deben hacer uso de dichainformación.¿ QUÉ ES UN S.IA.?Para poder definir lo que es un S.I.A. (Sistemas de Información Administrativa), primero debemos tenerconocimiento sobre ciertos conceptos:• − Información: Toda entidad por formar parte de un sistema económico− social, está expuesta a una serie de cambios que el medio le impone y a los cuales debe adaptarse. Paralelamente, debe cumplir ciertos objetivos que se ha fijado y para lograrlo esta continuamente enfrentada a tomar decisiones, lo que hace necesario la existencia de información elaborada que cumpla con las condiciones propias de esta.Información es el dato percibido que, en una u otra forma, cambia la conducta del individuo que la percibe, estoda señal (o dato) que decrece la incertidumbre que posee un individuo sobre una situación determinada. Esuna selección de datos organizados con relación a un usuario, problema, tiempo, espacio y función.• − Sistemas: Es un conjunto de elementos o funciones, estructuradas e interactuantes cuya finalidad es lograr un objetivo determinado.Los sistemas varían en cuanto a elementos, aspectos, volumen, atributos, relaciones y objetivos. Si lo miramosdesde este punto de vista la empresa es un sistema, así lo demuestran las diversas y múltiples interrelacionesque existen entre sus partes.Los Sistemas pueden clasificarse en abiertos y cerrados, los primeros se diferencian de los segundos en queinteractúan con el medio, o sea, obtienen de él los recursos que necesitan (corriente de entrada), y lostransforman con lo cual generan el bien y/o servicio (corriente de salida).La corriente de entrada puede tomar diferentes formas dependiendo del tipo de empresas. En términosgenerales abarca a los insumos y materias primas, esfuerzo humano, recursos financieros, capacidadadministrativa, la información interna o externa que requieren las empresas.El proceso del sistema es la transformación de la corriente de entrada a través de la mezcla de los distintoselementos que la componen en una corriente de salida.La corriente de salida generalmente va a estar ligada a la función u objetivo principal de la empresa que es laproducción de un bien y/o servicio.GRAFICAMENTE. 1
  2. 2. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (S.I.)La administración efectiva de una organización requiere buenos sistemas de información. La toma dedecisiones lógicas requiere que se entiendan las circunstancias que rodean un evento y de las expectativas deque se disponga. Mientras más oportuna y pertinente sea la información mejor será la decisión resultante.El sistema de información de una empresa es el punto básico para una buena gestión administrativa, ya que através de sus componentes toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados deelaboración, al proceso de decisiones.Para comprender lo que significa un buen sistema de información dentro de una entidad, es necesarioidentificar los objetivos que este persigue.Objetivos del Sistema de Información.Este trata fundamentalmente de:• Suministrar a la dirección de la empresa y a todos los niveles, el conocimiento de los resultados de la actividad, así como el estado de los factores internos o externos que afectan el curso de la misma.• Proveer los canales a través de los cuales las decisiones de la dirección, expresadas en ordenes e información de diversas clases y contenidos, se incorporen a las operaciones de la empresa.• Coordinar entre todas las personas de la empresa, a fin de lograr el grado de relación precisa para conseguir los objetivos de aquella.De acuerdo a lo señalado anteriormente, el objetivo del sistema queda expresado a través de los siguientespuntos: • Elaborar los métodos y desarrollar las técnicas necesarias para adquirir y transmitir la información, así como desarrollar los procedimientos para su almacenamiento y utilización posterior. • Servir de soporte al sistema de planificación, recogiendo su contenido en documentos adecuados para hacerla efectiva y trascendente. • Establecer causes para recoger la información interna y externa, lo cual es relevante para la vida de la empresa, transmitiéndola a aquellos que deben incorporarla a las operaciones a través de sus decisiones. • Proveer los medios para que la información procedente de los resultados de la actividad, sea elaborada de acuerdo con las reglas determinadas al efecto. • Dar a conocer en forma sistemática y organizada la información, a los ejecutivos y directores de la empresa, a través de los sistemas de información, control y gestión.En conclusión, podemos decir, que los Sistemas de Información de la Empresa son conjuntos organizados deelementos dirigidos a recoger, procesar, almacenar y distribuir información de manera que pueda ser utilizadapor las personas adecuadas en la empresa de modo que desempeñen sus actividades de modo eficaz yeficiente. La información puede verse sobre personas, lugares, cosas o eventos internos a la empresa, o sobreel entorno que los rodea. Las personas utilizan la información para tomar decisiones, mantenerse informadosobre los recursos empleados y para planificar el futuro. La información tiene atributos de exactitud, fiabilidady oportunidad.Los elementos que conforman un sistema de información son cuatro: • INFORMACIÓN. Todo aquello (número, texto, imagen, voz) que el sistema captura, procesa, almacena y distribuye. • PERSONAS. Gente que introduce, procesa y/o utiliza la información del sistema. 2
  3. 3. • TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN. Hardware y software empleado en las tareas del sistema. • TÉCNICAS DE TRABAJO. Métodos utilizados por las personas y las tecnologías para desempeñar su trabajo.Estos elementos constituyen un Sistema de Información cuando se juntan y operan coordinadamente paraalcanzar un objetivo determinado en la empresa, ya sea gestionar las transacciones corrientes, facilitar la tomade decisiones estratégicas, mantener un canal comercial o cualquier otro propósito útil para el éxito de laempresa.En este sentido, un sistema informático, un conjunto de hardware o software, no es un Sistema deInformación. Sólo cuando este sistema informático actúa en coordinación con el resto de elementos para unpropósito empresarial definido hablamos de Sistemas de Información de la Empresa.SISTEMAS DE INFORMACIÓN DENTRO DE UNA EMPRESA.En las empresas pueden existir innumerables sistemas de información, dependiendo del tipo de empresa losmás comunes son:• El Sistema Contable:Este sistema es el más usado de todos, ya que casi la totalidad de las empresas cuentan con un sistemacontable, es decir, un medio para recolectar, sumarizar, analizar y presentar en signos monetarios lainformación relativa al negocio.• El Sistema de Costos:La contabilidad de costos es la técnica encargada de registrar y presentar las operaciones relativas a laproducción de mercancías y servicios, por medios de los cuales esos registros se convierten posteriormente enun método de medida y en un medio de control.Este tipo de contabilidad implica el análisis y la síntesis de las operaciones, de tal forma que es posibledeterminar el costo total de producción de una mercancía, un trabajo o un servicio, así es como también sepuede clasificar el costo en sus elementos materiales, mano de obra y de gastos de fabricación.La contabilidad de costos incluye también el análisis y la síntesis del costo total de producción en función delos costos por departamento o por centros de costos, así como por operaciones manuales o de máquinas.Todo sistema cualquiera sea su naturaleza tiene un porque de su existencia, el sistema de contabilidad decostos tiene tres finalidades principales:• Proporciona los valores de los inventarios de manufactura en proceso y de artículos terminados.• Proporciona datos para el control de costos.• Proporciona datos para las decisiones sobre negocios.• El Sistema de Presupuesto:Este sistema exige una previsión sistemática basada en la experiencia del pasado y en las condiciones que sepreveen para el futuro.Un sistema presupuestario es primordial para las entidades que desean mantener un buen sistema deinformación, ya que este es básicamente el esquema de un plan proyectado de acción del ente, para un períodode tiempo definido. 3
  4. 4. Los pronósticos que se realizan a través de este sistema son tabulaciones formales de decisiones de laadministración, en las cuales cada uno de los directivos de las unidades organizacionales a reunido entérminos concretos sus juicios ponderados sobre lo que hará dentro del campo de su responsabilidad.El objetivo fundamental que hace necesario realizar un presupuesto es el ayudar a obtener el control de losdiferentes aspectos de un negocio, lo cual se logra comparando los resultados obtenidos con las cifras delpresupuesto, utilizando estás últimas como una base de comparación o medida para determinar la eficiencia delas operaciones.USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMÁCIÓN EN UNA EMPRESA.En esta era de información, el conocimiento está asumiendo el rol del capital como fuente impulsora de lasempresas. Hoy en día el conocimiento es el recurso primario de las personas y organizaciones, donde lastecnologías de hardware, software y redes comunicacionales pasan a tener un rol vital como habilitantes deuna nueva manera de hacer gestión.En primer lugar, para la implementación de tecnología informática, la empresa debe realizar un análisiscosto− beneficio, de manera que la adquisición de esta resulte productiva.En el uso de esta tecnología informática es necesario incorporar computadores con una serie de características,que al estar interconectados entre sí, facilitan la rapidez y calidad de la información, gestión y posterior tomade decisiones.En el poder de la decisión las empresas se encuentran organizadas en grupos relativamente autónomos,comunicados por tecnología computacional que manejan decentralizadamente con gran efectividad yeficiencia en los procesos claves de la empresa.La mayoría de las personas tendrán equipos conectados a redes computacionales, tanto en las empresas comoen el hogar. Estas redes son de carácter global, ya que permiten la conexión entre empresas y personascualesquiera.Las redes comunicacionales producen la contracción del tiempo y el espacio, por la facilidad que tienen laspersonas de realizar acciones efectivas en un grupo social y en particular en una empresa.Es importante hoy en día que las personas que realizan gestión conozcan acerca de las tecnologías deinformación y así mismo, deben saber como enfocar el uso de estas para que las empresas tengan unatransición suave hacia los nuevos estilos de gestión.PRINCIPALES COMPONENTES DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓNHardwareEl componente de hardware más básico que sirve como plataforma para los sistemas de información y lasaplicaciones, es el computador. El computador consta de dispositivos de entrada, los cuales proveen loselementos para comunicarse con otros elementos del computador. Los más populares de estos elementos sonel teclado y el Mouse, que sirven para darle instrucciones al computador. Otro componente importante delcomputador es la CPU, que interpreta las instrucciones y los datos que ingresan por los dispositivos deentrada y toma las decisiones adecuadas respecto a ellos. También forman parte importante del computador, lamemoria principal y la memoria secundaria. La memoria principal (RAM) dice relación con la capacidadque tiene el computador para trabajar con varios programas simultáneamente. La memoria secundariacorresponde a la capacidad de almacenamiento de computador, es decir, el disco duro. El computador tambiénposee dispositivos de salida, los cuales permiten que el computador pueda entregar los resultados del 4
  5. 5. procesamiento realizado internamente. Los principales dispositivos de salida son: los monitores, lasimpresoras, los parlantes, etc.SoftwareEl SW de los computadores es el que provee las instrucciones por medio de las cuales el HW opera. Dentro decada uno de los componentes del computador debe existir un SW adecuado que entienda las instrucciones ydatos y que sea capaz de procesarlos. Por ejemplo, la CPU como unidad física no puede hacer nada si nocuenta con un conjunto de instrucciones generales que le permitan actuar de acuerdo a reglas bien definidas;éste está constituido por el Sistema Operativo, el cual es un software. El SW toma la forma de programas, queson un conjunto de instrucciones escritas en un determinado lenguaje. Los tipos de SW más importantes son: • Sistema Operativo y otros SW de base: el S.O. es el programa maestro que controla y dirige todas las operaciones del HW de un computador, por ejemplo, monitorea todos sus componentes y conoce su estado. También puede recibir requerimientos por la ejecución de múltiples programas y varios a la vez por un mismo programa, dándoles prioridades y tiempos de procesamiento a la CPU. • Compilador de lenguajes: traduce un programa escrito en un lenguaje de 3º o 4º generación y lo transforman en instrucciones en lenguaje de máquinas codificado en binario. • Software de Aplicación: es el que realiza una labor útil para un usuario final, puede ser empaquetado (se compra y no puede ser adaptado a las necesidades del usuario), parcialmente empaquetado (permite adaptaciones a las características particulares de una empresa) y ad−hoc (hechas totalmente a la medida de los usuarios).Redes OrganizacionalesLa base de cualquier Red Organizacional es el medio físico a través del cual se integran las tecnologías deinformación. Este medio físico puede ser por trenzado, cable coaxial, fibra óptica o microonda. Cualquiera deestos medios, algunos más costosos y de mejor capacidad, permite la interconexión y transmisión deinformación entre distintos puntos físicos que componen una organización. Dependiendo de la amplitud delárea que se desea comunicar (redes LAN o WAN), el tipo de información (voz, data, imagen) y del ancho debanda requerido, existen distintas alternativas de transmisión: Packet switching, Frame Relay, ISDN, ATM,ADSL, etc.Las Redes de Area Local (LAN) son un conjunto de equipos, cableado y protocolos que permiten a un grupode estaciones (habitualmente PC´s) comunicarse y compartir recursos. La motivación original de estas redeses la centralizar en un servidor los servicios de almacenamiento de SW, datos y de impresión, pudiendo lasestaciones bajar tanto el SW como los datos y realizar procesamientos locales.Redes TotalesLas redes totales no sólo permiten unir las diferentes unidades de una empresa, sino también interconectarempresas, y los clientes con éstas. Permiten integrar diversas tecnologías para dar una solución integral a lasnecesidades de comunicación de una empresa, tanto internas como externas (con clientes y proveedores), quehaga indiferentes el lugar y el tiempo para los que necesitan interactuar. Estas interconexiones se basan endistintas tecnologías, como Internet, EDI, Gropware, Workflow, etc., siendo la más importante, sin lugar adudas, Internet.Internet es la red pública mundial, que ofrece posibilidades para desarrollar aplicaciones internas de unaempresa o de interconectar con clientes y proveedores. En su funcionalidad más básica, Internet es un correoelectrónico mundial que permite el envío de mensajes entre todos aquellos computadores conectados a la redpor medio de unos sistemas de direcciones. Por otro lado, el mayor potencial de la red Internet en lasempresas está en el Web, conjunto de servidores que ofrecen sitios y páginas Web, documentos de hipertexto 5
  6. 6. que organizan la información sobre un determinado tópico de una manera fácil y atractiva de utilizar. Laimportancia de los sitios y páginas Web es que ellos pueden ser utilizados por las empresas para proveer unagran gama de información de interés comercial.Otra modalidad de Internet es Intranet, que permite compartir información interna de la empresa(procedimientos, manuales, informes, catálogos, etc.), la cual está protegida por un firewall. También existe lamodalidad Extranet, según la cual, algunos datos contenidos en un servidor Web se ponen a disposición deusuarios externos, particularmente clientes (disponibilidad de productos, stock de productos, planes deproducción relevantes para un proveedor, etc.) (*)Vale la pena mencionar la red EDI, que fue creada para facilitar el comercio electrónico y hace posible elenvío de formatos preestablecidos, por ejemplo; órdenes de compra o facturas entre empresas en formaelectrónica, eliminando el papel. La comunicación EDI es de computador (enviador) a computador (receptor).En el computador del enviador se genera el formato a traspasar y un SW propio de la solución EDI lotransforma a señal electrónica transmisible por el protocolo y las líneas que usa la empresa que provee elservicio. Esta empresa se encarga de rutear el mensaje a la empresa receptora, velando por la seguridad yexactitud de lo transmitido.SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLES.Dentro de las organizaciones la contabilidad juega un rol importante, ya que, es una base sobre la cual setoman una gran variedad de decisiones, ya sean económicas o financieras, también influye en el control de lagestión y las operaciones de las empresas, por esa razón los Sistemas de Información Contable (SIC) son tannecesarios dentro de la misma. Pero ¿qué es la Contabilidad?, es una parte de los SIA de un ente,técnicamente es el procesamiento de datos que permite obtener información sobre la composición y evolucióndel patrimonio de una empresa.El SIC es el conjunto de elementos humanos, materiales e integradores que interactúan con el fin deproporcionar información correspondiente a las operaciones realizadas por la empresa, susceptible de servalorizadas en términos numéricos, lo cual permite a sus administradores, en forma fácil, tomar las decisionesque cumplan sus objetivos.Existen diferentes tipos de sistemas Contables de acuerdo a los componentes y necesidades que posee laEmpresa, y pueden adoptar diversas formas. Los SIC más utilizados por los entes económicos y másdestacados son:• El sistema Jornalizador: sistema el cual registra todas las operaciones mercantiles en el DIARIO o libro único, en forma detallada a través de asientos, de este modo se cumple con el principio contable de la partida doble, dichas operaciones deben ser registradas en forma cronológica y posteriormente, traspasadas al Libro Mayor, para ser llevadas al Balance General.• El Sistema Centralizador: El utilizar el anterior sistema era demasiado engorroso el cual traía varias complicaciones, por esta razón se creo este nuevo sistemas, el cual registra todas las operaciones en diferentes libros, para que este sistema sea eficiente se han creado diarios nuevos, tales como: Caja, Documentos por Pagar, Documentos por Cobrar, Compras, Ventas, Gastos, etc.• El Sistemas de Caja Diario: Este sistema es utilizado por empresas pequeñas que utilizan solo dinero en efectivo ya que se registran los ingresos y egresos de caja. (*)• El Sistema de Comprobante: Sistema utilizado por empresas que no poseen muchas transacciones ya que utilizan para cada transacción un comprobante enumerado en forma correlativa, divididos en comprobantes de ingresos y comprobantes de egresos.• Los sistemas de RUF: Se utiliza un libro diario en el cual se registran las transacciones en forma periódica y fichas las cuales reemplazan a los mayores, este sistema posee tres principios básicos que son: las cuentas y diarios se llevan en hojas sueltas, los asientos se registran simultáneamente por calco en la cuenta y en el 6
  7. 7. diario, cada asiento se anota directamente en la cuenta afectada.ESQUEMA DE SISTEMA JORNALIZADOR.ESQUEMA DE SISTEMA CENTRALIZADOR.CONCLUSIÓNHoy en día, resulta necesario para cualquier empresa, contar con un Sistema de Información adecuado y eficazque le permita planificar, controlar y gestionar de manera optima los objetivos que persigue, y así tomar lasdecisiones según la situación actual en la que se encuentra la empresa.Además las empresas deben ir adecuándose a las nuevas tecnologías (Informáticas), para así tener una visiónmás amplia del mercado en el que compite, tanto nacional como internacional.Por último, podemos decir que dentro de los sistemas de información el principal es el contable, pues todaentidad posee uno, ya que, es un medio que permite analizar y presentar en signos monetarios la informaciónrelativa al negocio.BIBLIOGRAFÍA.Para la confección de este informe se ha recolectado información, la cual detallaremos a continuación:• LIBROS: • Autor : BARROS V., Oscar.Título : Tecnología de la Información y su uso en Gestión.(Una visión moderna de los Sistemas de Información).Edición : Ultima edición.Año : 1998.Ciudad : Santiago, Chile.Editorial : McGRAW−HILL Interamericana de Chile LTDA. • Autor : BARROS V., Oscar.Título : Sistemas de Información Administrativos.Edición : Quinta Edición.Año : 1988.Ciudad : Santiago, Chile.Editorial : McGRAW−HILL Interamericana de Chile LTDA. • Autor : ILLANES F., Pablo. 7
  8. 8. Título : El Sistemas de Empresas.Edición : Sexta Edición.Año : 1999.Ciudad : Santiago, Chile.Editorial : Manepa.Nota: En cada píe de página se menciona el libro que fue utilizado, no se menciona página por que nada fuesacado textual del libro.• ENTREVISTAS: • Nombre : SADE C., Alejandra.Profesión : Ingeniera Comercial.Universidad : Universidad Internacional SEK.Empresa : Empresa Nacional de Telecomunicaciones ENTEL.SACargo : Directora de Marketing.• INTERNET: • www.sie.efpol.ua.es/sisinf.htmlSistemas de Información Administrativos; BARROS Oscar.Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar. 8
  9. 9. Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.El Sistema de Empresa; ILLANES, Pablo.El Sistema de Empresa; ILLANES, Pablo.Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.24PROCESOOTRANSFORMACIÓNCORRIENTEDEENTRADAESFUERZO HUMANORECURSOS MATERIALESINFORMACIÓNBIENESYSERVICIOSCORRIENTEDESALIDATRANSACCIONESDIARIO GENERAL 9
  10. 10. ESTADO DE RESULTADOBALANCE GENERALMAYOR GENERALBALANCE GENERALLIBROS AUXILIA.LIBROS AUXILIA.MAYORDIARIO GENERALDIARIOS AUXILIA.DIARIO DE L. POR COBRARCOMPRO− BANTESDIARIOS DE COMPRASDIARIOS DE VENTASDIARIO DE CAJA (MAYOR) 10

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