1. TECNICAS DE DOCUMENTACION
Y ARCHIVO
INTEGRANTES DEL GRUPO:
Rocío García Santos
Rosario Guamán Guerra
Silvia Paramo Unda

2. CONFEDERACION NACIONAL SE SERVIDORES
PUBLICOS DEL ECUADOR, CONASEP
MANUAL DE ARCHIVO

3. INTRODUCCCION:
Los archivos constituyen el Patrimonio Documental de las
instituciones públicas y privadas representan la gestión de
cada una de ellas y la memoria de las actividades cumplidas
en la administración. Por lo que se hace necesario
salvaguardar los documentos que forman parte de las
administraciones que regirán los destinos de la
Confederación, Nacional de Servidores Públicos del
Ecuador, CONASEP. Para cumplir con este objetivo nuestro
grupo de la Carrera de Asistencia de Gerencia del Instituto
Tecnológico Honorable Consejo Provincial de Pichincha ha
preparado el MANUAL DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y
GESTION DE ARCHIVOS, como un instrumento didáctico
que permita custodiar los documentos, para la elaboración
del mismo se han aplicado normas técnicas universales.

4. OBJETIVOS DEL MANUAL
• Precautelar el archivo histórico de la Confederación
Nacional de Servidores Públicos del
Ecuador, CONASEP.
• Dotar a la Directiva de la Confederación Nacional de
Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP y a todos
los servidores públicos del país de un manual que servirá
de ayuda para realizar el archivo de documentos de una
manera técnica.
• Crear en la dirigencia de la Confederación Nacional de
Servidores Públicos del Ecuador, CONASEP, la cultura
sobre la importancia que tiene el cuidado de los archivos
y de los documentos , ya que esto representa la historia
de la organización .
• Permitirá determinar niveles de responsabilidad sobre la
ejecución de tareas en el campo archivístico.
• Ubicar de una manera oportuna los documentos, para
atender eficientemente a cualquier miembro de la
Directiva Nacional o Provincial cuando lo requieran, o a
su vez cualquier servidor público a nivel nacional lo
solicite.

5. AMBITO DE APLICACIÓN DEL
MANUAL
Esta dirigido a toda la
Directiva Nacional, a los
Servidores públicos del
Ecuador en todas las
unidades administrativas
de servicios archivísticos
existentes, que requieran
tener una guía para
ejecutar el archivo de
manera técnica.

6. ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL
Cada delegación provincial de la
CONASEP, deberán contar, con una
secretaria administrativa, quien será
responsable del manejo correcto y
aplicación de este manual, con el fin de
poder precautelar todos los documentos
que ingresen y egresen a la CONASEP en
su provincia , además deberá remitir a la
matriz de la CONASEP, por fax o vía
email todos los documentos que reciba
con el propósito de crear un archivo
central en la jurisdicción, esto es en la
Yánez Pinzón 27-57 y Av. Colon de la
ciudad de Quito.

7. CARACTERISTICAS
• Los documentos deberán ser ubicados en sitios no equivocados,
• Deberá ser de fácil manejo, para poderlos ubicar en forma rápida
ya que esto evitara pérdida de tiempo.
• La persona que maneje los archivos deberá ser ordenada y debe
inspirar confianza para evitar perdida de los documento.
• La ubicación de los documentos se realizara en sitios iluminados
y con gran medida de seguridad.
• El sitio donde estarán los archivos no debe existir humedad ya
que esto sería muy perjudicial para los documentos.
• El lugar donde estarán los documentos debe ser sumamente
limpio donde no haya polvo, y que no estén expuestos al sol.
• Deben cumplirse los objetivos como base de datos, mobiliarios y
maquinas, evitando de esta manera que el archivo sea solo para
el servicio de conservación de papeles.

8. FUNCIONES
DE LA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL
• Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a
nivel Nacional , que permita planificar, organizar,
controlar, supervisar y coordinar con las demás
delegaciones provinciales de la Confederación
Nacional de Servidores Públicos del Ecuador,
CONASEP.
• Asignar funciones al personal que integra el Área de
Archivo Central. En este caso en la Matriz de la
CONASEP en Quito, quien manejara el archivo es la
secretaria administrativa, o en caso sumamente
necesario se contratara nuevo personal para el manejo
del mismo.
• Supervisar el cumplimiento del sistema de
administración documental y archivos.
• Recibir, calificar, registrar y distribuir la
correspondencia que ingresa a la organización.
• Mantener actualizados los registros de control de las
comunicaciones y los Archivos.
• Elaborar un documento diario en el que se detalle
claramente el despacho de los documentos a las
diferentes entidades tanto públicas como privadas.

9. ARCHIVO PASIVO (INACTIVO)
• Organizar y custodiar la documentación transferida de las
Delegaciones Provinciales.
• Ubicar la documentación que recibe, en las estanterías, con
su respectivo código que corresponde a cada una de las
Delegaciones Provinciales utilizando la numeración de
acuerdo a la provincia.
• Llevar un registro de ubicación de los archivos.
• Recomendar sobre posible eliminación de papeles obsoletos
de archivos
• Operar equipos de computación para la información.
• Información al inmediato superior sobre novedades del
Archivo Pasivo.
• Participación en seminarios y cursos, relacionados a la
materia Archivística.

10. DEL ARCHIVO DE OFICINA
• Recibir y controlar las comunicaciones registradas en el Área de
Archivo Central.
• Realizar un inventario de todo el archivo existente en la organización
con el fin de eliminar algunos documentos que por el tiempo que tienen
ya deberían de darse de baja.
• Distribuir la correspondencia a la autoridad o funcionarios respectivos.
• Informar al Presidente de la CONASEP el estado de atención de los
trámites.
• Seguimiento y control de las comunicaciones que son enviadas a las
diferentes secretarias y federaciones provinciales de la CONASEP.
• Impedir la eliminación de documentos sin previa evaluación y
autorización escrita.
• Organizar, clasificar y archivar la documentación recibida de las
diferentes entidades tanto públicas como privadas.
• Control y recuperación de los documentos a través de un registro de
préstamo.
• Evaluar periódicamente la documentación para su
permanencia, eliminación o envió al Archivo Central, en base a los
procedimientos establecidos.

11. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Los archivos se organizarán de la siguiente manera:
• Los documentos se clasificarán respetando la
procedencia del mismo.
• Los documentos se ordenarán respetando el orden
cronológico, numérico y alfabético.
• Los documentos se clasificarán y ordenarán en
series documentales.
• Los archivos de oficina se clasificarán de acuerdo a
la estructura que generan los documentos.
• Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican
y describen el archivo para ser dispuesto a su
inmediata consulta.

12. TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACION
DOCUMENTAL
• Se observará la parte legal, el valor que tienen los
documentos como justificativos en los actos administrativos,
financieros, y legales, considerará aquellos documentos
históricos de la propia organización.
• Los plazos de conservación señalados deberán contarse a
partir del último día al que corresponde el expediente o grupo
documental. Los plazos se aplicarán siempre y cuando los
documentos correspondan a trámites concluidos y no
existiere impugnaciones relacionadas a tal documentación.
• Previa a la eliminación de los documentos que han cumplido
los plazos de conservación la Comisión Ejecutiva Especial
Permanente de la CONASEP, se reunirá previa convocatoria
y sus integrantes, consideraran que los de valor permanente
e histórico, podrán transferirse al Archivo Central de la
CONASEP y aquellos que no sean calificados como tales se
dispondrá su eliminación, previo informe en resoluciones por
escrito.

13. EQUIPOS PARA ARCHIVOS
Para el archivo de los documentos de la
Confederación Nacional de Servidores
Públicos del Ecuador, CONASEP se
utilizaran archivadores, armarios o
estanterías metálicas, entre otros. Los
documentos del Archivo Pasivo deben
ser protegidos en cajas especiales de
retención. Todos los documentos
tendrán el sello de recibido y la fecha
de archivo una vez realizado el tramite
pertinente.

14. A N E X O S
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN
BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVO

15. Memorando Cotización Oficios
Convocatoria Factura Currículum
Vitae Acuerdos
Banco Internacional
CLASES DE DOCUMENTOS

16. Confederación, Nacional de Servidores
Públicos del Ecuador
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
Fecha y Hora: Nº del documento:
Institución :
Remitente:
Asunto del Documento:
Recibí Conforme:
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVOS
ÁREA DE ARCHIVO DE OFICINA
ANEXO 1

17. Confederación, Nacional de Servidores
Públicos del Ecuador
ARCHIVO CENTRAL
REGISTRO Y CONTROL DE TRAMITE DE DOCUMENTOS
PROCEDENCIA: REMITENTE:
CLASE Y N DOCUMENTO
DIRIGIDO A:
FECHA
ORIGEN
FECHA REGISTRO
ASUNTO:
ANEXOS: RECEPCIÓN INTERNA SALIDA
ENVIADO A: INICIAL FECHA Y HORA OF. No.
DESTINATARIO
GUÍA
ARCHIVADO EN:
Observaciones:
Este formulario debe ser devuelto al Archivo Central una vez finalizado el trámite
Para Tarjetero alfabético por remitente del Archivo Central (Control trámite pendiente)
Para Tarjetero Alfabético por remitente de la Unidad de Trámite
Tarjetero numérico del Archivo Central (opcional
REGISTRO No.
ANEXO 2

18. INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVOS
REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA
N
FECHA:
DESTINATARIO REF.
DOCUMENTO
DATOS DE RECEPCIÓN
NOMBRE Y FIRMA FECHA Y
HORA
ELABORADO POR : ENTREGADO POR:
Confederación, Nacional de Servidores
Públicos del Ecuador
ANEXO 3

19. Solicitante:
Unidad o Servicio solicitante:
Fecha de Solicitud:
Código y título de clasificación: Años:
Descripción de la serie documental:
Número de hojas:
Confederación, Nacional de Servidores
Públicos del Ecuador
Acción que se solicita:
ELIMINACIÓN
Observaciones:
Autorización del Jefe Responsable del Archivo
Nombre y sello Nombre y sello
ARCHIVO CENTRAL
AUTORIZACIÓN PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
ANEXO 4

20. NOMBRE DEL SOLICITANTE: FECHA DE
SOLICITUD:
PLAZO DEL
PRESTAMO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE LABORA:
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO No. FOJAS UBICACIÓN FÍSICA
Caja Estante Carpetas
f. f.
AUTORIZADO POR RECIBÍ CONFORME
(Nombre, cargo y firma de la autoridad que so licita el préstamo) (Nombre, cargo y firma del funcionario que
recibe los documentos)
CONTROL DE DEVOLUCIÓN
FECHA DE DEVOLUCION:
ENTREGADO POR: VISTO BUENO
CONTROL DE PRÉSTAMO INTERNO DE DOCUMENTOS
Confederación, Nacional de Servidores
Públicos del Ecuador ANEXO 5