Tarea Activa 2.1

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Tarea Activa 2.1

  1. 1. UDLAP ADMINISTRACION DE LA INFORMACION 4/05/2013• RODRIGO MORALES Y PORTILLO• PATRICIA CORONA HERREJON.
  2. 2. PRESENTACION DEL PROYECTO:GENERACIÓN DE REPORTE DE ESTADOS DE RESULTADOS FINANCIEROSINTEGRADO A SAP
  3. 3. OBJETIVOS:• Mejora en los procesos de generación de información• Automatización en la generación del reporte de Estados de Resultados Financieros• Contar con información fiel y a tiempo que ayude a la toma de decisiones• Tomar decisiones con la seguridad de que la información presentada es confiable.​
  4. 4. ANTECEDENTES/ O PROBLEMATICA:• El contador general de una cadena hotelera en Puebla tiene que generar un reporte de Estado de Resultados Financieros, dicho reporte se tienen que generar una vez al mes y por cada departamento de cada hotel que la conforman, ellos tienen un sistema ERP pero no genera dicho reporte bajo las necesidades que ellos lo requieren, dicho sistema solo genera un reporte por departamento por mes y lo que ellos requieren en un reporte que contenga presupuestos actuales, ingresos, costos, gastos del año pasado y los del año en curso y los que genera este ERP solo contiene costos, ingresos y gastos sin ningún tipo de calculo que lo ayude a su contabilidad (por lo cual no es considerado un reporte de estados de resultados financieros), los encargados de cada departamento son los responsables de generar dichos reportes individuales, una vez generados estos reportes son enviados para que puedan estructurar toda esa información en un solo archivo, seguido de esto generan también " manualmente" un archivo que contiene la información de hace un año de cada uno de los departamentos y copian y pegan dicha información en el nuevo reporte financiero, seguido de esto generan un documento de presupuestos del cual también copian y pegan la información en el nuevo reporte financiero, una vez que esta información esta lista se hace el ajuste necesario en cantidades para luego enviarlo al director general para que pueda tomar decisiones en base a la información que ve en el reporte de resultados, todo el proceso anterior es generado de manera manual en un archivo Excel. La información que contiene dicho archivo se divide por departamento, por mes.​
  5. 5. SOLUCIONES O ALTERNATIVAS EN BASE A LA TABLA DE MODESTO, MODERADO Y ELABORADO:
  6. 6. • Solución 1:• Desarrollar un sistema en el cual exista un proceso que se conecte a la base de datos con el fin de extraer toda la información para luego hacer todas las operaciones necesarias para poder generar la nueva información bajo las condiciones que el usuario requiere a través un portal web que ayude a la generación del reporte con la ayuda de diferentes filtros y que por medio de privilegios de usuarios dicha información pueda ser generada, consultada por el personal autorizado y esté disponible para el mismo.• Solución 2:• Desarrollar un sistema que procese los archivos .xls que el ERP generar para luego procesar la información, almacenarla en una base de datos, hacer las operaciones necesarias para la generación de nueva información y que a través un portal web que ayude a la generación del reporte con la ayuda de diferentes filtros y que por medio de privilegios de usuarios dicha información pueda ser generada, consultada por el personal autorizado y esté disponible para el mismo.• Solución 3:• Generar un sistema ERP a la medida de la cadena hotelera que este desarrollado bajos todos los procesos con los que los usuarios manejan.
  7. 7. ANALISIS DE FUNCIONALIDADCaracterísticas y funcionalidad Modesto Moderado Elaborado (Solución sin generar ninguna base de datos (Sistema integrador, base de datos (Sistema ERP nuevo a la medida.) independiente a la del ERP.) independiente, portal de consulta y generación de reportes.)Usuarios Dirección, Contador General Dirección, Contados General Dirección, Contados GeneralDatos a procesar Información de algunas tablas de la base de datos Solo la información que viene en los archivos del ERP Toda la información de la base de datos.Hardware No se necesita de un gran Hardware No se necesita de un gran Hardware Se requiere de un servidor dedicado para la aplicación.Accesibilidad a la información Todo depende de la estructura de la base de datos del Rápida ya que la generación de la estructura de la base Rápida ya que la generación de la estructura de la base ERP, podría ser lenta. de datos quedaría a nuestro cargo de datos quedaría a nuestro cargoMétodo de acceso Portal WEB Portal WEB Portal WEBMódulos a los que tendrán acceso los usuarios. Altas de usuarios Altas de usuarios. Altas de Usuarios. Generación de Reporte mensualmente Generación de reportes mensualmente. Finanzas. Consultas de control estadístico. Recursos humanos. Generación de gráficas. Recepción. Factura electrónica. Alta de clientes. Alta de proveedores. Embarques. Alta de Productos. Contabilidad. Inventarios. Almacén.Tipos de reportes a generar Reporte de estados de resultados financieros Reportes de Estados financieros. Reportes de Estados financieros. Reportes estadísticos. Reportes estadísticos. Reportes por departamento. Reportes por departamento. Reportes de Inventarios. Reportes Contables. Reportes Mensuales de factura electrónica.Seguridad Baja Media AltaPersonalización Un portal sencillo solo de consulta y generación Privilegios de usuarios. Misma de moderado con el objetivo de establecer los módulos de accesoDisponibilidad del sistema Depende del servidor en donde está la base de datos del Según si el servidor local esta prendido. Según si el servidor local esta prendido. ERP si esta prendido. Si la base de datos del ERP no se daña se podrá tener acceso al nuevo sistema.Tiempo de Acceso Depende de la saturación de servidor del ERP y de la Rápida, ya que no depende de otros sistemas o bases de Rápida, ya que no depende de otros sistemas o bases de
  8. 8. Análisis Costo-BeneficioBENEFICIOS.BENEFICIOS Modesto Moderado Elaborado (Solución sin generar ninguna base de datos (Sistema integrador, base de datos (Sistema ERP nuevo a la medida.) independiente a la del ERP.) independiente, portal de consulta y generación de reportes.)Generación automática de reporte de Depende de los accesos que tenga en ese Rápida Rápidaestados de resultados financieros. momento la base de datos del ERP, puede ser rápida o muy lentaReducción de tiempos de entrega 2,500$ 7, 000$ 10,000$Seguridad de toma de decisiones 10,000$ 30, 000$ 50,000$Tiempos de capacitación 1 día = 500$ 4 días= 2000$ 15 días = 7, 000COSTOSHardware (servidor) 0.00 $ 10, 000 $ 10, 000 $Software adicional 0.00$ 0.00$ 0.00$Tiempo de desarrollo 20, 000 $ 40, 000 $ 100, 000 $Costos de capacitación Incluido en el desarrollo Incluido en el desarrollo Incluido en el desarrolloSoporte Técnico 5, 000$ 15, 000$ 40, 000$Administrador de servidor 1, 000$ (solo la aplicación) 5,000$ 5, 000$Capacitación a técnicos locales 1, 500$ 4,000$ 6, 000$Actualización de recursos Incluidas en la póliza de soporte técnico Incluidas en la póliza de soporte técnico Incluidas en la póliza de soporte técnicoTotal 27, 500$ 74, 000$ 161,000$
  9. 9. SOLUCION FINALJUSTIFICACION DE LA ALTERNATIVA TOMADA:- La alternativa que eligió el cliente fue la de “Moderado” puesto que si se compara con precios es aun accesible al presupuesto que se destinó este año para cuestiones de TI y cumple con las necesidades principales del usuario final.- Por otra parte no podían invertir en un ERP nuevo puesto que con el que actualmente interactúan fue “recientemente adquirido” (2 años).- El análisis de la base de datos impidió que se pudiera tomar como solución la alternativa número 1, por los siguientes factores: Acceso a la base de datos del ERP La base de datos contiene 1000 tablas, lo cual complica el análisis de la información. Se podría causar algún daño a la base de datos operativa.

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