Ejemplo caracterización de un proceso

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Ejemplo caracterización de un proceso

  1. 1. LOGO EMPRESA X PROCESO DE GESTIÓN HUMANA CÓDIGO: A2-PR01 VERSIÓN: 1 PÁGINA 1 de 6 1. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO NOMBRE: GESTIÓN HUMANA OBJETIVO: Garantizar el nivel de competencia de cada uno de los colaboradores, contribuyendo efectivamente al alcance de los objetivos estratégicos organizacionales, generando un adecuado ambiente laboral y cultura organizacional. ALCANCE: Inicia desde la determinación del perfil de cargos basado en competencias, la detección de necesidades de personal, la selección, contratación, inducción, seguimiento al periodo de prueba, seguimiento personal, evaluación de desempeño, evaluación de clima laboral, cultura organizacional y formación hasta el seguimiento al cumplimiento, eficacia y mejoramiento continuo de la competencia del personal, del clima, la cultura y el proceso. Incluye adicionalmente la desvinculación del personal y cumplimiento de requisitos de salud ocupacional. RESPONSABLE Líder del proceso de gestión humana PARTICIPANTES Auxiliar de gestión humana, Gerente, Director de gestión humana, psicólogo y líderes de procesos. FACTORES CLAVES DE ÉXITO: Selección de personal competente acorde al cargo, Personal eficiente, motivado y comprometido, Formación eficaz delpersonal, un adecuado clima y cultura organizacional, evaluación objetiva. Comunicación oportuna y adecuada de las diferentes necesidades del proceso. INDICADORES  Personal competente  Cultura y Clima organizacional REQUISITOS (Norma, Ley, Organización)  Ley xxx de xxxx  Decreto xxxx de xxxx  Norma ISO 9001:2008: 6.2/ 6.2.1/ 6.2.2/ 8.2.3/ 8.3/ 8.4/ 8.5.1  Código sustantivo del trabajo ORGANIZACIÓN:  Reglamento interno de trabajo  Perfiles de cargo RECURSOS (Humano y de Infraestructura)  Humano: personalcompetente  Infraestructura:Sala de Reuniones, Computador, office, materiales de oficina.  Económico:desarrollo Plan Formativo, cultura y motivacional DOCUMENTOS:  A2-PR01: Gestión Humana  A2-GU01 Perfil de cargos y diccionario de términos  Programa de salud ocupacional  Norma de higiene y seguridad industrial  Reglamento interno de trabajo atualizado ley 1010/06 REGISTROS  A2-FR01 Historial de ingreso (entrevista, Confirmación de referencias personales, Informe Psicológico y concepto final, Entrevista técnica, contratación, inducción y periodo de prueba)  A2-FR02 Plan de formación  A2-FR03 Hoja de vida  A2-FR04 Clima organizacional  A2-FR05 Evaluación del Desempeñopor Competencias  A2-FR06 Asistencia a formaciónu otras acciones  A2-FR07 Control de asistencia del personal  Recomendaciones (escritas y/o telefónicas  Educación, formación, habilidades y experiencia.
  2. 2. LOGO EMPRESA X PROCESO DE GESTIÓN HUMANA CÓDIGO: A2-PR01 VERSIÓN: 1 PÁGINA 2 de 6 2. CONDICIONES GENERALES 2.1 Todas las personas de la institución que reciban capacitación Una vez culminada, la persona debe entregar al líder de gestión humana la fotocopia del certificado que acredita dicha formación para anexar la información. 2.2 El personalencargado de realizar el proceso de selección e inducción delpersonal debe contar con la instrucción adecuada y el nivel de competencia exigido para dicho proceso y entregar la documentación en un plazo no mayor a 15 días de terminado el proceso. 2.3 Cronograma general del proceso: ACTIVIDADES E F M A M J J A S O N D 1 Definir el perfilde cargos 2 Selección de personal 3 contratación 4 Inducción y periodo de prueba 5 Evaluación de desempeño 6 Evaluación del clima 7 Plan de formación u otras acciones 8 desvinculación 9 Revisión de hojas de vida 2.4 Documentos de contratación TODOS CASADOS HOMBRES SOLTEROS PADRES A CARGO DOCUMENTOS 1 Hoja de v ida 1 Fotocopia de Títulos, certif icados 1 Certif icado médico 1 Copia del carné de EPS y certif icado de Fondo de pensión. 1 Foto 5 Fotocopias Identif icación al 150% 3 Copias del acta de Matrimonio 3 Fotocopias de Cédula de padres ampliada al 150% 3 Declaración notarial de sostenimiento de padres may ores de 60 años. 1 Libreta Militar 3 Copia del registro civ il de los hijos, y certif icado de escolaridad (si es may or de 12 años)
  3. 3. LOGO EMPRESA X PROCESO DE GESTIÓN HUMANA CÓDIGO: A2-PR01 VERSIÓN: 1 PÁGINA 3 de 6 3. CONTENIDO P-H-V-A ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1P Líder de gestión humana y demás procesos Los responsables informan en un A1-FR01 Acta a la Gestión Humana, el requerimiento de personal para ocupar vacantes. Las principales fuentes son: Cambio o necesidad de un nuevo personal, promoción interna, incapacidades, temporales, entre otros. Nota: para mejor gestión en el proceso se establece en los meses de junio y noviembre el personal que continúa y las nuevas necesidades para el próximo año. 2P Líder de gestión humana y demás procesos Atendiendo a los requerimientos presentados por los responsables, se analizan las Competencias para asumir la vacante existente o el Nuevo cargo. Tener en cuenta Perfil de cargos. Nota: Cuando no se cuenta con el cargo ellíder de ese proceso ayuda a describir el perfil. 3P Gerente Líder de gestión humana Dirección administrativa Iniciando cada año se realiza reunión administrativa donde se determina el personal requerido por la institución y salario a devengar para cada colaborador. Con la anterior información se puede tener La información del valor salarias para esta vacante 4H Líder de gestión humana y/o equipo directivo Se seleccionan las Hojas de vida que cumplen con la Competencia de Educación, Formación y Experiencia requerida para el cargo. Si es una vacante, se analizan las Hojas de vida que han llegado solicitando puesto a la institución durante ese semestre. Si se trata de la creación de un nuevo cargo, se analizan las Hojas de vida y los resultados del A2-FR05 Evaluación del Desempeño por competencias del personal actual de la Institución para determinar si se puede promover al cargo. A las hojas de vida preseleccionadas se les abre el Historial de ingreso, en la Fase 1 Estudiode hoja de vida se establece los porcentajes de cumplimiento de competencia y la verificación de las referencias. 5H Líder de gestión humana y personal encargado Los candidatos correspondientes a las Hojas de vida preseleccionadas se citan a una entrevista individual donde se verifica quienes realmente se acercan más al perfil. Se realiza por los cargos y según las habilidades requeridas. Se deja registro en el A2-FR01 Historial de ingreso, en la Fase 2 Entrevista 6VA Líder de gestión humana En cada entrevista se establece unas conclusiones, una aprobación o no del candidato y una determinación de mejoras de competencia A2-FR01 Historial de ingreso, en la fase 2 De allí pueden establecerse nuevas necesidades de competencia. 7H Líder de gestión humana Se notifica al seleccionado su ingreso y se le solicitan los documentos de contratación. Ver condiciones generales 3.4. Se deja registro de entrega de documentos en Historial de ingreso A2-FR01 8H Líderes de procesos Se realizan las diferentes actividades programadas para la inducción. Se deja registro en Historial de ingreso. De allí pueden establecerse nuevas necesidades de competencia. 9VA Líder de gestión humana Durante la implementación de los diferentes procesos se puede identificar necesidades tanto técnicas como disciplinarias se registra en el FORMATO Plan de formación u otras acciones Con esa base se efectúa el seguimiento al periodo de prueba, se decide la continuidad o el plan de mejora. Se deja registro en Historial de ingreso. Se deja registro de asistencia del personal en el FORMATO Control de asistencia del personal 10P Líder de Gestión Humana. Director administrativo En el cronograma general de actividades del proceso condición general se establecen las diferentes fechas para las evaluaciones para ello se cuenta con los formatos de Evaluación del Desempeño por Competencias. Definir el perfil por Competencias Determinar salario según nivel Pre seleccionar hojas de vida Establecer resultados de la Entrevistas Realizar Inducción Realizar seguimiento y acompañamiento al personal y evaluar periodo de prueba Planificar la Evaluación de Competencias Realizar entrevistas INICIO Identificar la necesidad de personal Contratar al personal
  4. 4. LOGO EMPRESA X PROCESO DE GESTIÓN HUMANA CÓDIGO: A2-PR01 VERSIÓN: 1 PÁGINA 4 de 6 P-H-V-A ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 11H Líder de gestión humana De manera individual se realiza al personal las evaluaciones específicas, donde se aplica formato Evaluación del desempeño por competencias. 12VA Líder de Gestión humana Se retroalimenta al empleado de los resultados de la(s) evaluación(es) de desempeño correspondiente al periodo a evaluarse. Durante la cita se analiza cada uno de los componentes de la evaluación, con el fin de llegar a un acuerdo sobre los compromisos para establecer el plan de mejoramiento. Este compromiso se registra en el formato Evaluación del Desempeño por Competencias. 13P Líder de Gestión Humana En el cronograma general de actividades del proceso se establecen las fechas para la evaluación para ello se cuenta con el formato Clima organizacional. 14H Líder de Gestión Humana Se solicita a todo el personal de la Institución, diligenciar la Encuesta de medición del Clima Organización la cual debe ser entregada en un plazo no mayor a 8 días. Se tabulan y se establece el diagnóstico institucional y posterior Plan de Mejoramiento. 15VA Líder de Gestión humana Se hace entrega al director administrativo del diagnóstico del Clima Organizacional y del plan de mejoramiento propuesto a partir de los resultados obtenidos. Se incluye el plan de mejoramiento al procesos de Gestión de Informacióny de mejora o al formato Plan de formación. 16P Líder de Gestión Humana Director académico Director administrativo Se identifican necesidades de formación por: Direccionamiento estratégico, Plan operativo del proceso, Selección, Inducción, seguimiento del personal y periodo de prueba, Evaluación de Desempeño por Competencias, Diagnostico de ambiente organizacional, Seguimiento al proceso, Auditorías internas, Cambios, oportunidad, entre otros. 17P Líder de gestión Humana. Atendiendo a las necesidades de Formación y de ambiente organizacional existentes en la institución, se elabora el Plan de formación u otras acciones cada semestre y actualizándose según necesidades específicas, oportunidades de formación y presupuesto asignado. Se pasa a la gestión directiva para su aprobación. Notas:Todas las formaciones realizadas en la institución desde los diferentes procesos, se deben incluir en el formato Plan de formación 18H Líder de Gestión humana Realizar la Formación según la planeación. Se deja registro de asistencia en el formato Asistencia a formación u otras acciones y se establece el método para evaluar la eficacia de la acción. 19VA Líder de Gestión humana. Se verifica la pertinencia del plan y el cumplimiento de éste, se evalúa la eficacia de la formación u otra actividad para el desarrollo de la competencia del personal o su motivación. Se deja registro en el mismo formato de Asistencia a formaciónu otras acciones. 20VA Líder de proceso Direccionamiento Estratégico Se hace seguimiento al cumplimiento de las actividades de control, factores claves de éxito, cumplimiento de objetivo, presentación de informe de gestión del proceso, indicadores y acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas (cada periodo) FIN Aplicar la Evaluación de desempeño. Evaluar los resultados del Desempeño por competencias Planificar la evaluación de clima organizacional Aplicar la encuesta de medición del Clima organizacional Presentar informe del Diagnostico a la Gestión Directiva Identificar necesidades de formación Programar el Plan de Formación Realizar el Plan de Formación Verificar cumplimiento y evaluar eficacia Hacer seguimiento a la gestión del proceso.
  5. 5. LOGO EMPRESA X PROCESO DE GESTIÓN HUMANA CÓDIGO: A2-PR01 VERSIÓN: 1 PÁGINA 5 de 6 5. ARCHIVO DE REGISTRO IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE ARCHIVO ACCESO LUGAR Y FORMA DE ARCHIVO TIEMPO DE CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINALCÓDIGO NOMBRE R G A2 Gestión Humana Líder de Gestión humana X Físico/ Of icina/Dirección académica/ Archiv o de registros del S.G.C/ Carpeta identif icada como A2 Gestión Humana /Electrónico/ serv idor de coordinación de calidad/escritorio/S:G:C/ 2 años y luego se destruy en . Restringido G. General 6. PLAN DE CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME (Opcional para procesos que afecte directamente el servicio educativo) 7. CONTROL DE MODIFICACIONES: VERSIÓN: DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 8. ANEXOS Anexo 1.

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