I Tema.Control Interno.
 Concepto,características,tipos
 Objetivosgeneralesyespecíficos.
 Mediospara la incorporaciónde...
I Tema. Control Interno
 Concepto:el control internose define de manera amplia como un proceso llevado a cabo
por el cons...
 Controles de autorización: Están orientados a permitir operaciones que son
validad desde el punto de vista interno. Le d...
 Clasificación del control interno:
 Control internocontable:Comprende el plande organizaciónytodoslos métodos
y procedi...
actividadesque realizanenesoscargos(comose desarrollalaactividad,aquiense
el rinde cuentas).
 Estructura administrativa y...
II Tema. Subsistema del efectivo.
 Concepto:
Efectivo: se considera efectivo todo aquel activo que generalmente es acepta...
sobrante en caja chica, esto también sirve para ver si se está llevando a
cabo un procedimiento.
En caso de faltante en ca...
 Creación de cuentas bancarias: todas las cuentas que sea aperturada
debe ser aprobada por la junta directiva.
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Para que estos sean exitosos deben ser sorpresivos y tener en cuenta los siguientes
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III Tema. Cuentas y efectos por cobrar.
 Cuentaspor cobrar: Sonderechoslegítimamente adquiridosporlaempresaque llegadoel
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La única diferencia consiste en la naturaleza del documento que respalda el
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Contabilidad: Control interno, subsistema del efectivo, Subsistema de cuentas y efectos por cobrar.

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Control interno:
• Concepto, características, tipos
• Objetivos generales y específicos.
• Medios para la incorporación del control interno
• Los controles internos en los sistemas manuales
subsistema del efectivo:
• Concepto, características, tipos.
• Controles y procedimientos.
• Arqueo de Caja.
• La conciliación Bancaria.
• Casos prácticos.
Subsistema de cuentas y efectos por cobrar:
• Concepto, características, tipos y ubicación
• Controles y procedimientos
• Las cuentas por cobrar.
• Análisis de antigüedad de saldos.
• Provisión
• Los efectos por cobrar
• Análisis de vencimiento
• Giros al cobro.
• Giros al descuento
• Giros al litigio.

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Contabilidad: Control interno, subsistema del efectivo, Subsistema de cuentas y efectos por cobrar.

  1. 1. I Tema.Control Interno.  Concepto,características,tipos  Objetivosgeneralesyespecíficos.  Mediospara la incorporacióndel control interno  Los controlesinternosenlossistemasmanuales II Tema.Subsistemade Efectivo.  Concepto,características, tipos.  Controlesyprocedimientos.  Arqueode Caja.  La conciliaciónBancaria.  Casosprácticos. IIITema. Subsistemade cuentasyefectosporcobrar.  Concepto,características,tiposyubicación  Controlesyprocedimientos  Las cuentaspor cobrar.  Análisisde antigüedadde saldos.  Provisión  Los efectosporcobrar  Análisisde vencimiento  Giros al cobro.  Giros al descuento  Giros al litigio. TEXTO: José BritoContabilidadBásicae intermedia.
  2. 2. I Tema. Control Interno  Concepto:el control internose define de manera amplia como un proceso llevado a cabo por el consejode administración, la gerencia y otro personal de la organización diseñado para proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la organización. Constituye unconjunto de políticas adoptadas por un ente, para salvaguardar sus recursoscontra desperdicios,fraudese insuficiencias,verificarlaexactitudy confiabilidad del sistemade información financiera, “alentar” y medir el cumplimiento de las políticas de la organización y promover la eficiencia de sus operaciones.  Características del control interno.  Debe comprender un plan de organización flexible simple donde se defina claramente líneas de autoridad y de responsabilidad.  Previene o detecta errores e irregularidades, la diferencia entre ambos es la intencionalidad del hecho; el término errores se refiere a omisiones no intencionales, mientras que las irregularidades son omisiones intencionales  Debe brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros.  Debe contener un sistema de autorización que complete acción de activos, pasivos, ingresos y gastos mediante el control de las operaciones a través del registro.  Debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación, fraude o colisión.  Tipos de control interno.  Controles de existencia: Permiten asegurar que las transacciones registradas existan y sean validas. Los siguientes controles aseguran el cumplimiento del objetivo de existencia: todo registro contable debe estar soportado por un documento original, los inventarios se deben recibir únicamente previa la verificación de su pedido, a través de la revisión de la orden de compra interna, toda cobranza debe estar soportada por el correspondiente recibo de cobro y la información necesaria para su registro (fecha de cobro, número de cheque, monto, número de factura que cancela y código del cliente).  Controles de exactitud: Permiten registrar operaciones por los montos que reflejanlosdocumentosoriginalesque generan la transacción. Algunos ejemplos de este control son:realizaciónde doble verificación manual, verificación manual de listadosde validación,revisiónde listadosde totalesporlotesde transacciones.
  3. 3.  Controles de autorización: Están orientados a permitir operaciones que son validad desde el punto de vista interno. Le da validez a la existencia de una transacción y genera normalmente la continuación o no del procesamiento de la operación.  Controlesde custodia: sirvenpara asegurarque losactivosestánresguardadosdel riesgo de robo y pérdida. Se pueden enumerar varios ejemplos de controles de custodia, los cuales tienen el mismo objetivo: existencias de cajas fuertes para chequerasenblancoo enformas continuas, efectivo depositado en cajas fuertes que no son susceptibles de moverse fácilmente, fondo de caja chica manejados por una solapersona,salidade inventariosdel almacénrealizada con base en una autorizaciónescritade algúnfuncionariocompetente,sistemas de seguridad para evitar el acceso a personas no autorizadas.  Objetivos generales del control interno:  Custodia de los activos y evita su mala utilización de recursos físicos y contables.  Captura y procesa la información en forma exacta y completa.  Logra que se cumplan las políticas de la empresa.  Evita que sean contraído pasivos individualmente.  Aumenta la eficiencia y productividad de las operaciones.  Objetivos específicos del control interno.  De autorización: Deben establecerse límites al inicio, continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos.  De integridad: Permiten asegurar que se registren todas las transacciones en el período en el cual ocurren. Los controles internos de pre numeración de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad  De existencia:Permitenasegurarque solose registrenoperacionesque afecten la entidad.Minimizael riesgode que losregistros contables contengan información que no corresponde a transacciones reales de la entidad.  De exactitud: Establece que las operaciones deben registrarse el valor que realmente se derivade ellas.Este objetivoessumamente importanteyaque exige que lascifras seanregistradasenformaexacta,esté a suvezes indispensable que sea establecida en el momento en el que se captura la información fuente o genere la transacción.  De custodia: Se establecen para tratar de controlar disposición no autorizada de los activos.
  4. 4.  Clasificación del control interno:  Control internocontable:Comprende el plande organizaciónytodoslos métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente y están relacionados directamente con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros, generalmente incluyen controles tales como los sistemas de autorización, aprobación, segregación de tareas relativas a la orientación de registrose informesócustodia de los activos, controles físicos sobre los activos y la auditoria interna.  Control interno administrativo: Comprende el plan de organización y todos los métodosyprocedimientosque estánrelacionados principalmente con la eficacia de las operaciones,laadhesiónalaspolíticasgerencialesyaque porlo comúnsólo tienen que ver indirectamente con los registros financieros. Incluyen controles, toma análisis estadísticos, estudios de tiempo y movimiento, programas de adiestramiento de personal y control de calidad.  Control preventivo: Son normas o políticas que se establecen al inicio de la actividad o proceso.  Control correlativo: Son las que se incorporan para corregir las desviaciones que se acontecen dentro de la actividad que está relacionando la empresa y no sólo corregirlas, sino también nos debe decir el porque estas desviaciones y en que podemos repercutir el error.  Control de evaluación: Son los controles que se incorporan con el objeto de evaluar a futuro los controles anteriores.  Control de detección: se aplican durante o después de un proceso. Permite verificarque todoslospasosde control preventivose estánejecutandode manera efectiva.  Medios para la aplicación del control interno en la organización.  Estructura organizativa: Comprende losniveles de jerarquía, estructura general y comprende los manuales, procedimientos y de funciones, estos manuales van a indicar cuales son los niveles de jerarquía la estructura de mando y el nivel de responsabilidadque establecenloscargosque se desarrollaranenlaempresaylas
  5. 5. actividadesque realizanenesoscargos(comose desarrollalaactividad,aquiense el rinde cuentas).  Estructura administrativa y contable: abarca como se desarrolla un procedimiento, a quien comprende esa operación, de que manera se relaciona con otros departamentos,yal terminar vacían eso en un documento que soporte que esa operación se realizó, así sabremos cual será el impacto que ciertas decisiones tengan sobre la empresa, toda operación al culminar debe tener un registro contable, para saber como afecta esa actividad de acuerdo a lo que realice en sí la empresa.  El control internoa nivel manual (Hardware y software) sobre el sistema de información. A nivel de software: unos de los controles que se aplican en el acceso del software son:  Clave de acceso: comprende en utilizar una identificación del usuario y una clave asociada a la identificación del usuario unos de sus objetivos son: Identificar al usuario, obtener información de que la identificación usada corresponde al usuario. Para establecereste control en la organización debe ser comunicados a todos los empleadosque lasclavesde acceso asignadas son confidenciales y que no deben ser reveladas.  Intervalo de dirección: ya que pueden existir el riesgo de que sea revelada, descubiertaoadivinadasporesose aplicael control de que lascontraseñastienen que ser modificadas regularmente con un intervalo de 30 a 60 días.  Longitud mínima: Se recomienda que en la contraseña se utilice seis caracteres como longitud mínima, ya que entre más largas sean es más difícil adivinar la clave.  Sintaxis: se recomienda que las claves tengan caracteres alfanuméricos.  Restricción de número de intentos fallidos.  Encriptación: consiste en transformar la misma a un formato difícil de entender, mediante la aplicación de una formula. Seguridad del software:  Acceso limitado a programas y archivos.  Software legal, esto quiere decir que puede que se haya diseñado un software y que resulte que otro diseñado tenga el mismo software.
  6. 6. II Tema. Subsistema del efectivo.  Concepto: Efectivo: se considera efectivo todo aquel activo que generalmente es aceptado como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ningún tipo de restricción. Es la suma de dinero de curso legal (monedas, billetes) o cualquier documento de fácil conversión de dinero tales como giros bancarios, cheques sin restricción al cobro que estén a la disponibilidad de la empresa para efectuar pago de cualquier circunstancia.  Características del efectivo.  Monedas de curso legal.  Son medios de pagos de manera individual.  Deben estar disponibles para la empresa.  Generan recursos y operaciones de comercio.  Se utilizan para realizar transacciones comerciales, adquirir activos, para gastos, cancelar pasivos.  Tipos de efectivo 1. Efectivo contenido en caja chica.  Caja chica: consiste en un fondo que se crea para gastos menores, y para uso diario,este fondose crearásegúnlas políticas, tamaño y necesidades de la empresa. Estos gastos pueden ser: gasolina para vehículos, fletes, suministros de oficinas, teléfono, luz, agua, café, azúcar, entre otros. Control interno de caja chica.  Debe establecerse el límite máximo con relación a los pagos a realizarse por caja chica.  Se nombra un custodio para el manejo de la caja chica.  El custodio no tiene acceso a los registros de contabilidad.  El cheque que se emita para la creación del fondo y posterior aumento y reposición se hará a nombre del custodio.  Se determinará el monto mínimo para la reposición del fondo.  Los comprobantes de pago deben ser pre-numerados.  No se debe cambiar cheques con el efectivo de la caja chica  Se realizarán arqueos sorpresivos por una previa autorización de forma periódica constatando el efectivo en caja o los comprobantes que justifiquen su ausencia, y a su vez se determina si hubo faltante o
  7. 7. sobrante en caja chica, esto también sirve para ver si se está llevando a cabo un procedimiento. En caso de faltante en caja se tomará en cuenta diversas alternativa la mas común es que el cajero pague el faltante creándose una cuenta por cobrar a cajero esto se lleva a cabo cuando se evidencia que el cajero es responsable de ese faltante;otraalternativaesque laempresa observa el faltante, cargándose a las cuentas de egreso. En caso de sobrante en caja se abona a “sobrante en caja” o a las cuentas de ingresos varios, ambas cuentas serán ingresos extraordinarios. 2. Efectivo contenido en caja principal:  Caja principal:está cuenta se registra todo el efectivo que ingresa y salga de la empresa. Control interno de caja principal:  División de trabajo: el custodio principal no debe realizar ningún tipo de registro y así no debe tener ningún tipo de autoridad para el uso de ese efectivo. Ni el cajero ni nadie que labore en el departamento de caja pueden tener acceso a: facturación y entrega de mercancía, registros auxiliaresde cuentasoefectosporcobraro el mayor, elaboración y envio de estados de cuentas a los clientes, control de cobro de cuentas por cobrar atrasadas, cuadre de los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor, autorización para conceder descuentos, devoluciones ó bonificaciones.  Habrá una persona que registre las operaciones y otra que autorice el gasto.  Depósitosdiarios: nodebe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresadoencaja,exceptolosque se hagan por caja chica. Todos los ingresos deben ser depositados intactos en el banco de forma diaria.  Endoso de chequesrecibidos: a todoslos chequesrecibidosde tercerosse lesdebe estamparinmediatamente en el reverso un sello que diga “sólo para depositar en cuenta corriente número…”, de esa forma se evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado indebidamente. Control interno de efectivo en banco:  División de trabajo.
  8. 8.  Creación de cuentas bancarias: todas las cuentas que sea aperturada debe ser aprobada por la junta directiva.  Autorizaciónparalasfirmasde cheques:estodebe ser autorizado por lo mínimo dos personas que no tengan relación con los departamentos de compras, personas que realicen los registros, los encargadosde elaborarloscheques,estoesparaevitaralgúndesfalco o colisión del efectivo.  Documentos de respaldo: las personas autorizadas para la firma de cheques, antes de hacerlo deben asegurarse de que cada pago esté respaldado por documentación legítima.  Vigilar los montos de dinero constantemente; esto se hace a través del estado de cuenta ya que ahí se reflejan todos los movimientos realizados en dicha cuenta.  Beneficiariosde loscheques:loschequessiempre deben ser hechos a nombre del beneficiario. Procedimiento en el manejo del efectivo:  Divisióndel trabajo:que no solo una persona realice todas operaciones o tareas es lo mejor asignar varias personas para distintas tareas.  Delegaciónde responsabilidad: Nombrar cierta cantidad de personal para cada actividad.  Salvaguardar el activo contra el defalco y uso indebido.  Delegación de autoridad.  Arqueo sorpresivo de la caja.  El departamento de auditoria mediante el arqueo verifique que la información no esté duplicada.  Todo conceptoemitidosiempre debe obtenerunrespaldo,que debe ir en un formato debidamente respaldado con una factura a nombre de la empresa(porque si noseráun documentoque nopertenece a la empresa sino a la persona).  Confiabilidad y exactitud en los registros contables.  Efectivoenbanco;estácuenta se utilizaparacontrolary registrartodas las operaciones de la empresa  Cuenta corriente: se moviliza todos los ingresos y egresos que tenga la empresa.  Arqueo de caja: consiste en hacer un conteo físico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro elemento que se encuentre en el poder del cajero, asi como de cualesquiera documentos que respalden justificadamente la ausencia de él, tales como facturas de gastos, vales y otros.
  9. 9. Para que estos sean exitosos deben ser sorpresivos y tener en cuenta los siguientes aspectos: a. Valores que están sujetos al arqueo: deberá ser contado absolutamente todo lo que se encuentre en poder del arqueo al momento de hacer el arqueo b. Arqueos del fondo de caja chica: tratándose de un fondo fijo, deberá contarse ademásdel efectivo,cualquierdoc.Que respalde lautilizacióndel efectivo faltante. c. Arqueoen la caja general:la existenciaque pudiesehaberenestacajaa lafechadel arqueo se refieren a ingresos pendientes por depositar. d. Simultaneidad en los arqueos: cuando la empresa tenga varias cajas, los arqueos deben ser hechos en forma simultánea en la misma fecha y hora. e. Presencia del custodio en el arqueo. f. Evidencia del arqueo realizado g. Comprobantes de egresos en el arqueo de caja chica.
  10. 10. III Tema. Cuentas y efectos por cobrar.  Cuentaspor cobrar: Sonderechoslegítimamente adquiridosporlaempresaque llegadoel momento de ejecutar o ejercer su derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase. Se denominagenéricamentecuentasporcobraral derechoa exigiraunterceroun pago, o la entrega de bienes y servicios, poseen cierto monto, a una fecha fututa. La cuentapor cobrar tiene suorigenenlaventao prestacionesde serviciosa crédito, o en la cesión de un bien del activo a un tercero bajo compromiso de pago a futuro.  Características de las cuentas por cobrar: Las características especialestalescomolacapacidadde amortizarpagos y evaluar los impuestos de ventas automáticamente están incluidas en el paquete básico. Un libro mayor de contabilidad completo está disponible para registrar las transacciones y los intereses de mora aplicables pueden ser alquilados automáticamente y evaluados a través de algunas de las características incorporadas en cuentas por cobrar.  Clasificación de las cuentas por cobrar: Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: ordinarias y extraordinarias. a. Provenientes de ventas de bienes y servicios. b. No provenientes de ventas de bienes o servicios. c. Todo lo que sea de naturaleza que otorgue la empresa. También se clasifican en a corto plazo y a largo plazo. Procedimientos de cuentas por cobrar: a. Crédito b. Contado  Control interno de las cuentas por cobrar: El grupomas importante de cuentasporcobrar es aquel provenientede lasventas de vienes o servicios. Ello implica que las cuentas por cobrar es sólo un elemento de todo el ciclo de operaciones que se denomina ciclo de ingresos, en el que están íntimamente relacionados las operaciones de ventas, despacho, facturación, crédito y cobranzas, cuentas por cobrar y caja.
  11. 11. La única diferencia consiste en la naturaleza del documento que respalda el derecho por cobrar. A ese derecho se le denomina cuentas por cobrar, cuando está respaldado por la simple aceptación de la factura, mientras que será efecto por cobrar cuando el documento que lo respalda es una letra de cambio a un pagare.  Efectos por cobrar: en está cuenta se registran y controlan los derechos por cobrar que una empresaposee respaldadosporefectosde comercionegociablestalescomoletras de cambio, pagares, entro otros. Los efectos por cobrar, no son más que las letras de cambio y los pagares por cobrar, por parte del individuo (persona, empresa o institución) que otorga el crédito.  Control interno de las cuentas por cobrar:  La información debe estar llenada por completo  Llevar un control sobre la cantidad de giros existentes  Custodia física  División del trabajo, un custodio que diga los efectos vencidos y no vencidos.  Las copias no garantizan una negociación.  Arqueo físico para evitar fraudes e irregularidades.  La configuración nos permite la localización del cliente al momento de cobrar. Circularizaciónde clientes:es el procedimiento de auditoria donde se envían cartas para que el cliente confirmesusaldo.Para las cuentas por cobrar se le detalla el monto o hace llegarun estado de cuenta ya que el riesgo de auditoria es por sobreestimación, para las cuentas por pagar no se detalla monto ya que aquí el riesgo de auditoria es de subestimación.

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