Presentasjon fra Software Innovation sitt frokostseminar 26.11.2009 om Offentlighetsloven.

1. OEP - publiseringsløsning for Offentlig elektronisk postjournal 26. November 2009 Sidsel I. Tønnessen FAD

2. OFFENTLIG ELEKTRONISK POSTJOURNAL - OEP Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 2

3. Demokratihensyn Grl § 100 – fastslår retten til frimodige ytringer Ytringsfrihetskommisjonen – åpenhet og informasjon er en forutsetning for å kunne realisere den demokratiske retten til deltagelse Den politiske prosess skal foregå for åpen scene Fastsatt spesielt i Offentlighetsmeldingen, St. m. 32 (1997-98) Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 3 Offentlighetsprinsippet

4. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 4 Elektronisk PostJournalEPJ - et lukket system med elektroniske postjournaler for noen medieredaksjoner (elektronisk postjournal EPJ) EPJ startet i 1993, internettløsningen kom i 1996

5. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 5 Lov av 19. mai 2006 nr 16 Om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova) og Forskrift om rett til innsyn i offentleg verksemd (Offentlegforskrifta) I kraft 01.01.2009.

6. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 6 EPJ har vært en pilot-tjeneste siden oppstart Lukket tjeneste for presse / media Ikke alle departementer med, ikke alle direktorater – totalt ca 50 innholdsleverandører Gammeldags system basert på foreldet teknologi Sterkt behov for ny løsning Utredningsarbeid startet 2002

7. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 7 På grunnlag av utkast til den nye Offentleglova, tilhørende ny offentlegforskrifta og det parallelle arbeidet med å fornye EPJ, fikk vi i 2006 formell beslutningen om at det skulle etableres Allmenn tilgjengelig internettbasert publiseringstjeneste for offentlige postjournaler. Tjenesten skal samtidig avløse dagens pilottjeneste fra 1993 som er en lukket tjeneste for pressen og de større medieredaksjonene.

8. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 8 Organiseringen av prosjektet:Prosjektet er forankret i FAD. Styringsgruppen: Ole Willy Sandbekk, Geir Leo Sedler, Sidsel Tønnessen, leverandør og DIFI.Interdepartemental prosjektgruppe - SMK, FIN, NHD, JD, UD, KKD og FAD samt fagorganet: DatattilsynetBrukerforum – Pressens organer, Forbrukerrådet og KS i tillegg til utvalgte innholdsleverandører fra Prosjektgruppen Det legges stor vekt på at dette skal bli en publiseringstjeneste med et godt og funksjonelt brukergrensesnitt – testgrupper

9. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 9 Nytt - OEPAllmenn internettbasert tjeneste – åpen for alle, og ikke bare noen fåAlle departementer, SMK og de større direktoratene skal være medHjemlet i forskrift - Off.forskr. § 6 For å markere at dette er ny publiseringstjeneste – nytt navn; Offentlig elektronisk postjournal – OEP

10. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 10 Den elektroniske postjournalen skal effektivisere forvaltningens gjennomføring av offentlighetsprinsippet og styrke forvaltningens demokratiske tilgjengelighet. Forskriften ”…departementene, SMK, alle statlige direktorater og tilsyn som fører elektronisk journal, skal gjøre den tilgjengelig for allmennheten på Internett…” En felles nettportal skal gjøre det lettere for allmennheten å få tilgang til journalene til alle virksomhetene som tjenesten omfatter Gjenkjenne postjournaler fra departementer og etater ut fra et enhetlig, felles brukergrensesnitt På sikt, etter mer erfaring, kan det bli aktuelt å utvide ordningen til også å omfatte fylkeskommuner og større kommuner.

11. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 11 Utfordringer:Personvernet skal ivaretas – avveie personvernhensyn opp mot offentlighetsprinsippet. Lik forståelse, like rutiner må sikres – Kultur- og kirkedepartementet (KKD) har ansvar for å fastsette rutiner og veiledning for journalføring i samarbeid med Justisdepartementet (JD) og FAD. Lenker i løsningen til dokumenter som er offentlige.Løsningen måtte innrettes slik at systemet tillater at det kan etableres elektronisk tilgang direkte fra journalen til saksdokumenter, dersom det senere blir bestemt at en slik funksjon skal tas i bruk.

12. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 12 Utfordringer – forts Eksportformatet – basert på Noark 4.1. Alle Arkivsystemene – flere versjoner fra flere ulike systemleverandører – må tilpasses et f elles eksportformat Opplæring – av sentrale nøkkelpersoner hos IL. Basert på rutinebeskrivelser og veiledninger fra KKD og JD Etablere mottaks- og forvaltningsapparat hos DIFI Overgang fra EPJ til OEP – så smidig som mulig

13. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 13 Status OEP-løsningen er ferdig utviklet og testet internt hos Machina Driftsoperatør (teknisk) på plass OEP-modulen for ivareta eksportformat og personskjerming er levert for de fleste arkivsystemene. Rutinebeskrivelser og veiledning fra KKD og JD ferdig – Kurs gjennomføres primo desember. Akseptansetest startet medio august. Starter testrunde III så snart alle avklaringer ift eksportmoduler er ferdig.

14. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 14 Alle funksjonene i alle deler av OEP-løsningen skal testes med så reelle data og belastning som mulig Detaljert oversikt med testkriterier Det er funksjonaliteten i OEP som skal testes, ikke interne rutiner og organisering hos IL. Lansering når alle i første pulje – dvs departementene, SMK og Fylkesmennene - er klar til eksportere.

15. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 15

16. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 16

17. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 17

18. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 18

19. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 19

20. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 20

21. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 21

22. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 22

23. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 23

24. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 24

25. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 25 Dette vil ikke være en statisk publiseringstjeneste, men vil måtte videreutvikles etter noe erfaring og evaluering FAD vil eie publiseringstjenesten. DIFI skal ha administrasjons- og forvaltningsansvaret. Drift av tjenesten vil være satt ut til et profesjonelt driftsmiljø

26. Fornyings- og administrasjonsdepartementet 09.11.2007 Side 26