Roadshow

1. Digital forvaltning, samhandling og innbyggerdialog i kommunen. Sandnes, 3. mars, 2010 Øystein Windingstad Prosjektleder og rådgiver IKT/OU Oppland fylkeskommune

2. Oppland fylkeskommune IKT-strategi og fylkeskommunalt samarbeid. Litt om vår IKT-strategiHva jobber vi etterHvordan jobber vi Fylkeskommunalt samarbeid – FOT-prosjektetBakgrunn Metode og organisering av forprosjektet Erfaringer og resultater av forprosjektet Etablering og organisering av samarbeidet – hovedprosjektet Status - Ett delprosjekt ”Rett i Mappa” BAKGRUNN FORPROSJEKT Organisering Gjennomføring RESULTAT Rapport HOVEDPROSJEKT Avtaler Organisering FRAMDRIFT Gjennomføring Plan og mål 2005 1.10.08 23.2.09 mai 09 juni 09 2010 2011

4. Styrende dokumenter

5. Politiske føringer for fylkesrådmannens gjennomføring av RHP 2010 ”En åpen og effektiv organisasjon” Åpen organisasjon med høy etisk standard Lærende organisasjon med dialog som arbeidsform Attraktiv, inkluderende og helsefremmende arbeidsplass God og effektiv drift Økt deltagelse i internasjonale samarbeidsprosjekter

6. Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument

7. Litt om vår IKT-strategi IKT-strategiplan fra 2005 – 2008 er under fornying Ny IKT-strategi for Oppland fylkeskommune 2010-2014

8. Utfordringsområder Nettverksutfordringer, økende trafikk Sikkerhetsforståelse hos brukerne Ressurser og kompetanse i fagenheten Økende behov for god digital kompetanse hos brukerne Mer utstyr og økende avhengighet til PC og Internett Integrasjoner og automatiserte arbeidsprosesser

9. Det var en gang –noen som hadde så inderlige ønsker om å vinne rådmannen og hele fylkeskommunen.Eventyret om FOTeladdene….

10. Hva er FOT Fylkeskommunal Optimal Tilpasning Et fylkeskommunalt samarbeidsprosjekt mellom Finnmark, Nord-Trøndelag, Hordaland, Vest-Agder, Vestfold, Sør-Trøndelag og Oppland fylkeskommune.

11. Formålet med forprosjektet – oppgaven Definere en fylkeskommunal bransjeløsning, beste praksis, som ønskes som en fylkeskommunal standard i 360 4.0. Seks områder; arkiv, saksbehandler, møte og utvalg, sikret sone, SOA/integrasjoner og teknisk infrastruktur. I tillegg vurdere nye muligheter Prising av denne bransjeløsningen i forprosjektrapport

12. Avtaler Oppland ble valgt som ”vertsfylke”. Likelydende avtaler med alle samarbeidsfylkene En avtale med SI

13. Dilemma Kort og veldig hektisk prosess – ferdig til jul - eller ta ”den tida vi trenger”. Oppstart og Arbeidsmøter Evaluering forberedelse Presentasjon og godkjennelse Oktober November Desember Januar 1. 5. 6. 11. 12. 18. 19. 26. 27. 2. 8. 22. 23. EN MÅNED Rapport Oppgaven Nye muligheter - kurs Arkiv - Sb MU – Sikret SOA -Teknisk Evaluering MU2 Pres og godkjennelse sone infrastruktur

14. Prosjektplan Prosjektplan

15. Prosjektetorganisering Styringsgruppe Bjørn Sakariassen Ntfk Svein Åge NottveitHfk Ann Karin Lien Ffk Knut Nerland Ntfk Prosjektledelse Øystein Windingstad FK Arild Hofland Konsulenter/rådgivere Bjørg Rivenes Skogås, SI Arne Magne Håvardstun, SI AM 1 AM 2 AM 3 AM 4 AM 5 AM 6 AM 7 AM 8 AM 9 AM 10 DELTAKERE Finnmark fylkeskommune Vest-Agder fylkeskomm Nord-Trøndelag fylkeskom Sør-Trøndelag fylkeskomm Hordaland fylkeskommune Oppland fylkeskommune Vestfold fylkeskommune og Software Innovation Arkiv Stein Eriksen MU Ann-Karin Mellingen Teknisk Infrastruktur Glenn Paulsen Integrasjoner SOA Glenn Paulsen Saksbehandling Evy Bakke Sikret sone Stein Eriksen MU 2 Ann-Karin Mellingen Kurs SI Koordinering og kvalitetssikring Nye muligheter SI

17. Rapport fra delprosjektleder og rådgiver etter hvert arbeidsmøte –

18. Rapporter 6 delrapporter og en hovedrapport ved prosjektslutt Sluttrapport klar 22. januar, 2009.

19. Statistikk 136 dagsverk er lagt ned fra samarbeidsfylkene og i tillegg kommer reiser og opphold og arbeid ”hjemme”. = 19,5 dagsverk/arbeidsmøter/møter pr. fylkeskommune. Gjennomført 10 rene arbeidsmøter med til sammen 110 deltakere = 11 deltakere i snitt pr arbeidsmøte < 2 deltakere i snitt pr arbeidsmøte fra hver fylkeskommune

21. Til sammen 93 punkter er vedtatt innarbeidet i standarden

22. Av disse vil 46 være punkter som innarbeides i SI Core SP3, 4 og X

23. 47 punkter må programmeres og har blitt priset

26. Felles konfigurasjon/oppsett og implementering og bruk av sak- og arkivsystem

27. Bygget uunnværlig og verdifull kompetanse

28. Viktig erfaringsutveksling knyttet til arbeidsprosessene og 360 v.4.0

30. Hovedprosjektet Samarbeidsavtalen Beslutning om å gå videre med FOT 2 tatt i hver enkelt fylkeskommune, unntatt Hordaland. Konstituerende møte, 30. mars, i Tromsø; Enighet om; -struktur - organisering og avtaler -framdrift -nye områder for fylkeskommunal standard Samarbeidsavtalen signert 29. mai. Samarbeidsfylkenes deltakelse i samarbeidet er hjemlet i vedtak i de respektive fylkeskommuners administrative ledelse. Samarbeidet forutsetter at samarbeidsfylkene bidrar så likt som mulig i forhold til ressursbruk og egeninnsats, og de skal ha samme økonomiske forpliktelser og rettigheter i samarbeidet.

32. Ansvar for fellesøkonomi

33. Iverksetting og oppfølging av styrevedtak

34. Representasjon og informasjon

35. Rapportering

36. Prosjektregnskap Vertsfylke velges av styret for 2 år om gangen. Jf vedlegg 1.

37. Organisering - FOT 2 styret Lokal Styrins-gruppe Lokal Styrings-gruppe Lokal Styrings-gruppe Lokal Styrins-gruppe Lokal Styrins-gruppe Nord-Trøndelag Solveig Bigset Finnmark Ann Karin Lien Sør-Trøndelag Stein Eriksen Oppland vertsfylke Øystein Windingstad Vestfold Harriet Marie Terjesen Vest-Agder Sølvi T Wikstøl Styret Oppland Vestfold Vest-Agder Nord-Trøndelag Finnmark Sør-Trøndelag Utvikling av bransjeløsningen v 1.0 Delprosjekter Rett i Mappa

39. Leverandøren sin prosjektorganisasjon SI FOT-prosjektet SI - FOT styringsgruppe/PE Leder Marte Aasheim Næss Halvor Walla Knut Erik Gudim Tore Igelkjøn Kristian Berg Prosjektleder PL Knut Andreas Strøm Gundersen Referansegruppe FOT-prosjektet 6 fylkeskommuner Ressursgruppe RG Kristian Berg Knut Erik Gudim Opplæring og test Grete Medalen Løsnings-arkitekter Bjørg Rivenes Skogås Gunnar Gustavsen Deployment Hans Øyvind Haga Produkt Arne Magne Håvardstun Merkantilt Tore Igelkjøn

40. FOT styringsgruppe/PE Styreleder Øystein Windingstad Ann Karin Lien Solveig Bigset Harriet Marie Terjesen Stein Eriksen Sølvi Tanja Wikstøl Delprosjekt: Utvikling av SI Core FK v. 1.0 Referansegruppe 6 fylkeskommuner Ressursgruppe RG/Utvalg Petter Kolstad Bjørn Sakariassen Torill Prosjektleder PL Øystein Windingstad Arkiv og RIM Grethe Stenberg Harriet Marie Terjesen M fl. Saksbehandler/ leder Torkild Helberg Knut Nerland M fl. Møte og Utvalg Ann-Karin Mellingen NN M fl. Sikret Sone Stein Eriksen Ann Karin Lien M fl. Installasjon og drift Mona Ring Nyheim Halvar Bakås

41. FOT delprosjekter og framdrift Identifisering og spesifisering av arbeidsprosesser ila februar. FOT testteam 2 dager ”hjemmefra” først med ”alle” og to dager på Lillehammer med to pers på hvert område FOT verifiseringsteam Gjennomføre verifi-sering ila mars. I Oslo eller Lhm. BP BP Hva skal verifiseres? FOT-punktene pluss tilhørende arbeidsprosess eller hele arbeidsprosesser NÅ

42. OPPGAVER OG ANSVAR IFM VERIFISERING OG TEST Organisering av verifisering og test Arkiv med RIM: Ansvarlig: Grethe og Harriet Saksbehandler: Ansvarlig: Torkild og Knut Sikret sone: Ansvarlig: Stein og Ann Karin Møte og Utvalg: Ansvarlig: Ann-Karin og nn 2. Sette opp/organisere team for verifisering 3. Gjennomføre verifisering Mars. Grethe Torkild Stein Ann-Karin 4. Lage testplan 5. Sette opp team for SAT 6.Gjennomføre SAT April. Grethe Torkild Stein Ann-Karin Identifisering og spesifisere arbeidsprosesser Februar. Grethe Torkild Stein Ann-Karin

43. Fylkeskommunalt samarbeid

45. Rett i Mappa Integrasjon mellom skole-fagløsninger og elektronisk NOARK arkiv. Kommunalt arkivseminar 2010 Prosjektleder Øystein Windingstad og arkivsjef Grethe Stenberg Oppland fylkeskommune. Lillehammer, 18. februar, 2010.

46. ”Rett i mappa”-prosjektet Litt om bakgrunnen for arbeidet og historikk Resultater og status RIM 2 Mål, framdrift og organisering Konklusjon

47. Papir Papir HvaerRettiMappa - en visjon Fra…………………………….……………………… til: WWW @post

49. Arkiverer IUP-er

50. Arkiverer referat fra gruppeplaner

51. Arkiverer vurderinger

52. Arkiverer møtereferater

53. Søker etter /oppretter elevmappe

54. Arkiverer søknader

55. Arkiverer all korrenspodanse i inntaksprosessen

56. Arkiverer hendelser som endring av elevstatus, adresseendringer med mer.

57. Arkiverer karakterutskrifter, kompetansebevis, vitnemålNoark-arkivet

59. Manglende enhetlige rutiner og retningslinjer for håndtering av slike dokumenter”Bestilling” fra fylkesopplæringssjefen på Varsler i første omgang Og behovet for ”orden i systemene” mhp ”saker. Samtaler med Software Innovation Brukerforum og i andre sammenhenger

60. Hva gjorde vi Oppstartsmøte rett før jul 2004 med Riksarkivet, 2 leverandører av fagsystemer, 3 fylkeskommuner og leverandøren av vår sak- og arkivløsning, SI. Leverandørene av skole- fagløsninger hadde ikke helt forståelse for behovet for arkiv. Opprettet en forprosjekt med Vestfold, Sør-Trøndelag og Oppland fylkeskommuner. Forprosjekt ble opprettet for å utredet muligheter, utfordringer, kostnader og mulige gevinster.

61. Etter forprosjektet Hva hadde vi: Tre samarbeidende fylkeskommuner og 2(?) partnere En felles målsetting En kartlegging av dokumenttyper fra Extens og Skole Arena Avtale med en partner, SI Avtaleutkast fra IST Prosjektplan med forslag til; Framdrift Fordeling av oppgaver ifm pilotering Dialog med Fronter Godt samarbeidsklima i de samarbeidende fylkene Hva manglet: Dialog og avtale med VIGO Avtale med Fronter? Penger og dedikert tid En klar teknisk løsning

62. Vi opprettet et hovedprosjektet Oppstart av gjennomføringsprosjekt i februar 2006 Søknad til Høykom ble sendt våren 2006 Prosjektet ”Rett i mappa” fikk tildelt midler sensommeren 2006 Pilotering avsluttet 31. oktober, 2007 Rapport og dokumentasjon ferdig 30. november, 2007

63. Resultatmål: ”I henhold til NOARK, sikre behandling og lagring av journal- og arkivverdige, elev-relaterte dokumenter, produsert i skole- fagløsningene på de videregående skolene og i sentral-administrasjonen.”

64. Arbeidsmål Teste ut og evt. videreutvikle teknisk standard for integrasjon av løsninger Utnytte etablert bredbåndsinfrastruktur. Definere ideell dokumentflyt i saksgang i henhold til hovedmålsetting. Definere prinsipper og retningslinjer for tilgangshåndtering, innsyn i saker og dokumenter, for nye brukergrupper i sak- og arkiv, - lærere på skolene. Definere ensartede og effektive arbeidsprosesser og rutiner (retningslinjer) på skolene, iht. arkivmessige og lovmessige forhold. Opplæring av organisasjonen. Etablere løsningen og rutinene i organisasjonen. Mer motiverte medarbeidere ved hjelp av bedre verktøy og mer effektive rutiner. Bedre service for innbyggere/elever. Enklere intern-administrasjon. Bedre tilgjengelighet, gjenfinning, sikkerhet og oversikt.

65. Prosjektplan og målsetting Elevmappe må opprettes automatisk Saksbehandler skal kunne forholde seg til sitt fagsystem Arkivverdig informasjon skal arkiveres i Noark-system Overføring manuelt via enkle prosesser (knapp for arkivering i fagsystemet) Automatisk overføring via forhåndsdefinerte prosesser

67. Elevmappa tilsvarer en sak i sak-arkivsystemet. Saken opprettes når det første elev-dokumentet produseres i et fagsystem.

68. For å sikre at det bare opprettes en mappe, også manuelt, pr elev, blir elevens fødselsnummer en del av arkivkoden.

69. Elevmappa (saken) i sak-arkivsystemet inneholder felter som:

70. Elevens navn (i sakstittel) ”etternavn, fornavn – elevmappe”

71. Fødselsnummer

72. Saksansvarlig (”Fylkesopplæringssjefen”)

73. Arkivkode B31 (elevforhold)

75. Første gang et elev-dokument blir overført til sak-arkivsystemet blir eleven opprettet i P360’s kontaktregister.

76. Regler for journalføring av dokument fra elev-fagsystem i sak-arkivsystem

77. Følgende regler er innebygget i integrasjonsløsningen:

78. Saksbehandler på dokument: Det er alltid skolen (journalenhet) og skolens rektor ”Rektor …..videregående skole, som registreres som saksbehandler på dokument i 360.

79. Gradering av dokument. Alle elevdokumenter som kommer fra fagsystem blir registrert med tilgangskode Unntatt Offentlighet og riktig §, systemet er definert slik. I tillegg blir mottaker (elevens navn) skjermet i offentlig journal

82. NOARK 4 WebService fra KS

83. En felles utfordring for alle organisasjoner

84. Nye muligheter, gir nye ønsker og behov

87. Oppretter elevmapper

88. Overfører karakterutskrifter, kompetansebevis og vitnemål

89. Oppfører seg ustabilt med noen feil situasjoner

92. Varsel til elever overføres til elevmappa, men i feil format

94. Vinstra 595

95. Gjøvik 557

97. Samle alle dokumenter om eleven på ett sted – i ei mappe.

98. Enklere gjenfinning

100. Tydelige forventninger MÅL: I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak/arkivsystemer og fagsystemer for ett eller flere av de viktigste tjenesteområdene.

101. Organisering av RIM 2, et FOT-prosjekt: SI Øystein Stein Øystein Oppland Harriet Marie Terjesen Vestfold Kari Sør Trøndelag Fronter andre LMS VIGO IST Extens og Arena

102. RIM i Oppland FOT-styret Fronter og Oppland Øystein Windingstad Vigo og Vestfold Harriet Marie Terjesen Extens/Arena og Sør-Trøndelag Stein Eriksen Arkiv Grethe Stenberg Pål Mjørlund Extens Anton Syverhuset Fronter Steinar Moen Vigo IKT Mona Ring Nyheim Fagmiljøene

103. Tekniske løsningerForslag til ønsket standard. Fagsystem 3 (Extens) Fagsystem 4 (Skolearena) Fagsystem 2 (Vigo) WS WS WS Fagsystem 5 (lms Fronter osv….) Fagsystem 1 (Lønn) SOA (Biztalk) WS WS WS – Noark 4.0 Noark – arkiv

105. Karakterbevis overføres og mapper blir opprettet

106. Noen feilsituasjoner har blitt oppdaget og er under retting

107. Løsningen standardiseres og stabiliseres

108. Fokus fra leverandøren IST

109. Delprosjekt Vigo

110. Har kommet på banen i 2009!!

111. Vi er i gang med arbeid sammen med VIGO-arkivprosjektet

112. Kartlegging er utført av Vfk, Stfk og Oppland.

113. Resultat er overlevert til Vigo

114. Delprosjekt Fronter

115. Modell for teknisk løsning er laget

119. All saksbehandling og dokumenthåndtering på skolene skal foregå i fylkeskommunens elektroniske dokumenthåndteringssystem.

120. Alle 6 samarbeidsfylkene med RIM-løsning mot sine skole-fagløsninger innen 2012.

121. Utvikling av publisering e-dialog/Min side: Løsning for Min Side for elektronisk overføring av dokumenter og innsyn i mappe. Ellers samme mål og fokus som i forrige prosjekt.

123. FOT-samarbeidet gir oss mulighet til oppgavefordeling og tilgang til flere ressurser.

124. Vår ledelse er tydelige på at vi skal arbeide innovativt.

125. Vi har sterke fagmiljøer som vil forholde seg til lover og regler.

126. Vi har IKT-avdelinger som tenker strategisk og som vil legge til rette for automatiserte arbeidsprosesser og dokumentflyt.

127. Vi har sterk tro på at vi (en dag) vil nå fram og lykkes.

128. Dette er vårt bidrag til det offentlige fellesskapet.

130. Still krav til leverandørene

131. Stå gjerne flere sammen

132. Ta ett steg av gangen

133. Vis til Rett i Mappa – prosjektet Takk for oss.

134. FOT 2er i gang Fylkeskommunal Optimal Tilpasning fase 2 Nettverk for deling av kompetanse og økt kunnskap, fokus og utvikling. ”Sammen er vi enda klokere”.

135. Oppgaver FOT 2 Utvikling av SI Core FK v 1.0 Arbeidsflater - Enda enklere Outlook-grensesnitt. 360 og Sharepoint Integrasjoner – Rett i Mappa fase 2. Venter tilbakemelding fra alle Sikret sone trinn 2, tilgangsstyring. Øystein sjekker med Petter Elektronisk avlevering til depot Opplæring og kompetansebygging. Innhold, metode erfaringer. Publisering (Offentlig Journal) Politisk agenda PA – KFI) og publisering på Internet Forenklet dokumentproduksjon MU Papirløst byråd - One-note adapter 360-Prosess - Prosesstøttet saks-behandling/predifinert arbeidsflyt – MS Workflow Samhandling/prosjektrom arkivering av prosjektdokumenter Kontrakter, administrasjon og oppfølging Dokumentarkiv for styrende dokumenter inkl. revisjonskontroll Ledelsesrapportering OM(SA)

136. Kontaktinformasjon Øystein Windingstad, Oppland fylkeskommune. Tlf 907 51220 – 612 89328 oystein.windingstad@oppland.org Stein Eriksen, Sør-Trøndelag fylkeskommune. Tlf 916 19768 – 738 66372 stein.eriksen@stfk.no Harriet Marie Terjesen, Vestfold fylkeskommune. Tlf 975 31336. harriett@vfk.no Grethe Stenberg, Oppland fylkeskommune. Tlf 920 91832 – 612 89438 grethe.stenberg@oppland.org