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Unidad Asistencia a Prestadores




      Programa de Capacitación para
 Establecimientos Autogestionados en Red
                  Taller:
   “Aprendiendo a usar software SIS-Q”




                             Marzo,2011




                             Elaborado por:
                             Rodrigo Castillo
                           Giovanna Maregatti
                                                1
Objetivo General

    Preparar a los Hospitales autogestionados y base para que a diciembre del
       presente año estén en condiciones de solicitar la Acreditación de Prestadores de
       Salud e Implementar el nuevo Modelo de Gestión Hospitalaria, Balanced
       Scorecard, con el apoyo de un Software (SIGPAH) y equipos del Ministerio y
       Superintendencia de Salud




Objetivos Específicos

    Capacitar a este grupo de hospitales en el uso del software “Sistema de
     Información en Gestión y Calidad en Salud.
    Definir hospitales que correspondan según equipos de trabajo conformados
    Acompañar a este grupo en el proceso de aprendizaje y uso del software
    Realizar talleres prácticos en los distintos módulos: AS/AP/AG/CGH
    Crear una carta Gantt con plazos definidos según actividades propuestas por
     módulo.
    Monitorear cumplimientos de carta Gantt
    Coordinar con los equipos directivos de cada hospital vías de comunicación
     expeditas
    Definir coordinación de resolución de dudas y/o sugerencias con mesa de ayuda
    Evaluar capacitaciones con pruebas prácticas



Plan de Actividades

Una vez asignados los hospitales a cada grupo de trabajo, éstos deberán tomar
contacto con los Directores de cada establecimiento para coordinar fechas y horarios
de capacitaciones.

Los hospitales deberán haber enviado previamente su lista de asistentes y los
nombres, cargos y Rut de las personas que serán administradores de sistema.

Las capacitaciones comenzarán con una breve presentación del proyecto, equipos de
trabajo, objetivos y metas, además de una breve reseña del significado de la
Acreditación en Salud y Autogestión Hospitalaria.
Esta presentación debe ser estándar y todo el equipo Minsal/SIS debe estar preparado
para exponer. (Preparar ppt)
Posteriormente se capacitará por Módulos en el siguiente orden:

1-Descripción General
2-Módulo AS
3-Módulo AP
4-Módulo AG
5-Módulo CGH


                                                                                     2
Una vez concluido los 4 módulos se evaluará aprendizaje del software con una prueba.




Desarrollo Taller

Descripción General

1.1 Entrada Principal: Abra el explorador de internet y digite www.siscalidad.cl
aparecerá lo siguiente:




                                                             Seleccionar
                                                             Servicio de Salud
                                                             e Institución

                                                         Nombre
                                                         Usuario

                                                       Contraseña




                                                                                   3
Una vez ingresado su nombre de usuario y contraseña aparecerá la siguiente pantalla:




“Al no tener validado ningún módulo el triángulo debe aparecer en color rojo
y cambia a verde solo cuando se completa cada uno de éstos”

1.2 Menú Sistema de Información en Gestión y Calidad en Salud

AS: Se refiere a las Normas Técnicas Básicas (NTB) en “Autorización Sanitaria”
AP: Se refiere al manual de acreditación de prestadores de salud atención cerrada,
“Acreditación de Prestadores”
AG: Se refiere a la “Autogestión”
CGH: Se refiere a los Centros de Responsabilidad e Indicadores en “Control de Gestión
Hospitalaria”


                  Función no habilitada aún


                  Función para incorporar
                  Función para asignar Todos
                  usuarios de sistema.
                  administradores de sistema
                  los campos son
                  obligatorios

                  Función para calcular
                  tamaño muestra para
                  realizar constataciones en
                  terreno




                                                                                    4
Módulo AS




                                                             Ingreso a módulo
                                                             de NTB




AS aparece en color verde a modo de prueba para mostrar que está validado
el módulo

2.1 Ingreso a módulo AS




                                                                                5
Cada icono representan las Normas Técnicas Básicas (NTB) que actualmente están
vigentes según los servicios o unidades.


Hay 8 tipos de reportes que pueden exportarse a Excel o a Word y cada uno de ellos
otorga una información distinta. Se muestran a continuación:




En el panel de administración encontramos los siguientes botones:




                                                                                6
Botón para asignar
                       responsables por Unidad



                       Botón para sudividir
                       unidades. Ej: Hospitalización
                       medicina, cirugía, etc..



                       Botón quedará deshabilitado




                       Botón para adjuntar
                       Resolución emitida por
                       SEREMI para solicitar
                       “acreditación”




Para completar las Normas Técnicas Básicas se debe seleccionar cada ámbito como se
muestra a continuación:




                                                                                     7
Primero se muestra pantalla con los 3 ámbitos y al seleccionar el primero de ellos que
corresponde al “ámbito infraestructura” aparece lo siguiente:




Luego se debe seleccionar cada ítem de un subámbito :

                                                                                         8
Se desplegará la siguiente ventana para completar la NTB según “Aplique” o “No”:




Con los botones de adjuntar y buscar documentos se respaldará información que se
considere necesario.




                                                                                   9
El responsable de cada unidad es quien debe completar esta parte y es quien conoce si
se cumple o no, al aplicar y “no cumplir” se debe completar botón de “valorización
incumplimiento” y las “brechas y observaciones”, se muestran a continuación:




   Ingresar valor aproximado
           de brecha




                                                                                  10
Ingreso de brecha
             Ingreso de      Envío mail
                                     Historial de
             observación o           observaciones
             mejora




        Esta acción se debe repetir en cada ámbito y subámbito hasta completar las 15
        Unidades que aparecen en este software. Al ir poblando con datos irán apareciendo los
        diferentes reportes
        Una vez concluido el módulo AS se comenzará a trabajar en el módulo AP.




                                                     Módulo AP

                                                                                     Botón “Volver”




                                                                                 Presionar “AP” para ingresar al
                                                                                    módulo acreditación de
                                                                                         prestadores




                                                                                             11
El botón “volver” regresa al ingreso de Login/Usuario

Al ingresar al módulo AP se muestra lo siguiente:




Continuando con la capacitación se enseñará por ítem partiendo con “Tableros de control”




                                                                                       12
1-TABLERO DE CONTROL




    Características Obligatorias: Al seleccionar este ítem se ingresa a los 9
     ámbitos de Atención Cerrada que contiene el manual de acreditación.




                                                                                 13
Estos son los 9
ámbitos del
Manual de
Acreditación




                       Se debe seleccionar cada ámbito para poder ver los componentes que contiene
                       como es el caso del ejemplo que se muestra abajo “Servicios de Apoyo”:




                  Estos son los
                  componentes del
                  ámbito “APL”




              Cada ámbito tiene componentes distintos




                                                                                                14
Al seleccionar un componente se desplegarán las características             obligatorias
correspondientes como se muestra en la pantalla de abajo:




                                                                                     Características
                                                                                     obligatorias de
                                                                                     APL-1




Se debe seleccionar una característica para poder validar en el software si se cumple o
no y el propio sistema realiza el cálculo de cumplimiento expresado en porcentaje.

Ejemplo:




                                                                                     15
Al seleccionar la característica, en este ejemplo APL 1.4 se muestra lo siguiente:




Elementos medibles,
se completan con Si/
No o No Aplica




Cada vez que se registre un Si, No o NA (No Aplica) se debe grabar




Este botón permite agregar alguna observación y fecha de cumplimiento de la
característica.




                                                                                     16
El botón “Adjuntar documentos” permite agregar cualquier tipo de archivo para
respaldar la validación de la característica, idealmente adjuntar en pdf por el peso de
los archivos.




El botón “Buscar documentos” realiza una búsqueda de algún archivo ya sea del pc,
disco extraíble o dispositivo externo como un pendrive.


Se debe validar cada componente con sus características individualmente.


Ahora veremos el siguiente ítem “Manual Completo”

MANUAL COMPLETO




En este ítem muestra los mismos 9 ámbitos ya vistos pero con todas las características
por componente, los pasos son los mismos que los señalados en “Características
Obligatorias”.

                                                                                      17
RESUMEN CARACTERÍSTICAS OBLIGATORIAS




En “Resumen características Obligatorias” se mostrarán solo las 30 características que
son obligatorias en el Manual de atención cerrada, ésta es una de las ventanas más
usadas en el software para ir evaluando el cumplimiento de lo que es obligatorio
100%.
En el software se ve así:




                                                                    Aparece en color
                                                                    verde porque está
                                                                    validada.




                                                                                        18
Aparecerá en color
                                                                             azul cuando
                                                                             característica No
                                                                             Aplique




Al ingresar a una característica obligatoria se desplegará la siguiente imagen:




 “Hacer click aquí
 para ver
 características de
 este ámbito…




                                                                                       19
Características
                               obligatorias, en este
                               ejemplo del ámbito
                               “Gestión Clínica”




Al seleccionar cada una de las características se desplegará la ventana que muestra los
verificadores con los elementos medibles. Ejemplo:




                                                                                    20
Se debe validar completando cada casillero con SI/NO/NA (No aplica)

Otros botones en pantalla “Evaluación de ámbitos”




                             Botón para volver a pantalla
                             inmediatamente anterior




                            Botón para volver al menú inicial
                            “triángulo AP/AS/AG”




                            Botón para volver a la página de
                            inicio




                                              Botones explicados en páginas
                                              anteriores




                                                                                 21
REPORTE CARACTERÍSTICAS OBLIGATORIAS




Al seleccionar “Reporte Características Obligatorias” se muestra la siguiente pantalla:




                                                                                           Gráfico del
                                                                                           ámbito




                                                                                      22
Esta función tiene la utilidad de mostrar un resumen por ámbito de las características
obligatorias que le aplican al prestador y cumplen el umbral exigido.
REPORTE MANUAL COMPLETO




Una vez que seleccionamos “Reporte Manual Completo” se muestra la siguiente
pantalla:




                                                                                         Gráfico del
                                                                                         ámbito




Esta función tiene la utilidad de mostrar un resumen por ámbito del total de
características que le aplican al prestador y cumplen el umbral exigido.

                                                                                   23
Hemos finalizado la revisión de “tablero de control” y ahora revisaremos las siguientes
funciones:

2-EVALUACIÓN




      Al seleccionar “Evaluación” encontramos nuevamente los 9 ámbitos para validar
      cada uno de ellos con sus características respectivas; es otra forma de evaluar
      los elementos medibles de cada característica. Ejemplo:




                                                                                    24
Al seleccionar un ámbito, en este ejemplo será “Respeto a la dignidad del paciente” se
despliega la siguiente pantalla:




Ingresamos a Evaluación de ámbitos y a la misma pantalla y funciones vistas
anteriormente (Tablero de Control/Resumen Características Obligatorias).




3- Indicadores




                                                                                    25
Esta función sirve para que los prestadores desarrollen indicadores, ingresen los
valores correspondientes a las mediciones que realicen de ese indicador según la
periodicidad que se han definido y además se pueden ver informes graficados por
indicador. Esto es muy útil para realizar gestión en el establecimiento dependiendo de
los resultados que muestran los informes.




Revisaremos la función “Crear indicadores”




                                                                                    26
27
Se podrán crear los indicadores siguiendo los siguientes pasos:

   1-   Seleccionar el ámbito
   2-   Seleccionar la característica
   3-   Escribir el nombre del indicador
   4-   Describir brevemente de que se trata o medirá el indicador definido
   5-   Escribir el rango, porque son los valores que sirven para construir los gráficos
        de los informes
   6-   Se debe establecer la periodicidad con la cual se medirá el indicador, ésta
        puede ser: mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral o anual;
        esto está definido así en el software
   7-   Cada prestador define los valores aceptables, óptimos o críticos con los cuales
        se moverán los indicadores
   8-   En “cantidad de parámetros” se debe escribir el N° de parámetros que contenga
        el indicador que se está creando




A continuación veremos un ejemplo:




                                                                                     28
Numerador

                                                                                   Denominador




Al seleccionar “desplegar” se mostrará una pantalla en la cual el prestador debe
ingresar el nombre del numerador y el denominador (Parámetro 1 y Parámetro 2).
Ahora se debe hacer la fórmula matemática, es decir, Numerador/ Denominador que
en este caso es “pinchar parámetro 1, luego dividir / y “pinchar parámetro 2”




                                                                             29
Después de hacer la fórmula se debe “grabar”.

Ahora comprobaremos si el indicador quedó grabado en el software, para esto
debemos seleccionar el botón “buscar”. Ejemplo:




Debemos seguir los siguientes pasos:

1-Seleccionar el ámbito
2- Seleccionar la característica que tiene dicho indicador asociado
3- Seleccionar “Buscar”

En este ejemplo encontramos el indicador que habíamos creado para el consentimiento
informado en PQ. Al “pinchar” sobre el indicador nos mostrará la pantalla del indicador.
Con esto finalizamos la función crear indicadores.
                                                                                     30
Continuaremos con “Ingreso de valores”




“Ingreso de valores”




La función ingreso de valores sirve tal como dice su nombre para ingresar los valores
de las mediciones que se han realizado de los indicadores definidos.
La pantalla muestra lo siguiente:




                                                                                  31
Continuaremos con el ejemplo de DP 2.1 con el indicador “Uso de consentimiento
informado en PQ”


Se sigue con los siguientes pasos:
   1- Seleccionar “ámbito”
   2- Seleccionar característica, la periodicidad aparece automáticamente
   3- Seleccionar el año en el cual ingresaran los valores




Se selecciona “generar” para que aparezcan los meses en los cuales ingresaremos los
valores:




                                                                                  32
Valor del
                                                                      Numerador
                                                                      Valor del
                                                                      Denominador




Los valores se deben ingresar por mes y “grabar” para no perder el dato, no sirve
registrar más de 1 valor simultáneamente porque al grabar solo guardará el primer
valor ingresado.




                                                                                  33
“Informes”




La función informes sirve principalmente para realizar gestión en los prestadores
porque es una ventana que nos muestra los resultados obtenidos en el establecimiento
de los indicadores que son medidos.
Al seleccionar informes aparece la siguiente pantalla:




                                                                          Indicadores por
                                                                          ámbito




Al seleccionar 1 ámbito aparecerán todos los indicadores creados anteriormente para
alguna característica de ese ámbito, para nuestra capacitación continuaremos con el
ejemplo ámbito Dignidad del paciente:

                                                                                      34
Se muestra un solo indicador porque solo tenemos ese creado, lo que vemos es un
reloj que podrá tener 3 colores:
Verde:        Resultado óptimo
Amarillo:     Resultado aceptable
Rojo:         Resultado crítico

Estos colores se darán automáticamente según los valores obtenidos por el indicador
en la fecha que son medidos, el software calcula automáticamente los porcentajes de
acuerdo a las cifras ingresadas por el prestador al crear el indicador.

Uso botones del reloj indicador

                                                      Al seleccionar el nombre de la
                                                      característica, en este caso DP
                                                      2.1 aparecerán los gráficos




                                                                                        35
Otros botones del reloj indicador


                   Correo electrónico, al enviar un mail queda
                   automáticamente registrado en el sistema
                   Solo lo pueden usar los administradores de sistema


                  Función para responder correos o ingresar
                  observaciones del indicador


                  Función para ver el historial de correos y
                  observaciones del indicador. Quedará grabado la
                  fecha y el nombre de quien ha enviado
                  observaciones
                  Función para ver quién es el “responsable
                  asignado” para el indicador




Hemos finalizado la parte de indicadores y continuaremos con:

Monitoreo por Servicio




                                                                        36
Esta función es útil para que los jefes de servicios clínicos o administrativos de un
prestador busquen rápidamente cuales son las características que les aplican y cuáles
no, en el sistema se ve de la siguiente manera:
Seleccionaremos la unidad Cirugía Adultos:




Aparecen los 9 ámbitos y en color rojo lo que aplica y azul lo que no aplica para esa
unidad. En este ejemplo aparecen ámbitos en verde porque ya han sido validadas
como veremos a continuación, “seleccionar Respeto a la dignidad del paciente”


                                                                                    37
Aparece en color verde el ámbito “Dignidad del paciente” porque de los 5 componentes
que lo integran la única característica que le aplica es la DP-2.1 y está validada en el
sistema y cumple el umbral exigido en el manual. Al seleccionar DP-2 se ve la
característica:




                                                                                     38
Si un ámbito tiene 5 componentes de los cuales les aplican todos, solo estará en color
verde cuando todas las características de dicho componente estén también cumpliendo
con los umbrales exigidos. Veremos algunos ejemplos:




En este caso aplican los 9 ámbitos pero solo tienen validado y cumpliendo el umbral
exigido 3 componentes: Gestión Clínica, Acceso, Oportunidad y Continuidad de la
atención y Registros.
Ahora desglosaremos AOC:




                                                                                      39
Este componente no es evaluado                                                            Característica AOC 2.1 y 2.2
en el ámbito de AOC                                                                       cumplen umbral, por eso está en
                                                                                          color verde el componente AOC-2




               Para finalizar el módulo de AP solo nos queda ver “consolidado características”




                                                                                                     40
Consolidado Características

Esta función es solo el resumen completo de todas las características con los totales de
elementos medibles y los porcentajes de cumplimientos. Ejemplo:




El sistema on line muestra todos los ámbitos.




                                                                                     41
PAUTA DE SUPERVISIÓN




Esta aplicación está en desarrollo




                                     42
MANTENEDOR




             Mantenedor Indicador/Usuario

             Esta función permite asignar los responsables (el que ingresará el dato) por indicador y
             los usuarios del mismo. Se debe seleccionar el ámbito, la característica, el indicador,
             usuario y finalmente indicar si es responsable o usuario.




No olvidar
grabar




                                                                                                  43
Mantenedor Ámbito/Usuario

Esta función permite asignar responsable de cada ámbito. Debe seleccionar ámbito y
luego asignar responsable.




Mantenedor Característica/Usuario

Esta función permite asignar responsable de cada característica. Debe seleccionar
ámbito, característica y luego asignar responsable. Tiene la opción de modificar
responsable.




                                                                                    44
Aquí usted puede
buscar un usuario
de la base de
datos escribiendo
el nombre




                    Mantenedor Indicador/Servicio

                    Esta función permite dirigir un indicador de la Acreditación de Prestadores al Módulo de
                    Control de Gestión Hospitalaria. Para esto se debe preparar este módulo. (Ver Módulo
                    de CGH)




                                                                                                         45
Todos los casilleros
                                                                              son desplegables




Al seleccionar el indicador que queremos exportar al módulo CGH se debe grabar y se
verá de la siguiente manera:




                                                                                  46
Módulo AG




Al ingresar al módulo AG aparece la siguiente pantalla:




 En el menú de este módulo encontramos 2 áreas de trabajo que son:
                                                                     47
Corresponde a los requisitos legales exigidos para evaluar un
                                    establecimiento autogestionado en red “EAR”




                                    Corresponde a las 4 líneas estratégicas o ejes de un prestador
                                    que serán medidas con indicadores




REQUISITOS

Al seleccionar el botón “Requisitos” muestra lo siguiente:




Se debe ingresar a cada uno de estos botones y evaluar si se cumple con lo exigido
haciendo “click” en los iconos con “manitos”. Si presiona la mano verde
automáticamente la evaluación cambiara de rojo a verde y señalará que cumple.


                                                                                                48
Luego deberá si corresponde adjuntar los documentos que respaldan esta evaluación.
Para esto haga click en el ícono “subir archivo”. Luego revisar si el documento se ve en
el ícono “ver archivos”




                                                                                           Icono “subir
                                                                                           documentos




                                                                                     49
CUADRO DE MANDO


Al seleccionar botón “Cuadro de Mando” muestra:




Cada círculo define las estrategias del CMI hospitalario o el BSC genérico para todos
los prestadores públicos del país.. Se ingresa a cada estrategia haciendo “click” en
cada círculo. Entrará al resumen de indicadores dividido en las cuatro Perspectivas.




                                                                                        50
Ingresamos a la Estrategia “Sustentabilidad Financiera”




                                                                        Las 4 perspectivas son: “Aprendizaje
                                                                        y Desarrollo”, “Procesos Internos”,
                                                                        “Financiera” y “Usuarios”




Luego puede ingresar a cada indicador. El reloj mostrará el último mes en evaluación o
el resultado acumulado cuando corresponda. Existen indicadores dicotómicos. Estos se
verán con: “Cumple” o “No cumple”




                                               Indicador “dicotómico”




                                                                                      51
Cada indicador tiene un código con letras y número que permite ver el detalle del
indicador. Haga click sobre el código.



                                                                Código: La letra “A” corresponde a la
                                                                primera Estrategia: “Sustentabilidad
                                                                Financiera”, el primer 1 corresponde a la
                                                                perspectiva “Aprendizaje y Desarrollo” y el
                                                                otro 1 es el primer indicador.




Existe una serie de íconos sobre el código para:

1.-   Correo
2.-   Ingreso de observaciones
3.-   Historial de Observaciones
4.-   Usuarios y Responsable del indicador
5.-   Gráfico
6.-   Ingreso de Valores


                         1     2     3       4     5      6




                                                                                          52
BOTONES ADMINISTRACIÓN




El botón “Responsables Indicador” es para asignar las personas que se harán cargo
de los indicadores.

El botón “Resumen Cálculo de Puntaje” dará el puntaje obtenido al momento de
corte, asignando el puntaje de acuerdo a la modalidad de cada indicador.

Con esto finalizamos el Módulo AG y continuamos con el último Módulo que es CGH.




                                                                                   53
Módulo CGH
El Sistema Gestión Hospitalaria, consta de 6 items:

1Centros de Responsabilidad
2Indicadores
3Reportes C.R Clínico
4Reportes C.R Apoyo Diagnóstico y Terapéutico
5Reportes C.R Apoyo Logísticos
6Mantenedores




CENTROS DE RESPONSABILIDAD (C.R)

Este item permite visualizar la estructura de la Institución, a través, de esto llegar a cada
Centro de Responsabilidad.




                                                                                            54
Cada Centro de Responsabilidad tiene su propio cuadro de mando con indicadores que
pueden venir del Módulo AP o ser creado en el propio Módulo CGH


Al seleccionar el Centro de Responsabilidad se visualizan las siguientes perspectivas:

   1-   Financiera
   2-   Cliente Usuario
   3-   Proceso Interno
   4-   Aprendizaje y Crecimiento




                                                                                         55
Cada una de estas perspectivas contiene los indicadores para ese Centro de
Responsabilidad. Al hacer “click” en ellas muestra la siguiente pantalla:




En este caso la perspectiva financiera para el C.R de cirugía tiene 2 indicadores. Al ir
haciendo click en las otras perspectivas se mostrarán los indicadores asociados.

Al seleccionar el nombre del indicador y hacer “click” se visualiza el gráfico de dicho
indicador. Ejemplo:




                                                                                           56
Los otros botones del reloj indicador tienen el mismo significado que en los otros
módulos; correo, observaciones e historial.




                                                                                     57
Con este módulo finalizamos la capacitación del software y a continuación encontramos
algunos ejercicios.




                                                                                  58
TALLER: USO DE SISTEMA SIS/CALIDAD

Usted ha sido asignado con la clave XXXX y es Administrador del” Hospital
DEMO”, es decir, tiene todas las atribuciones al interior de este hospital. Deberá
ingresar al sistema “SISCALIDAD” y comenzar a realizar las siguientes
actividades:
“Antes de comenzar crear una carpeta en el escritorio y guarde un archivo
Word con 1 página que diga documento prueba”


Actividad 1: Módulo AS
   1. Revise el Mantenedor de usuarios del sistema

   2. Ingrese al Módulo AS

   3. Asigne a un Responsable de una NTB

   4. Reingrese al sistema con la clave del responsable asignado

   5. En esa condición (Responsable) valide la NTB

   6. En una de las exigencias valorice la brecha, establezca la brecha, proponga
      plan de mejora y envíe un correo

   7. Adjunte un documento

   8. Busque el documento adjuntado

   9. Haga una división de una Unidad

   10. Revise el Reporte de Valorización de brecha

   11. Revise el Reporte General


Actividad 2: Módulo AP
   1. Valide una característica llegando al umbral exigido

   2. Adjunte el documento prueba

   3. Desarrolle un indicador simple para la característica validada

   4. Asigne un responsable y un usuario del indicador

   5. Ingrese con la clave de responsable

   6. Ingrese valores como responsable en 3 meses

                                                                                     59
7. Reingrese con su clave de administrador

   8. Envíe correo al responsable y al usuario del indicador

   9. Revise el historial del indicador

   10. Dirija el indicador creado al Módulo de CGH en algún Centro de
       Responsabilidad creado.

Actividad 3: Módulo CGH
   1. Agregue en el organigrama nuevos centros

   2. Asigne Responsable y Usuario de algún indicador

   3. Pasee por los tres módulos y pierda el miedo




                                                                        60

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  • 1. Unidad Asistencia a Prestadores Programa de Capacitación para Establecimientos Autogestionados en Red Taller: “Aprendiendo a usar software SIS-Q” Marzo,2011 Elaborado por: Rodrigo Castillo Giovanna Maregatti 1
  • 2. Objetivo General  Preparar a los Hospitales autogestionados y base para que a diciembre del presente año estén en condiciones de solicitar la Acreditación de Prestadores de Salud e Implementar el nuevo Modelo de Gestión Hospitalaria, Balanced Scorecard, con el apoyo de un Software (SIGPAH) y equipos del Ministerio y Superintendencia de Salud Objetivos Específicos  Capacitar a este grupo de hospitales en el uso del software “Sistema de Información en Gestión y Calidad en Salud.  Definir hospitales que correspondan según equipos de trabajo conformados  Acompañar a este grupo en el proceso de aprendizaje y uso del software  Realizar talleres prácticos en los distintos módulos: AS/AP/AG/CGH  Crear una carta Gantt con plazos definidos según actividades propuestas por módulo.  Monitorear cumplimientos de carta Gantt  Coordinar con los equipos directivos de cada hospital vías de comunicación expeditas  Definir coordinación de resolución de dudas y/o sugerencias con mesa de ayuda  Evaluar capacitaciones con pruebas prácticas Plan de Actividades Una vez asignados los hospitales a cada grupo de trabajo, éstos deberán tomar contacto con los Directores de cada establecimiento para coordinar fechas y horarios de capacitaciones. Los hospitales deberán haber enviado previamente su lista de asistentes y los nombres, cargos y Rut de las personas que serán administradores de sistema. Las capacitaciones comenzarán con una breve presentación del proyecto, equipos de trabajo, objetivos y metas, además de una breve reseña del significado de la Acreditación en Salud y Autogestión Hospitalaria. Esta presentación debe ser estándar y todo el equipo Minsal/SIS debe estar preparado para exponer. (Preparar ppt) Posteriormente se capacitará por Módulos en el siguiente orden: 1-Descripción General 2-Módulo AS 3-Módulo AP 4-Módulo AG 5-Módulo CGH 2
  • 3. Una vez concluido los 4 módulos se evaluará aprendizaje del software con una prueba. Desarrollo Taller Descripción General 1.1 Entrada Principal: Abra el explorador de internet y digite www.siscalidad.cl aparecerá lo siguiente: Seleccionar Servicio de Salud e Institución Nombre Usuario Contraseña 3
  • 4. Una vez ingresado su nombre de usuario y contraseña aparecerá la siguiente pantalla: “Al no tener validado ningún módulo el triángulo debe aparecer en color rojo y cambia a verde solo cuando se completa cada uno de éstos” 1.2 Menú Sistema de Información en Gestión y Calidad en Salud AS: Se refiere a las Normas Técnicas Básicas (NTB) en “Autorización Sanitaria” AP: Se refiere al manual de acreditación de prestadores de salud atención cerrada, “Acreditación de Prestadores” AG: Se refiere a la “Autogestión” CGH: Se refiere a los Centros de Responsabilidad e Indicadores en “Control de Gestión Hospitalaria” Función no habilitada aún Función para incorporar Función para asignar Todos usuarios de sistema. administradores de sistema los campos son obligatorios Función para calcular tamaño muestra para realizar constataciones en terreno 4
  • 5. Módulo AS Ingreso a módulo de NTB AS aparece en color verde a modo de prueba para mostrar que está validado el módulo 2.1 Ingreso a módulo AS 5
  • 6. Cada icono representan las Normas Técnicas Básicas (NTB) que actualmente están vigentes según los servicios o unidades. Hay 8 tipos de reportes que pueden exportarse a Excel o a Word y cada uno de ellos otorga una información distinta. Se muestran a continuación: En el panel de administración encontramos los siguientes botones: 6
  • 7. Botón para asignar responsables por Unidad Botón para sudividir unidades. Ej: Hospitalización medicina, cirugía, etc.. Botón quedará deshabilitado Botón para adjuntar Resolución emitida por SEREMI para solicitar “acreditación” Para completar las Normas Técnicas Básicas se debe seleccionar cada ámbito como se muestra a continuación: 7
  • 8. Primero se muestra pantalla con los 3 ámbitos y al seleccionar el primero de ellos que corresponde al “ámbito infraestructura” aparece lo siguiente: Luego se debe seleccionar cada ítem de un subámbito : 8
  • 9. Se desplegará la siguiente ventana para completar la NTB según “Aplique” o “No”: Con los botones de adjuntar y buscar documentos se respaldará información que se considere necesario. 9
  • 10. El responsable de cada unidad es quien debe completar esta parte y es quien conoce si se cumple o no, al aplicar y “no cumplir” se debe completar botón de “valorización incumplimiento” y las “brechas y observaciones”, se muestran a continuación: Ingresar valor aproximado de brecha 10
  • 11. Ingreso de brecha Ingreso de Envío mail Historial de observación o observaciones mejora Esta acción se debe repetir en cada ámbito y subámbito hasta completar las 15 Unidades que aparecen en este software. Al ir poblando con datos irán apareciendo los diferentes reportes Una vez concluido el módulo AS se comenzará a trabajar en el módulo AP. Módulo AP Botón “Volver” Presionar “AP” para ingresar al módulo acreditación de prestadores 11
  • 12. El botón “volver” regresa al ingreso de Login/Usuario Al ingresar al módulo AP se muestra lo siguiente: Continuando con la capacitación se enseñará por ítem partiendo con “Tableros de control” 12
  • 13. 1-TABLERO DE CONTROL  Características Obligatorias: Al seleccionar este ítem se ingresa a los 9 ámbitos de Atención Cerrada que contiene el manual de acreditación. 13
  • 14. Estos son los 9 ámbitos del Manual de Acreditación Se debe seleccionar cada ámbito para poder ver los componentes que contiene como es el caso del ejemplo que se muestra abajo “Servicios de Apoyo”: Estos son los componentes del ámbito “APL” Cada ámbito tiene componentes distintos 14
  • 15. Al seleccionar un componente se desplegarán las características obligatorias correspondientes como se muestra en la pantalla de abajo: Características obligatorias de APL-1 Se debe seleccionar una característica para poder validar en el software si se cumple o no y el propio sistema realiza el cálculo de cumplimiento expresado en porcentaje. Ejemplo: 15
  • 16. Al seleccionar la característica, en este ejemplo APL 1.4 se muestra lo siguiente: Elementos medibles, se completan con Si/ No o No Aplica Cada vez que se registre un Si, No o NA (No Aplica) se debe grabar Este botón permite agregar alguna observación y fecha de cumplimiento de la característica. 16
  • 17. El botón “Adjuntar documentos” permite agregar cualquier tipo de archivo para respaldar la validación de la característica, idealmente adjuntar en pdf por el peso de los archivos. El botón “Buscar documentos” realiza una búsqueda de algún archivo ya sea del pc, disco extraíble o dispositivo externo como un pendrive. Se debe validar cada componente con sus características individualmente. Ahora veremos el siguiente ítem “Manual Completo” MANUAL COMPLETO En este ítem muestra los mismos 9 ámbitos ya vistos pero con todas las características por componente, los pasos son los mismos que los señalados en “Características Obligatorias”. 17
  • 18. RESUMEN CARACTERÍSTICAS OBLIGATORIAS En “Resumen características Obligatorias” se mostrarán solo las 30 características que son obligatorias en el Manual de atención cerrada, ésta es una de las ventanas más usadas en el software para ir evaluando el cumplimiento de lo que es obligatorio 100%. En el software se ve así: Aparece en color verde porque está validada. 18
  • 19. Aparecerá en color azul cuando característica No Aplique Al ingresar a una característica obligatoria se desplegará la siguiente imagen: “Hacer click aquí para ver características de este ámbito… 19
  • 20. Características obligatorias, en este ejemplo del ámbito “Gestión Clínica” Al seleccionar cada una de las características se desplegará la ventana que muestra los verificadores con los elementos medibles. Ejemplo: 20
  • 21. Se debe validar completando cada casillero con SI/NO/NA (No aplica) Otros botones en pantalla “Evaluación de ámbitos” Botón para volver a pantalla inmediatamente anterior Botón para volver al menú inicial “triángulo AP/AS/AG” Botón para volver a la página de inicio Botones explicados en páginas anteriores 21
  • 22. REPORTE CARACTERÍSTICAS OBLIGATORIAS Al seleccionar “Reporte Características Obligatorias” se muestra la siguiente pantalla: Gráfico del ámbito 22
  • 23. Esta función tiene la utilidad de mostrar un resumen por ámbito de las características obligatorias que le aplican al prestador y cumplen el umbral exigido. REPORTE MANUAL COMPLETO Una vez que seleccionamos “Reporte Manual Completo” se muestra la siguiente pantalla: Gráfico del ámbito Esta función tiene la utilidad de mostrar un resumen por ámbito del total de características que le aplican al prestador y cumplen el umbral exigido. 23
  • 24. Hemos finalizado la revisión de “tablero de control” y ahora revisaremos las siguientes funciones: 2-EVALUACIÓN Al seleccionar “Evaluación” encontramos nuevamente los 9 ámbitos para validar cada uno de ellos con sus características respectivas; es otra forma de evaluar los elementos medibles de cada característica. Ejemplo: 24
  • 25. Al seleccionar un ámbito, en este ejemplo será “Respeto a la dignidad del paciente” se despliega la siguiente pantalla: Ingresamos a Evaluación de ámbitos y a la misma pantalla y funciones vistas anteriormente (Tablero de Control/Resumen Características Obligatorias). 3- Indicadores 25
  • 26. Esta función sirve para que los prestadores desarrollen indicadores, ingresen los valores correspondientes a las mediciones que realicen de ese indicador según la periodicidad que se han definido y además se pueden ver informes graficados por indicador. Esto es muy útil para realizar gestión en el establecimiento dependiendo de los resultados que muestran los informes. Revisaremos la función “Crear indicadores” 26
  • 27. 27
  • 28. Se podrán crear los indicadores siguiendo los siguientes pasos: 1- Seleccionar el ámbito 2- Seleccionar la característica 3- Escribir el nombre del indicador 4- Describir brevemente de que se trata o medirá el indicador definido 5- Escribir el rango, porque son los valores que sirven para construir los gráficos de los informes 6- Se debe establecer la periodicidad con la cual se medirá el indicador, ésta puede ser: mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral o anual; esto está definido así en el software 7- Cada prestador define los valores aceptables, óptimos o críticos con los cuales se moverán los indicadores 8- En “cantidad de parámetros” se debe escribir el N° de parámetros que contenga el indicador que se está creando A continuación veremos un ejemplo: 28
  • 29. Numerador Denominador Al seleccionar “desplegar” se mostrará una pantalla en la cual el prestador debe ingresar el nombre del numerador y el denominador (Parámetro 1 y Parámetro 2). Ahora se debe hacer la fórmula matemática, es decir, Numerador/ Denominador que en este caso es “pinchar parámetro 1, luego dividir / y “pinchar parámetro 2” 29
  • 30. Después de hacer la fórmula se debe “grabar”. Ahora comprobaremos si el indicador quedó grabado en el software, para esto debemos seleccionar el botón “buscar”. Ejemplo: Debemos seguir los siguientes pasos: 1-Seleccionar el ámbito 2- Seleccionar la característica que tiene dicho indicador asociado 3- Seleccionar “Buscar” En este ejemplo encontramos el indicador que habíamos creado para el consentimiento informado en PQ. Al “pinchar” sobre el indicador nos mostrará la pantalla del indicador. Con esto finalizamos la función crear indicadores. 30
  • 31. Continuaremos con “Ingreso de valores” “Ingreso de valores” La función ingreso de valores sirve tal como dice su nombre para ingresar los valores de las mediciones que se han realizado de los indicadores definidos. La pantalla muestra lo siguiente: 31
  • 32. Continuaremos con el ejemplo de DP 2.1 con el indicador “Uso de consentimiento informado en PQ” Se sigue con los siguientes pasos: 1- Seleccionar “ámbito” 2- Seleccionar característica, la periodicidad aparece automáticamente 3- Seleccionar el año en el cual ingresaran los valores Se selecciona “generar” para que aparezcan los meses en los cuales ingresaremos los valores: 32
  • 33. Valor del Numerador Valor del Denominador Los valores se deben ingresar por mes y “grabar” para no perder el dato, no sirve registrar más de 1 valor simultáneamente porque al grabar solo guardará el primer valor ingresado. 33
  • 34. “Informes” La función informes sirve principalmente para realizar gestión en los prestadores porque es una ventana que nos muestra los resultados obtenidos en el establecimiento de los indicadores que son medidos. Al seleccionar informes aparece la siguiente pantalla: Indicadores por ámbito Al seleccionar 1 ámbito aparecerán todos los indicadores creados anteriormente para alguna característica de ese ámbito, para nuestra capacitación continuaremos con el ejemplo ámbito Dignidad del paciente: 34
  • 35. Se muestra un solo indicador porque solo tenemos ese creado, lo que vemos es un reloj que podrá tener 3 colores: Verde: Resultado óptimo Amarillo: Resultado aceptable Rojo: Resultado crítico Estos colores se darán automáticamente según los valores obtenidos por el indicador en la fecha que son medidos, el software calcula automáticamente los porcentajes de acuerdo a las cifras ingresadas por el prestador al crear el indicador. Uso botones del reloj indicador Al seleccionar el nombre de la característica, en este caso DP 2.1 aparecerán los gráficos 35
  • 36. Otros botones del reloj indicador Correo electrónico, al enviar un mail queda automáticamente registrado en el sistema Solo lo pueden usar los administradores de sistema Función para responder correos o ingresar observaciones del indicador Función para ver el historial de correos y observaciones del indicador. Quedará grabado la fecha y el nombre de quien ha enviado observaciones Función para ver quién es el “responsable asignado” para el indicador Hemos finalizado la parte de indicadores y continuaremos con: Monitoreo por Servicio 36
  • 37. Esta función es útil para que los jefes de servicios clínicos o administrativos de un prestador busquen rápidamente cuales son las características que les aplican y cuáles no, en el sistema se ve de la siguiente manera: Seleccionaremos la unidad Cirugía Adultos: Aparecen los 9 ámbitos y en color rojo lo que aplica y azul lo que no aplica para esa unidad. En este ejemplo aparecen ámbitos en verde porque ya han sido validadas como veremos a continuación, “seleccionar Respeto a la dignidad del paciente” 37
  • 38. Aparece en color verde el ámbito “Dignidad del paciente” porque de los 5 componentes que lo integran la única característica que le aplica es la DP-2.1 y está validada en el sistema y cumple el umbral exigido en el manual. Al seleccionar DP-2 se ve la característica: 38
  • 39. Si un ámbito tiene 5 componentes de los cuales les aplican todos, solo estará en color verde cuando todas las características de dicho componente estén también cumpliendo con los umbrales exigidos. Veremos algunos ejemplos: En este caso aplican los 9 ámbitos pero solo tienen validado y cumpliendo el umbral exigido 3 componentes: Gestión Clínica, Acceso, Oportunidad y Continuidad de la atención y Registros. Ahora desglosaremos AOC: 39
  • 40. Este componente no es evaluado Característica AOC 2.1 y 2.2 en el ámbito de AOC cumplen umbral, por eso está en color verde el componente AOC-2 Para finalizar el módulo de AP solo nos queda ver “consolidado características” 40
  • 41. Consolidado Características Esta función es solo el resumen completo de todas las características con los totales de elementos medibles y los porcentajes de cumplimientos. Ejemplo: El sistema on line muestra todos los ámbitos. 41
  • 42. PAUTA DE SUPERVISIÓN Esta aplicación está en desarrollo 42
  • 43. MANTENEDOR Mantenedor Indicador/Usuario Esta función permite asignar los responsables (el que ingresará el dato) por indicador y los usuarios del mismo. Se debe seleccionar el ámbito, la característica, el indicador, usuario y finalmente indicar si es responsable o usuario. No olvidar grabar 43
  • 44. Mantenedor Ámbito/Usuario Esta función permite asignar responsable de cada ámbito. Debe seleccionar ámbito y luego asignar responsable. Mantenedor Característica/Usuario Esta función permite asignar responsable de cada característica. Debe seleccionar ámbito, característica y luego asignar responsable. Tiene la opción de modificar responsable. 44
  • 45. Aquí usted puede buscar un usuario de la base de datos escribiendo el nombre Mantenedor Indicador/Servicio Esta función permite dirigir un indicador de la Acreditación de Prestadores al Módulo de Control de Gestión Hospitalaria. Para esto se debe preparar este módulo. (Ver Módulo de CGH) 45
  • 46. Todos los casilleros son desplegables Al seleccionar el indicador que queremos exportar al módulo CGH se debe grabar y se verá de la siguiente manera: 46
  • 47. Módulo AG Al ingresar al módulo AG aparece la siguiente pantalla: En el menú de este módulo encontramos 2 áreas de trabajo que son: 47
  • 48. Corresponde a los requisitos legales exigidos para evaluar un establecimiento autogestionado en red “EAR” Corresponde a las 4 líneas estratégicas o ejes de un prestador que serán medidas con indicadores REQUISITOS Al seleccionar el botón “Requisitos” muestra lo siguiente: Se debe ingresar a cada uno de estos botones y evaluar si se cumple con lo exigido haciendo “click” en los iconos con “manitos”. Si presiona la mano verde automáticamente la evaluación cambiara de rojo a verde y señalará que cumple. 48
  • 49. Luego deberá si corresponde adjuntar los documentos que respaldan esta evaluación. Para esto haga click en el ícono “subir archivo”. Luego revisar si el documento se ve en el ícono “ver archivos” Icono “subir documentos 49
  • 50. CUADRO DE MANDO Al seleccionar botón “Cuadro de Mando” muestra: Cada círculo define las estrategias del CMI hospitalario o el BSC genérico para todos los prestadores públicos del país.. Se ingresa a cada estrategia haciendo “click” en cada círculo. Entrará al resumen de indicadores dividido en las cuatro Perspectivas. 50
  • 51. Ingresamos a la Estrategia “Sustentabilidad Financiera” Las 4 perspectivas son: “Aprendizaje y Desarrollo”, “Procesos Internos”, “Financiera” y “Usuarios” Luego puede ingresar a cada indicador. El reloj mostrará el último mes en evaluación o el resultado acumulado cuando corresponda. Existen indicadores dicotómicos. Estos se verán con: “Cumple” o “No cumple” Indicador “dicotómico” 51
  • 52. Cada indicador tiene un código con letras y número que permite ver el detalle del indicador. Haga click sobre el código. Código: La letra “A” corresponde a la primera Estrategia: “Sustentabilidad Financiera”, el primer 1 corresponde a la perspectiva “Aprendizaje y Desarrollo” y el otro 1 es el primer indicador. Existe una serie de íconos sobre el código para: 1.- Correo 2.- Ingreso de observaciones 3.- Historial de Observaciones 4.- Usuarios y Responsable del indicador 5.- Gráfico 6.- Ingreso de Valores 1 2 3 4 5 6 52
  • 53. BOTONES ADMINISTRACIÓN El botón “Responsables Indicador” es para asignar las personas que se harán cargo de los indicadores. El botón “Resumen Cálculo de Puntaje” dará el puntaje obtenido al momento de corte, asignando el puntaje de acuerdo a la modalidad de cada indicador. Con esto finalizamos el Módulo AG y continuamos con el último Módulo que es CGH. 53
  • 54. Módulo CGH El Sistema Gestión Hospitalaria, consta de 6 items: 1Centros de Responsabilidad 2Indicadores 3Reportes C.R Clínico 4Reportes C.R Apoyo Diagnóstico y Terapéutico 5Reportes C.R Apoyo Logísticos 6Mantenedores CENTROS DE RESPONSABILIDAD (C.R) Este item permite visualizar la estructura de la Institución, a través, de esto llegar a cada Centro de Responsabilidad. 54
  • 55. Cada Centro de Responsabilidad tiene su propio cuadro de mando con indicadores que pueden venir del Módulo AP o ser creado en el propio Módulo CGH Al seleccionar el Centro de Responsabilidad se visualizan las siguientes perspectivas: 1- Financiera 2- Cliente Usuario 3- Proceso Interno 4- Aprendizaje y Crecimiento 55
  • 56. Cada una de estas perspectivas contiene los indicadores para ese Centro de Responsabilidad. Al hacer “click” en ellas muestra la siguiente pantalla: En este caso la perspectiva financiera para el C.R de cirugía tiene 2 indicadores. Al ir haciendo click en las otras perspectivas se mostrarán los indicadores asociados. Al seleccionar el nombre del indicador y hacer “click” se visualiza el gráfico de dicho indicador. Ejemplo: 56
  • 57. Los otros botones del reloj indicador tienen el mismo significado que en los otros módulos; correo, observaciones e historial. 57
  • 58. Con este módulo finalizamos la capacitación del software y a continuación encontramos algunos ejercicios. 58
  • 59. TALLER: USO DE SISTEMA SIS/CALIDAD Usted ha sido asignado con la clave XXXX y es Administrador del” Hospital DEMO”, es decir, tiene todas las atribuciones al interior de este hospital. Deberá ingresar al sistema “SISCALIDAD” y comenzar a realizar las siguientes actividades: “Antes de comenzar crear una carpeta en el escritorio y guarde un archivo Word con 1 página que diga documento prueba” Actividad 1: Módulo AS 1. Revise el Mantenedor de usuarios del sistema 2. Ingrese al Módulo AS 3. Asigne a un Responsable de una NTB 4. Reingrese al sistema con la clave del responsable asignado 5. En esa condición (Responsable) valide la NTB 6. En una de las exigencias valorice la brecha, establezca la brecha, proponga plan de mejora y envíe un correo 7. Adjunte un documento 8. Busque el documento adjuntado 9. Haga una división de una Unidad 10. Revise el Reporte de Valorización de brecha 11. Revise el Reporte General Actividad 2: Módulo AP 1. Valide una característica llegando al umbral exigido 2. Adjunte el documento prueba 3. Desarrolle un indicador simple para la característica validada 4. Asigne un responsable y un usuario del indicador 5. Ingrese con la clave de responsable 6. Ingrese valores como responsable en 3 meses 59
  • 60. 7. Reingrese con su clave de administrador 8. Envíe correo al responsable y al usuario del indicador 9. Revise el historial del indicador 10. Dirija el indicador creado al Módulo de CGH en algún Centro de Responsabilidad creado. Actividad 3: Módulo CGH 1. Agregue en el organigrama nuevos centros 2. Asigne Responsable y Usuario de algún indicador 3. Pasee por los tres módulos y pierda el miedo 60