1. Unidad Asistencia a Prestadores
Programa de Capacitación para
Establecimientos Autogestionados en Red
Taller:
“Aprendiendo a usar software SIS-Q”
Marzo,2011
Elaborado por:
Rodrigo Castillo
Giovanna Maregatti
1
2. Objetivo General
Preparar a los Hospitales autogestionados y base para que a diciembre del
presente año estén en condiciones de solicitar la Acreditación de Prestadores de
Salud e Implementar el nuevo Modelo de Gestión Hospitalaria, Balanced
Scorecard, con el apoyo de un Software (SIGPAH) y equipos del Ministerio y
Superintendencia de Salud
Objetivos Específicos
Capacitar a este grupo de hospitales en el uso del software “Sistema de
Información en Gestión y Calidad en Salud.
Definir hospitales que correspondan según equipos de trabajo conformados
Acompañar a este grupo en el proceso de aprendizaje y uso del software
Realizar talleres prácticos en los distintos módulos: AS/AP/AG/CGH
Crear una carta Gantt con plazos definidos según actividades propuestas por
módulo.
Monitorear cumplimientos de carta Gantt
Coordinar con los equipos directivos de cada hospital vías de comunicación
expeditas
Definir coordinación de resolución de dudas y/o sugerencias con mesa de ayuda
Evaluar capacitaciones con pruebas prácticas
Plan de Actividades
Una vez asignados los hospitales a cada grupo de trabajo, éstos deberán tomar
contacto con los Directores de cada establecimiento para coordinar fechas y horarios
de capacitaciones.
Los hospitales deberán haber enviado previamente su lista de asistentes y los
nombres, cargos y Rut de las personas que serán administradores de sistema.
Las capacitaciones comenzarán con una breve presentación del proyecto, equipos de
trabajo, objetivos y metas, además de una breve reseña del significado de la
Acreditación en Salud y Autogestión Hospitalaria.
Esta presentación debe ser estándar y todo el equipo Minsal/SIS debe estar preparado
para exponer. (Preparar ppt)
Posteriormente se capacitará por Módulos en el siguiente orden:
1-Descripción General
2-Módulo AS
3-Módulo AP
4-Módulo AG
5-Módulo CGH
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3. Una vez concluido los 4 módulos se evaluará aprendizaje del software con una prueba.
Desarrollo Taller
Descripción General
1.1 Entrada Principal: Abra el explorador de internet y digite www.siscalidad.cl
aparecerá lo siguiente:
Seleccionar
Servicio de Salud
e Institución
Nombre
Usuario
Contraseña
3
4. Una vez ingresado su nombre de usuario y contraseña aparecerá la siguiente pantalla:
“Al no tener validado ningún módulo el triángulo debe aparecer en color rojo
y cambia a verde solo cuando se completa cada uno de éstos”
1.2 Menú Sistema de Información en Gestión y Calidad en Salud
AS: Se refiere a las Normas Técnicas Básicas (NTB) en “Autorización Sanitaria”
AP: Se refiere al manual de acreditación de prestadores de salud atención cerrada,
“Acreditación de Prestadores”
AG: Se refiere a la “Autogestión”
CGH: Se refiere a los Centros de Responsabilidad e Indicadores en “Control de Gestión
Hospitalaria”
Función no habilitada aún
Función para incorporar
Función para asignar Todos
usuarios de sistema.
administradores de sistema
los campos son
obligatorios
Función para calcular
tamaño muestra para
realizar constataciones en
terreno
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5. Módulo AS
Ingreso a módulo
de NTB
AS aparece en color verde a modo de prueba para mostrar que está validado
el módulo
2.1 Ingreso a módulo AS
5
6. Cada icono representan las Normas Técnicas Básicas (NTB) que actualmente están
vigentes según los servicios o unidades.
Hay 8 tipos de reportes que pueden exportarse a Excel o a Word y cada uno de ellos
otorga una información distinta. Se muestran a continuación:
En el panel de administración encontramos los siguientes botones:
6
7. Botón para asignar
responsables por Unidad
Botón para sudividir
unidades. Ej: Hospitalización
medicina, cirugía, etc..
Botón quedará deshabilitado
Botón para adjuntar
Resolución emitida por
SEREMI para solicitar
“acreditación”
Para completar las Normas Técnicas Básicas se debe seleccionar cada ámbito como se
muestra a continuación:
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8. Primero se muestra pantalla con los 3 ámbitos y al seleccionar el primero de ellos que
corresponde al “ámbito infraestructura” aparece lo siguiente:
Luego se debe seleccionar cada ítem de un subámbito :
8
9. Se desplegará la siguiente ventana para completar la NTB según “Aplique” o “No”:
Con los botones de adjuntar y buscar documentos se respaldará información que se
considere necesario.
9
10. El responsable de cada unidad es quien debe completar esta parte y es quien conoce si
se cumple o no, al aplicar y “no cumplir” se debe completar botón de “valorización
incumplimiento” y las “brechas y observaciones”, se muestran a continuación:
Ingresar valor aproximado
de brecha
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11. Ingreso de brecha
Ingreso de Envío mail
Historial de
observación o observaciones
mejora
Esta acción se debe repetir en cada ámbito y subámbito hasta completar las 15
Unidades que aparecen en este software. Al ir poblando con datos irán apareciendo los
diferentes reportes
Una vez concluido el módulo AS se comenzará a trabajar en el módulo AP.
Módulo AP
Botón “Volver”
Presionar “AP” para ingresar al
módulo acreditación de
prestadores
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12. El botón “volver” regresa al ingreso de Login/Usuario
Al ingresar al módulo AP se muestra lo siguiente:
Continuando con la capacitación se enseñará por ítem partiendo con “Tableros de control”
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13. 1-TABLERO DE CONTROL
Características Obligatorias: Al seleccionar este ítem se ingresa a los 9
ámbitos de Atención Cerrada que contiene el manual de acreditación.
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14. Estos son los 9
ámbitos del
Manual de
Acreditación
Se debe seleccionar cada ámbito para poder ver los componentes que contiene
como es el caso del ejemplo que se muestra abajo “Servicios de Apoyo”:
Estos son los
componentes del
ámbito “APL”
Cada ámbito tiene componentes distintos
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15. Al seleccionar un componente se desplegarán las características obligatorias
correspondientes como se muestra en la pantalla de abajo:
Características
obligatorias de
APL-1
Se debe seleccionar una característica para poder validar en el software si se cumple o
no y el propio sistema realiza el cálculo de cumplimiento expresado en porcentaje.
Ejemplo:
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16. Al seleccionar la característica, en este ejemplo APL 1.4 se muestra lo siguiente:
Elementos medibles,
se completan con Si/
No o No Aplica
Cada vez que se registre un Si, No o NA (No Aplica) se debe grabar
Este botón permite agregar alguna observación y fecha de cumplimiento de la
característica.
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17. El botón “Adjuntar documentos” permite agregar cualquier tipo de archivo para
respaldar la validación de la característica, idealmente adjuntar en pdf por el peso de
los archivos.
El botón “Buscar documentos” realiza una búsqueda de algún archivo ya sea del pc,
disco extraíble o dispositivo externo como un pendrive.
Se debe validar cada componente con sus características individualmente.
Ahora veremos el siguiente ítem “Manual Completo”
MANUAL COMPLETO
En este ítem muestra los mismos 9 ámbitos ya vistos pero con todas las características
por componente, los pasos son los mismos que los señalados en “Características
Obligatorias”.
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18. RESUMEN CARACTERÍSTICAS OBLIGATORIAS
En “Resumen características Obligatorias” se mostrarán solo las 30 características que
son obligatorias en el Manual de atención cerrada, ésta es una de las ventanas más
usadas en el software para ir evaluando el cumplimiento de lo que es obligatorio
100%.
En el software se ve así:
Aparece en color
verde porque está
validada.
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19. Aparecerá en color
azul cuando
característica No
Aplique
Al ingresar a una característica obligatoria se desplegará la siguiente imagen:
“Hacer click aquí
para ver
características de
este ámbito…
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20. Características
obligatorias, en este
ejemplo del ámbito
“Gestión Clínica”
Al seleccionar cada una de las características se desplegará la ventana que muestra los
verificadores con los elementos medibles. Ejemplo:
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21. Se debe validar completando cada casillero con SI/NO/NA (No aplica)
Otros botones en pantalla “Evaluación de ámbitos”
Botón para volver a pantalla
inmediatamente anterior
Botón para volver al menú inicial
“triángulo AP/AS/AG”
Botón para volver a la página de
inicio
Botones explicados en páginas
anteriores
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23. Esta función tiene la utilidad de mostrar un resumen por ámbito de las características
obligatorias que le aplican al prestador y cumplen el umbral exigido.
REPORTE MANUAL COMPLETO
Una vez que seleccionamos “Reporte Manual Completo” se muestra la siguiente
pantalla:
Gráfico del
ámbito
Esta función tiene la utilidad de mostrar un resumen por ámbito del total de
características que le aplican al prestador y cumplen el umbral exigido.
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24. Hemos finalizado la revisión de “tablero de control” y ahora revisaremos las siguientes
funciones:
2-EVALUACIÓN
Al seleccionar “Evaluación” encontramos nuevamente los 9 ámbitos para validar
cada uno de ellos con sus características respectivas; es otra forma de evaluar
los elementos medibles de cada característica. Ejemplo:
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25. Al seleccionar un ámbito, en este ejemplo será “Respeto a la dignidad del paciente” se
despliega la siguiente pantalla:
Ingresamos a Evaluación de ámbitos y a la misma pantalla y funciones vistas
anteriormente (Tablero de Control/Resumen Características Obligatorias).
3- Indicadores
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26. Esta función sirve para que los prestadores desarrollen indicadores, ingresen los
valores correspondientes a las mediciones que realicen de ese indicador según la
periodicidad que se han definido y además se pueden ver informes graficados por
indicador. Esto es muy útil para realizar gestión en el establecimiento dependiendo de
los resultados que muestran los informes.
Revisaremos la función “Crear indicadores”
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28. Se podrán crear los indicadores siguiendo los siguientes pasos:
1- Seleccionar el ámbito
2- Seleccionar la característica
3- Escribir el nombre del indicador
4- Describir brevemente de que se trata o medirá el indicador definido
5- Escribir el rango, porque son los valores que sirven para construir los gráficos
de los informes
6- Se debe establecer la periodicidad con la cual se medirá el indicador, ésta
puede ser: mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral o anual;
esto está definido así en el software
7- Cada prestador define los valores aceptables, óptimos o críticos con los cuales
se moverán los indicadores
8- En “cantidad de parámetros” se debe escribir el N° de parámetros que contenga
el indicador que se está creando
A continuación veremos un ejemplo:
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29. Numerador
Denominador
Al seleccionar “desplegar” se mostrará una pantalla en la cual el prestador debe
ingresar el nombre del numerador y el denominador (Parámetro 1 y Parámetro 2).
Ahora se debe hacer la fórmula matemática, es decir, Numerador/ Denominador que
en este caso es “pinchar parámetro 1, luego dividir / y “pinchar parámetro 2”
29
30. Después de hacer la fórmula se debe “grabar”.
Ahora comprobaremos si el indicador quedó grabado en el software, para esto
debemos seleccionar el botón “buscar”. Ejemplo:
Debemos seguir los siguientes pasos:
1-Seleccionar el ámbito
2- Seleccionar la característica que tiene dicho indicador asociado
3- Seleccionar “Buscar”
En este ejemplo encontramos el indicador que habíamos creado para el consentimiento
informado en PQ. Al “pinchar” sobre el indicador nos mostrará la pantalla del indicador.
Con esto finalizamos la función crear indicadores.
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31. Continuaremos con “Ingreso de valores”
“Ingreso de valores”
La función ingreso de valores sirve tal como dice su nombre para ingresar los valores
de las mediciones que se han realizado de los indicadores definidos.
La pantalla muestra lo siguiente:
31
32. Continuaremos con el ejemplo de DP 2.1 con el indicador “Uso de consentimiento
informado en PQ”
Se sigue con los siguientes pasos:
1- Seleccionar “ámbito”
2- Seleccionar característica, la periodicidad aparece automáticamente
3- Seleccionar el año en el cual ingresaran los valores
Se selecciona “generar” para que aparezcan los meses en los cuales ingresaremos los
valores:
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33. Valor del
Numerador
Valor del
Denominador
Los valores se deben ingresar por mes y “grabar” para no perder el dato, no sirve
registrar más de 1 valor simultáneamente porque al grabar solo guardará el primer
valor ingresado.
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34. “Informes”
La función informes sirve principalmente para realizar gestión en los prestadores
porque es una ventana que nos muestra los resultados obtenidos en el establecimiento
de los indicadores que son medidos.
Al seleccionar informes aparece la siguiente pantalla:
Indicadores por
ámbito
Al seleccionar 1 ámbito aparecerán todos los indicadores creados anteriormente para
alguna característica de ese ámbito, para nuestra capacitación continuaremos con el
ejemplo ámbito Dignidad del paciente:
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35. Se muestra un solo indicador porque solo tenemos ese creado, lo que vemos es un
reloj que podrá tener 3 colores:
Verde: Resultado óptimo
Amarillo: Resultado aceptable
Rojo: Resultado crítico
Estos colores se darán automáticamente según los valores obtenidos por el indicador
en la fecha que son medidos, el software calcula automáticamente los porcentajes de
acuerdo a las cifras ingresadas por el prestador al crear el indicador.
Uso botones del reloj indicador
Al seleccionar el nombre de la
característica, en este caso DP
2.1 aparecerán los gráficos
35
36. Otros botones del reloj indicador
Correo electrónico, al enviar un mail queda
automáticamente registrado en el sistema
Solo lo pueden usar los administradores de sistema
Función para responder correos o ingresar
observaciones del indicador
Función para ver el historial de correos y
observaciones del indicador. Quedará grabado la
fecha y el nombre de quien ha enviado
observaciones
Función para ver quién es el “responsable
asignado” para el indicador
Hemos finalizado la parte de indicadores y continuaremos con:
Monitoreo por Servicio
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37. Esta función es útil para que los jefes de servicios clínicos o administrativos de un
prestador busquen rápidamente cuales son las características que les aplican y cuáles
no, en el sistema se ve de la siguiente manera:
Seleccionaremos la unidad Cirugía Adultos:
Aparecen los 9 ámbitos y en color rojo lo que aplica y azul lo que no aplica para esa
unidad. En este ejemplo aparecen ámbitos en verde porque ya han sido validadas
como veremos a continuación, “seleccionar Respeto a la dignidad del paciente”
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38. Aparece en color verde el ámbito “Dignidad del paciente” porque de los 5 componentes
que lo integran la única característica que le aplica es la DP-2.1 y está validada en el
sistema y cumple el umbral exigido en el manual. Al seleccionar DP-2 se ve la
característica:
38
39. Si un ámbito tiene 5 componentes de los cuales les aplican todos, solo estará en color
verde cuando todas las características de dicho componente estén también cumpliendo
con los umbrales exigidos. Veremos algunos ejemplos:
En este caso aplican los 9 ámbitos pero solo tienen validado y cumpliendo el umbral
exigido 3 componentes: Gestión Clínica, Acceso, Oportunidad y Continuidad de la
atención y Registros.
Ahora desglosaremos AOC:
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40. Este componente no es evaluado Característica AOC 2.1 y 2.2
en el ámbito de AOC cumplen umbral, por eso está en
color verde el componente AOC-2
Para finalizar el módulo de AP solo nos queda ver “consolidado características”
40
41. Consolidado Características
Esta función es solo el resumen completo de todas las características con los totales de
elementos medibles y los porcentajes de cumplimientos. Ejemplo:
El sistema on line muestra todos los ámbitos.
41
43. MANTENEDOR
Mantenedor Indicador/Usuario
Esta función permite asignar los responsables (el que ingresará el dato) por indicador y
los usuarios del mismo. Se debe seleccionar el ámbito, la característica, el indicador,
usuario y finalmente indicar si es responsable o usuario.
No olvidar
grabar
43
44. Mantenedor Ámbito/Usuario
Esta función permite asignar responsable de cada ámbito. Debe seleccionar ámbito y
luego asignar responsable.
Mantenedor Característica/Usuario
Esta función permite asignar responsable de cada característica. Debe seleccionar
ámbito, característica y luego asignar responsable. Tiene la opción de modificar
responsable.
44
45. Aquí usted puede
buscar un usuario
de la base de
datos escribiendo
el nombre
Mantenedor Indicador/Servicio
Esta función permite dirigir un indicador de la Acreditación de Prestadores al Módulo de
Control de Gestión Hospitalaria. Para esto se debe preparar este módulo. (Ver Módulo
de CGH)
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46. Todos los casilleros
son desplegables
Al seleccionar el indicador que queremos exportar al módulo CGH se debe grabar y se
verá de la siguiente manera:
46
47. Módulo AG
Al ingresar al módulo AG aparece la siguiente pantalla:
En el menú de este módulo encontramos 2 áreas de trabajo que son:
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48. Corresponde a los requisitos legales exigidos para evaluar un
establecimiento autogestionado en red “EAR”
Corresponde a las 4 líneas estratégicas o ejes de un prestador
que serán medidas con indicadores
REQUISITOS
Al seleccionar el botón “Requisitos” muestra lo siguiente:
Se debe ingresar a cada uno de estos botones y evaluar si se cumple con lo exigido
haciendo “click” en los iconos con “manitos”. Si presiona la mano verde
automáticamente la evaluación cambiara de rojo a verde y señalará que cumple.
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49. Luego deberá si corresponde adjuntar los documentos que respaldan esta evaluación.
Para esto haga click en el ícono “subir archivo”. Luego revisar si el documento se ve en
el ícono “ver archivos”
Icono “subir
documentos
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50. CUADRO DE MANDO
Al seleccionar botón “Cuadro de Mando” muestra:
Cada círculo define las estrategias del CMI hospitalario o el BSC genérico para todos
los prestadores públicos del país.. Se ingresa a cada estrategia haciendo “click” en
cada círculo. Entrará al resumen de indicadores dividido en las cuatro Perspectivas.
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51. Ingresamos a la Estrategia “Sustentabilidad Financiera”
Las 4 perspectivas son: “Aprendizaje
y Desarrollo”, “Procesos Internos”,
“Financiera” y “Usuarios”
Luego puede ingresar a cada indicador. El reloj mostrará el último mes en evaluación o
el resultado acumulado cuando corresponda. Existen indicadores dicotómicos. Estos se
verán con: “Cumple” o “No cumple”
Indicador “dicotómico”
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52. Cada indicador tiene un código con letras y número que permite ver el detalle del
indicador. Haga click sobre el código.
Código: La letra “A” corresponde a la
primera Estrategia: “Sustentabilidad
Financiera”, el primer 1 corresponde a la
perspectiva “Aprendizaje y Desarrollo” y el
otro 1 es el primer indicador.
Existe una serie de íconos sobre el código para:
1.- Correo
2.- Ingreso de observaciones
3.- Historial de Observaciones
4.- Usuarios y Responsable del indicador
5.- Gráfico
6.- Ingreso de Valores
1 2 3 4 5 6
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53. BOTONES ADMINISTRACIÓN
El botón “Responsables Indicador” es para asignar las personas que se harán cargo
de los indicadores.
El botón “Resumen Cálculo de Puntaje” dará el puntaje obtenido al momento de
corte, asignando el puntaje de acuerdo a la modalidad de cada indicador.
Con esto finalizamos el Módulo AG y continuamos con el último Módulo que es CGH.
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54. Módulo CGH
El Sistema Gestión Hospitalaria, consta de 6 items:
1Centros de Responsabilidad
2Indicadores
3Reportes C.R Clínico
4Reportes C.R Apoyo Diagnóstico y Terapéutico
5Reportes C.R Apoyo Logísticos
6Mantenedores
CENTROS DE RESPONSABILIDAD (C.R)
Este item permite visualizar la estructura de la Institución, a través, de esto llegar a cada
Centro de Responsabilidad.
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55. Cada Centro de Responsabilidad tiene su propio cuadro de mando con indicadores que
pueden venir del Módulo AP o ser creado en el propio Módulo CGH
Al seleccionar el Centro de Responsabilidad se visualizan las siguientes perspectivas:
1- Financiera
2- Cliente Usuario
3- Proceso Interno
4- Aprendizaje y Crecimiento
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56. Cada una de estas perspectivas contiene los indicadores para ese Centro de
Responsabilidad. Al hacer “click” en ellas muestra la siguiente pantalla:
En este caso la perspectiva financiera para el C.R de cirugía tiene 2 indicadores. Al ir
haciendo click en las otras perspectivas se mostrarán los indicadores asociados.
Al seleccionar el nombre del indicador y hacer “click” se visualiza el gráfico de dicho
indicador. Ejemplo:
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57. Los otros botones del reloj indicador tienen el mismo significado que en los otros
módulos; correo, observaciones e historial.
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58. Con este módulo finalizamos la capacitación del software y a continuación encontramos
algunos ejercicios.
58
59. TALLER: USO DE SISTEMA SIS/CALIDAD
Usted ha sido asignado con la clave XXXX y es Administrador del” Hospital
DEMO”, es decir, tiene todas las atribuciones al interior de este hospital. Deberá
ingresar al sistema “SISCALIDAD” y comenzar a realizar las siguientes
actividades:
“Antes de comenzar crear una carpeta en el escritorio y guarde un archivo
Word con 1 página que diga documento prueba”
Actividad 1: Módulo AS
1. Revise el Mantenedor de usuarios del sistema
2. Ingrese al Módulo AS
3. Asigne a un Responsable de una NTB
4. Reingrese al sistema con la clave del responsable asignado
5. En esa condición (Responsable) valide la NTB
6. En una de las exigencias valorice la brecha, establezca la brecha, proponga
plan de mejora y envíe un correo
7. Adjunte un documento
8. Busque el documento adjuntado
9. Haga una división de una Unidad
10. Revise el Reporte de Valorización de brecha
11. Revise el Reporte General
Actividad 2: Módulo AP
1. Valide una característica llegando al umbral exigido
2. Adjunte el documento prueba
3. Desarrolle un indicador simple para la característica validada
4. Asigne un responsable y un usuario del indicador
5. Ingrese con la clave de responsable
6. Ingrese valores como responsable en 3 meses
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60. 7. Reingrese con su clave de administrador
8. Envíe correo al responsable y al usuario del indicador
9. Revise el historial del indicador
10. Dirija el indicador creado al Módulo de CGH en algún Centro de
Responsabilidad creado.
Actividad 3: Módulo CGH
1. Agregue en el organigrama nuevos centros
2. Asigne Responsable y Usuario de algún indicador
3. Pasee por los tres módulos y pierda el miedo
60