Een exporterende onderneming wordt geconfronteerd een flinke papierwinkel. Paklijsten, fakturen, certificaten, offerte, douanedocumenten, kortom de complete exportdocumenten administratie. Voor uw bedrijf staat maar één persoon centraal en dat is uw klant! En u bent verantwoordelijk voor die klant, maar u bent ook verantwoordelijk voor een efficiënte afhandeling van processen binnen uw bedrijf. Daarnaast eisen diverse instanties dat u uw administratie degelijk bijhoudt. U moet dus weten waar het bij de exportdocumenten administratie om draait. En u wilt dit proces beter beheersen en efficiënter inrichten om uw klant beter van dienst zijn en kosten te besparen! Serenga is een digitale oplossing voor een papierloze interne papierwinkel.

1. Serenga voor een efficiëntere Export
Een Efficiënte Exportdocumenten administratie
Smart Case Management
1

2. Food for thought
Focusing IT effort and investment on
80 percent of business is conducted on unstructured structured processes is not bad, but it
information (Gartner Group). may be missing the point. Analysts
85 percent of all data stored is held in an unstructured format estimate that 60-80 percent of the
(Butler Group). processes that make a business run
Unstructured data doubles every three months (Gartner happen under the radar and are managed
Group). via documents and email Techrepublic
In Rotterdam worden jaarlijks ca 300.000.000
documenten verwerkt TU delft
Gemiddeld 20% van de documenten is
niet beschikbaar op het moment dat ze Gemiddeld 23% van de tijd wordt
nodig zijn. besteed aan het zoeken, achterhalen en
sorteren van documenten.
Smart Case Management
2

3. Agenda
 Case management; wat lossen we op!
 Serenga
 Demo
 Onze klanten
Smart Case Management
3

4. Océ Direct Export
Smart Case Management
4

5. Export binnendienst
Smart Case Management
5

6. Machines & logistiek
Smart Case Management
6

7. Transport
Smart Case Management
7

8. 3 belangrijkste vragen
 Waar is de informatie
 Wie is waar mee bezig
 Wat is de status
Smart Case Management
8

9. Het probleem
 Probleem
 Tijdverlies zoeken naar juiste en laatste informatie
 Hoge kosten door oponthoud aan grens
 Verlies van klanten door (te) late levering
 Imago schade
 Gefrustreerde medewerkers
 Oplossing
 Alle informatie centraal en eenduidig opgeslagen
 Altijd werken op laatste versie
 Alle informatie overal en altijd beschikbaar
 Te allen tijden overzicht op de case
 Tijdbewaking door systeem
 Voordeel voor klant
 Geen foute beslissing door incomplete dossiers
 Geen foute beslissingen op basis van verkeerde versies
 Geen vertragingen/kosten vanwege incomplete dossiers
Smart Case Management
9

10. Agenda
 Case management; wat lossen we op!
 Serenga
 Demo
 Onze klanten
Smart Case Management
10

11. Serenga: 5 elementen; 2 kernwaarden
Centrale
opslag
Ease of use
Samen-
Koppelen werken
High User
acceptance
Optima- Overzicht/
liseren Controle
Smart Case Management
11

12. Element 1: Centrale opslag
 Volledig DMS
 Eenduidige opslag
 Uitgebreide zoekfuncties
 NEN 2082 gecertificeerd
 Opslag in dossier vorm
 Sub dossiers zijn mogelijk
 Papier en digitaal
Main
case
Sub Sub
case case
Smart Case Management
12

13. Element 2: Samenwerken
 Web based
 Bestaande werkmethode maar dan digitaal
 Ondersteunt maar dwingt niet
 SmartFlow® geeft advies op basis van historie
 Volgende activiteit
 Volgende persoon Case
folder
 Welk document
 Welk dossier
Activiteit
Keuze vrijheid ondersteunt
afgesloten info in
case folder Activity X
door SmartFlow ®
Start Activity 1 Activity Y End
Activity Z
Smart Case Management
13

14. Element 3: Overzicht en controle
 In een overzicht
 aanwezige documenten
 wie doet wat
 status
 (Email) meldingen en herinneringen
Start Activity 1 Activity 2a Activity n
Activity 2b
Activity …
Activity …
Smart Case Management
14

15. Element 4: Optimaliseren
 Alle data wordt gelogged
 Proces/werkdruk analyse
 Kritieke pad analyses
 Reversed engineering processen
 Krachtige tool om zwakke plekken in organisatie te ontdekken
Smart Case Management
15

16. Element 5: Koppelen
 Open standaarden
 Ldap
 Webdav
 Webservices
 API
 Zeer sterke export en import modules
 Koppelingen gerealiseerd naar
 ERP systemen als SAP, Exact, Metacom etc.
 CRM systemen als SalesForce
 Microsoft office, outlook, EPM etc.
 Bouw informatie systemen als Piramide, Metacom, etc.
 Scanoplossingen: IRIS, S2P, Cofax etc….
 Segment specifieke oplossingen; Streamsoft (LIS), onderwijs etc.
 Enzovoorts
Smart Case Management
16

17. Kernwaarde 1; Ease of use
Smart Case Management
17

18. Kernwaarde 2: Hoge gebruikers acceptatie
Gemakkelijk te installeren
Meta data op folder nivo
 -klant ordernummer
- Sales ordernummer
Snelle implementatie
- ODE export nummer
 - Way of shipment
- Levering condities
 Geen aanpassingen in werkproces Folder structure
Order
 Bepaal informatie behoefte en kenmerken - Factuur
- Packing list
Analogie verzamel map met geleide bon - Uitvoergeleide document
- Lijst van artikel uitvoer
Dossier magazijn staat centraal
- Packing list
 Case type
DIY catalogue
 5 minuten invoertijd per
Case
werkproces Case
Case
Type
Type
Case
Type
Order
type
Select
Start
Smart Case Management
18

19. Agenda
 Case management; wat lossen we op !
 Serenga
 Demo
 Onze klanten
Smart Case Management
19

20. Demo
Smart Case Management
20

21. Agenda
 Case management; wat lossen we op !
 Serenga
 Demo
 Onze klanten
Smart Case Management
21

22. Customers
Smart Case Management
22

23. Vragen?
support@serenga.com
Tel. 077 359 3311
Smart Case Management
23