Het digitaliseren van de exportdocumenten stroom is voor Gaston Schul uitermate belangrijk. Documenten moeten op 15 locaties beschikbaar zijn, maar ook gescand en beschikbaar gesteld worden aan de andere locaties. Dit vereist opslag in de cloud, op één centrale locatie. Dit maakt dat de documenten direct en altijd overal beschikbaar zijn. Een opdracht voor Gaston Schil vereist een grote hoeveelheid informatie die in documenten centraal beschikbaar moet zijn, zoals: Officiële documentatie over de fiscale en directe vertegenwoording van de klant, het BTW nummer en zijn kredietwaardigheid. Daarnaast vraagt elke opdracht om specifieke informatie zoals: de opdrachtbevestiging, de factuur, de inklaringsgegevens het CMR en het afleverbewijs. 40.000 documenten per jaar Hier graat het dus bij circa 500 klanten en 800 opdrachten per maand om jaarlijks bijna 40.000 documenten verwerkt moeten worden tot complete dossiers. Hoe help Serenga daarbij Serenga maakt het Gaston Schul mogelijk om die enorme hoeveelheid dossier makkelijk te controleren op 1) Juistheid, 2) Tijdigheid en 3) Volledigheid

1. Een beheersbare en
efficiënte export
administratie … en meer!
door
Gaston Schul
27-09-2012

2. Inhoud
• Introductie Gaston Schul door Rob Ewalds
• Gaston Schul in beeld en geluid
• Serenga en Gaston Schul door Peter de Vor
• Veranderende werkwijze
• Waarom digitaliseren
• Waarom Serenga
• Voorbeeld Fiscale Administratie
• Waar gaat Serenga ons helpen

3. Gaston Schul
• Onafhankelijk douane agent met meer dan 165 jaar ervaring
• 100 % familiebedrijf
• Gespecialiseerd in:
In- en uitklaring en afhandeling haven activiteiten, Algemene- en
Beperkte Fiscale Vertegenwoordiging, Accijns Administratie,
Douane Opslag, Detachering en Douane Consultancy.
• 130 werknemers, 15 kantoren
• Kantoren in Nederland, België en Duitsland
• 24 / 7 Service
• AEO-C gecertificeerd bedrijf in Nederland
(België in aanvraag en Duitsland volgt)
• Actief in de Raad voor Douane Logistiek / Bestuur Fenex

4. Gaston Schul in beeld

5. Veranderende werkwijze

6. Waarom Digitaliseren
• Meerdere uitvoerende locaties (15 NL/BE/DE)
• 1 centrale administratie / ICT locatie
• Veel documenten die op meerdere locaties noodzakelijk zijn
• Snellere beschikbaarheid documenten
– Scannen in Antwerpen, na 1 minuut beschikbaar in Venlo
• Gemakkelijker complementeren dossiers
• Sneller beschikbaar stellen complete dossiers aan bv douane
– Pdf’s zijn gemakkelijker als eerst dossier kopiëren en dan opsturen

7. Waarom Serenga
• Zeer flexibele inrichting
• Geen technische kennis pakket noodzakelijk
• Gebruikers vriendelijk
• In begin fase flow laten opbouwen door gebruiker, hierna
bijschaven. Gebruiker gemak laten ervaren
• Duidelijke dossier opbouw. Uniform aan “papieren” dossier
• Workflow mogelijkheden
• Alerts / Automatische email

8. Voorbeeld Fiscale Administratie
• Klant
– Beperkt Fiscaal Vertegenwoordiging / Direct Vertegenwoordiging
– Controle BTW Nummer
– Kredietwaardigheid
• Opdracht
– Opdracht
– Factuur (Aankoop / Doorverkoop)
– Inklaring
– CMR / Afleverbewijs

9. Voorbeeld Fiscale Administratie
• Voorbeeld bij 500 klanten en 800 opdrachten per maand
• Per klant 3 (controle) documenten = 500 * 3 = 1500 documenten
• Per opdracht gemiddeld 4 documenten = 800 * 4 = 3200
documenten
• Dit houdt in dat wij per jaar alleen voor deze activiteit al 38400
documenten verwerken en hiervan de dossiers compleet
moeten maken

10. Waar gaat Serenga ons helpen
• Juistheid
• Tijdigheid
• Volledigheid
• Vastleggen klant gegevens
– Op alle locaties beschikbaar
– Overal dezelfde gegevens
– Controle na x tijd van deze gegevens. Automatische trigger
• Vastleggen uniform dossier
– Aanvullen vanuit elke locatie
– Controle compleetheid. Zijn alle documenten er
– Automatisch rappeleren indien bv CMR (nog) niet terug is

11. Waar gaat Serenga ons helpen
• Veel standaard werkzaamheden automatiseren
– Na bellen ivm niet opsturen documenten
– Controleren op compleetheid
• Compleetheid automatiseren. Door automatisch uitsturen emails
voor rappels blijft er tijd over om zaken beter te bekijken en klant
meer aandacht / tijd te geven
• Logging overzicht. We kunnen laten zien wat we (extra) hebben
gedaan