3. Mesyuarat adalah perbincangan
Mesyuarat adalah
formal di antara dua pihak atau
di antara
lebih untuk mencapai objektif
untuk mencapai
bersama melalui proses komunikasi.
melalui komunikasi.
Mesyuarat adalah berbeza di antara
Mesyuarat adalah berbeza di antara
satu dengan yang lain mengikut
satu dengan yang lain mengikut
keahlian, organisasi dan objektif.
keahlian, organisasi dan objektif.

4. MASALAH BIASA
MASALAH BIASA
MESYUARAT
MESYUARAT
Mesyuarat jarang diadakan.
Mesyuarat jarang diadakan.
Minit lewat dihantar.
Minit lewat dihantar.
Agenda tidak jelas.
Agenda tidak jelas.
Tiada keputusan yang dibuat
Tiada keputusan yang dibuat
Kurang perancangan
Kurang perancangan

5. Subjek dan tujuan mesyuarat tidak
Subjek dan tujuan mesyuarat tidak
diterangkan dengan jelas.
diterangkan dengan jelas.
Mesyuarat diadakan pada masa yang
Mesyuarat diadakan pada masa yang
tidak sesuai bagi orang yang menghadiri
tidak sesuai bagi orang yang menghadiri
mesyuarat.
mesyuarat.
Kemudahan fizikal mesyuarat tidak baik.
Kemudahan fizikal mesyuarat tidak baik.
Terlalu panas atau sejuk
Terlalu panas atau sejuk
terlalu bising
terlalu bising

6. Tempat mesyuarat terlalu sempit
Tempat mesyuarat terlalu sempit
kerusi-kerusi yang tidak selesa
kerusi-kerusi yang tidak selesa
terlalu banyak asap
terlalu banyak asap
Ahli-ahli mesyuarat tidak dalam
Ahli-ahli mesyuarat tidak dalam
keadaan bersedia dengan idea-idea
keadaan bersedia dengan idea-idea
dan peralatan.
dan peralatan.
Mesyuarat tidak dimulakan pada
Mesyuarat tidak dimulakan pada
waktu yang ditetapkan.
waktu yang ditetapkan.

7. Orang yang sepatutnya hadir tidak
Orang yang sepatutnya hadir tidak
hadir; orang yang sepatutnya tidak
hadir; orang yang sepatutnya tidak
hadir, hadir.
hadir, hadir.
Ahli-ahli mesyuarat dibiarkan
Ahli-ahli mesyuarat dibiarkan
berbincang mengenai perkara yang
berbincang mengenai perkara yang
terkeluar daripada tajuk.
terkeluar daripada tajuk.
Pengerusi mesyuarat membawa
Pengerusi mesyuarat membawa
ahli-ahli berbincang mengenai hal-
ahli-ahli berbincang mengenai hal-
hal yang terkeluar daripada tajuk
hal yang terkeluar daripada tajuk

8. Ada ahli yang mengawal mesyuarat.
Ada ahli yang mengawal mesyuarat.
Ahli-ahli mesyuarat bertelagah
Ahli-ahli mesyuarat bertelagah
sesama sendiri atau dengan
sesama sendiri atau dengan
pengerusi tanpa dapat dikawal.
pengerusi tanpa dapat dikawal.
Ahli-ahli tidak mengeluarkan
Ahli-ahli tidak mengeluarkan
perasaan dan pendapat yang
perasaan dan pendapat yang
sebenar.
sebenar.
Gangguan dan perbualan sampingan.
Gangguan dan perbualan sampingan.

9. Ahli-ahli dipersendakan atau
Ahli-ahli dipersendakan atau
ditertawakan oleh pengerusi atau
ditertawakan oleh pengerusi atau
ahli-ahli.
ahli-ahli.
Ahli-ahli tidak jelas atau keliru
Ahli-ahli tidak jelas atau keliru
mengenai isu-isu atau maklumat
mengenai isu-isu atau maklumat
yang dibincangkan atau
yang dibincangkan atau
dipersembahkan.
dipersembahkan.
Peralatan alat pandang dengar
Peralatan alat pandang dengar
tidak boleh digunakan.
tidak boleh digunakan.

10. Ahli-ahli tidak dapat melihat,
Ahli-ahli tidak dapat melihat,
membaca, mendengar atau
membaca, mendengar atau
memahami alat pandang dengar.
memahami alat pandang dengar.
Mesyuarat mengambil masa yang
Mesyuarat mengambil masa yang
lebih daripada panjang daripada
lebih daripada panjang daripada
jangka waktu yang telah dirancang.
jangka waktu yang telah dirancang.
Pengerusi /wakil tidak mempunyai
Pengerusi /wakil tidak mempunyai
kuasa membuat keputusan.
kuasa membuat keputusan.

11. ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG
ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG
BERKUALITI
BERKUALITI
WAKTU
WAKTU
MESYUARAT
MESYUARAT OBJEKTIF
OBJEKTIF
TEMPAT
TEMPAT PERWAKILAN
PERWAKILAN
MESYUARAT
MESYUARAT
MAKLUMAT
MAKLUMAT ORGANISASI
ORGANISASI
KEPIMPINAN
KEPIMPINAN

12. ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG
ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG
BERKUALITI
BERKUALITI
Mempunyai agenda dan objektif
Mempunyai agenda dan objektif
yang jelas.
yang jelas.
Bermula dan berakhir mengikut
Bermula dan berakhir mengikut
ketepatan masa.
ketepatan masa.
Kemudahan fizikal yang sesuai dan
Kemudahan fizikal yang sesuai dan
selesa.
selesa.
Notis panggilan mesyuarat yang
Notis panggilan mesyuarat yang
mencukupi.
mencukupi.

13. Ahli-ahli yang hadir mempunyai
Ahli-ahli
kepakaran.
kepakaran.
Perbincangan diadakan secara
positif.
positif.
Peranan Pengerusi yang berkesan.
berkesan.
berkesan.
Peranan Setiausaha yang berkesan.
Minit mesyuarat yang direkodkan
tepat.
dengan tepat.
berkesan.
Tindakan susulan yang berkesan.

15. PERANAN DAN TUGAS
PERANAN DAN TUGAS
PENGERUSI (PERANCANGAN)
PENGERUSI (PERANCANGAN)
Mengapakah mesyuarat perlu
Mengapakah mesyuarat perlu
diadakan?
diadakan?
Apakah isu/masalah yang hendak
Apakah isu/masalah yang hendak
dibincangkan?
dibincangkan?
Hadkan bilangan isu/masalah..
Hadkan bilangan isu/masalah
Tentukan keutamaan isu/masalah
Tentukan keutamaan isu/masalah
Apakah objektif mesyuarat?
Apakah objektif mesyuarat?
Apakah keputusan yang hendak
Apakah keputusan yang hendak
dicapai?
dicapai?

16. Bila dan di mana mesyuarat hendak
Bila dan di mana mesyuarat hendak
diadakan ?
diadakan ?
Siapakah yang perlu hadir ?
Siapakah yang perlu hadir ?
Bagamanakah mesyuarat hendak
Bagamanakah mesyuarat hendak
dikendalikan ?
dikendalikan ?
Dimanakah mesyuarat hendak
Dimanakah mesyuarat hendak
diadakan?
diadakan?
Bagaimana keputusan mesyuarat
Bagaimana keputusan mesyuarat
hendak dibuat?
hendak dibuat?

17. SEMASA MESYUARAT
SEMASA MESYUARAT
(a) Di awal Mesyuarat:
(a) Di awal Mesyuarat:
Datang awal sebelum waktu
Datang awal sebelum waktu
mesyuarat..
mesyuarat
Mulakan mesyuarat tepat pada
Mulakan mesyuarat tepat pada
waktunya..
waktunya
Wujudkan suasana yang sesuai dan
Wujudkan suasana yang sesuai dan
baik..
baik
Maklumkan tujuan/agenda yang
Maklumkan tujuan/agenda yang
hendak dicapai..
hendak dicapai

18. (b) Semasa Perbincangan:
(b) Semasa Perbincangan:
Beri peluang sama rata kepada ahli-
Beri peluang sama rata kepada ahli-
ahli..
ahli
Galakkan penyertaan..
Galakkan penyertaan
Kawal perbincangan..
Kawal perbincangan
Kawal perjalanan masa..
Kawal perjalanan masa
Kekalkan suasana harmonis..
Kekalkan suasana harmonis
Beri kesimpulan dari semasa ke
Beri kesimpulan dari semasa ke
semasa
semasa

19. (c) Di Akhir Mesyuarat
(c) Di Akhir Mesyuarat
Rumuskan perkara-perkara utama
Rumuskan perkara-perkara utama
yang telah diputuskan..
yang telah diputuskan
Maklumkan keputusan yang telah
Maklumkan keputusan yang telah
diambil..
diambil
Tetapkan tarikh,, masa dan tempat
Tetapkan tarikh masa dan tempat
mesyuarat akan datang..
mesyuarat akan datang
Tamatkan mesyuarat..
Tamatkan mesyuarat

20. PERANAN DAN TUGAS
PERANAN DAN TUGAS
PENGERUSI
PENGERUSI
Sebagai pengacara, penggerak,
Sebagai pengacara, penggerak,
pemandu dan pengadil mesyuarat.
pemandu dan pengadil mesyuarat.
Komited untuk:
Komited untuk:
Merancang dan mempengerusikan
Merancang dan mempengerusikan
mesyuarat..
mesyuarat
Menentukan cara bagaimana,, bila
Menentukan cara bagaimana bila
waktu bermula dan mengakhiri
waktu bermula dan mengakhiri
mesyuarat..
mesyuarat

21. PERANAN DAN TUGAS
PERANAN DAN TUGAS
PENGERUSI
PENGERUSI
Menggalakan perbincangan dan
Menggalakan perbincangan dan
penyertaan..
penyertaan
Menghormati pendapat dan
Menghormati pendapat dan
pandangan ahli-ahli..
pandangan ahli-ahli
Menentukan susunan agenda
Menentukan susunan agenda
dipatuhi..
dipatuhi
Menjaga displin mesyuarat..
Menjaga displin mesyuarat
Mengawal perjalanan masa..
Mengawal perjalanan masa

22. PENGENDALIAN MESYUARAT
PENGENDALIAN MESYUARAT
YANG BERKESAN
YANG BERKESAN
Wujudkan suasana yang boleh
Wujudkan suasana yang boleh
merangsang perbincangan.
merangsang perbincangan.
Ahli-ahli diberi peluang sama rata
Ahli-ahli diberi peluang sama rata
untuk perbincangan.
untuk perbincangan.
Agenda dibincangkan satu persatu.
Agenda dibincangkan satu persatu.
Had waktu perbincangan bagi
Had waktu perbincangan bagi
setiap isu/masalah ditentukan
setiap isu/masalah ditentukan
mengikut keutamaan.
mengikut keutamaan.
Setiap pandangan dan keputusan
Setiap pandangan dan keputusan
dirumuskan dari masa ke semasa.
dirumuskan dari masa ke semasa.

23. KUASA DAN KELAYAKAN
KUASA DAN KELAYAKAN
PENGERUSI
PENGERUSI
Menjaga tatacara mesyuarat.
Menjaga tatacara mesyuarat.
Memutuskan ‘‘ points of order ‘‘
Memutuskan points of order
Menggunakan undi-putus.
Menggunakan undi-putus.
Mengarahkan pengunduran individu
Mengarahkan pengunduran individu
yang tidak mematuhi peraturan
yang tidak mematuhi peraturan
atau yang mengganggu.
atau yang mengganggu.
Menamatkan mesyuarat.
Menamatkan mesyuarat.

24. KUALITI SEORANG PENGERUSI
KUALITI SEORANG PENGERUSI
Personaliti.
Personaliti.
Keadilan.
Keadilan.
Tegas bila perlu.
Tegas bila perlu.
Penuh semangat dan bertenaga.
Penuh semangat dan bertenaga.
Kebolehan menjaga displin.
Kebolehan menjaga displin.
Kejelasan ucapan.
Kejelasan ucapan.

25. TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS
TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS
SETIAUSAHA
SETIAUSAHA
Mempastikan pengelolaan dan
Mempastikan pengelolaan dan
pentadbiran yang cekap bagi
pentadbiran yang cekap bagi
mesyuarat.
mesyuarat.
Menolong pengerusi dalam
Menolong pengerusi dalam
perancangan dan penyediaan.
perancangan dan penyediaan.
Maklumkan Pengerusi.
Maklumkan Pengerusi.
Seringkali hadir tepat pada waktu.
Seringkali hadir tepat pada waktu.

26. TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS
TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS
SETIAUSAHA
SETIAUSAHA
Bertindak sebagai ‘tangan kanan’’
Bertindak sebagai ‘tangan kanan
Pengerusi.
Pengerusi.
Mengambil tindakan susulan.
Mengambil tindakan susulan.
Mengetahui ahli-ahli.
Mengetahui ahli-ahli.

27. SEBELUM MESYUARAT
SEBELUM MESYUARAT
Menghantar notis mesyuarat serta
Menghantar notis mesyuarat serta
semua dokumen yang berkenaan
semua dokumen yang berkenaan
dalam jangkamasa yang mencukupi.
dalam jangkamasa yang mencukupi.
Pastikan agenda mesyuarat/perkara
Pastikan agenda mesyuarat/perkara
yang akan dibincangkan serta
yang akan dibincangkan serta
dokumen-dokumen untuk edaran
dokumen-dokumen untuk edaran
semasa mesyuarat.
semasa mesyuarat.

28. Menentukan persiapan bilik dan
Menentukan persiapan bilik dan
alat-alat mesyuarat.
alat-alat mesyuarat.
Jelaskan agenda, isu, kertaskerja
Jelaskan agenda, isu, kertaskerja
untuk perbincangan pada pengerusi
untuk perbincangan pada pengerusi
sebelum mesyuarat.
sebelum mesyuarat.
Siapkan ‘checklist’ isu-isu penting
Siapkan ‘checklist’ isu-isu penting
mesyuarat untuk panduan
mesyuarat untuk panduan
pengerusi.
pengerusi.
Datang awal untuk pastikan semua
Datang awal untuk pastikan semua
persiapan mesyuarat adalah
persiapan mesyuarat adalah
teratur.
teratur.

29. SEMASA MESYUARAT
SEMASA MESYUARAT
Mencatatkan kehadiran ahli-ahli.
Mencatatkan kehadiran ahli-ahli.
Membuat catitan untuk penyediaan
Membuat catitan untuk penyediaan
mesyuarat.
mesyuarat.
Bantu Pengerusi semasa mesyuarat.
Bantu Pengerusi semasa mesyuarat.
Memberi penjelasan yang
Memberi penjelasan yang
diperlukan kepada mesyuarat.
diperlukan kepada mesyuarat.
Lain-lain tugas pentadbiran dan
Lain-lain tugas pentadbiran dan
‘house-keeping’
‘house-keeping’

30. SELEPAS MESYUARAT
SELEPAS MESYUARAT
Sediakan draf minit mesyuarat
Sediakan draf minit mesyuarat
untuk kelulusan Pengerusi
untuk kelulusan Pengerusi
Mesyuarat.
Mesyuarat.
Mengedarkan minit mesyuarat
Mengedarkan minit mesyuarat
kepada ahli-ahli mesyuarat secepat
kepada ahli-ahli mesyuarat secepat
mungkin.
mungkin.
Mengambil tindakan susulan
Mengambil tindakan susulan
mengenai perkara yang
mengenai perkara yang
dikehendaki.
dikehendaki.
Menyimpan dokumen dan rekod
Menyimpan dokumen dan rekod
mesyuarat.
mesyuarat.

31. PERANAN DAN TUGAS AHLI-
PERANAN DAN TUGAS AHLI-
AHLI MESYUARAT
AHLI MESYUARAT
I. Tindakan Sebelum Mesyuarat.
I. Tindakan Sebelum Mesyuarat.
Membuat Persiapan..
Membuat Persiapan
Tiba lebih awal..
Tiba lebih awal
II. Tindakan Semasa Mesyuarat.
II. Tindakan Semasa Mesyuarat.
Memberi sumbangan yang berkesan..
Memberi sumbangan yang berkesan
Mematuhi peraturan dan tatacara
Mematuhi peraturan dan tatacara
mesyuarat..
mesyuarat

32. PERANAN DAN TUGAS AHLI
PERANAN DAN TUGAS AHLI
MESYUARAT
MESYUARAT
III. Tindakan Selepas Mesyuarat
III. Tindakan Selepas Mesyuarat
Memaklumkan kepada
Memaklumkan kepada
pengurusan/pihak berkenaan
pengurusan/pihak berkenaan
mengenai keputusan mesyuarat..
mengenai keputusan mesyuarat
Mengambil tindakan di atas
Mengambil tindakan di atas
keputusan yang dicapai..
keputusan yang dicapai
Memberi laporan maklumbalas
Memberi laporan maklumbalas
kepada URUSETIA.
kepada URUSETIA.

33. TANGGUNGJAWAB AHLI
TANGGUNGJAWAB AHLI
MESYUARAT
MESYUARAT
Mematuhi segala aturan dalam
Mematuhi segala aturan dalam
mesyuarat.
mesyuarat.
Memberitahu ahli jawatankuasa
Memberitahu ahli jawatankuasa
lebih awal daripada tarikh
lebih awal daripada tarikh
mesyuarat sekiranya tidak dapat
mesyuarat sekiranya tidak dapat
hadir.
hadir.
Menghadiri semua mesyuarat tepat
Menghadiri semua mesyuarat tepat
pada waktunya.
pada waktunya.

35. PROTOKOL SUSUNATUR
PROTOKOL SUSUNATUR
MENEMPATKAN AHLI-AHLI
MESYUARAT MENGIKUT
KEUTAMAAN, KEKANANAN,
FUNGSI AHLI DAN
MENENTUKAN LOKASI
PERALATAN SERTA
KELENGKAPAN BILIK
MESYUARAT

36. PERATURAN DAN PROTOKOL
PERATURAN DAN PROTOKOL
MESYUARAT
MESYUARAT
Watak-watak atau pelaku-pelaku
Watak-watak atau pelaku-pelaku
dalam mesyuarat.
dalam mesyuarat.
Komponen mesyuarat:
Komponen mesyuarat:
Notis
Notis
Agenda
Agenda
Minit
Minit
Kemudahan
Kemudahan
Peralatan
Peralatan

37. SYARAT-SYARAT AM
SYARAT-SYARAT AM
Mesti ada Pengerusi
Mesti ada Setiausaha.
Setiausaha.
Mempunyai Agenda.
Mesti cukup ‘Korum’.
‘Korum’.

38. NOTIS
NOTIS
Apa-apa
Apa-apa bentuk dan cara untuk
memanggil orang-orang
memanggil orang-orang
berkenaan untuk
bermesyuarat sebagaimana
yang dikehendaki oleh
peraturan-peraturan
peraturan-peraturan
mesyuarat berkenaan.

39. JENIS NOTIS
JENIS NOTIS
VERBAL
VERBAL
SURAT
SURAT
TV/RADIO
TV/RADIO
AKHBAR
AKHBAR
TALIPON
TALIPON

40. KANDUNGAN NOTIS
KANDUNGAN NOTIS
Tempat mesyuarat
Tempat mesyuarat
Tarikh, hari dan masa mesyuarat.
Tarikh, hari dan masa mesyuarat.
Perkara yang hendak diuruskan.
Perkara yang hendak diuruskan.
Maklumat-maklumat perkara khusus
Maklumat-maklumat perkara khusus
yang hendak diuruskan.
yang hendak diuruskan.
Jenis mesyuarat
Jenis mesyuarat
Tarikh notis
Tarikh notis
Tandantangan orang yang
Tandantangan orang yang
memanggil mesyuarat .
memanggil mesyuarat .

41. TEMPOH MENGEDARKAN NOTIS
TEMPOH MENGEDARKAN NOTIS
Ikut peraturan/munasabah.
Ikut peraturan/munasabah.
Tempoh yang panjang untuk
Tempoh yang panjang untuk
perkara-perkara khusus.
perkara-perkara khusus.
Jika ‘urgent’ tempoh yang lebih
Jika ‘urgent’ tempoh yang lebih
pendek tidak dapat dielakkan.
pendek tidak dapat dielakkan.

42. SEBAB-SEBAB KEGAGALAN
SEBAB-SEBAB KEGAGALAN
MESYUARAT
MESYUARAT
Gagal menghantar notis dalam masa
Gagal menghantar notis dalam masa
yang cukup.
yang cukup.
Tidak lengkap.
Tidak lengkap.
Tidak jelas.
Tidak jelas.
Perkara-perkara penting
Perkara-perkara penting
tertinggal.
tertinggal.
Notis tidak sampai.
Notis tidak sampai.
Tidak dapat kebenaran.
Tidak dapat kebenaran.

43. AGENDA
AGENDA
Perkara yang hendak dibincangkan
Perkara yang hendak dibincangkan
dalam mesyuarat.
dalam mesyuarat.
Untuk menentukan tiada perkara-
Untuk menentukan tiada perkara-
perkara mustahak yang tertinggal.
perkara mustahak yang tertinggal.
Untuk menentukan perbincangan
Untuk menentukan perbincangan
dijalankan dengan teratur.
dijalankan dengan teratur.
Untuk memberitahu ahli-ahli
Untuk memberitahu ahli-ahli
mesyuarat perkara-perkara yang
mesyuarat perkara-perkara yang
hendak dibincangkan.
hendak dibincangkan.

44. MENYEDIAKAN AGENDA
MENYEDIAKAN AGENDA
Tentukan perkara yang penting
Tentukan perkara yang penting
tidak tertinggal.
tidak tertinggal.
Bincang dengan Pengerusi/Ketua
Bincang dengan Pengerusi/Ketua
Jabatan..
Jabatan
Rujuk kepada minit mesyuarat yang
Rujuk kepada minit mesyuarat yang
lepas..
lepas
Sediakan fail/folder khas untuk
Sediakan fail/folder khas untuk
mendapatkan kertas-kertas dokumen
mendapatkan kertas-kertas dokumen
dalam mesyuarat..
dalam mesyuarat

45. KEMUDAHAN
KEMUDAHAN
KERUSI DAN MEJA
KERUSI DAN MEJA
Susunan (ikut bil.
Susunan (ikut bil.
Ahli & bentuk
Ahli & bentuk
mesyuarat)
mesyuarat)
Tempat duduk:
Tempat duduk:
Susun ikut
kekananan.
Letak tanda
nama(jika perlu)
Kedudukan ahli
yang suka
bertelagah

46. ALAT-ALAT PANDANG DENGAR
ALAT-ALAT PANDANG DENGAR
KERTAS MAHJUNG
KERTAS MAHJUNG
PAPAN PUTIH
PAPAN PUTIH
OVERHEAD PROJECTOR
OVERHEAD PROJECTOR
SLIDE PROJECTOR
SLIDE PROJECTOR
ALAT PERAKAM VIDEO DAN TV
ALAT PERAKAM VIDEO DAN TV
TAYANGAN FILEM/VIDEO
TAYANGAN FILEM/VIDEO
MODEL ATAU CONTOH PROJEK.
MODEL ATAU CONTOH PROJEK.

47. PRINSIP SUSUNATUR
PRINSIP SUSUNATUR
SUSUNATUR KEUTAMAAN AHLI
SUSUNATUR KEUTAMAAN AHLI
Pengerusi merupakan orang yang
Pengerusi merupakan orang yang
terutama memimpin mesyuarat..
terutama memimpin mesyuarat
Ahli yang ‘bergelar’ mendahului
Ahli yang ‘bergelar’ mendahului
mereka yang ‘tidak bergelar’.
mereka yang ‘tidak bergelar’.
Penjawat awam mendahului swasta..
Penjawat awam mendahului swasta
Mereka yang berpangkat lebih kanan
Mereka yang berpangkat lebih kanan
mendahului mereka yang rendah
mendahului mereka yang rendah
pangkatnya..
pangkatnya

48. SUSUNAN TEMPAT DUDUK
SUSUNAN TEMPAT DUDUK
Ahli-ahli yang tinggi statusnya duduk
Ahli-ahli yang tinggi statusnya duduk
paling hampir di sebelah kanan
paling hampir di sebelah kanan
pengerusi..
pengerusi
Kedudukan ahli-ahli lain diselang
Kedudukan ahli-ahli lain diselang
selikan berasaskan keutamaan dan
selikan berasaskan keutamaan dan
kekananan..
kekananan
Ahli berfungsi (yang membuat
Ahli berfungsi (yang membuat
persembahan) duduk di kerusi terakhir
persembahan) duduk di kerusi terakhir
bersetentangan dengan pengerusi di
bersetentangan dengan pengerusi di
sebelah kiri..
sebelah kiri
Setiausaha duduk di meja khas di sebelah
Setiausaha duduk di meja khas di sebelah
kiri pengerusi..
kiri pengerusi

49. TATASUSILA BERMESYUARAT
TATASUSILA BERMESYUARAT
SATU PROSES UNTUK
SATU PROSES UNTUK
MENINGKATKAN TAHAP
MENINGKATKAN TAHAP
KEBERKESANAN MESYUARAT,
KEBERKESANAN MESYUARAT,
MENGGALAKKAN AHLI-AHLI
MENGGALAKKAN AHLI-AHLI
MEMBERI SUMBANGAN SECARA
MEMBERI SUMBANGAN SECARA
BERKESAN, MENJIMATKAN
BERKESAN, MENJIMATKAN
MASA DAN TENAGA.
MASA DAN TENAGA.

50. LANGKAH-LANGKAH
LANGKAH-LANGKAH
TATASUSILA BERMESYUARAT
TATASUSILA BERMESYUARAT
Jangan tiba lewat.
Jangan tiba lewat.
Elakkan gangguan telefon kecuali
Elakkan gangguan telefon kecuali
perkara terpenting.
perkara terpenting.
Tidak meninggalkan bilik mesyuarat
Tidak meninggalkan bilik mesyuarat
tanpa kebenaran.
tanpa kebenaran.
Elakkan cara duduk yang tidak
Elakkan cara duduk yang tidak
sopan dan menunjukkan kurang
sopan dan menunjukkan kurang
minat.
minat.

51. Mendengar dengan aktif dan
Mendengar dengan aktif dan
memberi perhatian.
memberi perhatian.
Memberi sumbangan.
Memberi sumbangan.
Memberi tumpuan supaya objektif
Memberi tumpuan supaya objektif
mesyuarat tercapai.
mesyuarat tercapai.
Mencari perkara-perkara yang
Mencari perkara-perkara yang
positif.
positif.
Mencuba menjadi ahli mesyuarat
Mencuba menjadi ahli mesyuarat
yang aktif.
yang aktif.

52. MEMBENTUK DAN MENYUSUN
MEMBENTUK DAN MENYUSUN
AGENDA
AGENDA
Perutusan Pengerusi.
Perutusan Pengerusi.
Pengesahan minit mesyuarat yang
Pengesahan minit mesyuarat yang
lalu.
lalu.
Perkara-perkara berbangkit.
Perkara-perkara berbangkit.
Senarai perkara-perkara baru yang
Senarai perkara-perkara baru yang
hendak dibincangkan.
hendak dibincangkan.
Pembentangan kertas-kertas kerja.
Pembentangan kertas-kertas kerja.
Hal-hal lain.
Hal-hal lain.
Penutup.
Penutup.

53. CHECKLIST TUGAS MENYEDIAKAN
CHECKLIST TUGAS MENYEDIAKAN
BILIK MESYUARAT
BILIK MESYUARAT
TENTUKAN:
TENTUKAN:
Bilik mesyuarat
Bilik mesyuarat
Kerusi dan meja mencukupi
Kerusi dan meja mencukupi
Lampu-lampu boleh digunakan
Lampu-lampu boleh digunakan
Kipas dan alat hawa dingin berjalan
Kipas dan alat hawa dingin berjalan
baik
baik
Papan putih,, pen dan pemadam
Papan putih pen dan pemadam
Alat projektor
Alat projektor
Alat pembesar suara
Alat pembesar suara

54. SEDIAKAN:
SEDIAKAN:
Gelas minuman dan air dalam jug.
Gelas minuman dan air dalam jug.
Pensel,, pen dan kertas tulis..
Pensel pen dan kertas tulis
BAWA:
BAWA:
Minit mesyuarat yang lalu..
Minit mesyuarat yang lalu
Peraturan-peraturan mesyuarat..
Peraturan-peraturan mesyuarat
Dokumen-dokumen yang diperlukan..
Dokumen-dokumen yang diperlukan

55. SEKIAN
SEKIAN
TERIMA KASIH DI ATAS
TERIMA KASIH DI ATAS
KESUDIAN TUAN/PUAN
KESUDIAN TUAN/PUAN
MENDENGAR CERAMAH SAYA
MENDENGAR CERAMAH SAYA
PADA HARI INI.
PADA HARI INI.
JUMPA LAGI...
JUMPA LAGI...