Em todos os nossos projetos, sempre ouvimos dos gestores de vendas que apesar de vender ser um grande desafio não são as tarefas de vendas as mais difíceis da vida deles, pois segundo a maioria, depois que o pedido está assinado é que o problema começa, pois o processamento da venda e a entrega é sem dúvidas o grande desafio da maioria das empresas. Isso acontece, pois os processos de Back Office (financeiro, contrato, logística, operações, etc.) possuem interesses e métricas de sucesso diferentes e muitas vezes desconectadas da força de vendas, mas com um CRM esses processos ganham sequência, orquestração e rastreamento. Veja como o CRM ajudará sua empresa nos processos de Back Office de vendas: http://www.wikiconsultoria.com.br/100-motivos-implantar-crm-45/

2. Continuando a série 100 motivo para implantar um CRM,
veremos agora motivos referentes a BackOffice de CRM.
Se você não tem a primeira parte da nossa apresentação, com
os primeiros 15 motivos para implantar um CRM, você pode
baixar ou ler o post em nosso blog:
http://www.wikiconsultoria.com.br/100-motivos-implantar-crm/

4. Em todos os nossos projetos, sempre ouvimos dos gestores de vendas que
apesar de vender ser um grande desafio não são as tarefas de vendas as
mais difíceis da vida deles, pois segundo a maioria depois que o pedido
está assinado é que o problema começa, pois o processamento da venda e
a entrega é sem dúvidas o grande desafio da maioria das empresas.
Isso acontece, pois os processos de BackOffice (financeiro, contrato,
logística, operações, etc.) possuem interesses e métricas de sucesso
diferentes e muitas vezes desconectadas da força de vendas, mas com um
CRM esses processos ganham sequência, orquestração e rastreamento.
Veja como o CRM ajudará sua empresa nos processos de BackOffice de
vendas:

5. GESTÃO DE PEDIDOS DE VENDAS
No momento em que um negócio é fechado, então é hora de
providenciar a formalização e a entrega do mesmo, que
geralmente se dá por um pedido ou contrato.
Empresas que possuem uma iniciativa de CRM têm esses
processos devidamente automatizados, então quando o cliente dá
o “aceite” é necessário que todos os dados do cliente sejam
preenchidos, tais como: informações de cobrança e entrega,
documentos de cadastro (contrato social e CNPJ), todas as
condições comerciais negociadas como prazos e datas de
pagamento, condições de entrega, frete entre outras.
Só a organização dessas informações básicas leva a quantidade de
retrabalho e ligações entre a equipe de vendas e back-office
próximo de zero, pois todas as informações estarão em um único
formulário de forma organizada e estrutura acabando com a
necessidade de email e ligações sobre o processo.

6. WORKFLOW DE PROCESSAMENTO DA VENDA
O pedido de venda também pode ter suas atividades gerenciadas através de
recursos de workflow, que permite, por exemplo, que cada envolvido no processo
dê o seu OK no pedido e realize uma tarefa associada.
Quando devidamente implementado esse processo gera orquestração e
organização para equipe, pois cada participante só é acionado quando todas as
informações estão prontas para serem trabalhadas, o que garante objetividade para
todos os envolvidos.

7. NOTIFICAÇÃO DE CLIENTES SOBRE
O ANDAMENTO DO PEDIDO
Outro motivo importantíssimo para implementar um CRM
no Backoffice é a notificação de clientes sobre o
andamento de sua compra ou contrato a medida que os
envolvidos no processo vão cumprindo suas atividades.
Esse recurso garante uma experiência agradável para o
cliente, além disso, ainda diminui sobremaneira a
quantidade de ligações de clientes para saber sobre o
andamento de sua compra, portanto esse recurso não
apenas gera valor, mas reduz custos.

8. MEDIÇÃO DE TEMPOS E GARGALOS
Com a utilização de workflow para orquestração de pedidos e
contratos é possível gerar uma série de tarefas dependentes ou
paralelas para organizar as atividades de processamento, cada uma
com a seu respectivo prazo de vencimento. Uma vez definido esse
prazo, os responsáveis pelas atividades precisam vencer suas
demandas sem deixar que as tarefas atrasem ou fiquem vencidas.
Todas as informações das tarefas e seus responsáveis são
gerenciados através de gráficos e indicadores que possibilitam ao
gestor entender o que não foi feito, quem não fez, quais os motivos
e principalmente tomar decisões em tempo real para evitar que
surjam “gargalos na operação”.

9. INTEGRAÇÃO DAS EQUIPES
Um motivo clássico para implementar os processos
de back-office de CRM é a integração da equipe,
pois na maioria das empresas as áreas não se
entendem, pouco conversam e consequentemente
não entendem que seus processos são tão
dependentes entre si. Mas com o CRM ele
percebem que um dado incompleto no cadastro do
cliente atrasa o processo de faturamento, gera
retrabalho e desconforto com o cliente. Também
percebem ao avaliar o histórico das atividades a
quantidade de trabalho e complexidade de ações
realizadas pelos seus companheiros. Todas essas
informações apresentadas em contextos de
processos possibilitam transparência nas atividades
e integração entre as equipes.

10. ORDENAÇÃO DE PRIORIDADES DE PROCESSAMENTO
Outro motivo importante para uma empresa implementar um CRM é a organização das
prioridades, pois uma vez que todo os processos seguem regras mínimas de entrada e
processamento, então todos os envolvidos conhecem a regra e como deve ser feito.
Com isso fica mais difícil das prioridades serem alteradas com base na amizade, ou em
critérios subjetivos. Em empresas que trabalham com filiais em locais remotos esse
recurso é extremamente útil.

11. INTEGRAÇÃO COM ERP PARA
PROCESSAMENTO DE PEDIDOS
É muito comum em todos os projetos de CRM a
necessidade de integração entre sistemas, ou seja,
garantir que a base de dados do CRM será a mesma
do ERP (sistema de gestão integrada) onde são
realizados os faturamentos e lançamentos
financeiros.
Esse recurso permite que o pedido a ser faturado
seja trabalhado de forma colaborativa por todos os
envolvidos antes de entrar no sistema definitivo
(ERP). Um bom projeto de CRM para back-office
precisa prever a integração entre os sistemas para
garantir maior velocidade nas atividades de
retaguarda, evitando os erros de digitação e
retrabalho.

12. UNIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO CORPORATIVA (ERP X CRM)
Com a integração entre sistemas é possível garantir que a informação corporativa, embora
trabalhada em diferentes sistemas e por diferentes perfis, não serão inconsistente e que
dados como cadastros de clientes, produtos, contatos, pedidos e faturas serão exatamente
iguais em todos as ferramentas da empresa e poderão ser trabalhados de forma
estruturada dependendo do contexto.
Esse trabalho precisa de muito cuidado para que processos e informações não sejam
duplicados, ou que informações sejam manuseadas de forma redundante.

13. CONSULTA E BAIXA NO ESTOQUE DO ERP
ATRAVÉS DE INTEGRAÇÃO
Também com integração é possível entregar à equipe de vendas a
posição do estoque em tempo real, para que os mesmos não
vendam produtos que não estão disponíveis, esse processo pode ser
feito de forma simples através do CRM, sem precisar de acesso à
equipe de vendas no ERP da empresa, que geralmente exige mais
controle e segurança de dados.

14. CONSULTA DE FATURAMENTOS E RECEBÍVEIS
Um ponto muito importante para empresas que atuam no formato B2B (business to
Business) é garantir que a equipe de vendas não venda para clientes que estão em
atraso nos seus pagamentos. Com uma integração de sistemas é possível exibir no
CRM todas as faturas dos clientes e seus respectivos status de pagamento sinalizando
para a equipe de vendas se aquele cliente precisa de atenção na hora das
negociações.

15. GESTÃO DE FORNECEDORES
VINCULADOS AOS PROCESSOS
O CRM permite também uma gestão organizada
dos fornecedores que estão envolvidos no
processo de vendas de sua empresa. Em empresas
prestadoras de serviços, que precisam fazer
subcontratações para entrega dos seus serviços,
ter uma base de fornecedores atrelados ao
contrato ou pedido de venda pode gerar
vantagens competitivas enormes pela velocidade
e organização das informações.

16. GESTÃO DE ORDENS DE COMPRAS
Uma vez que o cadastro de fornecedores está organizado e
vinculado a um processo de venda, é possível agora gerar uma
ordem de compras para o respectivo fornecedor associado
aquele contrato, com a possibilidade de utilização de
workflow e associação de documentos relacionados.

17. CONTROLE DE COMISSÕES
Comissão é um item fundamental em qualquer
venda e o controle das comissões é uma
necessidade básica em qualquer processo
comercial. Com o CRM a gestão de comissões se
torna mais simples, pois as comissões podem
ser obtidas através de integração consumindo os
valores do ERP, ou através cálculos simples no
CRM, ou ainda através workflow gerado venda a
venda, caso os critérios sejam mais subjetivos.
O mais importante é que as comissões podem
gerar um indicador para equipe acompanhar
continuamente seus números e servir de
instrumento de motivação.

18. CONTROLE DE CUSTOS RELACIONADOS À VENDA
Com fornecedores, ordem de compra e comissões associadas ao processo de vendas, então
é fácil de imaginar que a gestão dos custos da venda e consequentemente o cálculo da
lucratividade não é uma tarefa difícil.
Com um CRM todo esses custos, históricos e processos de contratação e apuração podem
ser facilmente apurados, e serve também com um indicador de lucratividade de vendas.

19. ARQUIVAMENTO DE NOTAS FISCAIS, CONHECIMENTO DE FRETE E
CONTRATOS RELACIONADOS À VENDA PARA CONSULTA POSTERIOR
Outro Motivo importante é que quando uma venda é feita os documentos
associados a ela como Nota fiscal, conhecimento de frete ou contrato não ficam
disponíveis para a equipe de vendas, pois fazem parte dos processos de back-office
e sempre que o cliente solicita tais informações os vendedores solicitam ao
financeiro ou logística e isso demanda muito tempo de equipes pequenas.
Com o CRM esses documentos ficam arquivados no histórico do processo e o
simples fato de ter um local contextualizado para arquivar esses documentos
permite que a empresa se organize melhor e ganhe cada vez mais produtividade
relacionada a recuperação de informações.

20. FÁCIL INTEGRAÇÃO COM ECOMMERCE
Muitas empresas ainda contam com ferramentas de ecommerce
integradas ao seus ERP’s, mas não conseguem fazer ações de ativações
de novas vendas com esses clientes, pois nem o e-commerce, nem o
ERP tem essa capacidade. Com CRM de classe mundial a integração
com lojas virtuais é um processo simples, rápido e os ganhos são
imediatos, seja com vendas adicionais ou simplesmente o
acompanhamento do cliente através de ofertas e mensagens
segmentadas ou ainda com um processo de SAC eficiente. Com o CRM
as vendas na web ficam mais produtivas.

21. INDICADORES FINANCEIROS EM TEMPO REAL DE MARGEM DE
CONTRIBUIÇÃO, VOLUMES DE VENDAS, E VENDAS COM PREJUÍZOS
Monitorar informações financeiras das vendas é sem dúvida o principal benefício dos
processos de back-office de CRM, uma vez que com a implementação correta e as
integrações certa o CRM se torna uma “camada” amigável do ERP e mostra para equipe de
vendas informações que geralmente só são entregues no fim do mês na apuração dos
resultados. Com o CRM os indicadores financeiros são apresentados em tempo real e a
equipe pode concertar a rota rapidamente levando a empresa para o caminho da
lucratividade.

22. Se gostou, tem dúvidas ou sugestões comente no nosso blog,
responderemos com certeza!
Continue nos acompanhando que semanalmente postaremos a
continuação desta serie de 5 partes com 100 motivos para implantar
um CRM.
http://www.wikiconsultoria.com.br/100-motivos-implantar-crm-45/