Suita de servicii de arhivare fizica, electronica si managementul documentelor

1. FĂRĂ HÂRTIE SAU MAI PUŢINĂ HÂRTIE?
Sistec 2013
SOLUŢII PENTRU MANAGEMENTUL
DOCUMENTELOR FIZICE ŞI ELECTRONICE

2. Agenda








Despre noi
Viziunea
Factori cheie
Cât şi cum păstrăm documentele?
Rolul dinamic al externalizării
De ce documente electronice?
Organizarea informaţiei
Concluzii

3. Despre Sistec





Integrator de sisteme IT - gamă completă de soluţii
software, hardware şi servicii
Infiinţată în 1994, avand peste 190 de angajaţi
6 linii de business:
 Soluţii Software
 Reţea Naţională de Service
 Hosting şi Servicii IT
 Infrastructură şi Securitate
 Arhivare fizică şi distrugere securizată
 Scanare şi Digitizare
Localizare: sediul central în Bucureşti, un centru
regional în Cluj Napoca şi 27 centre în principalele
oraşe ale ţării
Cifra de afaceri: peste 6 mil. Euro

4. Viziunea

1975 - Prima predicţie despre un birou informatizat

1980 - mitul “Biroului fără hârtie” devine un trend major
Coincide cu:
 apariţia calculatoarelor
personale


dorinţa ca toate documentele să
fie procesate electronic
speranţa că hârtia ar deveni
irelevantă

5. Dar a dispărut hârtia?
Nici pe departe:



Consumul de hârtie este în
continuare în creştere.
Hârtia continuă să predomine în
activităţi care implică
cunoştinţe, lectură şi colaborare.
Viziunea unui birou fără hârtie
apare din ce în ce mai mult ca o
iluzie.
15.2 trilioane de pagini au fost printate în întreaga lume în anul 2006 Lyra Research
2008
53.0 trilioane de pagini estimate au fost printate în întreaga lume în 2010 HP Study

6. Concluzia

Noi nu ne îndreptăm spre procese care
folosesc mai puţină hârtie ci mai degrabă
spre procese care păstrează mai puţină
hârtie”
The Myth of the Paperless Office, Abigail J. Sellen and Richard H.R. Harper, MIT Press: Cambridge, MA.
2002

7. Factori cheie

Organizatiile cheltuiesc, în medie, 20 $ în muncă să
depună un document, 120 $ în muncă să regăsească un
document arhivat şi 220 $ în muncă pentru a reproduce un
document pierdut.
 Peste 90% din comunicarea cu clienţii se
Printare

Distributi
e
Copiere

Ciclul de
viata al
documentel
or
Extrager
e

Captura

Conversi
e
realizează prin documente1
Documentele ocupă până la 40% din munca
fizică efectivă2
30% - 40% din fiecare zi este utilizată pentru
a localiza informaţii
70% din „experienţă‟ este pierdută când un
angajat pleacă
Un document este copiat (durata de
viaţă), în medie, de 9 până la 11 ori
* Coopers & Lybrand 2008 (now PricewaterhouseCoopers)
1 Gartner Group
2 CAPV

8. Documentul are viaţă

În medie un angajat administrativ crează în jur
de 10 kg de hârtie/luna.
Creare document
Aceasta înseamnă că o companie cu 10
angajaţi va avea 1.2 tone arhivă/an.
Selecţionare şi
distrugere

Arhivare fizică
Ce facem cu aceste documente ale companiei?
Există un ciclu de viaţă al documentelor si
legislaţie
care reglementează regimul documentelor.
Arhivare electronică

De ce să nu aruncăm documentul?
Legea Arhivelor Naţionale prevede că
“documentele create de instituţiile publice
sunt izvoare istorice, au protecţie specială şi
alcătuiesc Fondul Arhivistic al României”.
Inventariere, constituire
arhivă

9. Cât păstrăm documentele?

Durata de viaţă a documentelor este
reglementată de Legea Contabilităţii 89/1991:


Ştate de salarii – 50 ani;

Registrele de contabilitate şi documente justificative – 5
ani;


Actele contabile – 10 ani;
Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa
unor bunuri – peste 10 ani.
Documentele ajunse la sfârşitul perioadei de
păstrare se pot selecţiona pentru a fi distruse
securizat. Lucrarea se depune la Arhivele
Nationale
iar
după
aprobarea
acesteia, documentele se pot distruge
securizat.

10. Cum păstrăm documentele?

Arhivarea
documentelor
se
face
în
conformitate cu prevederile legale şi cu
următoarele reguli generale:

se păstrează în spaţii amenajate în acest
scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii
sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire
a incendiilor;

sunt necesare rafturi
incombustibilă;

rafturile se amplasează perpendicular pe sursa
naturală de lumină iar iluminatul artificial se va
amplasa pe culoarul dintre rafturi;

temperatura şi umiditatea în depozitele de
documente va fi între 15-25°C şi 40-65%; Acestea
trebuiesc citite şi consemnate zilnic;

dezinsecţia şi deratizarea depozitelor de arhivă
se fac ori de câte ori este nevoie şi cel puţin o
metalice
cu
vopsea

11. Distrugerea documentelor
Sunt 2 feluri de distrugere de documente:
 Arhiva curentă a unei companii a cărei “distrugere
sau degradare, constituie infracţiune şi se pedepseste
conform prevederilor Codului penal” - Legea
16/1996, Art. 27.
Se recomandă distrugerea securizată a
documentelor după obţinerea avizului pe “lucrarea
de selectionare”
 Distrugerea securizată a documentelor de lucru
care conţin informaţii confidenţiale. Acestă operaţiune
se poate face imediat pentru a nu incarca arhiva cu
documente.
Distrugerea
Reisswolf
are
un
flux
controlat, documentele se transporta în containere
închise, iar distrugerea se face mecanic. Se
eliberează certificat de distrugere la final.

12. Rolul dinamic al externalizării



Organizaţiile din întreaga lume fac o analiză
asupra procesului de transformare al
afacerilor.
Analiza evidenţiază modul prin care acestea
execută toate operaţiunile
şi procesele
interne.
Scopul este de a minimiza riscul şi de a
realiza o mai mare eficienţă şi rentabilitate.
“Scopul externalizării nu se referă la mutarea de locuri de muncă", un
executiv de telecomunicaţii a spus în Business Week. "Este vorba despre
flexibilitatea de a aloca resurse la locul şi la momentul potrivit”

13. De ce externalizare?
Competenţe strategice de bază: permit organizatiilor să furnizeze o
valoare unică clientului şi să creeze un avantaj competitiv durabil.
‟Candidaţi‟ pentru externalizare:
 Elementele din procese care nu
sunt o parte integrantă a
competenţelor de bază.
 Există un câştig de beneficii clare
care urmează să fie reflectate în
ceea ce priveşte eficienţa,
productivitatea şi eficacitatea
organizaţională.

14. Avantajele externalizării
 Externalizarea îmbunătăţeste vizibil timpul şi procesele de lucru
 30% din organizaţii folosesc servicii externalizate
 46% din utilizatorii de servicii de scanare şi arhivare externalizate au
raportat reduceri de costuri în decurs de 12 luni
…dezavantajul proceselor
actuale scanate sunt fotocopiate înainte de scanare
25% din documentele



Doar 38% din documentele generate pe hârtie sunt scanate şi arhivate
electronic
Doar 31% din documente sunt distruse după scanare, iar 32% sunt arhivate
off-site White Paper 2011 - Doug Miles, Director of the AIIM Market Intelligence Division
* AIIM.ORG

15. Externalizarea arhivei fizice
 Recomandăm externalizarea deoarece:

Responsabilitatea asupra păstrării şi integritaţii
arhivei este a companiei care o preia;

Este mai eficient cu cel putin 40%;

Nu există riscul pierderii informaţiei odată cu
plecarea “arhivarului” companiei;

Arhiva este inventariată periodic şi grupată pe
departamentele creatoare de documente;

Toate documentele expirate se pot vedea în
aplicaţia proprietară;

Vizualizarea arhivei se poate face ierarhic;

Lucrările se pot efectua la locaţia prestatorului
sau la sediul clientului.

16. Tipuri de documente
Documente
structurate:
Documente
semi-structurate:

Formulare bancare

Ordine de plată

Formulare pentru
examen

Formulare de card

Studii de piaţă

Documente
nestructurate:













Facturi furnizori
Achiziţii
Cecuri
Formulare de curier
Note de livrare
Deplasare & cheltuieli
Documente poştale
CV-uri
Înregistrări
Contracte
Plângeri
Corespondenţă
Înregistrări medicale
Formulare de transfer
Procesăm toate tipurile de documente existente

17. De ce documente electronice?


Hârtia este scumpă
Gestionarea informaţiilor stocate pe hârtie este un
coşmar

Hârtia reprezintă un risc de securitate şi reglementare

Informaţiile pe hârtie tind să fie uşor de pierdut

Hârtia este o resursă finită

18. Procesul de digitizare
• Recepţie documente
• Extragerea şi numărarea
paginilor
• Clasificare şi ordonare manuală
• Creare loturi de documente
• Scanarea paginilor
• Asigurarea calităţii imaginilor
• Curăţire şi îmbunătăţire
imagini
• Etichetare rescan-uri
Recepţie
Pregătire
Captură
Scanare
Scanarea către arhiva se mută în zona capturii către proces
Reasamblar
e
Export
•
•
•
•
•
Control de calitate
Export imagini şi metadate
Creare rapoarte şi jurnale
Reasamblare documente
Trimitere spre arhivare fizică
Conversie
Indexare
• OCR/OMR/IMR
• Conversia fişierelor
• Indexare manuală
• Identificare coduri de bare
• Extragerea datelor

19. Organizarea informatiei
Cunoştinţele dobandite ale unei organizatii necesită ca informaţiile ce se
regăsesc în documente să fie structurate într-un sistem organizaţional
bine pus la punct.
Productivitate
Reglementar
e
Servicii clienţi
Continuitate
Mediu
Imbunătăţire
a şi
optimizarea
proceselor
Securitatea
şi
accesibilitate
a
informatiilor
Optimizarea
timpului de
acces la
informaţii
Îmbunătăţire
a capacităţii
de adaptare
la incidente
Reducerea
consumului
de hârtie şi
copiere

20. De ce să lucrăm împreună ?
Flexibilitate
Parteneri
dedicaţi
CAPEX >
OPEX
Primul furnizor
de „process as
a service‟ din
România
Experienţă
şi
competenţe
Metodologie
şi procese
Control
transparent
al costurilor

21. VĂ MULŢUMIM!
Pentru detalii suplimentare
vă rugăm să contactaţi:
adrian.simion@sistec.ro
0745 45 44 33