Gestione delle informazioni e dei documenti digitali: la gestione documentale evoluta che migliora l’efficienza delle imprese

1. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Ing. Parisatti Stefano
INFORMATION & DOCUMENT MANAGEMENT
Un nuovo approccio orientato ai processi

2. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Il contesto: l’Economia Digitale

3. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
L’evoluzione dell’economia:
I fattori di produttività
Capital
Land
Labour
Information
(Knowledge)
Industrial
Agriculture
Information

4. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
La conoscenza: nuova moneta
Se un tempo il fattore critico per la
produzione era la terra e in seguito il
capitale…..oggi il fattore critico è sempre
più la persona e il suo sapere.
Papa Giovanni Paolo II

5. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Le sfide del 21 secolo
Economia
della conoscenza
Società
dell’informazione
Organizzazioni
estese
Connettività
globale
Accelerazione
del cambiamento
Lunghezza Carriere
Apprendimento
Merge di
tecnologie
Gestione
dell’ambienteRisorse finite
Sviluppo
sostenibile

6. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
La New Economy
La società moderna sta vivendo un periodo di
grande evoluzione, caratterizzato da una crescita
esponenziale di informazioni digitali che
influiscono sul modo di vivere e di fare business!!

7. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
I contenuti digitali
ZB = 1.000.000.000.000.000.000.000 byte
10007 = 1021 byte = 1 triliardo di byte.

8. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Universo Digitale

9. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Dove stanno le informazioni
Documenti Cartacei
24%
Documenti Digitali
22%
Nelle Persone
42%
Digital Knowledge Base
12%

10. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Alcune importanti considerazioni
• L’85% di queste informazioni viene gestito da aziende, organizzazioni e
amministrazioni
• La capacità di cercare e disporre delle informazioni è di gran lunga inferiore alla
capacità di generarle
• I concetti di digitalizzazione e dematerializzazione si sovrappongono al concetto
di documento visto come supporto fisico
• Le informazioni digitali diventano il motore delle attività di business e uno
strumento per ottenere vantaggi competitivi
• Le organizzazioni si trovano ad affrontare un processo di cambiamento che rende
necessario dotarsi di tecnologie in grado di supportare le attività e i processi
attraverso una gestione ottimale delle informazioni e dei documenti

11. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Evoluzione del mercato
• Globalizzazione, competitività, innovazione
• L’informatizzazione semplifica l’interazione tra individui
• Massimo grado di innovazione, integrazione e flessibilità
diventano requisiti fondamentali
• La semplice Gestione Elettronica dei documenti non
basta più
• Gestione del ciclo di vita del documento e integrazione
• Il fattore costo

12. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Un nuovo approccio
Il sistema di Gestione Documentale diventa
una componente (sottosistema) del sistema di
gestione delle informazioni.
Enterprise Information Management
Le informazioni e i documenti diventano il
motore dei processi di business. Una loro
corretta gestione avvicina l’azienda al mercato
consentendole di reagire efficacemente ai
continui mutamenti.
BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

13. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Definizioni
Enterprise Information Management
Insieme di soluzioni tecnologiche che consente alle aziende la gestione delle
informazioni e dei documenti (cartacei o digitali) rendendoli accessibili e
fruibili in modo condiviso e integrato all’interno dei processi aziendali.
Business Process Management
Il Business Process Management è un approccio strutturato basato su metodi,
policy, metriche, pratiche di management per gestire ed ottimizzare
continuamente le attività di un'organizzazione.

14. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Come cambia il contesto
• Alta competitività e incertezza
• Trasformazione dei prodotti e servizi in commodities
• Integrazione globale – di informazioni, documenti e processi
• Il focus si sposta dal prodotto ai processi (orientamento al
processo)
• Le organizzazioni devono essere agili: cambiare rapidamente i
propri processi
• Visione trasversale dell’organizzazione: Struttura orizzontale
• Infrastruttura tecnologica che sostenga l’agilità del business
• Nuovi sviluppi applicativi: dai sistemi basati sul “data processing”
ad un sistema “process centric”.

15. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Da prodotto a processo
Orientamento alla funzione
• I ruoli e le responsabilità sono definite
dall’area funzionale
• I responsabili hanno una bassa visibilità del
processo per le attività che vanno oltre la loro
area funzionale
• La modifica dell’operatività dipende dall’ICT
che schedula le modifiche da apportare
• I punti di passaggio da una responsabilità ad
un’altra sono impliciti
• I sistemi di contabilizzazione dei costi sono
allineati alle aree funzionali
• L’analisi dei rischi si fonda su esperienza,
intuizione dei leader e sull’analisi dei dati
Orientamento al processo
• I ruoli e le responsabilità sono definite dal
processo
• I responsabili hanno un ampia visibilità (end-
to-end) su tutte le attività del processo
• La modifica all’operatività ed agli step di
processo sono apportate direttamente dagli
owner di processo
• I punti di passaggio da una responsabilità ad
un’altra sono espliciti
• I sistemi di contabilizzazione dei costi sono
allineati alle fasi/attività di processo
• L’analisi dei rischi si fonda su simulazioni
basate sulle condizioni operative esistenti

16. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Visione trasversale dell’organizzazione

17. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Cambiano le responsabilità
Struttura verticale
Struttura orizzontale

18. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Come cambia l’approccio
• Alla visione tradizionale della Gestione di informazioni e
documenti si aggiunge:
– L’attenzione alla gestione dei flussi documentali legati ai processi
aziendali (di tipo collaborativo)
– L’esigenza di trattare tutti i tipi di documenti e integrare tutti i tipi
di archivi
– Il focus sull’accesso e utilizzo dei documenti e delle informazioni da
parte degli utenti indipendentemente dalla loro localizzazione
(Mobility)
– La necessità di gestire e facilitare l’accesso e l’utilizzo condiviso dei
documenti e delle informazioni sia all’interno che all’esterno
dell’azienda

19. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
L’informazione come fattore strategico
Fonte Assinform

20. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Enterprise Information Management
Fonte Assinform

21. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
I vantaggi
• Incremento della produttività individuale
• Riduzione dei costi diretti e indiretti
– Spazi, persone, materiali
– Focus sulle attività a valore aggiunto
• Miglioramento delle attività di vendita e di supporto ai clienti
• Innovazione
Da un approccio statico relativo
all’archiviazione…
… a un approccio dinamico di gestione
dei flussi documentali

22. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Orientamento ai processi
• La gestione dei documenti non è più, solo un problema di
tecnologia ma si trasforma in un’area di integrazione tra i
processi, le persone e le informazioni utilizzate e
prodotte e le persone.
• Verso il…

23. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Business Process Management
"Business Process Management è una disciplina gestionale
che utilizza un approccio sistematico e strutturato con il fine
di supportare la gestione esplicita di un processo di business
utilizzando metodi, tecniche e strumenti, che coinvolgono
esseri umani, organizzazioni, applicazioni, documenti e altre
fonti di informazione, con lo scopo di raggiungere gli
obiettivi di business dell’organizzazione allineando i processi
a questi obiettivi".

24. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Perché BPM?
• Il BPM si colloca fra la Gestione d'Impresa e l'Information Technology e consente ai
manager di fare analisi e cambiare tecnologia e organizzazione sulla base di dati
concreti, piuttosto che in base ad opinioni soggettive.
• Il Business Process Management prevede di modellare i processi definendo i relativi
attori, attività e applicazioni coinvolte.
• Tanto maggiori sono il numero e la varietà di attori coinvolti nei processi quanto lo è il
beneficio che trae l’azienda da una definizione strutturata e puntuale dei medesimi. Il
tutto in ottica di monitoraggio e ottimizzazione dei processi e dei sistemi collegati.
Business Process Management è l’insieme di attività necessarie per definire,
ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali, al fine di creare un processo
orientato a rendere efficiente ed efficace il business dell’azienda

25. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
I problemi nelle aziende
• Sistemi Informativi eterogenei e poco flessibili
• Contrazione del budget
• Impatto applicativo e organizzativo delle scelte
tecnologiche
• Esigenza di correlare gli interventi agli obiettivi aziendali
Il BPM consente di minimizzare l’impatto del
cambiamento…

26. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Gestire l’impatto del cambiamento
• Impatto applicativo
– Modifiche sui sistemi informativi
– Aggregazione di dati e informazioni
– Integrazione di sistemi
• Impatto organizzativo
– Integrazione di sistemi, persone e informazioni
• Impatto tecnologico
– Integrazione con i sistemi esistenti
– Riduzione dei costi di acquisto di licenze di middleware

27. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
I vantaggi del BPM
Guidare
l’efficienza
aziendale
Incremento
Produttività
Incremento
Customer
Satisfaction
Best Practice
Soddisfazione
dipendenti
Valore del
business
Incremento
ROI
Migliorament
e Performance
MIGLIORAMENTO
CONTINUO
DELL’ORGANIZZAZIONE
Riduziione
costi

28. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Ricavi
Profitti
Qualità
Efficienza
Market share
Soddisfazione clienti
Valore per azionisti
Fidelizzazione
dipendenti
Ritorno in opportunità
ROI
Benefici
Costi
Tempo di ciclo
Difetti
Rischi
Eccezioni
Reclami
Attività manuali
Ridondanza
Conflitti tra processi
Stress dipendenti

29. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Affrontare un progetto BPM

30. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
BPM approcci implementativi
• Business Process Improvement (BPI): il miglioramento
continuo dei processi di business finalizzato all'aumento
dell'efficienza e alla diminuzione degli sprechi.
• Business Process Reengineering (BPR): la revisione di
tutti i processi e la modifica del sistema nel suo
complesso;
• Business Process Modelling (BPM): l'implementazione
degli strumenti per risolvere i principali problemi, senza
eliminare l'esistente.

31. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Ciclo di vita del BPM
Model
Simulate
Implement
Deploy
Execute
Monitor
Optimize
BPM
Lifecycle
Business Process
Analysis (BPA)
Business Process
Execution (SOA)
Business Process
Monitoring (BAM)
OTTIMIZZAZIONE
MONITORAGGIO
RILASCIO/ESECUZIONE
IMPLEMENTAZIONE
SIMULAZIONE
MODELLAZIONE

32. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Metodologia

33. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Identificazione
Documentazione
Analisi
Reporting e
Comunicazione
Gestione e
miglioramento
continuo
Key
Business
Process
Le 5 fasi

34. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Analisi, disegno e implementazione
• Analisi del processo
– Analisi AS-IS
– Process Improvement
– Analisi TO-BE
• Modellazione
– Diagramma di processo
• Disegno del Workflow
– Struttura Dati
– Pannelli (Forms)
– Disegno del flusso
• Test
• Implementazione

35. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Conclusioni
• Punti chiave per il successo del BPM
– Approccio orizzontale che superi le tradizionali funzioni aziendali
– Mutamento della struttura organizzativa sottostante
– Iniziativa strategica del top management per lo sviluppo di una
cultura orientata al cambiamento
• Punti critici
– Gli strumenti di BPM risultano non user-friendly
– Clima di diffidenza da parte dell’utilizzatore finale
– Difficoltà nel mantenere aggiornati i processi

36. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Le tecnologie

37. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Due viste differenti: Business & IT
37
Business
IT
Focus su obiettivi che
possono essere tradotti in
sistemi affidabili e sicuri.
Focus sugli
obiettivi di
business Le posizioni
cambiano secondo
la struttura sociale,
gli orari di lavoro, le
ferie, gli skills.
Struttura del
sistema 7x24
Sistema
indipendente
dalla
piattaforma e
completamente
automatizzato.
Interfaccia utente
secondo I compiti
assegnati. Assegnazione
manuale delle
eccezioni..
Cambia il
processo in
giorni
Cambia il
processo in
mesi
? ? ? ? ? ?
Legacy CRM ERP Supply Chain
Sales Marketing
Finance Procurement

38. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Un ponte tra Umano e Sistema
38
CRMLegacy ERP Supply Chain
Sales Marketing
Finance Procurement
Human BPM / Workflow
Business
IT
Enterprise Service Bus
Web Service Orchestration
Presenta la giusta
interfaccia alla
persona giusta nel
momento giusto.
Notifica e avvisa le
persone.
Attività automatiche
in base alle azioni
dell’utente
SOA
Web Services
Resources
Adapters
Forms
GUI
Regole
Timers

39. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Architettura: SOA

40. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Un esempio
W Touran W Golf V Skoda Oct W Beattle
W Golf Audi TT SeatAudi A3

41. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
SOA
NON È UNA TECNOLOGIA!!!!!
• È una filosofia architetturale che conferisce una nuova dimensione ai termini
flessibilità e integrazione.
• È un approccio “business-driven” all’IT
• Non è un punto di arrivo ma una metodologia per governare un’azienda
• È una evoluzione non una rivoluzione
Obiettivi
• Ridurre i costi di sviluppo e di gestione
• Incrementare il Time to Market dei nuovi servizi
• Generare valore per l’Azienda

42. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Le soluzioni di BPM
• Esistono numerose soluzioni BPM presenti sul mercato. Queste
soluzioni non sono tutte uguali. Infatti alcune di queste forniscono
solamente gli strumenti per la modellazione dei processi di
business, altre ancora non forniscono gli strumenti di analisi del
processo.
• Recentemente le piattaforme di gestione documentale si sono
evolute ampliando le funzionalità di gestione dei flussi:
– Non solo workflow collaborativi ma anche….
– … workflow di processo

43. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
BPMS
Un Business Process Management
System (BPMS) è una suite che include i
moduli funzionali, tecnologici e le
infrastrutture a supporto, integrati in uno
specifico ambiente, fornendo tutte le
funzionalità della tecnologia BPM.

44. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Document & WF Management System
• Sistemi di gestione elettronica documentale con funzionalità
avanzate di:
– Gestione dei workflow documentali e di processo
– Gestione dei dati e delle informazioni
– Tracciabilità delle attività
– Integrazione con il sistema informativo
• L’evoluzione dei sistemi di Document & Workflow Management
consente un approccio alla gestione dei processi veloce e con
investimenti contenuti.

45. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
BPM vs Workflow
BPM e workflow vengono spesso trattati come sinonimi
ma sono due entità distinte e separate: sono molti gli
aspetti che li differenziano.
• BPM è una tecnologia che integra le tecnologie di Enterprise Application Integration
(EAI) e Business-to-Business (B2B) e utilizza un'architettura standard che supporta
l'integrazione tra le persone, tra le persone e il sistema, tra le persone e i processi.
Consente inoltre all'azienda di raccogliere informazioni dai diversi sistemi distribuiti e
stabilire indicatori di performance per il business, consente inoltre una
comunicazione più efficace ed una gestione efficiente delle risorse coinvolte nei
processi di business
• Secondo la Workflow Management Coalition un workflow è "l'automazione di un
processo aziendale durante il quale documenti, informazioni o attività vengono
passati da un partecipante all'altro sula base di una serie di regole procedurali."

46. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
BPM vs Workflow
• Il workflow riguarda un applicazione che esegue tramite istruzioni
una sequenza di attività predefinite, che coinvolgono procedure
automatizzate (basate su software) e attività manuali (lavoro di
persone).
• Il BPM si occupa della definizione, esecuzione e gestione dei
processi di business definiti indipendentemente da ogni singola
applicazione. Il BPM è un superset del workflow ulteriormente
differenziato dalla capacità di coordinare le attività all'interno di più
applicazioni.

47. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
L’evoluzione delle piattaforme
documentali
Archiviazione
Elettronica
Ged
Conservazione
sostitutiva
Workflow
Collaborativo
Workflow di
processo

48. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
BPMS vs Document & WF Management System
BPMS
• Gli strumenti di BPM risultano poco
user-friendly
• Clima di diffidenza da parte
dell’utilizzatore finale
• Cultura aziendale
• Tempi di progetto
• Investimenti (ROI)
• Rispondenza agli standard
• Ampia scelta (mercato)
D&WfMS
• Rispondenza agli standard
• Cultura aziendale (PMI)
• Funzionalità di analisi e monitoraggio
• Offerta limitata
• Tempi veloci
• ROI
• Facilità di integrazione
• Interfacce user-friendly

49. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Aree progetto
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
98%
90%
75%
65%
60%
40%
50%
35%

50. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Ambiti applicativi
Fonte Assinform
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%

51. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Figure aziendali coinvolte
• Top Management: sponsorizzare il progetto
• Responsabili funzionali
• Risorse operative
• Risorse esterne all’organizzazione

52. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Impatto sul business
Fonte Assinform
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Innovazione Efficienza Costi

53. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Conclusioni
• Sono i processi che producono i risultati, combinando le
necessarie competenze specialistiche.
• Migliorare i processi significa migliorare le prestazioni
aziendali. Ad esempio:
– Più velocità, riducendo il Lead Time
– Maggiore qualità, riducendo scarti e resi da clienti
– Maggior Valore Creato, riducendo costi e capitale investito

54. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Conclusioni
Nei prossimi anni la richiesta di
strumenti di BPM sarà in forte crescita
soprattutto a causa della dinamicità
dell’ambiente con il quale le aziende
interagiscono.

55. Information & Document Management: Un nuovo approccio orientato ai processi
Pad 33 - Stand B9
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