Implementación del Expediente Electrónico en el Poder Judicial - Comparación con otros Países

1. IMPLEMENTACIÓN DEL
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN
EL PODER JUDICIAL DEL PERÚ

2. • Tradicionalmente el mecanismo más
empleado para ejecutar procedimientos
administrativos en la órbita de los
organismos públicos y algunos privados, es
el Expediente. Históricamente, cada
expediente consiste en un conjunto de
documentos en papel, muchas veces
voluminoso, que requiere un traslado lento
de los mismos entre los funcionarios para
que lo lean y actúen sobre él.
Actualmente, hace algunos años que muchas organizaciones han comenzado a
implantar el expediente electrónico, de modo que manteniendo el espíritu y
objeto de estos tipos de documentos, los mismos sean tramitados de forma
electrónica en lugar de en papel.
El expediente digital judicial permitirá reemplazar los documentos y
expedientes en papel por documentos electrónicos, asimismo muchos de los
procedimientos que ahora se utilizan para la tramitación de los procesos
judiciales y para comunicarse con las partes y los operadores de justicia, serán
reemplazadas por acciones realizadas a través de un sistema informático
seguro e interactivo.

3. ¿QUÉ ES UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO?
• Un expediente es un documento completo que
reúne la suma de todos aquellos documentos
que requiere la gestión solicitada por una
persona física o legal. Es un conjunto de datos
registrados en un soporte durante el
seguimiento y hasta la finalización de una
actividad institucional o personal, y que
comprende un contenido, un contexto y una
estructura suficiente para constituir una prueba
o una evidencia de esa actividad. Si el registro
de los datos y los documentos que conforman al
expediente están en soporte digital, estamos
frente a un expediente electrónico. Un
expediente electrónico es un caso particular de
un Trámite Electrónico, al que se agregan
características específicas necesarias para
cumplir con la normativa legal vigente. En este
contexto, el atento lector podrá identificar una
gran cantidad de similitudes entre ambos.

4. ¿CÓMO FUNCIONA EL
EXPEDIENTE JUDICIAL
ELECTRÓNICO?
¿CÓMO SE CONSULTA EL
EXPEDIENTE JUDICIAL
ELECTRÓNICO?
• El expediente judicial electrónico
permite al abogado de la parte
actora la confección y traslado de
la demanda, previo abono digital
de la tasa judicial respectiva.
Admitida la demanda, el juez
correrá traslado electrónico al
demandado, siendo notificado vía
notificación electrónica. El
Sistema permitirá igualmente al
demandado contestar
electrónicamente la demanda.
Establecida la relación jurídica
procesal, se desarrolla el proceso.
• El abogado que tiene reconocida
su personería en el expediente
electrónico, podrá consultar y
presentar diversas peticiones, a
través de una serie de claves
únicas de acceso al sistema y al
expediente judicial. Con ellos, el
sistema garantiza el acceso al
expediente únicamente a las
partes, anulándose el acceso de
terceras personas.

5. CARACTERÍSTICAS DEL EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO
Rapidez: Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben
trabajar sobre ellos, que pueden estar ubicadas en lugares distantes; el
trámite se vuelve más rápido y económico, y la gestión más eficiente.
Evita el extravío de expedientes en papel, lo que usualmente genera
grandes retrasos. La búsqueda y recuperación de los expedientes deja
de ser un problema.
Descentralización: El soporte electrónico permite que los
expedientes sean iniciados desde distintas ubicaciones
geográficas, sin estar limitados por restricciones horarias (de
atención al público, horarios laborales o husos horarios).
Permite la interacción y el trabajo sin requerir de la presencia
física de los usuarios. De este modo se favorece la
descentralización y se acerca el trámite al usuario.
Validez legal: El expediente electrónico se regula por un
marco legal que legitima y legaliza los procesos documentales
electrónicos. Cada actuación en el expediente que esté
firmada electrónicamente, reviste el mismo valor legal y
documental que en el soporte papel.

6. Del papel al digital: El expediente electrónico funciona
con documentos electrónicos capaces de circular entre
personas, pudiendo ser modificados según protocolos de
autorización previamente estipulados y firmados
electrónicamente.
Rápida localización y fácil almacenamiento: El
expediente electrónico puede ser localizado rápidamente en
bases de datos indexadas. Su inmaterialidad permite que
puedan ser almacenados sin necesidad de grandes espacios
físicos. La tecnología permite que los documentos de
diversos tipos de expedientes se almacenen en un
repositorio único organizado y centralizado.
Heterogeneidad documental: Los usuarios y
funcionarios pueden incorporar al expediente diferentes
tipos de documentos, tales como documentos de
procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones,
correos electrónicos, PDFs, fotos e imágenes, faxes, etc.
Todos ellos podrán ser firmados electrónicamente, de
forma de garantizar su validez.

7. Copias fieles: Los documentos pueden ser
reproducidos tantas veces como sea necesario, y
obtener cada vez copias fieles del original.
Seguro: El expediente electrónico es mucho más
seguro que el que emplea soporte papel. No es posible
que se extravíen páginas o se las elimine sin que haya
registro sobre quién y cuándo sucedió. No existe
deterioro de los documentos electrónicos. Los
mecanismos de firma electrónica descritos a
continuación garantizan que el trámite electrónico sea
aún más seguro que uno en papel.
Firma electrónica: En los expedientes electrónicos
se suele emplear la firma electrónica en procura de que:
Quien firma una actuación en alguna etapa del
expediente, sea quien dice ser. Todo aquello que sea
firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no
pudiendo accederse a su contenido por personas no
autorizadas.

8. REQUISITOS
DEL
EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO
Los servidores Informáticos que graban y mantienen disponible
las actuaciones judiciales en las causas.
Operadores informáticos capaces y honestos.
Las facultades de Derecho deberán formar a sus estudiantes de
grado y postgrado en la utilización del Expediente Judicial
Electrónico, creando la materia respectiva.
Una alta inversión financiera por parte del Estado, la misma
será totalmente justificado al permitir al ciudadano gozar de
más confianza en el sistema judicial, y con ello, la tan
anhelada “SEGURIDAD JURÍDICA”.
Implica un tiempo prudencial de capacitación e
implementación gradual de uso del sistema electrónico.

9. VENTAJAS
DE LA
NOTIFICACIÓN
ELECTRÓNICA
Anula la posibilidad del extravío o hurto del expediente papel y el
posterior engorroso trámite de reconstitución.
Se elimina la posibilidad de que el expediente electrónico sea
víctima de agentes externos, como el agua (filtraciones,
inundaciones) y el fuego (incendio).
Permite la comunicación digital.
Permite la consulta online (las 24 horas) del expediente
judicial, desde cualquier sitio.
Permite la generación e incorporación de escritos judiciales.
La duración de vida útil del expediente electrónico sería muy
amplia. Por el contrario el papel a los 10 o 15 años, y con el
contacto diario del operador de justicia y de las partes se va
depreciando en su calidad, haciéndolo ilegible y TAMBIÉN
DAÑINO A LA SALUD.

10. EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO
EN EL PERÚ, PARAGUAY, BRASIL Y
ARGENTINA

11. EL EXPEDIENTE JUDICIAL
ELECTRÓNICO EN EL PERÚ
El Poder Judicial da un nuevo paso en el desarrollo de la justicia digital y
emprende la migración al expediente electrónico, una plataforma online
destinada al registro y ejecución, sin uso del papel, de flujos procesales.
“Los juicios en el Perú serán hasta un 70% más rápidos con el expediente
digital, cuya implementación se inició en la Corte de Lima Norte, ahora se
extenderá a todo el país”, aseguró el titular de la judicatura, Enrique
Mendoza, quien agregó que este proceso se realizará en seis años.
Al presentar esta nueva plataforma informática, la autoridad afirmó que el
salto a la digitalización de la administración de justicia implicará múltiples
beneficios para los litigantes. “Estamos en la segunda generación de
reformas destinadas a mejorar todos nuestros procedimientos”.
Estimó que este proceso implicará importantes ganancias en accesibilidad,
pues los litigantes podrán ver sin restricción, durante las 24 horas, los
expedientes judiciales, desde cualquier punto con internet. Mientras que
esta entidad, además, podrá ahorrar 12 millones de nuevos soles al año, al
no comprar papel.

12. EXPEDIENTE JUDICIAL
ELECTRÓNICO EN PARAGUAY
La Ley 4017/2010 le da plena validez jurídica a los expedientes
electrónicos, sin embargo la falta de mención expresa de los
expedientes de carácter judicial dio lugar dudas respecto a la
validez de estos; especulación exegética y doctrinaria que
desembocaría en una de las motivaciones para que dicha
normativa fuera rápidamente modificada por Ley 4610/2012 que
incorporó expresamente la validez jurídica de los expedientes
judiciales electrónicos.
En las legislaciones de los países de la región sobre validez de la
firma electrónica y firma digital no se advierten capítulos
especialmente dedicados a los expedientes electrónicos, fundado
precisamente en que al referirse a los mensajes de datos o
documentos electrónicos se tienen cubiertas las cualidades
jurídicas de los usos y aplicaciones que se puedan hacer de ellos,
siendo el expediente electrónico una de las funcionalidades que
pueden adquirir los mensajes de datos, documentos digitales,
informáticos o electrónicos, o como mejor se lo quiera
denominar, ya que, salvo algunas sutilezas de carácter técnico,
dichos términos son idénticos.

13. EXPEDIENTE JUDICIAL
ELECTRÓNICO EN BRASIL

14. EXPEDIENTE JUDICIAL
ELECTRÓNICO EN ARGENTINA
La Corte Suprema de la Nación Argentina viene adoptando una serie de
instrumentos tendientes a la despapelización del Poder Judicial y la
implementación del expediente electrónico. Así: las notificaciones
electrónicas, el poder electrónico, el plan de gestión digital de causas
previsionales, y recientemente reglamentó el uso de la
videoconferencia en causas en trámite en los juzgados, tribunales
orales y cámaras de apelaciones, nacionales y federales del Poder
Judicial de la Nación mediante la Acordada 20/2013 del 2 de julio 2013.
La Corte Suprema de la Nación Argentina viene adoptando una serie
de instrumentos tendientes a la despapelización del Poder Judicial y la
implementación del expediente electrónico. Así: las notificaciones
electrónicas, el poder electrónico, el plan de gestión digital de causas
previsionales, y recientemente reglamentó el uso de la
videoconferencia en causas en trámite en los juzgados, tribunales
orales y cámaras de apelaciones, nacionales y federales del Poder
Judicial de la Nación mediante la Acordada 20/2013 del 2 de julio 2013.
La justicia argentina ha ido incorporando alguno de estos adelantos los
procesos judiciales. Esta incorporación ha sido paulatina y sin una
norma que regulara la cuestión. Este proceso de incorporación de
avances tecnológicos ha culminado con la reciente sanción de ley
26.685 de expediente electrónico.