Gerhard Pfau vom IBM Design Studio in Böblingen und ich durften auf der re:publica 2015 zum Thema “E-Mail-Wahnsinn: Zeit für eine neue Art zu arbeiten #IBMDesign #NewWayToWork” sprechen. Hier ist die Aufzeichnung des Talks, in dem wir den E-Mail-Wahnsinn skizzieren, Gerhard schildert, wie wir mit IBM Design Thinking die schlimmsten “Pain Points” der verschiedenen Nutzergruppen herausgearbeitet haben, um dann eine neue Art von E-Mail mit IBM Verse zu entwickeln. Dabei ist uns klar, dass in einer Multikanal- und Multitasking-Welt die noch so gute Technologie nicht alleine die Lösung sein kann. Auch die persönliche Arbeitsweise muss sich entsprechend anpassen.

1. Nachdenken über Kommunikation und Zusammenarbeit heute
Gerhard Pfau, @Gpfau & Stefan Pfeiffer, @DigitalNaiv
Mai 2015
#NewWayToWork

3. Kommt Dir bekannt vor?

4. Muss nur mal
schnell die Mail
checken …

5. … noch 148.713
Mails checken wer
weiß was mir dann
noch passiert denn
es passiert so viel.

6. Alles wird gut!?
Die Zahl der täglichen Business Mails steigt zwischen 2015 nur von 122 auf 129 in 2019.
Wir senden weniger E-Mails: 2015 sind es ∅ 35 Mails, in 2019 nur noch 30 pro Tag.
SPAM Mails nehmen pro Tag von 12 on 2015 auf 19 in 2019 zu.
Radicati Group - Email Statistics Report, 2015-2019 Executive Summary
6

7. Mitarbeiter ersaufen in der Zur Info & Kopie Unkultur
▪ 63% der E-Mails sind interne
Mitarbeiterkommunikation
– 75% der E-Mails waren CC/FYI
Verteiler
– 15% der E-Mails fragen nach
Informationen / Hilfe
– 10% enthalten Dokumente, die geprüft
werden sollen
▪ 19% der E-Mails sind externe
Informationen oder kommen von
externen Kontakten
▪ 11% der E-Mails sind persönlich,
nicht arbeitsbezogen
▪ 7% der E-Mails waren SPAM oder
Belästigungen
IBM ESS Business Value Assesment

8. Jeden Tag überfluten uns Informationen. Aufträge bleiben unerledigt. E-
Mails bleiben unbeantwortet. Besprechungen kosten sehr viel Zeit,
derweil sich weitere Mails ansammeln.
Die heutigen Tools sind nicht für den Arbeitsplatz der Zukunft gemacht
Wissensarbeiter wenden im Mittel geschätzte
28% ihrer Arbeitszeit darauf E-Mails zu
bearbeiten.1
Bis zu 30% der Zeit für E-Mails könnte anders
genutzt werden, wenn Social Collaboration Tools
zur Kommunikation eingesetzt werden.2
1 McKinsey Global Institute - The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, July 2012, and Susan Felman, Hidden cost of information work: A progress
report, International Data Corporation, May 2009 2 McKinsey Global Institute - The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, July 2012
Wann hatten Sie zum letzten Mal bei der Arbeit das Gefühl
richtig produktiv gewesen zu sein?

9. Social
Cloud &
Hybrid
Mobile
Analytics Security
IBM DESIGN THINKING

10. #ibmdesign
#newwaytowork
#rp15
Wie IBM Design
die Art verändert
wie wir arbeiten
#ibmdesign #newwaytowork #rp15
IBM Design :: © IBM Corporation

11. IBM Design :: © IBM Corporation

12. Photo: Gerhard Pfau
IBM Design :: © IBM Corporation

13. IBM Design :: © IBM Corporation

14. noun
the purpose, planning, or intention that exists
behind an action, fact, or material object
IBM Design :: © IBM Corporation

15. IBM Design :: © 2014 IBM Corporation
“Designers … don’t try to search for a
solution until they have determined the
real problem, and even then, instead of
solving that problem, they stop to
consider a wide range of potential
solutions. Only then will they finally
converge upon their proposal. This
process is called ‘design thinking.’”
–Don Norman, Rethinking Design Thinking
DDon NormanIBM Design :: © IBM Corporation

16. IBM Design :: Confidential :: © IBM Corporation
“Good design is about recognizing
that the person on the other end
has a lot less patience than you
do.”
– Jason Fried, Basecamp
IBM Design :: © IBM Corporation

17. IBM Design :: Confidential :: © IBM Corporation
Empathy
IBM Design :: © IBM Corporation

18. IBM Design :: © IBM Corporation
Change is not only coming, it’s here.
Why are
Millennials
so important?
The nature of the
workforce is changing.
Source: Institute for Business Value 2015:
Myths, exaggerations and uncomfortable truths - The real story behind Millennials in the workplace

19. Experience

20. IBM Design :: © IBM Corporation Photo: Stefan Schwarz

21. People + Places + Practices = Outcomes

23. IBM Design : ©2015 IBM CorporationIBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM CorporationIBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM Corporation 23
IBM Studios
IBM Design :: © IBM Corporation

24. IBM Design :: © IBM CorporationIBM Design :: © IBM Corporation

25. IBM Design : ©2015 IBM CorporationIBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM CorporationIBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM Corporation 25IBM Design :: © IBM Corporation

26. Photo: Stefan SchwarzIBM Design :: © IBM Corporation

27. Photos: Stefan SchwarzIBM Design :: © IBM Corporation

28. IBM Design :: © IBM Corporation
IBM Design Thinking

29. IBM Design :: © IBM Corporation
IBM Design Thinking
Prototype
Evaluate
Understand
Explore
empathy
diverge
measure
build

30. IBM Design :: © IBM Corporation
IBM Design Thinking
Prototype
Evaluate
Understand
Explore
Hills
Invest for Market
Outcomes
Sponsor Users
Understand the User
Experience
Playbacks
Collaborate. Align.
Engage!

31. IBM Design :: © IBM Corporation

32. IBM Design : ©2015 IBM Corporation
IBM Design Thinking Happens via Shared Practices and Artifacts
32
Feedback GridHills Drafting Prioritization Grid
Scenario MapEmpathy Map Storyboard
Paper Prototype
To–Dos

33. IBM Design :: © IBM Corporation

37. IBM Design Thinking zeigt
Wirkung

38. IBM Verse

39. IBM Design :: © IBM Corporation
IBM Verse A new way to work - by Design
Mail die mich versteht
Weniger Wirrwarr, mehr Klarheit
Das “ich” und “wir” verbinden
IBM Design :: © IBM Corporation

40. Eine Reihe von Funktionen hilft mir meine Arbeit zu steuern, egal in welcher
Position in der Organisation ich bin oder welche verschiedenen Rollen ich über
den Tag einnehme.
Der
Priorisierer Der
Sucher Der
Teiler
Der
kurzweilige
Mitarbeiter
Der technische
Profi
Die
Führungskraft
Der
Multi-Tasker
ICH
Wie kann mir IBM Verse helfen?

41. Einziger personalisierter Platz für meinen Arbeitstag
Ich habe zu viele Apps und Views um meine Arbeit zu machen: E-Mail, File-
Sharing, Social Networking, Kalender, to-do Liste, Notizen, usw.
Ein integrierender,
einfacher Platz zeigt
mir auf einen Blick
wo ich als nächstes
dringend etwas zu
erledigen habe
Wie kann mir IBM Verse helfen, der Multi-Taskerin?

42. Zentrale Stelle an der ich
sehe was ich anderen
oder andere mir
zugesagt haben. Damit
wird Zusammenarbeit
viel effizienter
Ich kämpfe damit zu verstehen was am Wichtigsten ist und Ende regelmäßig
bei Überstunden um alles zu erledigen
Ansicht der wichtigsten Aktionen nach meinem
Verhalten und meinen Bedürfnissen
Wie kann mir IBM Verse helfen, der Priorisiererin?

43. Schnelle und smarte Suche mit Analytics-Funktionen
Ich werde von Informationen überflutet und kann einfach nicht schnell
genug finden, was ich suche
Und es sind nicht
nur Messages:
Ergebnisse zeigen
eingebundene
Links, Dateien,
Aufgaben und
Meetings an
Analytics sondern
irrelevante
Ergebnisse aus und
machen
überraschende
Ergebnisse
entdeckbar, die ich
schon lange
vergessen hatte
Wie kann mir IBM Verse helfen, dem Sucher?

44. Alle auf dem gleichen Stand informiert sein
Es ist zu viel Aufwand Sachen herunterzuladen, sie zu finden und dann
woanders hochzuladen – wichtige Inhalte sterben einfach in der inbox
Post-to-Blog gibt
mir die Chance
wichtige
Informationen zu
verstärken, indem
ich sie aus der mit
Communitys teile
Zwei-Klick
Sharing lässt mich
einfacher mit
anderen
Zusammenarbeiten
und von deren
Wissen
partizipieren
Wie kann mir IBM Verse helfen, dem Teiler?

45. Durchgängig integriert – überall und jederzeit
When ich meinen Schreibtisch verlasse dauert es zu lange bis ich wieder alles
am laufen habe
Die mobile App und
die Daten aus der
Unternehmens-
Cloud lassen mich
ganz einfach dort
weitermachen, wo
ich aufgehört hatte
Wie kann mir IBM Verse helfen, der On-the-Go Workerin?

46. Du, haste schon meine Mail gelesen?

47. “E-Mail ist kein
Echtzeit-Medium –
wer das ignoriert
und via E-Mail
chattet, macht sich
zum Sklaven
seiner Inbox.”
Lea Weitekamp auf t3n

48. “Wenn der Betriebsrat eines Autobauers heutzutage eine Vereinbarung durchsetzt,
wonach die E-Mail-Funktion für Blackberry-Geräte 30 Minuten nach Feierabend
abgeschaltet wird, ist es abgesehen davon, dass es sich um einen Treppenwitz der
digitalen Geschichte handelt, ein nicht zielführender Ansatz. Es müssen vielmehr
ganzheitliche Konzepte für alle Kommunikationsformen und Wege erarbeitet werden,
welche den Interessen des Unternehmens gerecht werden und gleichzeitig den
einzelnen Menschen schützen.” (Axel Oppermann)

49. 49

50. Immer mehr Kanäle im Griff behalten
• Instant Messaging /
Chatten
• Videochat
• Kurznachrichten
• Soziale Netzwerke &
Activity Streams
• Telefon
In Echtzeit und asynchron!

51. “… ständiges Mail- und Nachrichtenchecken macht tatsächlich dumm … Wer
gerade im Flow ist und voll auf eine Sache fokussiert, der legt immer wieder geistig
eine Vollbremsung hin … Etwa 20 Minuten brauche man, um sich wieder in die
ursprüngliche Aufgabe hineinzufuchsen, …“
Konzentrationsverlust: E-Mails checken macht dumm, CIO.DE
51

52. Tools zum Abschalten???
▪ “Mit Antisocial sperrt ihr alle Webseiten oder sonstige
Dienste aus, die euch von der eigentlichen Arbeit
ablenken …
▪ Freedom ist das Ergänzungs-Angebot zu Antisocial
und ist für alle geeignet, die wirklich ein paar
Stunden komplett Offline arbeiten möchten.”
Fokus und Entspannung: 10 Produktivitäts-Helfer für
Webworker, t3n
52

53. Die Herausforderungen, die Unternehmen (und Gewerkschaften) sehen
1 The Knowledge Worker’s Day: Our Findings, Basex, 2012; http://www.basexblog.com/2010/11/04/our-findings/ ; 2 The Business of Performance Management, The Hay Group, 2012
… der befragten Mitarbeiter fühlen sich von
Information bis zum Punkt der
Handlungsunfähigkeit überwältigt.1
… der Führungskräfte sind besorgt, dass
ihre Mitarbeiter bereits zu überlastet sind,
um die aktuellen Geschäftsziele zu
erreichen.2

54. Mobile & Sozial Technologien ändern Verhalten
54
Liken & Sharen – Kommentieren - Home Office & Mobile Office & mobil arbeiten -
Always on – Vernetzen – Texten & Kurznachrichten – Chatten & Skypen -
Gruppen, Communities …
Alan Levine

55. … trotzdem bekomme ich noch Anhänge von 20 MB
55

56. * The State of Workplace Productivity Report, Cornerstone OnDemand, 2012
Millennials fühlen sich von zu viel Information und Technologie überladen
und favorisieren einfachste Bedienbarkeit – auch bei
Unternehmensanwendungen*
Die Mitarbeiterschaft
umspannt den Globus
Offene Arbeitsmodelle
verursachen neue Anforderung
an Security
Integration muss nahtlos sein - im
Büro, zuhause und unterwegs
Social-Ansätze sind aus dem
Privaten an den Arbeitsplatz
gekommen
In Zukunft fokussiert sich Arbeit auf
das Individuum … und die Community.
Der Arbeitsplatz wird immer komplexer

57. …ein klares Verständnis worauf man sich in
der gegebenen Zeit fokussieren sollte.
…eine sehr einfache Möglichkeit mit
denjenigen Zusammenzuarbeiten, die
einem am wichtigsten sind.
… ein Weg seinen (Arbeits-)Tag wieder selbst
zu kontrollieren.
Was man braucht ist…

58. Zum Finale …

59. Zum Finale …
• E-Mail geht nicht weg.
• E-Mail wird noch immer “falsch” genutzt.

60. 60
Soziale
Collaboration-
Werkzeuge
werden noch
immer nicht
(richtig) in der
Breite genutzt.

61. 61
Wir leben in einer Multikanalwelt
und müssen damit umgehen.

62. 62
Wir leben in einer mobilen AlwaysOn-Welt.

63. 63
Unterschiedliche
Erfahrungswelten
und
Kommunikationsweisen
prallen
aufeinander.

64. 64
Technologie, insbesondere
Analytics, sollte beim
Bewältigen der Informationsflut
helfen, aber …

65. 65
…Technologie ist nicht das Allheilmittel.
Gerade auch die persönliche
Arbeitsweise und Selbstorganisation
sind entscheidend.

66. 66
Vielen Dank für die freien Bilder http://thestocks.im/

67. Stefan Pfeiffer
Marketing Lead Mobile &
Social Solutions DACH
IBM Deutschland GmbH
Tel +49-7034-643-1233
Stefan.Pfeiffer@de.ibm.com
Twitter: DigitalNaiv
Blog: http://digitalnaiv.com
Vielen Dank! Thank you! Merci beaucoup!

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