Når ledere tenker store tanker glemmes ofte de små samtalene med de ansatte. Forskning viser at personlig informasjon er ni ganger mer effektiv enn skriftlig. Lær hva som er nøkkelen til god internkommunikasjon i denne 3-minutters guiden.

1. Tema: Endringsledelse
è www.steria.no/guide
è Nøkkelen til god internkommunikasjon_
Forskning viser at når ledere kommuniserer med de ansatte ansikt til ansikt, er det ni
ganger så sannsynlig at de vil støtte et tiltak enn om de får informasjonen skriftlig – og
der ligger nøkkelen til god internkommunikasjon.
è GJØR DET PERSONLIG ansikt til ansikt med de ansatte. Slik oppfat- – Ta hånd om innsiden, så vil inn-
Når ledere tenker store tanker, glemmer de tes informasjonen mest effektivt, og folk siden ta hånd om utsiden.
de viktige samtalene med de ansatte, føler at deres bidrag til prosessen faktisk
viser forskning. Videre viser det seg at når betyr noe. Også når det er snakk om dårlige
ledere kommuniserer med de ansatte ansikt nyheter er det viktig med direkte kommuni- din målgruppe unngår du at brukeropple-
til ansikt, er det ni ganger så sannsynlig at kasjon. Slik unngår man misforståelser og velsen blir upersonlig, tørr eller kjedelig.
de vil støtte et tiltak enn om de får informa- ryktespredning som kan bidra til å ødelegge
sjonen skriftlig, forteller kommunikasjonsdi- hele prosessen. DE FARLIGE RYKTENE
rektør Anders Lindgren i Steria AS. Han har En tredjedel av endringsprosesser som
hatt ansvar for intern- og eksternkommuni- UNNGÅ MISFORSTÅELSER ender i fiasko, gjør ifølge undersøkelsen
kasjon i forbindelse med fem store omstil- Steria har lange tradisjoner for kommunika- dette på grunn av dårlig kommunikasjon
lingsprosjekter i norske bedrifter. sjon, og selskapet prøver å kommunisere alle mellom toppledelsen og de ansatte. Når
- Altfor mange fusjoner, omstillinger viktige beslutninger muntlig til sine 430 ledere tenker store tanker, glemmer de den
og andre endringer slår feil fordi ledelsen ansatte i Norge, forteller Lindgren. viktige småpraten med de ansatte, viser en
ikke snakker med dem på gulvet, hevder - En til to ganger i måneden er det satt ny rapport.
Lindgren. av en times møte mellom ansatte og topp- - Betydningen av åpen og ærlig
Ni av ti selskaper bruker skriftlig kom- sjefen. Administrerende direktør legger fram kommunikasjon kan ikke overvurderes.
munikasjon når arbeidstakere skal informeres eventuelle nyheter, og hensikten er å infor- I en stor virksomhet sprer rykter seg som
om viktige endringer. Dette kommer frem i en mere og motivere. I tillegg møtes avdelings- ild i tørt gress. En ansatt som får høre
studie som det amerikanske konsulentselska- lederne og toppledelsen jevnlig i lederforum, rykter om store endringer i virksomheten,
pet Larkin Communication Consulting har nettopp for å unngå misforståelser, forankre forteller det videre til omtrent 30 kolleger
gjort. Samtidig viser det seg at syv av ti beslutninger og synkronisere informasjon, i løpet av en ukes tid, og disse forteller
ansatte foretrekker å få slik informasjon i forteller han.Språk, tekst og tilbakemel- det videre igjen. Og for hver samtale
samtale med sin nærmeste overordnede. dinger er viktig. Ved å sørge for et omtenk- vokser dramatikken i nyheten. Hvis denne
- Ledere bør kommunisere viktige saker somt, saklig og høflig tonefall som treffer

2. jungeltelegrafen får fritt spillerom, kan det
plutselig være for sent å komme med
fakta og sannheten, påpeker Lindgren.
STØRRE TILLIT
Undersøkelsen hevder videre at mellomsje-
fene nyter langt større tillit enn topple-
delsen. Når for eksempel en avdelingsleder
informerer om en forestående endring til
de ansatte, er det fire ganger større sann-
synlighet for at budskapet oppfattes posi-
tivt, enn hvis det er administrerende direk-
tør som holder en preken.
- Toppledelsen gjør lurt i å spille på 1. Har alle medarbeidere på alle nivåer i minimum to møter. I det første møtet for-
lag med sine mellomledere, og gjøre disse organisasjonen forstått virksomhetens over- klarer ledelsen med klare ord hensikten
til de fremste ambassadørene for den pro- ordnede strategiske planer og målsetninger? med endringen, hvilke beslutninger
sessen som virksomheten skal gjennom. som er udiskutable og i hvilke områder
Det er gjennomgående trekk i bedriftsstu- 2. Diskuterer ledere på alle nivåer hvordan man ønsker input og ideer til alternative
dier fra både USA, Storbritannia og Canada avdelingen og deres egen funksjon kan løsninger. Ledelsen går deretter tilbake i
at toppledelsen nyter liten tillit blant den støtte de overordnede planene? tenkeboksen og prøver å inkorporere så
jevne ansatte. Derimot er tilliten til nær- mange av ideene fra avdelingslederne som
meste overordnede stor, sier Lindgren. 3. Kan hver enkelt medarbeider beskrive mulig i et nytt, revidert strategidokument.
hvorfor endringen er påkrevet og hvordan
MINDRE MISTILLIT den vil påvirke deres rolle og funksjon?
- Bakgrunnen for mistilliten er først – Seks av ti mener det ikke er
og fremst at den vanlige medarbeider har 4. Kan hver enkelt medarbeider beskrive samsvar mellom hva ledelsen
et mer distansert forhold til toppledelsen. sine mål, hvordan de blir målt og fulgt sier og hva den gjør.
Forskning på området indikerer også at opp - og konsekvensen av ikke å bidra
tidligere dårlige erfaringer er en annen som avtalt?
viktig årsak. De fleste medarbeidere i store På det andre møtet rapporterer
internasjonale og norske virksomheter har 5. Har medarbeiderne de nødvendige verk- ledelsen om de nye anbefalingene som
vært gjennom nok av restruktureringer og tøyene og systemene som gjør det mulig å er tatt inn i dokumentet. Deretter får
omstillinger med lovnader om at «nu skal bidra optimalt i endringsprosessen? avdelingslederne tid til å snakke med og
alt bli så meget bedre». Og så har resulta- informere sine medarbeidere, og svare på
tet ofte blitt det motsatte, i alle fall for de 6. Er det etablert mekanismer som gjør spørsmål. To uker senere lanseres
ansatte. Et godt råd er å gjøre mellomle- det enkelt for ledelsen å kommunisere vik- endringsprosjektet til samtlige medarbei-
dere til den viktigste kommunikasjonskana- tig informasjon til alle medarbeidere? dere av toppledelsen. Og husk viktigheten
len overfor de ansatte, påpeker Lindgren. av å fokusere på fakta og redusere bruken
7. I hvilken grad brukes samlinger, gruppe- av slogans og pep-talk.
møter og ansikt-til-ansiktkommunikasjon
– Gjør mellomlederne til den for å spre informasjon?
viktigste kommunikasjonskanalen
for de ansatte 8. Evalueres alle ledere og mellomledere
angående deres evne til å kommunisere
med sine medarbeidere?
MELLOMLEDERE MEST TROVERDIG
En undersøkelse som ble utført av Nordisk 9. Har organisasjonen definert hvem som
Kontakt_
Kommunikasjon bekrefter det som Larkin er de interne opinionsdannerne, og aktivt
Communication Consulting har kommet påvirket dem for at de skal kommunisere
frem til: Heller ikke i skandinaviske bedrif- med sine kolleger?
ter kommuniserer ledelsen godt nok med
de ansatte. Seks av ti hevder at det ikke er 10. Er det etablert mekanismer som gjør
samsvar mellom hva ledelsen sier og hva det mulig for alle medarbeidere å komme
den gjør. Derimot vurderer de ansatte med tilbakemeldinger til virksomhetens
mellomlederen som den viktigste kommu- ledelse?
nikasjonskanalen, og to av tre spurte sier
at de er tilfreds med måten den nærmeste 11. Har medarbeiderne noensinne blitt Anders Lindgren
sjefen kommuniserer på. 12 000 medarbei- spurt om hva slags type informasjon de kommunikasjonsdirektør
dere i 24 skandinaviske selskaper var med E-post: al@steria.no / Tlf: 416 33 084
ønsker fra ledelsen, hvor ofte de ønsker
i undersøkelsen. den og i hvilken form? Steria AS
Biskop Gunnerus’ gate 14A
TA EN HELSESJEKK FOKUS PÅ FAKTA Postboks 2, N-0051 OSLO
Her er de elleve spørsmålene du bør Begynn med å involvere avdelings- og
è Gå inn på www.steria.no/guide og
stille virksomheten din, om du vil utvikle mellomledere tidlig i endringsprosessen. få tilgang til et helt bibliotek med gratis
en effektiv kommunikasjonsstrategi: Lindgren foreslår at toppledelsen og en 3-minutters guider.
liten gruppe med avdelingsledere har
© 2010 Steria AS. Versjon: 2010-02-05