Kyselyllä pyrittiin selvittämään: * Mikä syö eniten organisaationne työntekijöiden tehokkuutta? * Kuinka optimaalisesti teillä käytetään jo hankittuja tietojärjestelmiä ja sisäisen viestinnän välineitä? * Minkä asioiden korjaaminen tuottaisi nopeimmin hyötyä? Saimme 104 vastausta, tulokset täällä.

1. Tehokkaan tietotyön pullonkaulat
-kyselytutkimus
Sulava Oy 29.2.2012

2. Tietotyön tuottavuuden pullonkaulat -kysely
• Kyselyllä pyrittiin selvittämään:
 Mikä syö eniten organisaationne työntekijöiden
tehokkuutta?
 Kuinka optimaalisesti teillä käytetään jo hankittuja
tietojärjestelmiä ja sisäisen viestinnän välineitä?
 Minkä asioiden korjaaminen tuottaisi nopeimmin
hyötyä?
• 104 vastaajaa eri kokoisista organisaatioista niin
yksityiseltä kuin julkiseltakin sektorilta.
• Seuraavissa dioissa esitellään kyselyn tulokset

3. Organisaatiossamme on käytössä
120,0 %
Intranet käytössä peräti
Alle puolella
100,0 % 86% vastanneista
organisaatioista pääsy
järjestelmiin
80,0 % mobiililaitteesta
60,0 %
40,0 %
20,0 %
0,0 %

4. Minkä välineen käyttötapojen tai ominaisuuksien
kehittäminen lisäisi mielestäsi eniten organisaationne
toiminnan tehokkuutta? | Valitse enintään kolme
50,0 % Intranetissä suurin
45,0 % potentiaali
40,0 % Sähköpostin
35,0 % käyttötavoissa eniten
30,0 % parannettavaa
25,0 %
20,0 %
15,0 %
10,0 %
5,0 %
0,0 %

5. Kuluuko teillä mielestäsi liikaa työaikaa johonkin
näistä?
Kokouksiin ja palavereihin, joissa ei
oikeastaan tarvitsisi olla läsnä. Yli 60% käyttää
liikaa aikaa
sähköpostin ja
Työajalla tapahtuvaan matkusteluun tai tiedon etsimisen
parissa
siirtymiin, jolloin ei voi työskennellä.
Organisaatiota tai omaa työtä koskevan
tärkeän tiedon etsimiseen.
Toisarvoisen sähköpostin lukemiseen,
kirjoittamiseen ja käsittelyyn.
0 10 20 30 40 50 60 70
0=ei lainkaan 100=erittäin paljon

6. Teknologia - Valitse, mitkä seuraavista väittämistä
pitävät paikkaansa organisaatiossasi.
60,0 %
50,0 % 58% vastanneista ei
hyödynnä
nykyteknologiaa hyvin
40,0 %
30,0 %
20,0 %
10,0 %
0,0 %
Ohjelmistot ja Organisaatiomme Hyödynnämme Osa Minulla on kotona
järjestelmät ovat ohjelmistot ja toiminnassamme henkilöstöstämme paremmat välineet
ominaisuuksiltaan järjestelmät ovat nykyteknologian käyttää töiden tietotyön
vanhanaikaisia tai helppokäyttöisiä. tarjoamia tekemiseen omia tekemiseen.
puutteelisia. mahdollisuuksia työvälineitä
hyvin. työnantajan
tarjoamien
ratkaisujen sijasta.

7. Taidot, kulttuuri, koulutus - Valitse, mitkä seuraavista
väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi
70,0 % 64% vastanneista ei ole
onnistunut motivoimaan
60,0 % työntekijöitään käyttämään
uusia järjestelmiä
50,0 %
40,0 %
30,0 %
20,0 %
10,0 %
0,0 %
Henkilöstön Uusia Organisaation Käyttöohjeistus Meillä on Meillä on selkeät Koulutusta
taidot eivät riitä käyttöönotettavia nykyinen on puuttellista tai tietoturvasyistä prosessit tai ohjelmistojen ja
nykyisten järjestelmiä ei ole työkulttuuri olematonta. kielletty asioita, toimintamallit järjestelmien
välineiden osattu vaikeuttaa jotka lisäisivät tietotyön käyttöön on
tehokkaaseen markkinoida ja modernien työskentelyn tekemiselle. riittävästi.
hyödyntämiseen. myydä sisäisesti työtapojen tehokkuutta.
henkilöstölle niin, käyttöönottoa.
että he olisivat
motivoituneita
muuttamaan
työtapojaan.

8. Tiedon löydettävyys - Valitse, mitkä seuraavista
väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi.
75% vastanneista
80,0 % organisaatioista
70,0 % työntekijät tekevät
päällekkäistä työtä
60,0 %
50,0 %
40,0 %
30,0 %
20,0 %
10,0 %
0,0 %
Työntekijät tekevät Työntekijöiden Tärkeä tieto on Suuri määrä Organisaatiotamme
päällekäisiä tehtäviä tiedostoja on kätköissä yksittäisten työtehtävää koskeva tieto löytyy
tai ratkovat toisistaan tallennettu jaetulle työntekijöiden koskevasta tiedosta nopeammin
tietämättä samoja levyasemalle (esim. Y- sähkopostilaatikoissa katoaa pois lähtevän googlaamalla kuin
ongelmia. asema) tai henkilökohtaisilla työntekijän mukana. sisäisistä
työasemilla. järjestelmistä.

9. Ryhmätyöskentely ja yhteistyö - Valitse, mitkä seuraavista
väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi.
Sähköpostin käyttötavoissa puutteita
80% organisaatioista vaikka (tai ehkä
juuri siksi) se on yleisin työväline
Asiakirjoja ja tiedostoja lähetellään sähköpostilla edestakaisin organisaation
sisällä. 80,8 %
Sähköpostiviestejä lähetetään usein 'varmuuden vuoksi' turhan laajalle
vastaanottajajoukolle. 75,0 %
Pääsen näkemään työkavereideni työkalenterit. 71,2 %
Tiedämme, milloin ja miten työkaverit ovat tavoitettavissa työpäivän aikana. 61,5 %
Mistään ei näe kootusti kokonaiskuvaa siitä miten organisaatiollamme menee. 55,8 %
Tiedot tallennetaan muistitikulle, kun niitä tarvitaan työpöydällä olevan
tietokoneen ulkopuolella. 32,7 %
Lähetän itselleni sähköpostilla muistutuksia tai tiedostoja. 27,9 %
Asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM) on ajan tasalla. 14,4 %
71% näkee kollegoiden
kalenterit, mutta vain 61%
tietää miten työkaverit
tavoitettavissa

10. Mitataanko ja seurataanko teillä jotain alla olevista?
Suurin osa
organisaatioista ei mittaa
70,0 % mitään tietotyön 62,5 %
60,0 % tuottavuuteen liittyvää
50,0 %
40,0 %
30,0 %
20,0 %
10,0 %
0,0 %
Työn Työtapojen Työvälineiden Tietotyön Ei mitään näistä
tehokkuuden tehokkuutta käytön tehokkuuden tai
lisäämiseen tehokkuutta tuottavuuden
tähtäävien kehitystä
investointien organisaatiossa
kannattavuutta

11. Johtopäätökset
• Teknologia suurimmassa osassa suomalaisyrityksistä on jokseenkin
vanhentunutta
• Suurin tietotyön tuottavuutta heikentävä ongelma on kuitenkin työtavat ja
kulttuuri
• Henkilöstön taidot eivät ole ajan tasalla eikä henkilöstöä ole motivoitu muuttamaan
työtapojaan
• Ohjeistuksia tietotyön toimintatavoille ei ole
• Sähköpostia väärinkäytetään yleisesti eikä tiedon jakamiselle tunnu olevan yhteisiä
hyviä käytäntöjä
• Sähköposti myös ainoa väline joka kaikilla organisaatioilla käytössä, mikä johtaa
väärin- ja ylikäyttöön vaikka parempiakin vaihtoehtoja on
• Organisaatioissa tehdään yleisesti turhaa päällekkäistä työtä
• Tietotyön tuottavuutta ei mitata yli 60 % organisaatioista ollenkaan

12. Toimintamallit tehokkaaseen
tietotyöhön – kuinka ne tehdään?
Tunnista tietotyön tehokkuutta rajoittavat pullonkaulat ja ota
käyttöön selkeät toimintamallit yrityksen keskeisiin työtehtäviin ja
rutiineihin.

13. Kuinka ongelmaa kannattaa lähestyä?
Hyväksi havaittuja käytäntöjä:
• Yritykselle luodaan omat, kaikille yhteiset ja selkeät
toimintamallit siitä, miten yrityksessänne tehdään tietotyötä
• jokainen yrityksen työntekijä tehdään tietoiseksi siitä, kuinka
tietotyön keskeisimpiä työvälineitä kuuluu organisaatiossa
käyttää.
Kun toimintamallit ovat selkeät, jokaisella työtekijällä on hyvät
valmiudet toimia niin, etteivät omat työtavat kuormita muuta
organisaatiota, vaan sujuvoittavat tekemistä.

14. Mihin työkäytäntöihin tulee ottaa kantaa?
• Dokumenttien tehokkaampi työstäminen, arkistointi ja löytäminen
• Kokouskäytännöt ja verkkokokousten hyödyntäminen
• Projektiryhmien työskentely verkkoympäristössä
• Yhteisöllisen teknologian, ml. wikit, blogit, ryhmätyösivustot ja
tilapäivitykset, hyödyntäminen sisäisessä työskentelyssä
• Sähköpostin, intranetin ja pikaviestien tarkoituksenmukainen rooli ja
käyttö
• Videoiden, reaaliaikaisen äänen ja kuvan hyödyntäminen tiedotuksessa
ja koulutuksissa

15. Sulava Oy:n* ratkaisu
Sulava on kehittänyt tietotyön toimintamallien luomiseksi prosessin, jossa
selvitetään aluksi yrityksenne tietotyön tekemisen nykytila ja sen
kehittämismahdollisuudet. Lopputuloksena on yhtenäinen tapa tuottaa ja
jakaa tietoa sekä tehdä yhteistyötä. Työ koostuu seuraavista vaiheista:
Lähtö- Toiminta-
Järjestelmä- Käyttöön- Tehokkuus-
tilanteen mallien Ohjeistus
kartoitus otto arviointi
analysointi kuvaaminen
*) Vuonna 2010 perustettu Sulava Oy on digiajan tietotyön suunnannäyttäjä. Sulava on erikoistunut
parantamaan tietotyön tuottavuutta. Sulava edistää uudenlaista työkulttuuria, jonka ytimessä ovat
pilvipalvelujen ja sosiaalisten teknologioiden tehokas hyödyntäminen. Sulavan toiminnassa yhdistyvät
erityisesti tietotekniikan ja viestinnän osaaminen.

16. Mitä palvelu sisältää? 1/3
1. Tietojärjestelmä- ja
toiminnallisuuskartoitus
• Teemme kartoituksen kaikista
yrityksessänne käytössä olevista työkaluista
ja toiminnallisuuksista
• Analysoimme, mitkä kaikista tunnistetuista
työkaluista ja toiminnallisuuksista ovat
yrityksenne tuottavuuden kannalta
kriittisimpiä
2. Analyysi tietotyön kehityskohteista ja
lähtötasosta
• Määrittelemme mittarit jotka mittaavat
edellisessä vaiheessa valittuja työkaluja ja
toiminnallisuuksia
• Suoritamme asiakkaan IT:n avustuksella
tekniset mittaukset järjestelmille ja Esimerkkianalyysi yrityksen tietotyön
kyselytutkimuksen henkilökunnalle tuottavuuden lähtötasosta
• Tunnistamme analyysin pohjalta
yrityksenne tuottavuuden pullonkaulat ja
tietotyön toimintatapojen heikkoudet

17. Mitä palvelu sisältää? 2/3
3. Uudet, työntekoa tehostavat
toimintamallit
• Luomme uudet toimintamallit
edellisessä vaiheessa valituille
toiminnallisuuksille
4. Selkeät käyttöohjeet
• Luomme keskitetyn paikan ohjeille
ja toimintamalleille, johon
järjestämme ne helposti
löydettävään ja omaksuttavaan
muotoon
• Tuotamme keskeisimmille
työtehtäville oman ohjeistuksen.

18. Mitä palvelu sisältää? 3/3
5. Toteutussuunnitelma toimintamallien ja
oheistuksen käyttöönotosta
• Autamme muutoksen viestinnässä ja
läpiviemisessä
6. Arvio toimintamallien tehokkuudesta ja
projektin vaikuttavuudesta
• Toistamme alkuperäisen mittauksen
muutoksen todentamiseksi
Siirrämme mittaukseen suorittamiseen liittyvän
tiedon yrityksenne henkilöstölle mittauksen
toistamiseksi myöhemmin.
Esimerkkiraportti uusien
toimintamallien vaikutuksista
työn tehokkuuteen

19. Hyödyt yritykselle
 Työaikaa vapautuu oikeiden tehtävien
hoitamiselle.
 Työtehokkuus paranee.
 Tietotyön tekemiselle on omat standardit ja
optimoidut työtavat.
 Työtapoihin liittyvästä mututiedosta tulee
mitattavaa faktaa - Mitä voi mitata, sitä voi
johtaa.

20. Haluatko kuulla lisää?
Petteri Kankkunen
Konsultti, partneri
puh. 0400 872 169
petteri.kankkunen@sulava.com