Indicadores De Gestion

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Indicadores De Gestion

  1. 1. INDICADORES DE GESTION <ul><li>INDICADORES DE GESTION </li></ul>
  2. 3. CONTEXTO DE LOS INDICADORES DE GESTION <ul><li>TEORIA GENERAL DE SISTEMAS </li></ul>CIBERNETICA ADMINISTRACION MEJORAMIENTO INDICADORES DE GESTION CONTROL INTEGRAL DE GESTION ENFOQUE SISTEMICO
  3. 4. <ul><li>La fijación de estándares de actuación. (Metas) </li></ul><ul><li>La comprobación de los resultados reales, frente a los estándares fijados. (Medición) </li></ul><ul><li>La toma de decisiones correctas cuando los resultados reales, no satisfacen los estándares. </li></ul><ul><li>La puesta en marcha de una acción correctora. (Preventiva, de mejora). </li></ul>FUNCIONES BASICAS DEL PROCESO DE CONTROL
  4. 5. <ul><li>Herramientas para evaluar las estrategias implementadas </li></ul><ul><li>El control de gestión se centra en la identificación de los factores claves de éxito de cada proceso. (Forma en que se mide). </li></ul><ul><li>Esto implica que sus miembros identifiquen con claridad, lo que sus clientes, ya sean internos o externos, esperan de ellos. </li></ul><ul><li>Oportunidad </li></ul><ul><li>Calidad </li></ul><ul><li>Cumplimiento, etc. </li></ul>CONTROL DE GESTION Alineado al norte de la organización (Objetivo, político)
  5. 6. <ul><li>El proceso se desarrolla dentro del contexto de los objetivos y políticas definidos por la Planeación Estratégica. </li></ul><ul><li>Los criterios relevantes para determinar los resultados y las acciones a tomar, son la eficacia y la eficiencia. </li></ul>IDEAS CLAVES DEL CONTROL DE GESTION JOSE ALBERTO BURGOS
  6. 7. <ul><li>Esta herramienta enfatiza en el mejoramiento permanente de la organización, más allá del cumplimiento de las previsiones. </li></ul><ul><li>El control de gestión es un proceso mediante el cual, la organización se asegura de la obtención de recursos , y del empleo eficaz, y eficiente de tales recursos en el cumplimiento de los objetivos organizacionales. </li></ul>CONTROL DE GESTION MARCO DE LOS INDICADORES DE GESTION JOSE ALBERTO BURGOS
  7. 8. <ul><li>Total (Conjunto de procesos todos) </li></ul><ul><li>Periódico </li></ul><ul><li>Cuantitativo </li></ul><ul><li>Integrado </li></ul><ul><li>Equilibrado </li></ul><ul><li>Oportuno </li></ul><ul><li>Eficiente </li></ul><ul><li>Creativo </li></ul>ATRIBUTOS DEL CONTROL DE GESTION JOSE ALBERTO BURGOS
  8. 9. <ul><li>Apoyo equipo de control de gestión en la implementación. </li></ul><ul><li>Participación intensa y continua (Compromiso) </li></ul><ul><li>Favorecer la participación de todos los niveles. </li></ul><ul><li>Elección del estilo para el proceso de control de gestión </li></ul>PAPEL DE LA ALTA DIRECCION EN EL CONTROL DE GESTION JOSE ALBERTO BURGOS
  9. 10. EFECTO YO – YO
  10. 11. <ul><li>Alto nivel de persuación. (Convencer) </li></ul><ul><li>Alta capacidad de relacionarse con otras personas, sin importar criterio personal. </li></ul><ul><li>Habilidad analítica y de síntesis. </li></ul><ul><li>Buen conocimiento de la organización y del sector en el cual se desenvuelve. </li></ul>CARACTERISTICAS DEL GRUPO HUMANO QUE CONFORMA EL EQUIPO DE CONTROL DE GESTION JOSE ALBERTO BURGOS
  11. 12. <ul><li>Concebir el sistema de información que se requiere y asumir la responsabilidad por su buen funcionamiento. </li></ul><ul><li>Establecer, coordinar, administrar con la alta dirección, un plan para asegurar el control de los indicadores de los procesos críticos . </li></ul><ul><li>Comparar la realización con las metas y con los estándares establecidos. </li></ul>FUNCIONES DEL EQUIPO DE CONTROL DE GESTION JOSE ALBERTO BURGOS
  12. 13. <ul><li>Escribir informes en los cuales se interpreten los resultados para todos los niveles. </li></ul><ul><li>Discutir con los responsables de cada proceso, lo que concierne a los objetivos a alcanzar, y a los procedimientos de consecución de esos objetivos. </li></ul><ul><li>Formular avisos de precaución sobre el desenvolvimiento de los aspectos claves, a través del comportamiento de sus indicadores y razones. </li></ul>FUNCIONES DEL EQUIPO DE CONTROL DE GESTION JOSE ALBERTO BURGOS
  13. 14. <ul><li>La medición precede al castigo </li></ul><ul><li>No hay tiempo para medir </li></ul><ul><li>Medir es difícil </li></ul><ul><li>Hay cosas imposibles de medir </li></ul><ul><li>Es más costoso medir que hacer </li></ul>PARADIGMAS ACERCA DE LA MEDICION JOSE ALBERTO BURGOS
  14. 15. <ul><li>Conocimiento de la organización </li></ul><ul><li>Información de soporte </li></ul><ul><li>Identificación de las necesidades de la organización </li></ul><ul><li>Claridad en conceptos como …. </li></ul>PAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES JOSE ALBERTO BURGOS
  15. 16. <ul><li>Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. </li></ul><ul><li>(ISO 9000 numeral 3.2.14) </li></ul>EFICACIA JOSE ALBERTO BURGOS
  16. 17. <ul><li>El valor de actualidad es el resultado obtenido al analizar la situación real de la empresa en este momento. </li></ul><ul><li>Se asocia al concepto de eficacia. </li></ul>VALORES DE ACTUALIDAD (Capacidad) JOSE ALBERTO BURGOS
  17. 18. <ul><li>Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. </li></ul><ul><li>(ISO 9000 numeral 3.2.15) </li></ul>EFICIENCIA JOSE ALBERTO BURGOS
  18. 19. <ul><li>Se asocia con el concepto de eficiencia y por lo tanto, con el de productividad. </li></ul><ul><li>Se orienta a la mejor situación posible, con los recursos disponibles. </li></ul>VALOR DE POTENCIALIDAD JOSE ALBERTO BURGOS
  19. 20. <ul><li>Relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto a objetivos y metas previstos e influencias esperadas. </li></ul>QUE ES UN INDICADOR? JOSE ALBERTO BURGOS
  20. 21. <ul><li>El resultado: </li></ul><ul><li>Puede ser un punto fijo o una zona </li></ul><ul><li>Puede ser estable o variable </li></ul>CARACTERISTICAS DE UN INDICADOR JOSE ALBERTO BURGOS LOS INDICADORES SON UN MEDIO Y NO UN FIN
  21. 22. <ul><li>Exactitud </li></ul><ul><li>Forma </li></ul><ul><li>Frecuencia </li></ul><ul><li>Extensión </li></ul><ul><li>Origen </li></ul><ul><li>Temporalidad </li></ul><ul><li>Relevancia </li></ul><ul><li>Integridad </li></ul><ul><li>Oportunidad </li></ul>ATRIBUTOS DE LA INFORMACION PARA LOS INDICADORES JOSE ALBERTO BURGOS
  22. 23. <ul><li>Puntuales </li></ul><ul><li>Acumulados </li></ul><ul><ul><li>De control </li></ul></ul><ul><ul><li>De alarma </li></ul></ul><ul><ul><li>De planeación </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>De eficacia </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>De eficiencia </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Temporales </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Permanentes </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Estratégicos </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Tácticos </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Operativos </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>… . </li></ul></ul></ul></ul></ul>TIPOS DE INDICADORES JOSE ALBERTO BURGOS
  23. 24. <ul><li>Los indicadores deben ser sencillos, objetivos y de fácil manejo. </li></ul>PRINCIPIOS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES JOSE ALBERTO BURGOS
  24. 25. <ul><li>Se requiere realizar entrevistas y encuestas que contribuyan a su adecuación a las necesidades de la organización. </li></ul><ul><li>Los indicadores deben estar ligados a la evaluación sistemática de resultados. </li></ul>PRINCIPIOS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES JOSE ALBERTO BURGOS
  25. 26. <ul><li>Estudios de ingeniería </li></ul><ul><li>El análisis del comportamiento global del sector en el que se desenvuelve la organización </li></ul><ul><li>El comportamiento de la economía </li></ul><ul><li>El análisis de variables socio – demográficas </li></ul><ul><li>… .. </li></ul>FUENTES PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES JOSE ALBERTO BURGOS
  26. 27. <ul><li>EFICACIA </li></ul><ul><li>Relacionados con aspectos externos (cliente). </li></ul><ul><li>Alcanzan o no alcanzan resultados </li></ul><ul><li>Maneja diferentes variables </li></ul>NATURALEZA DE LOS INDICADORES DE GESTION JOSE ALBERTO BURGOS Ventas realizadas por semana * 100 Visitas realizadas por semana
  27. 28. <ul><li>EFICIENCIA </li></ul><ul><li>Relacionados con aspectos internos </li></ul><ul><li>Son mejores o peores que algo (Relativos) </li></ul><ul><li>Dados en unidades producidas por recursos utilizados con respecto a lo esperado </li></ul><ul><li>Orientados al manejo de los parámetros de los procesos </li></ul><ul><li>Manejan la misma variable </li></ul>NATURALEZA DE LOS INDICADORES DE GESTION JOSE ALBERTO BURGOS Visitas realizadas por semana * 100 Visitas esperadas por semana
  28. 29. <ul><li>Nombre </li></ul><ul><li>Procedimiento de cálculo </li></ul><ul><li>Unidad </li></ul><ul><li>Sentido </li></ul><ul><li>Fuente de información </li></ul><ul><li>Frecuencia de la toma de datos </li></ul><ul><li>Valor de actualidad (capacidad) </li></ul><ul><li>Valor de potencialidad </li></ul><ul><li>Meta </li></ul><ul><li>Frecuencia de análisis </li></ul><ul><li>Responsable del análisis </li></ul><ul><li>… </li></ul>ELEMENTOS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES DE GESTION JOSE ALBERTO BURGOS
  29. 30. <ul><li>Nombre: DEVOLUCIONES </li></ul><ul><li>Procedimiento de cálculo: ((Productos suministrados – productos devueltos)/ productos suministrados) * 100 </li></ul><ul><li>Unidad: % </li></ul><ul><li>Sentido: creciente </li></ul><ul><li>Fuente de información: Registro de entregas y registro de devoluciones . </li></ul>INDICADOR DE EFICACIA
  30. 31. INDICADOR DE EFICACIA <ul><li>6. Frecuencia de la toma de datos: diaria </li></ul><ul><li>7. Valor de actualidad (capacidad): 80% </li></ul><ul><li>8. Valor de potencialidad: 95% </li></ul><ul><li>9. Meta: mínimo 90% </li></ul><ul><li>10. Frecuencia de análisis: mensual </li></ul><ul><li>11. Responsable del análisis: dueño del proceso de gestión comercial </li></ul>
  31. 32. <ul><li>Nombre: SATISFACCION DEL CLIENTE </li></ul><ul><li>Procedimiento de cálculo: Tabulación de la percepción del cliente sobre el servicio recibido </li></ul><ul><li>Unidad: Números </li></ul><ul><li>Sentido: Creciente </li></ul><ul><li>Fuente de información: Encuesta de entrega de servicios </li></ul>INDICADOR DE EFICACIA
  32. 33. INDICADOR DE EFICACIA <ul><li>6. Frecuencia de la toma de datos: entrega del servicio </li></ul><ul><li>7. Valor de actualidad (capacidad): 3 </li></ul><ul><li>Valor de potencialidad: 5 </li></ul><ul><li>Meta: mínimo 4 </li></ul><ul><li>Frecuencia de análisis: bimensual </li></ul><ul><li>Responsable del análisis: dueño del proceso de prestación servicio </li></ul>
  33. 34. INDICADORES DE GESTION
  34. 35. INDICADOR DE EFICIENCIA <ul><li>Nombre: COBERTURA DE MANTENIMIENTO </li></ul><ul><li>Procedimiento de cálculo: (Equipos a los que se les realizo mantenimiento preventivo / equipos programados para mantenimiento preventivo) * 100 </li></ul><ul><li>Unidad: % </li></ul><ul><li>Sentido: Creciente </li></ul><ul><li>Fuente de información: hoja de vida de equipos y programa de mantenimiento preventivo </li></ul><ul><li>Frecuencia de la toma de datos: semanal </li></ul>
  35. 36. INDICADOR DE EFICIENCIA <ul><li>7. Valor de actualidad (capacidad): 80% </li></ul><ul><li>Valor de potencialidad: 98% </li></ul><ul><li>Meta: 90% </li></ul><ul><li>Frecuencia de análisis: trimestral </li></ul><ul><li>Responsable del análisis: dueño del proceso de mantenimiento </li></ul>
  36. 37. INDICADOR DE EFICIENCIA <ul><li>Nombre: EFICIENCIA DEL MANEJO DE MANO DE OBRA </li></ul><ul><li>Procedimiento de cálculo: (unidades producidas por hora hombre / unidades programadas de producción por hora hombre) * 100 </li></ul><ul><li>Unidad: % </li></ul><ul><li>Sentido: Creciente </li></ul><ul><li>Fuente de información: programación de producción </li></ul><ul><li>Frecuencia de la toma de datos: diario </li></ul>
  37. 38. INDICADOR DE EFICIENCIA <ul><li>7. Valor de actualidad (capacidad): 85% </li></ul><ul><li>8. Valor de potencialidad: 98% </li></ul><ul><li>9. Meta: 89% </li></ul><ul><li>10. Frecuencia de análisis: semestral </li></ul><ul><li>11. Responsable del análisis: dueño del proceso de producción </li></ul>
  38. 39. <ul><li>DISEÑO DEL SISTEMA GLOBAL </li></ul><ul><li>Identificación de factores claves en el éxito de la empresa </li></ul><ul><li>Exámen de la estructura </li></ul><ul><li>Determinación de necesidades de información </li></ul><ul><li>Diseño del sistema </li></ul><ul><li>Diseño del método para el análisis </li></ul>ETAPAS DE LA IMPLEMENTACION DE CONTROL DE GESTION
  39. 40. ETAPAS DE LA IMPLEMENTACION DE CONTROL DE GESTION <ul><li>II. CREACION DE UN CLIMA FAVORABLE </li></ul><ul><li>(Obstáculos psicológicos, obstáculos técnicos) </li></ul><ul><li>Presentación a la empresa del sistema </li></ul><ul><li>Sesiones individuales </li></ul><ul><li>Reuniones de grupo </li></ul><ul><li>Preparación programas de implementación </li></ul><ul><li>Identificación grandes tareas </li></ul><ul><li>Planificación de necesidades </li></ul><ul><li>Determinación de niveles de tolerancia </li></ul>
  40. 41. ETAPAS DE LA IMPLEMENTACION DE CONTROL DE GESTION <ul><li>III. INTRODUCCION DEL SISTEMA </li></ul><ul><ul><li>Coordinar la instrucción en desarrollo de habilidades de gestión de los ejecutivos </li></ul></ul><ul><ul><li>Asegurar un nivel alto de presentación </li></ul></ul><ul><ul><li>Demostrar resultados a corto plazo </li></ul></ul><ul><ul><li>Analizar información </li></ul></ul><ul><ul><li>Proponer acciones de mejoramiento </li></ul></ul>
  41. 42. ANALISIS DE LOS INDICADORES DE GESTION CUADRO DE MANDO Factor clave de é xito Indicador Meta I II III IV Eficacia Observaciones                                                                        
  42. 43. <ul><li>Identificación de los factores claves </li></ul><ul><li>Determinación de los indicadores que se van a analizar </li></ul><ul><li>Estructuración de los indicadores </li></ul><ul><li>Análisis comparativo entre los resultados y los estándares establecidos </li></ul>PASOS PARA LA CONSTRUCCION DE CUADROS DE MANDO JOSE ALBERTO BURGOS
  43. 44. <ul><li>Se elaboran periodicamente y facilitan la evaluación en el corto plazo </li></ul><ul><li>Presentan un panorama global del sistema de control de gestión </li></ul>CARACTERISTICAS DEL CUADRO DE MANDO JOSE ALBERTO BURGOS
  44. 45. <ul><li>Estructura organizacional bien definida con responsabilidades predeterminadas </li></ul><ul><li>Flujo permanente, sistemático y objetivo de la información </li></ul><ul><li>Convergencia de objetivos, coherencia de políticas, y unidad de criterio respecto a los factores claves de desarrollo </li></ul>PRINCIPIOS PARA EL USO DE LOS CUADROS DE MANDO JOSE ALBERTO BURGOS
  45. 46. CUADRO DE MANDO JOSE ALBERTO BURGOS Factor clave de é xito Indicador Meta I II III IV Eficacia Gr á fico Observaciones                                                                                                    
  46. 47. ACCIONES DE MEJORAMIENTO JOSE ALBERTO BURGOS
  47. 48. <ul><li>Aspectos a mejorar </li></ul><ul><li>Determinación de los resultados a esperar en el indicador </li></ul><ul><li>Fecha límite para obtener resultados </li></ul><ul><li>Actividades a desarrollar </li></ul><ul><li>Recursos necesarios </li></ul><ul><li>Costo de los recursos </li></ul><ul><li>Plazo para reunir todos los recursos necesarios </li></ul><ul><li>… </li></ul>ELEMENTOS DEL PLAN DE MEJORA (plan de acción) JOSE ALBERTO BURGOS
  48. 49. <ul><li>Motivación para alcanzar metas </li></ul><ul><li>Estimulación y promoción del trabajo en equipo </li></ul><ul><li>Desarrollo y crecimiento del personal y los equipos de trabajo </li></ul><ul><li>Innovación y enriquecimiento del trabajo diario </li></ul><ul><li>Impulsan eficacia, eficiencia y productividad </li></ul><ul><li>Suministran información para gestionar el negocio </li></ul><ul><li>Identifican oportunidades de mejoramiento </li></ul><ul><li>Identifican fortalezas </li></ul><ul><li>Permiten priorizar actividades basándose en información </li></ul><ul><li>Reorientar políticas y estratégias con respecto a la gestión </li></ul>VENTAJAS DEL ESQUEMA DE CONTROL DE GESTION JOSE ALBERTO BURGOS
  49. 50. TALLERES INDICADORES DE GESTION JOSE ALBERTO BURGOS
  50. 51. <ul><li>Identifiquen los factores claves de éxito de uno de los procesos de su empresa. Con el fin de facilitar el proceso, coloquese en el papel del cliente, ya sea interno o esterno. </li></ul><ul><li>Qué esperaría usted del proceso? </li></ul>TALLER Nº 1 JOSE ALBERTO BURGOS
  51. 52. <ul><li>2. Escriba a continuación un listado de los factores que usted le evaluaría a este proceso. (Factores claves de éxito) </li></ul>TALLER Nº 1 JOSE ALBERTO BURGOS
  52. 53. <ul><li>EJERCICIO SOBRE EVALUACION DE INDICADORES </li></ul><ul><li>Cómo calificaría usted, los indicadores con los que cuenta actualmente su organización? De dónde provienen los indicadores que utilizan actualmente? </li></ul><ul><li>Cuales de éstos indicadores deberían integrarse a su proceso de indicadores de gestión? </li></ul><ul><li>Qué metodología seguiría para desarrollar nuevos indicadores y por qué? </li></ul>TALLER Nº 2 JOSE ALBERTO BURGOS
  53. 54. <ul><li>Cómo podría usted transformar los factores críticos de éxito, identificados en el Taller Nº 1 en indicadores? </li></ul><ul><li>Piense en términos de Eficacia y Eficiencia </li></ul><ul><li>Diseñe indicadores que midan cada uno de estos conceptos, para su proceso, tomando en cuenta los elementos para el diseño de indicadores de gestión. </li></ul>TALLER Nº 3 JOSE ALBERTO BURGOS
  54. 55. TALLER Nº 3 JOSE ALBERTO BURGOS Factor clave de é xito Indicador (nombre) Procedimiento de c á lculo Unidad Sentido Fuente de informaci ó n Frecuencia de toma de datos Valor de actualidad Valor de potencialidad Meta Frecuencia de an á lisis Responsable del an á lisis                                                                                                                        
  55. 56. <ul><li>Ahora teniendo en cuenta los indicadores establecidos, construya el Cuadro de Mando para los factores claves de éxito que quiere medir en su proceso. </li></ul>TALLER Nº 4 JOSE ALBERTO BURGOS
  56. 57. CUADRO DE MANDO JOSE ALBERTO BURGOS Factor clave de é xito Indicador Meta I II III IV Eficacia Grafico                                                                        
  57. 58. <ul><li>Con base en los resultados del Cuadro de Mando, diseñe un Plan de Acción para los indicadores que no están teniendo el desempeño esperado. </li></ul>TALLER Nº 5 JOSE ALBERTO BURGOS
  58. 59. TALLER Nº 5 JOSE ALBERTO BURGOS Indicador Aspecto a mejorar Resultado esperado (indicador) Plazo para obtener resultados Actividades a desarrollar Recursos Costo de los recursos              

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