Pour pouvoir bénéficier pleinement des nombreuses fonctionnalités proposées par l'outil collaboratif «SharePoint », la mise en place d'une véritable gouvernance autour de ce service est primordiale. Plusieurs facteurs sont à prendre en considération : - Le nombre d'équipes pouvant intervenir ; -         Les différentes technologies utilisées par SharePoint ; -         Les outils à dispositions (SharePoint, Designer, Visual Studio, ….) ; -         Les permissions des utilisateurs ; -         Les problématiques d'archivage des sites ; A la fin de cette session, les participants seront capables d'aborder sereinement : ·         La mise en place d'une gouvernance efficace autour du service collaboratif « SharePoint », prenant en compte votre contexte, les services requis, les processus de gestion associés, les clients… ·         La définition des rôles et responsabilités autour du service, vous aider à évaluer le niveau de connaissances attendu pour personnaliser et administrer SharePoint ; ·         L'identification et planification des tâches d'exploitation à réaliser par les équipes, leur récurrence, la documentation associée ·         La mise en place  : o   D'un catalogue de services : demandes de services o   Du processus de gestion du cycle de vie des sites SharePoint o   Du processus de gestion des utilisateurs Objectifs de la session: Vous étudiez une future solution de Knowledge Management ? Vous voulez lancer une nouvelle offre de collaboration ? Se pose alors la question de l’adoption et de la gouvernance autour de ces nouvelles solutions. Que vous soyez dans le Cloud ou On Premise, qu’on parle d’Office 365 ou de Sharepoint 2013, vous êtes au bon endroit ! En sortant de cette session, quel que soit la plateforme retenue ,vous serez capable d'aborder sereinement, : • Les aspects de gouvernance: le catalogue de services, les Rôles et responsabilités, la gestion de la connaissance (compétence, exploitation)… • Les aspects fonctionnels: Cycle de vie des documents, sites, droits, Personnalisation • Tout en découvrant de nombreux retours d’expérience et des illustrations, sur chacune de ces thématiques

1. Organiser la Gouvernance autour
du service collaboratif SharePoint
pour une meilleure expérience
client ! (SOC206)
Patricia Charrais-Bouvier, Consultant ITIL
Rhanima, Application Development Manager
Boris Muller, Consultant Technique SharePoint
Microsoft
Design
servicesfr@microsoft.com

2. Design
Boris Muller
Consultant Sharepoint
Rhanima Adegbindi
Expert Développement
Sharepoint
Patricia Charrais-Bouvier
Consultante ITIL
Vos interlocuteurs Microsoft

3. Design
Objectifs de la session:
Vous étudiez une future solution de Knowledge Management ? Vous voulez lancer une nouvelle offre de
collaboration ? Se pose alors la question de l’adoption et de la gouvernance autour de ces nouvelles
solutions.
Que vous soyez dans le Cloud ou On Premise, qu’on parle d’Office 365 ou de Sharepoint 2013, vous êtes au
bon endroit !
En sortant de cette session, quel que soit la plateforme retenue ,vous serez capable d'aborder sereinement, :
 Les aspects de gouvernance: le catalogue de services, les Rôles et responsabilités, la gestion de la
connaissance (compétence, exploitation)…
 Les aspects fonctionnels: Cycle de vie des documents, sites, droits, Personnalisation
 Tout en découvrant de nombreux retours d’expérience et des illustrations, sur chacune de ces
thématiques
Produits concernés :
SharePoint 2013

4. Design
Les enjeux liés à SharePoint
Assurer une
gestion du cycle
de vie des sites et
des documents
Cadrer l’usage de
SP pour assurer
sa maintenabilité
/ évolutivité
Tirer partie de
toute la valeur de
SharePoint
Passer à une
approche
mutualisée
Diminuer les
délais et coûts de
personnalisation
Maitriser les
coûts d’infra et
d’exploitation
Adapter la
conduite du
changement au
service offert

5. Agenda
Approche
« Solution »
Design

6. Design
« Définir les règles et procédures
établies entre les groupes
d’individus »
Gouvernance SharePoint et Domaines
fonctionnels

7. Design
Communautés
Recherche
Sites
Composites
ContenuVision360
Les domaines fonctionnels de
SharePoint

8. Design
Gouvernance SharePoint
Conduite du Changement
Architecture de l’information
(type de contenu, liste&biblio, flux de travail)
Pilotage
•Gestion des demandes
•Rôles & Responsabilités
•Plan de communication
•Charte Utilisateur
•Services de personnalisation
Catalogue de Services
•Création d’espaces
•Modèles de composants
•Droits d’accès
•Besoins spécifiques
•Analyse d’usage
Infrastructure
&
Exploitation
Développement
&
Paramétrage

9. Agenda
Approche
« Solution »
Design

10. Design
Retours d’expérience: quelques sujets
Approche
graduelle -
Personnalisation
Gestion de la
connaissance:
Formation
Taxonomie
Cycle de vie
documents et
sites
Rôles et
responsabilités
Catalogue de
services
Gestion des
droits
Gestion de la
connaissance:
Guide
Exploitation
Coûts et Délais
de réalisation
GouvernanceFonctionnel

11. Retours d’expérience: Gouvernance
Design
« Je souhaite valoriser mon nouveau service de gestion
documentaire/collaboration vis-à-vis de mes clients.
Comment faire ? »
« Quels sont les dépendances sur ce service ? »
► Cartographie du service
► Catalogue de services

12. Carte de Services
Design
Collaboration
Quels composants matériels requis
(serveurs, DC…) ?
Quels composants logiciels (Produits
MS, autres) ?
Quels services impactés (applications
critiques, services dépendants…) ?
Quels clients directs / indirects du
service ?
Quels Processus requis? Quels niveau
d’engagement ?
Quels composants services requis ?
Quels éléments de configuration
requis ?

13. Types de Services
Design
 Portail central permanent
 Recherche d’Enterprise
 Navigation d’Entreprise
Portails de
division
Groupes et
équipes
Projets et espaces de
travail
Sites personnels
 Niveau Entreprise
 Taxonomie métier/
 Divisions
 Niveau
 utilisateur
 Niveau équipe
 Libre service
 Modèles de base
 avec gestion du
 cycle de vie
 Portails de division permanen
 Supervision des processus
 Métier, Annonces de la Division
 Reporting et tableaux de bord
 Semi Structuré
 Groupes & équipes,
 projets,
 espaces de travail
 Blogs, bios,
 Réseaux sociaux
Portail
Central

14. Catalogue de service SharePoint - MSIT
Design
My Site
http://my
Social networking
Collaborating with
1-3 team members.
5GB
99.9% Available
Limited
Extranet Sites
http://sharepoint.partne
rs.extranet.microsoft.co
m
Collaborating with
partner companies
Business Critical
information
5GB
99.9% Available
Limited
MSIT Hosted SharePoint
Dogfood
http://team
Feature education
and Proof of
Concept. Non-
business critical
information
SharePoint
publishing sites
available for sites
targeting audience
scope for < 30% of
company
5GB
99.9% Available
SharePoint Designer
Utility SharePoint
http://sharepoint
Business Critical
information
SharePoint
publishing sites
available for sites
targeting audience
scope for < 30% of
company
Idea for light weight
publishing sites.
5-10 GB
99.9% Available
SharePoint Designer
Portals
Ideal for publishing
site for Audience
scope of 30% of
company or greater
10 GB +
99.9% Available
Custom
development and
custom platform
solutions available

15. Retours d’expérience: Gouvernance
Design
« Je souhaite préparer efficacement mes équipes à la mise en
œuvre de ce nouveau service autour de la plateforme
SharePoint. Quel modèle d’équipe ? »:
► Définir un modèle de gouvernance
efficace intégré à mon écosystème

16. Des acteurs qui travaillent ensemble
Design
• Gestion de la plateforme
• Analyse d’impact
• Développements &
Paramétrage
• Infrastructure &
Exploitation
• Nouveaux composants
• Relations avec les
Utilisateurs et le
Helpdesk
• Implémentation du
catalogue de services
• Animation de la
Communauté
Sharepoint
• Relation avec les Métiers
• Analyse fonctionnelle des
processus métier
• Architecture de l’information
• Définition du catalogue de
service
• Pilotage du service
• Arbitrage des demandes
• Plan de communication
MOA AMOA
MOE
Centre
de
Services
Métiers

17. Des acteurs qui travaillent ensemble
Design
Expertise SharePoint (MOE) Besoins Utilisateurs

18. Retours d’expérience: Gouvernance
Design
« Je souhaite m’ assurer que mes équipes sauront exploiter
la plateforme de collaboration au quotidien (SharePoint,
SQL, Visual Studio…) »:
► Développer un guide d’exploitation et
alimenter la base de connaissance des équipes.

19. Exemples de taches à exécuter
SharePoint
Design
Gestion des rapports d'utilisation liés aux journaux des requêtes de recherche
Configuration des scopes de recherche au niveau de la collection de sites
Restauration d'une Application de Services
Gestion des types de fichiers bloqués
Mise à jour du mot de passe d'un compte géré
Changement des informations de quota d'un site pour une collection de sites
Configuration de la visibilité sur les résultats de la recherche (sites, listes, répertoires)

20. Retours d’expérience: Gouvernance
Design
« Comment développer mes équipes et assurer le niveau
d’expertise requis ? »
► Grille d’évaluation des compétences,
plan de formation adapté

21. Matrice de compétence SharePoint
Design

22. Design
Retours d’expérience: quelques sujets
Approche
graduelle -
Personnalisation
Gestion de la
connaissance:
Formation
Taxonomie
Cycle de vie
documents et
sites
Rôles et
responsabilités
Catalogue de
services
Gestion des
droits
Gestion de la
connaissance:
Guide
Exploitation
Coûts et Délais
de réalisation
GouvernanceFonctionnel

23. Retours d’expérience: Fonctionnels
Design
« Je souhaite mieux gérer et du coup contrôler la
prolifération des données suite au déploiement de notre
nouvelle plateforme. Comment faire ?»
► Formaliser les processus de gestion de
site et de gestion documentaire

24. Cycle de vie des documents
Design
Collaboration
Collaboration
Collaboration
Classification
Archive

25. Cycle de vie d’un site
Design

26. Retours d’expérience: Fonctionnels
Design
« J’ai créé un dictionnaire d’entreprise. Il est mal utilisé
par mes utilisateurs et du coup il est envahi de mots
inutiles.. Comment mieux utiliser les fonctionnalités de
recherche ? »:
► Définir des règles de taxonomie

27. Gestion de la Taxonomie
Design

28. Gestion de la Taxonomie
Design
Besoins
•Audiences
•Contenu
•Technologies
Construction
•Rôles et responsabilités
•Procédure d’archivage
•Tests d’utilisations
Maintenance •Processus de gestion
•Prévoir ressources suffisantes
Formation
•Plan de formation
•Guide
Evaluation
•Outils retours utilisateurs
•Analyse statistiques utilisateurs
Une taxonomie = un
dictionnaire d’entreprise

29. Retours d’expérience: Fonctionnels
Design
« J’ai un nouveau collaborateur dans mon service. Je
n’arrive pas à lui donner exactement les mêmes droits que
ses collègues!. J’aurai besoin d’un espace où sont
regroupés l’ensemble des droits d’un utilisateur et
pouvoir gérer ces droits »:
► Définir une gestion des droits

30. Niveaux de
permissions
Standards / Personnalisés
Gestion des droits des utilisateurs
Design
Groupes Active
Directory
Groupes
SharePoint
Listes
• Add Items
• Edit Items
• Delete Items
• View Items
• …
Actions
• Manage
Personal Views
• Add/Remove
Personal Web
Parts
• Update
Personal Web
Parts
Sites
•Create Subsites
•Add and
Customize Pages
•Apply Style
Sheets
•Create Groups
•…
Utilisateurs
Permissions
Utilisateurs
12 3 18
Listes
Sites

31. Retours d’expérience: Fonctionnels
Design
« Certains usages SharePoint (développement, BI)
entrainent des risques d’instabilité ou de performance
pour mon infrastructure ». Comment permettre de
multiples usages tout en sécurisant la plateforme ?”
► Mutualiser vos plateformes

32. Approche graduelle du service
Design
STANDARD
• Besoins standard (collaboration,
publication, my sites)
• SLA prédéfinie
• Sur étagère donc rapide
• Personnalisation simple
• Géré centralement
• Peu couteux
PREMIUM
• Fonctionnalités avancé (BI,
Projet)
• Prédéfini en partie
• Nécessite une revue des
besoins et un projet : délai
plus long
• Personnalisation plus
importante (wsp de ferme)
• Processus de qualification
(tests)
• Géré centralement
DEDIE
• Pour des besoins spécifiques
(sécurité, performance,
stabilité)
• Gros projet avec budget de
licence/maintenance particulier
• Hautement personnalisable
• Gestion de la plateforme
centralisée ou non
• Très couteux
$ $$ $$$

33. Retours d’expérience: Fonctionnels
Design
« A chaque fois que je fais une demande à mon équipe de
développement ça me coûte un bras et j’ai un délai de 6
mois.». Est-ce qu’on peut vraiment personnaliser
SharePoint facilement et si oui comment? »
► Contrôler les coûts et délais de
personnalisation

34. Diminuer les coûts et les délais de
réalisation
Demande de
changement
UI
Design
Développement
Réalisation Livraison
QUALIF/P-PROD/PROD
Mise en
production
Admin fonctionnel
Designer/Dev
Développeur
PROTO/PROD
PROD
Solution Sandbox
Solution de ferme
Semaines
Jours
Mois
Design

35. Agenda
Design
Approche
« Solution »

36. Jump Start : Gouvernance
Design
Ateliers de gouvernance et Fonctionnels
Document de gouvernance SharePoint

37. Solution technique
Une démarche intégrée «Services »
Consultants et
partenaires
Techniques
Experts
Techniques,
Développement et
Support
Consultants et
partenaires ITIL
Spécifications
détaillées
Implémentation
Tests
d’intégration
Recette
Catalogue de Service, organisation et
Processus de pilotage
Maintient en Condition opérationnel:
Pilotage, Expertise, support, formation
Directeur
Projet
Pilotage du projet
Processus
d’exploitation, RACI
Gestion du cycle de
vie
Revue de
supportabilité
Garantie
Maintien et optimisation de
l’offre et des processus
Centre de Services
Revue de
maturité
Revue de
sécurité
CADRAGE CONCEPTION TEST DEPLOIMENT MCOVISION
Architecte
d’entreprise
Stratégie et Suivi du plan de transformation
Revue de code applications
Formation et expertise
Spécifications
Plan de Gestion
de services
Spécifications
Expertise

38. Design
Liens utiles
 La page ITIL Microsoft
 Le site Microsoft Services
 Le site de l’itSMF France
Contactez-nous :
servicesfr@microsoft.com

39. Donnez votre avis !
Depuis votre smartphone, sur :
http://notes.mstechdays.fr
De nombreux lots à gagner toutes les heures !!!
Claviers, souris et jeux Microsoft…
Merci de nous aider à améliorer les TechDays
http://notes.mstechdays.fr

40. Venez nombreux à la Conf’SharePoint !
www.confsharepoint.com

41. 4 ouvrages écrits par 13 Microsoftees
http://www.editions-eyrolles.com/livres/Windows-8-pour-les-professionnels

42. Formez-vous en ligne
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Les accélérateurs
Windows Azure, Windows Phone,
Windows 8
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La Dev’Team sur MSDN
http://aka.ms/devteam
L’IT Team sur TechNet
http://aka.ms/itteam