1. Tapiola-ryhmän toimitilamuutoksessa henkilöstö sai
ergonomiset työpisteet ja ravintolan merinäköalalla
Tapiola-ryhmän toimitilauudistuksen myötä noin 2 000 työntekijää siirtyi seitsemästä eri
toimipisteestä kahteen kiinteistöön avotiloihin. Keväällä 2010 käyttöön otetussa uudessa
kiinteistössä on tilaa 70 000 m2 ja työpisteitä 1350 kpl ja vanhassa, saneeratussa
pääkonttorissa, mikä valmistui keväällä 2012, tilaa on 32 000 m2 ja työpisteitä noin 900.
Samalla kun koppikonttorit unohdettiin, työskentelyn avuksi otettiin uusi
kommunikaatioteknologia sekä vuorovaikutus- ja palaverikäytännöt. Näitä edistettiin
projektiryhmissä, jotka organisoivat muun muassa käyttäjähaastatteluja ja suunnitelmien
muutoksia käyttäjien toiveiden mukaisesti. Lisäksi uusiin tiloihin pystyi tutustumaan
etukäteen ”toimistokonfiguraattorilla” kulkemalla 3D maailmaan luodussa toimistossa.
Kaiken suunnittelun tuloksena syntyivät standardoidut työpisteet ja henkilöstöravintola
merinäköalalla.
Useat projektiryhmät ja toimijatahot muutosta edistämässä
Tapiola-ryhmän tilojen suunnittelun ja rakentamisen ennakkovalmisteluun kiinnitettiin tarkkaa
huomiota ja suuria yllätyksiä kokonaisuuden osalta ei tullut. Projektia valmistelemaan perustettiin
useita työryhmiä ja alihankkijoitakin esimerkiksi kalusteiden osalta oli yli 20 kappaletta. Vanhat
kalustettiin kierrätettiin yhteistyökumppani Martelan kautta.
Yhtiön oma tilapalvelutiimi toimi asiantuntijana muutoksen edistämisessä, ja sen tavoitteena oli
tuottaa tilatehokkaita ratkaisuja sekä tilojen käyttöasteen parantamista koko yhtiöryhmälle ja
tuleville 19 alueyhtiölle. Tilapalvelutiimin lisäksi muutoshankkeelle perustettiin myös
toiminnallinen projektiryhmä, jossa käyttäjät olivat vahvasti edustettuina sekä
sijoittautumistyöryhmä tilankäytön suunnittelun ylimmäksi päättäväksi elimeksi. Kokonaisuuden
rakentumista edisti lisäksi tilojen käyttöönottoprojekti siihen asti kunnes kaikki 2000 henkeä
löysivät uudet työpisteensä. Näillä eri ryhmillä varmistettiin työympäristömuutoksen strategisen
tavoitteen säilymisen prosessissa, mutta myös organisaation hiljaisen tiedon valjastaminen
kehitysprojektiin mukaan.
Avarat aulatilat houkuttelevat kohtaamisiin. Vanhan toimitilan portaikossa on valtava ryijy tilaa
pehmentämässä.

2. Työympäristön muutoksessa HR vahvasti mukana
Uuteen kiinteistöön sekä vanhaan saneerattuun pääkonttoriin suunniteltiin ja rakennettiin
samantyyppiset työympäristöratkaisut ja tilakonseptit. Työpisteille luotiin ergonomian huomioiva
standardi avotilaan sähköllä säädettävillä pöydillä, kaapeilla ja hyllyillä. Vaikka työpisteitä on
runsaasti, standardisoitujen työpisteiden johdosta esimerkiksi kalustetoimittaja Martelalta tilattiin
vain noin kymmentä eri tuotetta. Tilaa yhtä työntekijää kohden varattiin 15 m2/hlö, mutta toteutunut
tilatehokkuus on käytännössä 15-20 m2 henkilöä kohden. Työpistesijoittelu avokonttoritiloissa on
tehty hieman eri tavalla toiminnosta riippuen sekä tiimien tarpeet otettu suunnittelussa huomioon.
Tästä tilatehokkuudesta muodostaa poikkeuksen nimeämättömät työpisteet, joissa tilaa on
työntekijää kohden varattu < 15 m2/hlö.
Avotilan lisäksi yksi hiljainen huone kohden 10 työntekijää, projektihuoneita tiimeille sekä yhteisiä
neuvotteluhuoneita. Avotiloissa työskentelyyn laadittiin omat ohjeet sekä opastus Oppinetti-kurssin
kautta. Oppinetti-kurssin suorittamalla jokainen työntekijä osaa käyttää tiloja oikein! Yhteiset
käyttäytymissäännöt turvaavat työrauhan avotilassa, esimerkiksi puhelinkeskustelut käydään
kuulokkeiden avulla ja kännykkäpuhelut hoidetaan hiljaisissa huoneissa.
Energiatehokkuudesta muistutetaan kampanjoilla ja Tapiola-ryhmä on myös saanut WWF:n Green
Office-sertifikaatin. Lisäksi Kiinteistö-Tapiola allekirjoitti helmikuussa 2011 kiinteistöalan
kansallisen toimitiloja koskevan energiatehokkuussopimuksen. Kiinteistö-Tapiolan tavoitteena on
vähentää energiankulutusta yhteensä kuusi prosenttia vuosien 2010–2016 aikana, kun vertailuvuosi
on 2010. Tapiolan omistamien toimisto- ja liikekiinteistöjen sähkön kulutus vuonna 2011 aleni 3
prosenttia, lämmön kulutus 4 prosenttia ja veden kulutus 2 prosenttia edelliseen vuoteen verrattuna.
Vuoden 2012 alusta lähtien Tapiolan toimistoilla käytetään vesivoimalla tuotettua sähköä. Lisäksi
paperijätteen määrää on tietoisesti vähennetty ja hiilidioksidipäästöjä seurataan jatkuvasti WWF:n
laskurin avulla. Energialuokitukset ovat uudessa kiinteistössä, PK2:ssa C ja vanhassa saneeratussa
pääkonttorissa PK1:ssä E.
Lisäksi Tapiola-ryhmän HR yksikkö oli vahvasti sitoutunut muutoksen edistämiseen: kokonaisuus
toteutettiin HR:n alaisuudessa, sillä Tapiola-ryhmässä toimitilaryhmä on HR:n alainen osasto. Myös
ylin johto näytti esimerkkiä uusien tilojen käytöstä ja sijoittautui avotilan työpisteisiin. Tämä on
vaatinut johdolta, mutta myös muulta henkilöstöltä uudenlaista asennetta. Oppiminen on kuitenkin
ollut nopeaa, vaikka muutos on ollut kaikille todella radikaali.
Ravintolan tuoliryhmät ovat suosittuja Ekskursiolla oli mukana noin 60 Tulevaisuuden
kokoontumispaikkoja. työympäristö-verkoston jäsentä.
2

3. Peittoäänijärjestelmä tukemassa avotilassa työskentelyä
Audico Systems, joka on toimittanut äänijärjestelmiä myös Karibian risteilyaluksille sekä
Eduskuntaan, toimitti AV-järjestelmät ja peittoäänijärjestelmän pilottitilan myös Tapiolan uuteen
toimitaloon. Peittoäänijärjestelmän tavoitteena on parantaa työntekijän akustista yksityisyyttä sekä
pienentää puheäänen haittoja. Tämä asettaa omat vaatimuksensa peittoäänelle, sillä se ei saa olla
vaihtelevaa eikä myöskään ääntä, mikä vetää tarkkaavaisuutta puoleensa. Peittoäänen tuleekin olla
oikealla tavalla säädeltyä, esimerkiksi musiikki ei käy peittoääneksi, koska ihmisten musiikkimaku
vaihtelee suuresti. Peittoäänestä ei myöskään saa tunnistaa toistoa, jolloin esimerkiksi linnunlaulu ei
ole sopivaa peittoääntä.
Peittoäänellä tuotetaan pilottitilassa kohinaa tilaa, äänen spektri muistuttaa ilmanvaihdon huminaa,
mutta sillä erolla, että peittoääntä voidaan hallita tilan joka kohdassa. Kun toimitilassa on oikein
luotu akustiikka, puheäänen häiritsevyys jää alle 5 metrin, kun taas huonosti akustisoidussa tilassa
puhe kuuluu jopa yli 20 metrin päähän. Peittoäänellä ei ole siis tarkoitus poistaa äänen kuuluvuutta
kokonaan vaan poistaa sen häiritsevyyttä.
Myös äänievakuointi on tekijä, mikä on nousemassa merkittäväksi tekijäksi paloilmoitin
järjestelmän sijaan. Äänievakuoinnilla tarkoitetaan ihmisten ohjaamista hätätilanteessa tehokkaasti
sertifioidulla äänievakuoinnilla, jolla voi olla myös muita käyttötarkoituksia.
Henkilöstöravintola sijoitettiin parhaalle paikalle merinäköalalla
Tapiola-ryhmässä aulatilat valjastettiin kohtaamispaikoiksi, ja uudessa toimitalossa onkin atrium-
tyyppinen aula satunnaisia kohtaamisia varten. Myös neuvottelutilat on molemmissa kiinteistöissä
sijoitettu keskeisille paikoille. Asiakasneuvottelutilojen lisäksi kiinteistöissä on kabinetit, joissa voi
ruokailla, sekä ”nivelneukkarit” eri yksiköiden yhteiskäytössä. Lisäksi kiinteistöistä löytyvät uusi ja
vanha auditorio hieman eri profiililla erilaista käyttöä varten. Työntekijöille työhyvinvointia
lisäämässä on oma kuntosali, uima-allas ja saunatilat pukuhuoneineen. Näillä kaikilla fasiliteeteilla
pyritään kannustamaan liikuntaan ja etenkin työmatkapyöräilyyn.
Henkilöstöravintolat sijaitsevat helposti saavutettavissa molemmissa kiinteistöissä, mutta uudessa
talossa bonuksena on upea merinäköala sekä kesäterassi rannan puolella.
Henkilöstö on myös myöhään auki oleva kahvila Avotoimistojen yhteyteen on myös sijoitettu rennompia
välipalan hakemista varten. kohtaamispaikkoja.
3

4. Mitä tehtäisiin toisin nyt?
Kokemus on osoittanut, että Tapiola-ryhmän uudet tilat ovat lisänneet vuorovaikutusta, ja
käyttöönotetut kommunikaatiovälineet ovat tukeneet avotiloissa työskentelyä ja uudistaneet
palaverikäytäntöjä. Tilat ovat valoisia ja viihtyisiä, mutta häiriöitä ei ole kuitenkaan voitu täysin
sulkea pois. Kohtaamispaikkojen hyödyntäminen ei myöskään ole vielä tehokasta, se vaatii edelleen
opettelua, sillä nykytilanteessa neuvotteluhuoneita varataan kahdenkeskeisiinkin palavereihin.
Jatkossa tavoitteena on kannustaa yhä enemmän nimeämättömien työpisteiden käyttöön sekä luoda
lisää joustavia ryhmätyötiloja. Lisäksi avotiloja pyritään vyöhykkeistämään nykyistä
tehokkaammin.
Työ Tapiola-ryhmässä on muotoutunut kuitenkin siten, että jokaisella työntekijällä on selkeät
vastuualueet, joita toteutetaan päivittäisessä työssä. Lähijohtamista helpottavat uudet
kommunikointivälineet sekä av-laitteet. Saman osaston ihmiset voivat työskennellä eri puolilla
Suomea, ja pitää yhteisiä palavereita helposti vaikka fyysisesti ollaankin kaukana toisistaan. Tämä
on myös lisännyt etätyötä. Uudessa avotilassa on todettu avoimuuden kasvaneen.
Työympäristömuutos on aina silti syvällisempi kuin toimitilamuutos. Työympäristö muuttuu
työtehtävien muutosten myötä, ja tätä muutosta Tapiola-ryhmän uudet toimitilat tukevat.
Työtiloista on avarat näkymät Aulan veistoksellinen portaikko Korkea tila tuo avaruutta ja valoa
aulatilaan. houkuttelee liikkumaan. työtiloihin.
Kuvat ja teksti Maarit Vuorela
4