2. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 2
Objetivos
Apresentar os processos, ferramentas
e técnicas utilizadas para gerenciar o
escopoescopo de um projeto
3. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 3
Ao final desta aula você será
capaz de...
Organizar e estruturar todo o trabalho
necessário para a realização do projeto
Diferenciar escopo do projeto de escopo do
produto
Formalizar a autoridade do gerente de
projetos
Controlar as mudanças no escopo do projeto
Formalizar a aceitação dos resultados
4. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 4
Escopo do Projeto x Escopo
do Produto
Escopo do Produto são características e
funcionalidades que caracterizam o
produto ou serviço
Escopo do Produto são características e
funcionalidades que caracterizam o
produto ou serviço
Escopo do Projeto é todo o trabalho que
terá que ser realizado para produzir o
produto ou serviço
Escopo do Projeto é todo o trabalho que
terá que ser realizado para produzir o
produto ou serviço
5. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 5
O que é Gerência de Escopo
do Projeto?
Garantir que o projeto realize todo e
somente o trabalho necessário
para o seu sucesso
Garantir que o projeto realize todo e
somente o trabalho necessário
para o seu sucesso
6. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 6
Características
Define e controla o que será incluído ou não
no projeto
Inclui somente os artefatos para gerenciar o
escopo do projeto e não do produto
Verificação constante para ter certeza que
todo o trabalho necessário está sendo
realizado
Impedir a realização de trabalho extra que
não faça parte do projeto (gold platinggold plating)
7. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 7
Processos da Gerência do
Escopo
Iniciação
Planejamento
de Escopo
Definição de
EscopoVerificação de
Escopo
Controle de
Modificação de
Escopo
9. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 9
Controle do escopo :: Entradas
Declaração do escopo do projeto
Define, em conjunto com a EAP e o dicionário da EAP
associados a ela, a linha de base do escopo do projeto e o
escopo do produto.
Estrutura analítica do projeto
O principal documento gerado pelo processo Criar EAP, a
própria EAP.
Dicionário da EAP
Documento complementar da EAP contendo o conteúdo
detalhado dos componentes contidos em uma EAP
Plano de gerenciamento do escopo do projeto
Fornece orientação sobre como o escopo do projeto será
definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado
pela equipe de gerenciamento de projetos
10. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 10
Controle do escopo :: Entradas
Relatórios de desempenho
Fornecem informações sobre o desempenho do trabalho do
projeto, como as entregas provisórias que foram
terminadas;
Solicitações de mudança aprovadas
Qualquer modificação feita na linha de base do escopo do
projeto acordada;
Informações sobre o desempenho do trabalho
Informações sobre o andamento das atividades do projeto
que estão sendo executadas para realizar o trabalho do
projeto.
11. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 11
Controle do escopo ::
Ferramentas e Técnicas
Sistema de controle de mudanças
Define os procedimentos para efetuar mudanças
no escopo do projeto e no escopo do produto.
inclui a documentação, os sistemas de
acompanhamento e os níveis de aprovação
necessários para autorizar mudanças
Quando o projeto é gerenciado sob um contrato, o
sistema de controle de mudanças também fica de
acordo com todas as cláusulas contratuais
relevantes
12. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 12
Controle do escopo ::
Ferramentas e Técnicas
Análise da variação
Determinar a causa da variação em
relação à linha de base do escopo e
decidir se são necessárias ações
corretivas
As medições de desempenho do projeto
são usadas para avaliar a extensão da
variação.
13. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 13
Controle do escopo ::
Ferramentas e Técnicas
Replanejamento
Solicitações de mudança aprovadas que afetam o escopo
do projeto podem exigir modificações na EAP e no
dicionário da EAP, na declaração do escopo do projeto e no
plano de gerenciamento do escopo do projeto.
Sistema de gerenciamento de configuração
Garante que as mudanças solicitadas no escopo do projeto
e no escopo do produto serão cuidadosamente
consideradas e documentadas, antes de serem
processadas pelo processo Controle integrado de
mudanças.
14. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 14
Controle do escopo :: Saídas
Declaração do escopo do projeto (atualizações)
Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o
escopo do projeto, então a declaração do escopo do projeto
será revisada e refeita.
Estrutura analítica do projeto (atualizações)
Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o
escopo do projeto, então a EAP é revisada e refeita para
refletir as mudanças aprovadas.
Dicionário da EAP (atualizações)
Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o
escopo do projeto, então o dicionário da EAP é revisado e
refeito para refletir as mudanças aprovadas.
15. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 15
Controle do escopo :: Saídas
Linha de base do escopo (atualizações)
A declaração do escopo detalhada do
projeto, a EAP e o dicionário da EAP
associados a ela.
Mudanças solicitadas
Os resultados do controle do escopo do
projeto podem gerar mudanças solicitadas,
que são processadas para revisão e
destinação de acordo com o processo
Controle integrado de mudanças do
projeto.
16. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 16
Controle do escopo :: Saídas
Ações corretivas recomendadas
Qualquer passo recomendado para que o desempenho
futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de
gerenciamento do projeto e com a declaração do escopo do
projeto.
Ativos de processos organizacionais (atualizações)
As causas das variações, as razões que motivaram as
ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições
aprendidas do controle de mudanças do escopo do projeto
são documentados e atualizados no banco de dados
histórico dos ativos de processos organizacionais.
17. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 17
Controle do escopo :: Saídas
Plano de gerenciamento do projeto
(atualizações)
Se as solicitações de mudança aprovadas
afetarem o escopo do projeto, então a linha de
base dos custos e os documentos dos
componentes correspondentes, e as linhas de
base do cronograma do plano de gerenciamento
do projeto, são revisados e refeitos para refletir as
mudanças aprovadas.
20. 20
Qual a finalidade do processo
de Iniciação?
É o processo responsável por formalizar a
existência de um projeto ou que o mesmo
deva continuar na próxima fase
É o processo responsável por formalizar a
existência de um projeto ou que o mesmo
deva continuar na próxima fase
22. 22
Iniciação :: Entradas
Product Description
Documento extremamente importante contendo a
descrição do produto ou serviço que será gerado
pelo projeto
Deve conter o relacionamento claro com o
negócio que será beneficiado com a sua criação
Esta descrição deverá ser detalhada à medida
que o projeto for evoluindo
A forma e conteúdo variam, mas deve prover
informação suficiente para suportar o
planejamento do projeto
23. 23
Iniciação :: Entradas
Strategic Plan
O projeto a ser desenvolvido deve estar alinhado
com o plano estratégico da empresa
Project Selection Criteria
Critérios definidos para escolha de projetos
(financeiro, mercado, etc)
Historical Information
Sobre resultados de seleções anteriores de
projetos
Sobre desempenho de projetos anteriores
Sobre os resultados de fases anteriores do projeto
24. 24
Iniciação ::
Ferramentas e Técnicas
Project selection methods
Visa a mensuração do projeto para efeitos de comparação
durante a seleção. Duas categorias:
Benefit measurement (abordagem comparativa)
Murder Board
Peer review
Modelos de pontuação (scoring models)
Modelos econômicos
Benefícios comparados a custos
Constrained optimization (abordagem matemática)
Programação linear
Programação inteira
Programação dinâmica
Programação multi-objetivo
25. 25
Iniciação ::
Ferramentas e Técnicas
Expert judgment
Julgamento de especialistas e consultores
pode ajudar na decisão de fazer ou não o
projeto
Experts:
Colegas ou outras unidades da empresa
Consultores
Stakeholders, incluindo os clientes
Associações técnicas
27. 27
Iniciação :: Resultado ::
O que é Project Charter?
Documento que formaliza a existência de um
projeto e estabelece a autoridade e
responsabilidade do gerente de projeto para
a realização das atividades
Documento que formaliza a existência de um
projeto e estabelece a autoridade e
responsabilidade do gerente de projeto para
a realização das atividades
28. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 28
Iniciação :: Resultado ::
Conteúdo do Project Charter
Identificação da autoridade do gerente sobre
o projeto para alocação de recursos
Incluir ou ter referências para outros
documentos contendo:
A necessidade e relacionamento com o negócio
que o produto/serviço pretende atender
Resumo do produto
Descrição do produto ou serviço
Motivação para o seu desenvolvimento
29. 29
Iniciação :: Resultado ::
Project Charter nas Empresas
O contrato assinado para um projeto
pode servir como project charter
O contrato assinado para um projeto
pode servir como project charter
30. 30
Iniciação :: Resultado ::
Project Charter é...
Criado por um gerente externo ou de
um nível alto na empresa e não pelo
gerente de projetos ou pela equipe
Criado durante a fase inicial
Não é evolutivo
Não necessita de mudança quando
ocorrem mudanças no projeto
33. 33
Processo responsável por planejar,
elaborar e documentar
progressivamente o trabalho a ser
realizado no projeto
Processo responsável por planejar,
elaborar e documentar
progressivamente o trabalho a ser
realizado no projeto
Qual a finalidade do processo
Planejamento do Escopo?
35. 35
Planejamento do Escopo ::
Entradas
Descrição do Produto (Product description)
Características do produto ou serviço que o projeto está
incumbido de criar.
Project charter
Documento que reconhece formalmente a existência do
projeto.
Restrições (Constraints)
Fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do
projeto.
Premissas (Assumptions)
Fatores que para os propósitos de planejamento são
considerados verdadeiros.
36. 36
Planejamento do Escopo ::
Ferramentas e Técnicas
Análise do Produto (Product Analysis)
Visa obter conhecimento sobre o produto a ser
desenvolvido
Análise do custo/benefício (Benefit/cost analysis)
Estimativa dos custos e benefícios tangíveis e
intangíveis e análise de ROI e payback period.
Identificação de alternativas
Brainstorming
Lateral thinking
Avaliação especializada
37. 37
Planejamento do Escopo ::
Resultado Principal
Declaração do Escopo (Scope Statement)
Documento base para delinear um
entendimento comum sobre o escopo do
projeto entre todos os “stakeholders”.
38. 38
Conteúdo do
“Scope Statement”
Deve incluir ou conter referências para:
Justificativa para o projeto (project justification)
Sumário sobre o produto ou serviço (project’s
product)
Lista do que será disponibilizado ao término do
projeto, incluindo os sub-produtos (project
deliverables)
Objetivos do projeto de forma quantitativa para
que possa ser avaliado o sucesso do projeto
(project objectives)
39. Gerenciamento do Escopo
Hermano Perrelli | CIn-UFPE 39
Planejamento do Escopo ::
Outros Resultados
Plano de gerência do Escopo (Scope
Management Plan)
Documento que descreve como o escopo do
projeto será gerenciado e como mudanças serão
integradas ao projeto
Deverá indicar como as mudanças serão
identificadas e classificadas
Pode ser formal ou informal, muito ou pouco
detalhado
É um componente do Project Plan
Detalhamento do Suporte (Supporting detail)
41. 41
Qual a finalidade do processo
Definição do Escopo?
Detalhamento do que será disponibilizado
em partes menores, mais detalhadas e
gerenciáveis, com a finalidade de:
Ter um visão melhor para avaliação de
cronograma, custos e recursos
Padrões para medição de performance e
controle (baselines)
Atribuição de responsabilidades
Detalhamento do que será disponibilizado
em partes menores, mais detalhadas e
gerenciáveis, com a finalidade de:
Ter um visão melhor para avaliação de
cronograma, custos e recursos
Padrões para medição de performance e
controle (baselines)
Atribuição de responsabilidades
42. 42
Definição do Escopo
A definição apropriada do escopo é um ponto
crítico para sucesso do projeto
”Quando existe uma definição pobre do escopo, pode
ser esperado um custo final do projeto mais alto por
causa de inevitáveis mudanças que rompem com o
ritmo do projeto, causam retrabalho, aumentam o
tempo do projeto e diminuem a produtividade e o moral
da força de trabalho”
44. 44
Definição do Escopo ::
Entradas
Declaração do Escopo
Documentação que servirá de base para tomada
de decisões futuras no projeto e para confirmar ou
desenvolver um entendimento comum do escopo
entre as partes envolvidas
Restrições
fatores que limitarão as opções da equipe de
gerência do projeto
Premissas
fatores que, para os propósitos do planejamento,
são consideradas verdadeiros, reais, ou certos
45. 45
Definição do Escopo ::
Entradas
Saídas de outros planejamentos
As saídas dos processos de outras áreas de
conhecimento devem ser revisadas para previsão
de possíveis impactos no detalhamento do escopo
do projeto
Informações Históricas
As informações históricas sobre projetos
anteriores devem ser consideradas durante o
detalhamento do escopo
46. 46
Definição do Escopo ::
Ferramentas e Técnicas
Modelos de estrutura analítica do projeto (work
breakdown structure templates)
é um agrupamento orientado ao subproduto (deliverable-
oriented) dos elementos do projeto que organiza e define o
escopo total do projeto
é freqüentemente usada para elaborar ou confirmar um
entendimento comum do escopo do projeto
Decomposição
Técnica para dividir os produtos que serão disponibilizados
(deliverables) em unidades menores (sub-produtos) que
possam ser gerenciadas
Deve fornecer detalhes suficientes para todas as outras
etapas (planejamento, execução, controle e finalização)
48. 48
Definição do Escopo ::
Resultado Principal :: WBS
O que é uma WBS?
Agrupamento e decomposição de todas as tarefas
que serão realizadas no projeto definindo o seu
escopo
O que não está na WBS está fora do escopo do
projeto
Tem a mesma estrutura de índice para um livro
Existem padrões/templates que podem servir de
base para a sua elaboração
49. 49
Exemplo WBS
1. Software
Release 1.0
1. Software
Release 1.0
1.1 Levantar
Requisitos
1.1 Levantar
Requisitos
1.1.1Fazer
apresentações
1.1.1Fazer
apresentações
1.1.2 Fazer
reuniões
1.1.2 Fazer
reuniões
Especificação
Técnica
Especificação
Técnica
Elaborar casos
De uso
Elaborar casos
De uso
Elaborar
Modelo dados
Elaborar
Modelo dados
Especificação
telas
Especificação
telas
ImplementaçãoImplementação
ProtótipoProtótipo
Módulo AAAMódulo AAA
Módulo BBBMódulo BBB
ManuaisManuais
Parte GeralParte Geral
Módulo AAAMódulo AAA
Módulo BBBMódulo BBB
1.2 Manuais1.2 Manuais...
Code of Activity
50. 50
Montando uma WBS
Deve ser montada a partir do escopo
do produto e do projeto
O primeiro nível é montado a partir de
Fases do projeto
Cada atividade incluída deve contribuir
para geração do produto ou sub-
produto
51. 51
Montando uma WBS (cont.)
Cada nível é um detalhamento da atividade
superior
Cada atividade pode receber um identificador
único (code of activity) que pode ser
estabelecido de forma hierárquica, ajudando
na sumarização de custos e recursos
A WBS deve ser detalhada até chegar em
atividades que o gerente de projetos consiga
gerenciar (work packages)
52. 52
Definição do Escopo ::
Resultado Principal :: WBS
Características dos “work packages”
São reais e podem ser estimadas de forma
confiável
Podem ser completadas nos padrões de 4 a 40hs
ou 8 a 80hs
Possuem um resultado significativo
Podem ser completadas sem necessidade de
mais informações
Poderão ser divididas posteriormente, pelo time
de projeto, em tarefas menores
53. 53
Definição do Escopo ::
Resultado Principal :: WBS
Benefícios da WBS
Fornece uma visão gráfica do escopo do projeto
Previne o esquecimento e a falta de entendimento
sobre as atividades
Facilita comunicação entre todos os
“stakeholders”
Fornece ao time uma visão do todo
Fornece uma base segura para estimativas de
custo, tempo e recursos
Forma de PROVAR necessidade de recursos,
custo e tempo
54. 54
WBS é a informação básica
para todo o projeto
Riscos
Estimativas
Diagramas
RH WBS
55. 55
Definição do Escopo::
Resultado Principal :: WBS
Outros tipos de Estruturas
CWBS (contractual WBS): define o nível de relato do
fornecedor
OBS (Organizational Breakdown Structure): relação das
atividades da WBS com as unidades organizacionais
RBS (Resource Breakdown Structure): relação das
atividades da WBS com os recursos
BOM (Bill of Materials): visão hierárquica da composição de
um produto para a sua fabricação
PBS (Project Breakdown Structure): mesmo que WBS, é
utilizado quando se usa incorretamente WBS com o
significado de BOM
57. 57
Qual a finalidade do processo
Verificação do Escopo
Obter a aceitação formal do escopo do
projeto pelos “stakeholders”
Obter a aceitação formal do escopo do
projeto pelos “stakeholders”
Processo contínuo visando garantir que todas as
atividades sejam realizadas corretamente e
satisfatoriamente
Processo contínuo visando garantir que todas as
atividades sejam realizadas corretamente e
satisfatoriamente
61. 61
Verificação do Escopo ::
Entradas
Scope Statement
Tomada de deisões futuras
Entendimento comum entre Stakeholders
Necessita de revisões e refinamentos
Project Plan
Documento para gerenciar a execução do
projeto
62. 62
Verificação do Escopo ::
Ferramentas e Técnicas
Inspeção
Atividades como medição, exames e
testes, verificando se tudo está realizado
conforme os requisitos
Também chamadas de revisões, auditorias
e “walkthroughs”, embora esses termos
tenham significados diferentes em
algumas áreas
63. 63
Verificação do Escopo ::
Resultado
Documento formal que o cliente aceitou o
produto ou subprodutos de uma fase ou
do final do projeto
65. 65
Qual a finalidade do processo
Controle da Mudança de Escopo
Garantir que mudanças sejam acordadas por
todos
Determinar quando uma mudança ocorreu
Gerenciamento de uma mudança quando/se ela
ocorrer
Garantir que mudanças sejam acordadas por
todos
Determinar quando uma mudança ocorreu
Gerenciamento de uma mudança quando/se ela
ocorrer
67. 67
Controle da Mudança de
Escopo :: Entradas
WBS
Performance Reports
Scope Management Plan
68. 68
Controle da Mudança de
Escopo :: Entradas
Change Requests
Mudanças podem ocorrer de diversas formas
Oral ou escrita
Direta ou indiretamente
Iniciadas internamente ou externamente
Autorizadas legalmente ou opcionais
Ocorrem devido a:
Evento externo
Erros ou omissões no escopo do produto e projeto
Uma característica que irá contribuir para o projeto
Implementação de um plano de contingência em
resposta a riscos
69. 69
Controle da Mudança de
Escopo :: Ferramentas e
Técnicas
Scope Change Control
Define os procedimentos de como o escopo do
projeto deva ser alterado
Inclui:
Paperwork
Tracking systems
Níveis de autorização necessários
Performance measurement
Additional planning
70. 70
Controle da Mudança de
Escopo :: Resultado
Qualquer mudança no escopo definido e
aprovado na WBS
71. 71
Controle da Mudança de
Escopo :: Outros Resultados
Lessons Learned
Registro dos problemas ocorridos e das
soluções para que no futuro os mesmos
problemas não ocorram mais
Adjusted Baseline
Ajuste(s), quando necessário, no(s)
documento(s) base correspondentes
(documentos de escopo, de risco, etc)
Corrective Action
O escopo do produto é encontrado através da especificação, ex.: funcionalidades de um software, dimensões de uma mesa, número de atendentes em um serviço de tele-marketing
O escopo do projeto é encontrado através do plano de projeto, ex. Número e/ou abrangência de auditorias e revisões que deverão ser conduzidas durante o desenvolvimento, Qnt. de reuniões de checkpoint que serão conduzidas
Ressaltar que devemos perceber que os processos de escopo são, em sua maioria de definição (planejamento) e controle.
Perguntar de que grupo faz parte cada processo!
Perguntar o que motiva um projeto. Que estímulos empresariais temos? Linkar com PMBOK. Falar sobre o surgimento do produto software livre, exemplo de E&T, pág 53.
Implica em SELECIONAR o projeto que será executado.
É executado por muitos de nós de forma adhoc, na hora de decidir, por exemplo onde investir
Os recursos disponíveis para atualização/geração de produtos de nossas empresas
Se vai reformar a sala ou a cozinha
...
É também neste processo q tomamos a árdua decisão de cancelar um determinado projeto no meio do caminho. Deveríamos executá-lo sempre entre antes de cada fase para avaliar isso!!
Acordo entre a parte técnica (projeto) e a parte cliente (necessidade do consumidor). O PMBOK usa o termo detail enough.
Sobre os resultados de fases anteriores do projeto -> no caso de se estar executando este processo no início de uma determinada fase do projeto.
Considera:
- os project selection criteria dos inputs (critérios múltiplos são combinados em uma função de valor único)
- um meio de calcular valor sob incertezas (calculation method)
Os métodos de benefit measurement e constrained optimization também são conhecidos como decision models
Murder board: o projeto é apresentado a um conjunto de pessoas q tentam eliminá-lo, num quadro
- Peer review: comparação aos pares lincar com modelos de decisão multicritério
Scoring models: coloca parâmetros de avaliação e calcula score deles para decidir
Economic models: Taxa interna de retorno, período de retorno
DICA: todos os constrained optimization têm “programming” no final!
O project charter pode ser tratado como um documento legal com assinatura do gerente geral (Kerzner)
Constraints: restrições (ex.: deadline fixo, feriados, etc.)
Assumptions: premissas (ex.: data em q alguém do time estará disponível)
Product analysis – inclui técnicas como:
- product breakdown analysis system engineering
- value engineering
- function analysis
- quality function deployment
Lateral thinking – técnica para identificação de alternativas - pensar em outro assunto, de outra forma, em algo não relacionado diretamente ao projeto, para aplicar em questões análogas do projeto. Re-organização dos dados de forma a descobrir padrões e relacão entre dados (Edward de Bono- 1971), ver .mht em anexo
Arranjar template
Project objectives devem incluir pelo menos:
- custo
- cronograma
- medidas de qualidade
E cada atributo (ex. custo) deve ter:
- medida (ex. U$ dolar)
- valor relativo ou absouto (ex. U$ 10k)
Senão você pode aumentar em muito o risco do projeto (ex. com “satisfação do cliente” como objetivo)!
Repare que todos esses faziam parte do project charter, exceto project deliverables => normalmente vc. Anexa o project charter ao scope statement!
Arranjar template
Restrições e informações históricas sobre erros e omissões cometidos em projetos/fases anteriores são extremamente úteis.
Lincar com o PMBOK, página 58, pedir para eles lerem e explicarem, através de um fluxograma?
É usada como base para gerar o cronograma.
Para montá-la, usa-se o mesmo método visto na decomposição.
Work results = resultados do project plan execution
Work results = resultados do project plan execution