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Principios generales de organización de fondos <ul><li>La organización de un archivo responde a la necesidad de: </li></ul...
Definición <ul><li>“Operación archivística que agrupa los documentos individuales en unidades inteligibles” (DTA). </li></ul>
Principio de procedencia  I <ul><li>Es el primer fundamento teórico de la Archivística. </li></ul><ul><li>Consiste en reun...
Principio de procedencia  II <ul><li>Ventajas:  </li></ul><ul><ul><li>Protege la integridad de los documentos (se refleja ...
Críticas <ul><li>Detractores: Papritz. </li></ul><ul><li>Lodolini, es un sistema objetivo, el resultado será siempre el mi...
Sistemas de clasificación y ordenación de documentos <ul><li>Clasificación: consiste en agrupar jerárquicamente los docume...
Criterios a seguir <ul><li>Reconocer grandes grupos documentales </li></ul><ul><li>Clasificar. </li></ul><ul><li>Poner en ...
Sistemas de clasificación <ul><li>Funcional: deriva de las funciones y trámites de la entidad productora. </li></ul><ul><l...
Ventajas de la clasificación <ul><li>Acelera la recuperación de la información. </li></ul><ul><li>Ahorra espacio en el alm...
Características <ul><li>Será sencilla. </li></ul><ul><li>Flexible. </li></ul><ul><li>Eficaz. </li></ul>
Ordenación <ul><li>“Operación archivística que establece las secuencias dentro de las categorías y grupos en las distintas...
Tipos <ul><li>Cronológico: por fecha. </li></ul><ul><li>Alfabético: según el abecedario. </li></ul><ul><ul><li>Alfabético-...
Labores relacionadas con la ordenación <ul><li>Desdoble </li></ul><ul><li>Signaturación y sellado </li></ul><ul><li>Dataci...
Cuadro de clasificación <ul><li>“Instrumento de consulta que refleja jerárquica y funcionalmente la organización del fondo...
Desarrollo de un cuadro <ul><li>El cuadro se debe realizar para un fondo concreto, de acuerdo al principio de procedencia....
Resultados <ul><li>Permite seguir la evolución orgánica de cada Entidad administrativa. </li></ul><ul><li>Elaborar diverso...
Elaboración del Cuadro <ul><li>Analizar la estructura orgánica de la institución. </li></ul><ul><li>Analizar las funciones...
Bibliografía básica <ul><li>Cruz Mundet, J.R.: Manual de Archivística </li></ul><ul><li>Diccionario de Terminología Archiv...
Recursos informáticos <ul><li>Guía del Archivo Universitario de la Universidad de Alcalá ISAD (G). </li></ul><ul><li>Págin...
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  1. 1. PRINCIPIOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS. LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN Alcalá de Henares 10 de diciembre de 2010 Jose Luis Muñoz Romano [email_address] [email_address]
  2. 2. Principios generales de organización de fondos <ul><li>La organización de un archivo responde a la necesidad de: </li></ul><ul><ul><li>Proporcionar una estructura lógica al fondo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Facilitar la organización de los documentos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Organizar el fondo de un archivo. </li></ul></ul>
  3. 3. Definición <ul><li>“Operación archivística que agrupa los documentos individuales en unidades inteligibles” (DTA). </li></ul>
  4. 4. Principio de procedencia I <ul><li>Es el primer fundamento teórico de la Archivística. </li></ul><ul><li>Consiste en reunir los documentos por fondos y organizarlos de acuerdo a un orden determinado. </li></ul><ul><li>Teóricos: </li></ul><ul><ul><li>Natalis de Wally (1841). </li></ul></ul><ul><ul><li>Von Seybel (1881). </li></ul></ul><ul><ul><li>Muller, Feith y Fruin (1898). </li></ul></ul>
  5. 5. Principio de procedencia II <ul><li>Ventajas: </li></ul><ul><ul><li>Protege la integridad de los documentos (se refleja en su ordenación). </li></ul></ul><ul><ul><li>Proporciona una guía para ordenar, describir y analizar los documentos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Facilita la identificación del órgano productor. </li></ul></ul><ul><ul><li>Reconstruye la organización jerárquica de la Entidad productora. </li></ul></ul>
  6. 6. Críticas <ul><li>Detractores: Papritz. </li></ul><ul><li>Lodolini, es un sistema objetivo, el resultado será siempre el mismo (independientemente del archivero). </li></ul><ul><li>Cruz Mundet: proporciona una base segura para el trabajo de clasificación y ordenación. </li></ul><ul><li>Los archiveros españoles lo consideran válido, aceptado por la gran mayoría. </li></ul>
  7. 7. Sistemas de clasificación y ordenación de documentos <ul><li>Clasificación: consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante clases, de acuerdo a los principios de procedencia y orden original. </li></ul><ul><li>“Operación archivística que establece las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional de un Archivo siguiendo el principio de procedencia” (DTA). </li></ul>
  8. 8. Criterios a seguir <ul><li>Reconocer grandes grupos documentales </li></ul><ul><li>Clasificar. </li></ul><ul><li>Poner en orden (siguiendo otro criterio: topográfico, cronológico o alfabético). </li></ul>
  9. 9. Sistemas de clasificación <ul><li>Funcional: deriva de las funciones y trámites de la entidad productora. </li></ul><ul><li>Orgánica: refleja la estructura orgánica de la institución. </li></ul><ul><li>Materias: establece las agrupaciones documentales de acuerdo a los asuntos o materias de los que tratan. </li></ul><ul><li>Mixto: combina la orgánica y la funcional. </li></ul>
  10. 10. Ventajas de la clasificación <ul><li>Acelera la recuperación de la información. </li></ul><ul><li>Ahorra espacio en el almacenamiento físico. </li></ul><ul><li>Archiva los documentos con unos criterios uniformes. </li></ul>
  11. 11. Características <ul><li>Será sencilla. </li></ul><ul><li>Flexible. </li></ul><ul><li>Eficaz. </li></ul>
  12. 12. Ordenación <ul><li>“Operación archivística que establece las secuencias dentro de las categorías y grupos en las distintas series a partir de diferentes criterios” (DTA). </li></ul><ul><li>Objetivo: facilitar la recuperación de la información, su localización e instalación en los depósitos. </li></ul>
  13. 13. Tipos <ul><li>Cronológico: por fecha. </li></ul><ul><li>Alfabético: según el abecedario. </li></ul><ul><ul><li>Alfabético-Onomástico: apellidos, nombre. </li></ul></ul><ul><ul><li>Alfabético-Geográfico: lugares. </li></ul></ul><ul><ul><li>Materias: asuntos o temas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Organismos: instituciones, centros u oficinas. </li></ul></ul><ul><li>Numérico: del 1 en adelante. </li></ul><ul><li>Alfanumérico: combina letras y números. </li></ul>
  14. 14. Labores relacionadas con la ordenación <ul><li>Desdoble </li></ul><ul><li>Signaturación y sellado </li></ul><ul><li>Datación </li></ul><ul><li>Numeración y foliación </li></ul><ul><li>Agregación </li></ul>
  15. 15. Cuadro de clasificación <ul><li>“Instrumento de consulta que refleja jerárquica y funcionalmente la organización del fondo clasificado según el principio de procedencia” (DTA). </li></ul><ul><li>Se elabora a posteriori, va de lo general a lo particular. </li></ul><ul><li>Holmes (1964), habla de 5 agrupaciones documentales: Archivo, Fondo, Serie, Expediente y Documento. </li></ul>
  16. 16. Desarrollo de un cuadro <ul><li>El cuadro se debe realizar para un fondo concreto, de acuerdo al principio de procedencia. </li></ul><ul><li>Se desarrolla en los siguientes niveles: Sección, Subsección y Serie. </li></ul><ul><li>No es posible llegar a un sistema CDU como en bibliotecas. </li></ul><ul><li>Siempre normalizado. </li></ul>
  17. 17. Resultados <ul><li>Permite seguir la evolución orgánica de cada Entidad administrativa. </li></ul><ul><li>Elaborar diversos instrumentos (IDDs). </li></ul><ul><li>Establecer criterios para una correcta clasificación y ordenación de las series. </li></ul><ul><li>Facilitar la normalización. </li></ul><ul><li>Realizar una correcta valoración. </li></ul>
  18. 18. Elaboración del Cuadro <ul><li>Analizar la estructura orgánica de la institución. </li></ul><ul><li>Analizar las funciones y competencias de cada una de las unidades administrativas que la forman. </li></ul><ul><li>Con el estudio de (funciones y competencias), se logra la identificación de cada una de las series documentales. </li></ul><ul><li>Ideal: emplear un sistema de clasificación orgánico y funcional ya que es más flexible (recoge las funciones generales y específicas). </li></ul><ul><li>Valorar siempre que el principal problema que encontraremos será la creación, supresión o modificación de las unidades y organismos que componen una institución. </li></ul>
  19. 19. Bibliografía básica <ul><li>Cruz Mundet, J.R.: Manual de Archivística </li></ul><ul><li>Diccionario de Terminología Archivística. </li></ul><ul><li>Molina Nortés, J.: Técnicas de Archivo y Tratamiento de la documentación administrativa. </li></ul><ul><li>Roberge, M.: La classification universelle des documents administratifs. </li></ul>
  20. 20. Recursos informáticos <ul><li>Guía del Archivo Universitario de la Universidad de Alcalá ISAD (G). </li></ul><ul><li>Página Web del Ministerio de Cultura, sección Archivos. </li></ul><ul><li>Página del CRUE-Archivos. </li></ul><ul><li>PARES </li></ul>

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