Las fases del archivo I: el
archivo de oficina y el
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Funciones y actividades
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Documentos
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Pero…
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en los que no se puede
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Almacén de papel vs Archivo
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Algunos ejemplos (o malos
ejemplos)
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¿Protección de datos?
¿Contiene fotocopias, folios?
Nóminas …
¿Conservación?
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Cajas de plástico
nunca!!
¿Copias?
Nunca! Siempre en cajas de
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El archivo debe prestar
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Definición de archivo
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relaciones con las
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Patrimonio documental
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¿Qué quiere decir esto?
Que la ley los protege, obligando a
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 Conservarlos y protegerlos
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El ciclo vital de los
documentos Wiffels planteó en 1972 la teoría de las
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El sistema estatal de
Archivos El Decreto 914/1969, de 8 mayo establece el Sistema
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Archivo de oficina
 1ª etapa: Testimonio de la gestión administrativa (valor
primario)
 Custodia la documentación mientr...
Funciones de un archivo de
gestión Apoyar la gestión administrativa
 Acreditar las actuaciones y actividades de la unida...
Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA
¿Os suena?
«En esta oficina nunca se
encuentran los documentos
cuando se necesitan»
«Con este desorden es imposible locali...
Círculo vicioso de las
oficinas
Búsquedas dificultosas
Más papelAcumulación de documentos
Pérdida de información
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Principios básicos de su
organización Un responsable de archivo que
se encargue de todas las tareas
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Organización del archivo de
oficina
Separación de
documentos
Documentos de
apoyo y
documentación
informativa auxiliar
Docu...
No forman parte del archivo
 Textos legales
 Boletines oficiales
 Publicaciones
 Circulares
 Copias de informes
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Si forman parte del archivo
 Expedientes sometidos a procedimiento: aquellos que
sirven de antecedente y fundamento para ...
Es importante …
 Formar los expedientes, manteniendo unidos, dentro
de una carpetilla si se trata de documentos en papel,...
Documentos de apoyo
informativo
 Existen en todas las oficinas, se definen como el
conjunto de documentos que han sido re...
Algunas ideas para organizar
la documentación de apoyo
informativo
Separados del resto del archivo administrativo
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Documentos administrativos
 Los documentos administrativos son los producidos y/o
recibidos por una unidad administrativa...
Expedientes
El término expediente administrativo procede del verbo
“expedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminad...
Tramitación: Iniciación
De OFICIO: por necesidades internas de la
oficina, de la propia Administración
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Tramitación: Procedimiento
Los interesados en cualquier momento del
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Tramitación: Finalización
Por RESOLUCIÓN: mediante decisión motivada del
órgano que le compete
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Tramitación: Ejecución
La ejecución de los actos es inmediata y
cuenta con plazos definidos según el tipo
de procedimiento
Documentos que integran el
expediente
 Documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros
recibidos en ell...
La carpetilla o guarda exterior:
 Nombre de la oficina que lo ha tramitado
 Fecha de iniciación y finalización.
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Nº Expediente
Asunto
Nombre de
la oficina
Fecha
La relación de contenido, que lleva pocos
minutos a las oficinas, tiene efectos muy
positivos:
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 Unidad administrativa
 Número de referencia
 Número de expediente
 Serie documental
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ARCHIVO
Servicio _________________________________
Sección _________________________________
Unidad ______________________...
Nº Fecha Asunto
1 Informe sobre convocatoria de subvención
2 Memoria justificativa
3 Memoria económica
4 Propuesta de nece...
Ordenación del expediente
 A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los
documentos en el orden en que se pro...
Expedientes complejos: puede ser útil agrupar los documentos por
conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, ...
Los expedientes ya tramitados por
toda la unidad deben almacenarse
en cajas tipo archivo definitivo, en
cuyo lomo se anota...
El expediente: precauciones
 Evite duplicidad de expedientes, no abra nuevos
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 Los expedientes iniciados por un negociado y
continuados por otro deben entenderse como
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 Nunca se archivarán los documentos
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Correspondencia
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Serie documental
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FUNCIÓN
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La unión de tipos documentales iguales Serie documental=
También se puede crear una serie con tipos documentales distintos
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según las letras del alfabeto y asignar, dentro de cada let...
Clasificación de documentos. El
cuadro de clasificación
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El Archivo Central
Los archivos generales o centrales son
aquellos archivos existentes en los
Ministerios y organismos púb...
Funciones
 Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos
de gestión, así como proporcionar el asesora...
Funciones
 Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de
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Coordinación archivística
 Cada Departamento Ministerial organizará sus
servicios para garantizar la coordinación del
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Grupos de trabajo ministeriales.
Finalidad
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Conclusiones
 Los documentos en que se materializa la actividad de las
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Conclusiones
 Es imprescindible que exista la función de
responsable del archivo, que deberá estar adscrita a
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Conclusiones
 Debe recibir de cada archivo de oficina la información
necesaria sobre lo que constituye el contexto de la
...
Bibliografía recomendada
 Archivo General de la Región de Murcia: “Manual de organización
de documentos en archivos de of...
Las fases del archivo I:
el Archivo de Oficina y el
Archivo Central.
Funciones y actividades
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Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.

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  • 25 de septiembre de 2013
  • Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funciones y actividades

    1. 1. Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funciones y actividades José Luis Muñoz Romano Jefe de Sección Archivo Central de Educación Madrid, Archivo Histórico Nacional. 18 de septiembre de 2013
    2. 2. Documentos  Son una consecuencia necesaria e inevitable de la actividad administrativa.  Los archivos, que se producen de forma natural por acumulación de estos documentos, también y su gestión es parte del trabajo del órgano o unidad administrativa
    3. 3. Constituye un archivo…  Todos los documentos gráficos, textuales, fotográficos, sonoros, audiovisuales o informáticos que se generan o reciben en cada órgano o unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, conservados y organizados de forma que sirvan como antecedente y testimonio de derechos y obligaciones y como fuente de información a la administración y a los ciudadanos
    4. 4. Pero… …un montón de papeles en los que no se puede encontrar nada no es un archivo
    5. 5. Almacén de papel vs Archivo de documentos  Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias…  Pocas personas saben lo que hay  Los documentos llegan como pueden  Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno  Es difícil encontrar y consultar un documento  Todo el mundo puede acceder  No hay normas de archivo ni de clasificación  Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados  Inventario de los documentos con la descripción correspondiente  Traslado organizado  Criterios únicos de conservación y eliminación  Consulta y préstamo de la documentación de forma ágil  Acceso para el personal autorizado  Manual de gestión de documentación y archivos y cuadro de clasificación corporativo Manual de organización de documentos en archivos de oficinas (Universidad de Alicante)
    6. 6. Algunos ejemplos (o malos ejemplos)  Un archivo cualquiera…  Empresas de custodia, en España destaca el CADA  Otras empresas privadas…
    7. 7. ¿Protección de datos?
    8. 8. ¿Contiene fotocopias, folios?
    9. 9. Nóminas …
    10. 10. ¿Conservación? ¿Duplicados?
    11. 11. Cajas de plástico nunca!!
    12. 12. ¿Copias?
    13. 13. Nunca! Siempre en cajas de archivo de folio prolongado, salvo que el formato de la documentación demande otro tipo de soporte
    14. 14. El archivo debe prestar servicio A la propia Administración  A los ciudadanos (defensa de los derechos frente a la propia Administración y terceros)  A la investigación y a la cultura
    15. 15. Definición de archivo Son los conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Art. 59.1 Ley del Patrimonio Histórico Español Art. 2.1. Real Decreto 1708/2011, de 18 noviembre, por el que se establece e
    16. 16. Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones públicas, tienes los siguientes derechos:a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos […]. h) Al acceso a los registros, y archivos de las Administraciones públicas […] Art. 35 Ley del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedi
    17. 17. Patrimonio documental Forman parte del patrimonio documental los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por cualquier organismo o entidad de carácter público […] Art. 49.2 Ley del Patrimonio Histórico Español
    18. 18. ¿Qué quiere decir esto? Que la ley los protege, obligando a sus responsables a:  Conservarlos y protegerlos  No apropiarse de ellos, entregándolos a quienes les suceden en sus funciones  No destruirlos sin autorización del órgano competente
    19. 19. El ciclo vital de los documentos Wiffels planteó en 1972 la teoría de las edades de los documentos, considera al documento como un ente vivo que “nace, crece y muere”  El documento es el mismo desde que se produce en la oficina hasta que es depositado en un archivo histórico  Nace para servir como testimonio de la gestión administrativa y durante la primera etapa de su vida cumple fundamentalmente esta finalidad  Con el tiempo, puede desarrollar un valor no menos importante, como fuente de información y testimonio para la investigación histórica
    20. 20. El sistema estatal de Archivos El Decreto 914/1969, de 8 mayo establece el Sistema de archivos de la Administración. Define cuatro tipos de archivos.  Actualmente rige el Real Decreto 1708/2011, de 18 noviembre, por el que se esta , establece también cuatro tipos de archivos:  Archivos de oficina o de gestión  Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos  Archivo intermedio  Archivos históricos
    21. 21. Archivo de oficina  1ª etapa: Testimonio de la gestión administrativa (valor primario)  Custodia la documentación mientras todavía está en trámite o es de uso muy frecuente  Presta servicio a la administración productora y a los ciudadanos  Una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración
    22. 22. Funciones de un archivo de gestión Apoyar la gestión administrativa  Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora  Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades  Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el Archivo Central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora  Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central.  Con carácter general, no podrán custodiar documentos que superen los 5 años de antigüedad, desde que el trámite haya finalizado
    23. 23. Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA
    24. 24. ¿Os suena? «En esta oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan» «Con este desorden es imposible localizar nada» «Ya no cabe ningún papel más» «Un día de estos me lío a romper papeles y se acaban los problemas» «Pero si ya no sirven para nada» Paloma Fernández Gil: Manual de Organización de Archivos de Gestión en las oficinas municipales
    25. 25. Círculo vicioso de las oficinas Búsquedas dificultosas Más papelAcumulación de documentos Pérdida de información David Gómez: El Archivo de Oficina / Gestión Desorden controlado. Fuente: La Vanguardia.com
    26. 26. Principios básicos de su organización Un responsable de archivo que se encargue de todas las tareas relacionadas con su gestión (Jefe de Negociado o de Archivo, C1/C2; rara vez un A2 especializado en archivos)  Un espacio adecuado con el mobiliario necesario para una correcta instalación y conservación Según Manual de organización de documentos en archivos de oficinas, Archivo General de la Región de Murcia
    27. 27. Organización del archivo de oficina Separación de documentos Documentos de apoyo y documentación informativa auxiliar Documentos sin vigencia administrativa Documentos en trámite o con vigencia administrativa Eliminación Ordenación Instalación Transferencia Relación de entrega Organización Archivo Central Paloma Fernández Gil “ Manual de organización de archiv ”
    28. 28. No forman parte del archivo  Textos legales  Boletines oficiales  Publicaciones  Circulares  Copias de informes  Dossieres informativos  Duplicados, etc Una vez finalizada la tramitación de cada expediente, deberán eliminarse del mismo
    29. 29. Si forman parte del archivo  Expedientes sometidos a procedimiento: aquellos que sirven de antecedente y fundamento para la resolución administrativa de un asunto.  Expedientes no reglados: que responden a actividades que tienen como objeto el estudio de un determinado asunto, o se producen a efectos de estadística, constancia o información.  Correspondencia oficial: que materializa las relaciones del órgano administrativo con otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.  Registros: que son el testimonio de la actividad de control de la administración sobre sus propias actividades.
    30. 30. Es importante …  Formar los expedientes, manteniendo unidos, dentro de una carpetilla si se trata de documentos en papel, todos los documentos relativos al mismo asunto.  Respetar las series documentales, agrupando los expedientes que responden a la misma actividad y separándolos claramente de los demás.  Ordenar los expedientes, dentro de cada serie eligiendo el criterio alfabético, cronológico, numérico o mixto, más apropiado.  Tenerlos localizados físicamente, dejando constancia de donde están colocados. Lo mejor es elaborar índices.
    31. 31. Documentos de apoyo informativo  Existen en todas las oficinas, se definen como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa  Ejemplos:  Publicaciones  Fotocopias de legislación  Folletos  Copias de escritos remitidos por otras oficinas  Boletines oficiales  Circulares  Dossieres informativos  Revistas especializadas, manuales de derecho, diccionarios, etc MISIÓN INFORMATIVA Nunca se deben transferir al Archivo Central
    32. 32. Algunas ideas para organizar la documentación de apoyo informativo Separados del resto del archivo administrativo Creación de dossieres temáticos (documentos ordenados por asuntos) Dossieres temáticos (en formato papel) Carpetas colgantes ordenadas por temáticas Libros, revistas, catálogos Estanterías o revisteros Evitar la proliferación de fotocopias publicar Dossieres temáticos Intranet de la institución Almacenamiento externo (CD- Rom, Disco duro, Pen drive)David Gómez: El Archivo de Oficina / Gestión
    33. 33. Documentos administrativos  Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de una actividad.  Los documentos de archivo tienen carácter seriado. Se producen en el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo, dando lugar a las distintas series documentales  Dentro de los documentos administrativos en las oficinas se pueden establecer dos grandes grupos: CorrespondenciaExpedientes
    34. 34. Expedientes El término expediente administrativo procede del verbo “expedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como: “el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla “ Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto
    35. 35. Tramitación: Iniciación De OFICIO: por necesidades internas de la oficina, de la propia Administración Por SOLICITUD de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde afuera, mediante solicitud razonada
    36. 36. Tramitación: Procedimiento Los interesados en cualquier momento del procedimiento van produciendo y recibiendo documentación hasta que finalice el hecho
    37. 37. Tramitación: Finalización Por RESOLUCIÓN: mediante decisión motivada del órgano que le compete Por DESISTIMIENTO: del interesado en el caso de que él haya iniciado el expediente con una solicitud Por RENUNCIA: todo interesado puede renunciar sus derechos cuando no esté prohibido por la Ley Por CADUCIDAD: algunos procedimientos tienen términos de vencimiento que cierran el expediente
    38. 38. Tramitación: Ejecución La ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento
    39. 39. Documentos que integran el expediente  Documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros recibidos en ella. Estos últimos los conservaremos en ofrma original, mientras que los otros, al salir fuera de las oficinas, los conservaremos en forma de copia administrativa  Documentos esenciales (informes, dictámenes, resoluciones … que recogen la información más cualificada del procedimiento administrativo), documentos de enlace (oficios de remisión, notas internas … Cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de los trámites realizados  Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite del procedimiento administrativo, e indicando en la portada los siguientes datos: David Gómez: El Archivo de Oficina / Gestión
    40. 40. La carpetilla o guarda exterior:  Nombre de la oficina que lo ha tramitado  Fecha de iniciación y finalización.  Resumen del asunto  Número de documentos  Dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de la serie  Signatura de la instalación La relación de contenido (índice de documentos):  Documentos que componen el expediente: nº de orden del documento, fecha del documento y asunto  Cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos a la carpetilla del expediente
    41. 41. Nº Expediente Asunto Nombre de la oficina Fecha
    42. 42. La relación de contenido, que lleva pocos minutos a las oficinas, tiene efectos muy positivos:  Permite buscar un documento no dentro del expediente sino en la relación de contenido señalada en la carpeta  Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta  Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen los documentos que contiene y el estado de tramitación del expediente  Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersado (en caso de utilización negligente, podemos devolverlo a su orden original de forma simple y mecánica)
    43. 43.  Unidad administrativa  Número de referencia  Número de expediente  Serie documental  Título del expediente  Fecha de inicio  Fecha de resolución  Observaciones Ejemplo:  Mesa de Contratación  43430/2005  3/2005  Expedientes de contratación  Servicio de mantenimiento de la aplicación de las becas y ayudas al estudio gestionadas por el Ministerio de Educación y Ciencia en entorno Natural/Adabas  17/01/2005  22/10/2005  Contratación bianual
    44. 44. ARCHIVO Servicio _________________________________ Sección _________________________________ Unidad _________________________________ Título de la serie __________________________ Contenido _______________________________ ________________________________________ Fechas extremas _________________________ Apellidos, Nombre _________________________ Número de carpeta ________________________ Observaciones ____________________________ Ejemplo de carpetilla
    45. 45. Nº Fecha Asunto 1 Informe sobre convocatoria de subvención 2 Memoria justificativa 3 Memoria económica 4 Propuesta de necesidad y oportunidad de subvenciones 5 Borrador de la orden de convocatoria 6 Documento contable A 7 Informe del Servicio Jurídico 8 Solicitudes y documentos anexos 9 Informe sobre solicitudes Ejemplo: Expediente de subvención ….
    46. 46. Ordenación del expediente  A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan, que será el que se establezca la norma de procedimiento que regule el trámite  En general, la ordenación de los documentos dentro del expediente será CRONOLÓGICA ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente  OJO!! Los documentos que acompañan a otros documentos, aunque sean de fecha anterior, deben ordenarse después del documento principal (ej.: instancia de solicitud de una plaza –documento principal- a la que acompaña documentos de notas, méritos, etc. –documentación que acompaña-.
    47. 47. Expedientes complejos: puede ser útil agrupar los documentos por conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si fuera un volumen Ej.: en una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en subcarpetas la documentación relativa a datos administrativos, certificaciones de cursos de formación, etc. Los documentos en soporte diferente al papel (fotografías, vídeos, disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se separan físicamente de éste. Hay que dejar constancia dentro del expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización
    48. 48. Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en cajas tipo archivo definitivo, en cuyo lomo se anotará el organismo productor, título de la serie, años, expedientes que contienen y el número de orden de las cajas Se recomienda que cada expediente esté descrito en una base de datos (instrumentos de descripción)
    49. 49. El expediente: precauciones  Evite duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto  No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje un hoja de testigo con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado (anotarlo en el registro de control de salida)  Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de Región de Murcia “Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA”
    50. 50.  Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación  No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas, después deben destruirse. La proliferación de este tipo de documentación es causa de desorganización de los archivos  La CORRESPONDENCIA emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia
    51. 51.  Nunca se archivarán los documentos del expediente en orden inverso al trámite administrativo, es decir, del documento más reciente al más antiguo, y si así fuera por comodidad del trámite, el expediente deberá ser ordenado correctamente para su transferencia al Archivo Central  Nunca se mezclarán en una misma caja diferentes tipos de expedientes o series documentales  Se evitará el amontonamiento de documentos aislados que estén pendientes de introducir en el expediente que le corresponda así como la disgregación y dispersión de los expedientes por no haber sido guardados en su caja o carpeta adecuada
    52. 52. Correspondencia La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ámbito de sus actividades Algunas ideas para su organización  Cada carta debe ir unida a su respuesta  La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente  La correspondencia, que sirva como elemento enlace de otros tipos documentales (facturas, informes …), se archivará en función de la información adjunta y no en correspondencia La correspondencia se ordenará cronológicamente por anualidades y, dentro de cada año, se podrá agrupar por: organismos, lugares, etc. Correspondencia externa Correspondencia interna: correspondencia o notas interiores entre unidades administrativas
    53. 53. Clasificación de la correspondencia externa: Relaciones Exteriores Dentro de cada división la correspondencia se ordena alfabéticamente por organismos  Dentro de cada organismo se ordena cronológicamente en orden inverso, de más antigua a más reciente, siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como recibida, quede agrupada. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto  La correspondencia con instituciones que tienen departamentos o secciones se ordenará respetando la jerarquía orgánica oficial  Ejemplos:  Ministerio de Justicia / Secretaría General Técnica / S.G. Documentación y Publicaciones  Universidad de Alicante / Escuela de Enfermería  Ayuntamiento de Honrubia
    54. 54. Clasificación de la correspondencia externa: Relaciones Interiores Se ordena alfabéticamente por el nombre de las unidades administrativas de la Subdirección General  Dentro de cada unidad administrativa, la correspondencia se ordena cronológicamente, dejando delante la más reciente y siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como recibida quede agrupada. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto  La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados, ya que es conservada tanto por las unidades administrativas emisoras como receptoras  Para evitarlo, es aconsejable seguir el principio de jerarquía. Es decir, la unidad que debe conservar la correspondencia interna, a efectos de su posterior transferencia al Archivo Central, es la que tenga un rango jerárquico superior  Se puede conservar en la oficina de rango inferior mientras dicha información será útil para la gestión administrativa, pero podrá eliminarse antes de ser transferida al Archivo Central
    55. 55. Serie documental  Según Cruz Mundet: “conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continuada (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”  Según el Diccionario de Terminología Archivística: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento”  Según Heredia Herrera: “cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”
    56. 56. FUNCIÓN Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 OPERACIÓN ESPECÍFICA (TRÁMITE) DOCUMENTO (TIPO DOCUMENTAL) SIN SOPORTE DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL Trámites – Operaciones específicas Normativa preestablecida • Legislación • Normas de procedimiento • Costumbre • Combinación de las anteriores
    57. 57. La unión de tipos documentales iguales Serie documental= También se puede crear una serie con tipos documentales distintos
    58. 58. Algunos ejemplos de series documentales Unidad administrativa Función Tipo de documento Serie Servicio de Personal + Agrupar todos los documentos relacionados con la vida laboral de cada empleado + Expediente de Personal = Expedientes de Personal Servicio Jurídico + Realizar informes de carácter jurídico + Informe = Informes Jurídicos Expediente Serie Expediente de D. Eduardo … Rehabilitación de la E. U. de Relacones Laborales Acta de la sesión de 16.07.99 Traslado de D. Francisco … Escala de Gestión (2000) Expedientes personales administrativos del personal de Administración y Servicios Expedientes de obras mayores Actas de la Junta de Gobierno Traslados de expedientes Expedientes de proceso selectivo para ingreso en las escalas de Personal y Administración y Servicios
    59. 59. Ordenación de series documentales Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos  Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personals lugares y entidades. Ej.: Expedientes personales Su uso es recomendable para oficinas con poco volumen documental y/o sin posibilidades de crecimiento  Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos  Ordenación numérica-cronológica: consiste en ordenar los documentos por años y dentro de éstos por un número correlativo. Ej.: Expediente 24/89 (expediente 24 de 1989). Es uno de los sistemas de ordenación más extendidos en las oficinas municipales
    60. 60.  Ordenación alfa-numérica: consiste en ordenar los documentos según las letras del alfabeto y asignar, dentro de cada letra, un número. Se puede utilizar la primera letra por la que empiece el contenido del expediente o actuación que refleje. Ej.: El expte. 34-0 = Expediente de obras nº 34. O bien, se puede elegir una letra determinada dotándola de un significado. Ej.: podemos tomar la decisión de que una A signifique “expediente de solicitud de licencia de obra”, la letra B “solicitud de acondicionamiento de local”, etc.  Ordenación por conceptos: los documentos se agrupan por conceptos (de acuerdo con un índice previamente establecido) y dentro de ellos por orden cronológico. Útil para la correspondencia, por ejemplo. Ej.: Correspondencia de Alcaldía:  Con Asociaciones Deportivas  Con Asociaciones Profesionales  …
    61. 61. Clasificación de documentos. El cuadro de clasificación  Identificadas las series de las oficinas el siguiente paso es la clasificación de los documentos  Hay que estructurar nuestro conjunto de documentos siguiendo un orden jerárquico y de acuerdo con un criterio, que dará como resultado el Cuadro de Clasificación que servirá de pauta en la organización del archivo  Clasificación = operación intelectual que consiste en agrupar la documentación en categorías / grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional de fondo La clasificación responde a una doble necesidad: Proporciona una estructura lógica a los documentos Facilita su localización conceptual
    62. 62. El Archivo Central Los archivos generales o centrales son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación
    63. 63. Funciones  Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión, así como proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las unidades y a su archivo de gestión, con el fin de conseguir la correcta conservación y tratamiento técnico de los documentos de archivo, de acuerdo con las normas específicas que correspondan a cada serie documental  Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación.  Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística.  Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las correspondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente.
    64. 64. Funciones  Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, una vez cumplidos los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de conservación aprobados  Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega  Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias.  Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e implementación de los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico
    65. 65. Coordinación archivística  Cada Departamento Ministerial organizará sus servicios para garantizar la coordinación del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los organismos a él vinculados, según lo previsto en el artículo 65 de la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español.  A dichos efectos, en cada Departamento podrá constituirse un Grupo de Trabajo para la coordinación de los archivos que se encuentren dentro de su ámbito departamental y sus organismos públicos, adscrita a la Subsecretaría
    66. 66. Grupos de trabajo ministeriales. Finalidad  Impulsar el cumplimiento en sus archivos de las instrucciones y recomendaciones de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado.  Promover los criterios particulares en relación con la accesibilidad de la información obrante en los archivos de su competencia  Impulsar por la inclusión en el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica de cualquier servicio de archivos dependiente de su Departamento.  Promover programas de gestión en los que se establezcan los objetivos que deben cumplir sus archivos mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar.  Realizar estudios de valoración documental y elevar peticiones de dictamen a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
    67. 67. Cultura
    68. 68. Hacienda y Administraciones Públicas
    69. 69. Empleo y Seguridad Social
    70. 70. Defensa
    71. 71. Interior
    72. 72. Justicia
    73. 73. Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente
    74. 74. Asuntos Exteriores y de Co
    75. 75. Fomento
    76. 76. Educación, Cultura y Deporte
    77. 77. Difusión
    78. 78. Materiales para la historia de la Educación: Misiones Culturales
    79. 79. Galería de retratos de los ministros de Educación
    80. 80. Historia de la Educación
    81. 81. Historia de la Cultura Historia de la Cultura
    82. 82. Conclusiones  Los documentos en que se materializa la actividad de las administraciones públicas forman parte del patrimonio documental desde el mismo momento en que se producen  Cada órgano administrativo es responsable de la adecuada conservación, tratamiento y recuperación de todos los documentos que produce, sea cual sea su soporte, durante el tiempo que permanecen bajo su custodia  Igualmente, es responsable de impedir su incorrecta manipulación, su deterioro y eliminación, sin autorización de la administración competente  La unidad administrativa es la responsable de la fase inicial del proceso documental. De la capacidad de control que tenga sobre los documentos que produce dependen las posibilidades de conservarlos y recuperarlos en el resto de archivos que completan las etapas del ciclo vital Carnicer Arribas, Mª Dolores, coordinadora [et. al.]: Archivo de oficina, 2003.
    83. 83. Conclusiones  Es imprescindible que exista la función de responsable del archivo, que deberá estar adscrita a un puesto de trabajo, cuyo perfil específico se valore adecuadamente en la correspondiente Relación de Puestos de Trabajo  Los archivos de oficina deben mantener con el Archivo Central del organismo una relación fluida y permanente  El Archivo Central proporcionará la orientación y ayuda necesarias para el correcto tratamiento de los documentos
    84. 84. Conclusiones  Debe recibir de cada archivo de oficina la información necesaria sobre lo que constituye el contexto de la producción de los documentos (normas de procedimiento, plazos de vigencia administrativa, frecuencia de consulta…)  Una vez transferida al Archivo Central, la documentación permanece al servicio de las oficinas productoras, que pueden solicitarla siempre que sea necesario para la gestión  Es imprescindible que al frente del Archivo Central esté un profesional con la formación y capacidad necesarias para poder cumplir esta labor esencial de asesoramiento
    85. 85. Bibliografía recomendada  Archivo General de la Región de Murcia: “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas”  Carnicer Arribas, María Dolores, coordinadora [et. al.]: Archivo de Oficina, 2003.  Duplá del Moral, Ana: Manual de archivos de oficina para gestores, 1997.  Fernández Gil, Paloma: Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales, 1997.  Gómez, David: El archivo de oficina/gestión, 2010 [recurso electrónico].  Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA [recurso electrónico].  Núñez Fernández, Eduardo: Organización y gestión de archivos, 1999.  Sanchís Moreno, Francisco José: Los archivos de oficina. Una síntesis para su gestión, 1999.
    86. 86. Las fases del archivo I: el Archivo de Oficina y el Archivo Central. Funciones y actividades Gracias por su atención Correo: jluis.mromano@mecd.es archivo.central@mecd.es Página Web : http://www.mecd.gob.es/servicios-al-ciudadano @jlmunozr
    87. 87. Los derechos de las imágenes expuestas pertenecen a sus autores. Su publicación en esta presentación tiene carácter formativo e informativo, sin afán de lucro. Si algún autor considera dañados sus derechos, póngase en contacto para subsanar el problema.

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