Elva-hanke, Liiketoiminnan sähköistymisen vaikutukset liiketoiminaprosesseihin-seminaari 14.-15.10.09, Tornio, Venla Berg.
1. www.innoman.fi
Kemi-Tornion Ammattikorkeakoulu
eLVa-hanke
Yrityksen liiketoiminnan ja prosessien
kehittäminen tietotekniikan avulla
Seminaariesitelmä 14.10.2009
Venla Berg
2. www.innoman.fi
Innoman Oy
Liikkeenjohdon konsultointia
− Innoman Oy on yritysten ja organisaatioiden
liiketoimintamallien ja prosessien kehittäjä.
− Kilpailukykyä yrityksille tietotekniikan onnistuneesta
hyödyntämisestä
− Kilpailukykyä ICT-yrityksille ammattimaisesti
hoidetuista myynti- ja toimitusprosesseista
(ERP-klinikka)
− Kilpailukykyä yrityksille, kunnille ja valtioille
tuloksellisesta innovaatio- ja tuotekehitystoiminnasta
− Kilpailukykyä sisäisen laskennan prosessien
kehittämisestä
3. www.innoman.fi
Sähköinen liiketoiminta (e-business) =
Tietotekniikan ja viestintätekniikan
(ICT-tekniikan) hyödyntäminen yrityksen
sisäisissä ja ulkoisissa prosesseissa
− Toiminnan tehostaminen
− Toiminnan seurattavuuden kehittäminen
− Palvelujen parantaminen
− Tiedon hallinnan kehittäminen
− Toimintaedellytysten luonti: kasvuun,
kansainvälistymiseen, kilpailussa pärjäämiseen
Työkaluja yrityksen kehittämiseen ja johtamiseen
6. www.innoman.fi
Sisäisten tietoteknisten ratkaisujen kehittäminen
VAIHE 1 VAIHE 2 VAIHE 3
IT-PERUSRATKAISUT TOIMINNAN OHJAUS SISÄINEN INTEGROINTI
− Tietokoneet − Tuotannon/toiminnan − Tieto syötetään vain
− Toimisto-ohjelmat ohjausjärjestelmät kertaalleen
− Taloushallinnon (ERP, SCM) − Järjestelmät
ohjelma − CRM, asiakastiedon keskustelevat
− Sisäiset hallinta keskenään
verkkoratkaisut − Suunnittelu- − Ei erillisiä Excel-
järjestelmät analyysejä
− Kassajärjestelmät − Toimintatavat ja
− Projektinhallinta- prosessit määritelty,
järjestelmät linkitykset
− Alkeellinen intranet järjestelmiin kuvattu
− Toimipisteiden − Monipuolinen intranet
välinen verkko
Liiketoiminnallisten hyötyjen lisääntyminen
7. www.innoman.fi
Ulkoisten sähköisten ratkaisujen kehittäminen
VAIHE 1 VAIHE 2 VAIHE 3
SÄHKÖISEN ALKAVA SÄHKÖINEN VERKOSTOITUNUT
VIESTINNÄN LIIKETOIMINTA LIIKETOIMINTA
PERUSRATKAISUT − Vuorovaikutteiset − Tieto syötetään vain
− Sähköposti kotisivut kertaalleen
− Ensimmäiset − Ensimmäiset − Ekstranet-palvelut on
kotisivut ekstranet-palvelut integroitu osaksi
− Sähköinen − Yksittäisiä tietojärjestelmiä
pankkiyhteys sovellusten välisiä − Suoria sähköisiä yhteyksiä
yhteyksiä kumppanien järjestelmiin
kumppaneihin − Toimintatavat ja prosessit
− Kumppanien määritelty, linkitykset
ekstranet-palvelujen järjestelmiin ja
käyttö verkkoratkaisuihin kuvattu
Liiketoiminnallisten hyötyjen lisääntyminen
8. www.innoman.fi
VAIHE 1 VAIHE 2 VAIHE 3
IT-PERUSRATKAISUT TOIMINNAN OHJAUS SISÄINEN INTEGROINTI
Sisäisten tietoteknisten ratkaisujen kehittäminen
Ulkoisten sähköisten ratkaisujen kehittäminen
VAIHE 1 VAIHE 2 VAIHE 3
SÄHKÖISEN ALKAVA SÄHKÖINEN VERKOSTOITUNUT
VIESTINNÄN LIIKETOIMINTA LIIKETOIMINTA
PERUSRATKAISUT
Liiketoiminnallisten hyötyjen lisääntyminen
9. www.innoman.fi
Sähköinen toiminnanohjaus,
mitä tarkoittaa mm.?
− Tieto siirtyy sähköisesti prosessista toiseen ja
jalostuu/ tarkentuu
− Töistä muodostuu työjonoja, joiden resurssointi
voidaan suunnitella järjestelmällä
− Kullekin työntekijälle/ työntekijäryhmälle muodostuvat
omat työjonot
− Sisäistä ja ulkoista laskentaa varten saadaan suoraan
sähköisesti reaaliaikaista tietoa eri prosesseista
− Toiminta on läpinäkyvää eli tapahtumien ja tehtävien
etenemistä voidaan seurata reaaliajassa
− >Taloudellinen ennustaminen ja suunnittelu on
mahdollista
− >Resursseihin liittyvä ennustaminen ja suunnittelu on
mahdollista
11. www.innoman.fi
Määrittelyvaiheen tehtävät
− Nykytilan analysointi (Missä olemme?)
• Yrityksen strategiasta ja toimintaympäristöstä
tulevat tarpeet kehittämiselle
• Nykyiset prosessit ja niiden kehittämistarpeet
• Nykyiset tietotekniset ratkaisut ja niiden
kehittämistarpeet
− Visio ja tavoitteet (Mihin haluamme mennä?)
• Avainhenkilöiden yhteinen näkemys
• Mitattavat tavoitteet projektille (projektimittarit)
− Kehittämissuunnitelma
(Miten pääsemme sinne?)
• Kehittämistoimenpiteet aikataulutettuna ja
vastuutettuna
− Tavoiteprosessien määrittely
• Miten toimimme tavoitetilassa?
• Miten tietotekniikka tukee toimintaamme
tavoitetilassa?
• Miten mittaamme onnistumista prosesseissa
(prosessimittarit)?
• Hyödyt nykytilasta tavoitetilaan siirtymisestä
12. www.innoman.fi
Prosessikuvaukset ovat apuväline mm.
− Toiminnan ja toimintatapojen ymmärtämiseksi ja
kehittämiseksi
− Muutosten hallintaan ja läpivientiin
− Uusien toimintatapojen ja –mallien käyttöönottoon
− Vastuualueiden määrittämiseen
− Resurssien arviointiin
− Henkilöstön kouluttamiseen ja sisäänajoon
13. www.innoman.fi
Prosessien kuvaamisen tavoitteet
− Toiminnan mitattavuus ja seurattavuus
− Toiminnan järjestelmällisyys
− Toiminnan laatu
− Edellytykset toiminnan kehittämiselle
• Johtaminen, suunnittelu
• Markkinointi ja myynti
• Tuotekehitys
• Hankinta ja ostotoiminta
• Valmistus, tuotanto
• Toimitus
• Huolto ja palvelutoiminnot
• Jälkimarkkinointi
• Taloushallinto
• Henkilöstöhallinto
− Varmistetaan hankittavan tietoteknisen ratkaisun
sopivuus yritykselle
− Varmistetaan käyttöönotettavan/ käytettävän
tietoteknisen ratkaisun käytön yhtenäisyys
14. www.innoman.fi
Ohjeet prosessien kuvaamiseen
− Tunnista prosessi
− Prosessin vastuuhenkilö, prosessin omistaja
− Prosessin vaiheet/ tehtävät
− Kunkin vaiheen/ tehtävän tekijä
− Vaiheiden väliset riippuvuudet
− Prosessin input ja output, erityisesti liitynnät muihin
prosesseihin
− Tietotekniikan hyödyntäminen kussakin vaiheessa
− Syntyvät dokumentit
− Mittarit prosesseittain
18. www.innoman.fi
Seuraavissa kuvissa on purettu auki
esimerkkiyrityksen myynnin osaprosessit
Kuvassa CAD on yrityksen CAD-järjestelmä ja
ERP on yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä
19. www.innoman.fi
Tarjous-tilausprosessi
Tarjous
Asiakas
Lähettää
Asiakas vastaanottaa
tarjouspyynnön
tarjouksen.
liitteineen
suunnittelija
Myyjä kirjaa tarjouspyynnön Myyjä käy läpi tarjouksen, Myyjä laskee
Myyjä/
Myyjä lähettää tarjouksen
ERP-järjestelmään, linkittää kysyy asiakkaalta puuttuvat Myyjä tai suunnittelija tarjouksen, (kirjaa
sähköpostilla, faksilla tai TILAUS
dokumentit tiedot ja täydentää tiedot tekee tarjouskuvat todennäköisen
postitse allekirjoitettuna.
(skannaa, jos ei sähköisenä). järjestelmään läpimenoprosentin)
Tarjouskuvat,
CAD
komponenttiluettelo,
piirustusnumero
Järjestelmä muodostaa Tuotteet, piirustusnumerot,
Asiakkaan yhteystiedot ja
tehtävät myyjälle/ myynnille: komponenttiluettelo,
yhteyshenkilöt Tarjous lähetetty:
tee tarjous, kontaktoi tarjouslaskenta, katelaskenta,
ERP
Kohde, onko ennakkotarjous päiväys ja henkilö;
asiakasta, yms., myyjä kirjaa resurssivaraustilanne,
Tarjoukseen liittyvät tarjousnumero
päivämäärät todennäköinen
määräpäivät, prioriteetti
Myyntikalenteriin syntyvät läpimenoprosentti, linkit
Tarjouksesta vastaava myyjä
merkinnät määräpäivistä tarjouskuviin
Dokumentit
Tarjouspyyntö Komponenttien Tarjous
Tarjouspyynnön Tarjouskuvat yksityiskohtaiset
liitteet: kuvat, tuotetiedot (pdf) Tarjouskuvat
mitoitukset, yms.
20. www.innoman.fi
Tarjous-tilausprosessi
Tilaus
EI
Asiakas
Asiakas pyytää
tarkennetun Asiakas tilaa KYLLÄ
tarjouksen
KYLLÄ EI
Myyjä kirjaa tarjouksen
Myyjä on aktiivisesti
Myyjä
Myyjä tekee ja lähettää hylätyksi, hylkäyksen syyt,
yhteydessä asiakkaaseen TILAUS-
TARJOUS asiakkaalle tarkennetun (tarjouksen voittaneen
ja kirjaa yhteydenotot VAHVISTUS
tarjouksen toimittajan nimen,
ERP-järjestelmään
kauppahinta)
CAD
Tarjouskuvat,
komponettiluettelo
Komponenttiluettelo,
ERP
Myyjän/ myynnin Asiakastapahtuma: tarjouksen
Tarjous hylätty, syyt,
tehtävät määräpäivien päivämäärä, tarkentaminen,
voittaja, kauppahinta
mukaan muistiinpanot tarjous lähetetty:
päivä ja henkilö
Dokumentit
Tarjouskuvat Tarjous Tilaus
21. www.innoman.fi
Tarjous-tilausprosessi
Tilausvahvistus
Asiakas
Asiakas vastaanottaa
tilausvahvistuksen
Myyjä muuttaa tarjouksen Myyjä lähettää
Myyjä
tilaukseksi ja projektiksi, määrittää tilausvahvistuksen
TILAUS
alustavan toimitusviikon ja sähköpostilla, faksilla tai
maksuaikataulun postitse allekirjoitettuna
organisaatio
Muu
TUOTANTO-
HANKINTA LASKUTUS
TOIMITUS
Muodostaa
ERP
Tarjous tilaukseksi/ varastovaraukset ja Tilausvahvistus
projektiksi: toimitusviikko, ostotarveilmoitukset lähetetty: päivä ja
maksuaikataulu erikseen tilattavista henkilö
tuotteista
Dokumentit
Tilausvahvistus
Tarkennetut kuvat
22. www.innoman.fi
Kilpailukyky ja
toiminta- SOSIAALINEN YMPÄRISTÖ
− JOHTAMINEN
edellytykset − OSAAMINEN
− Tehokkaat, − ILMAPIIRI
toimivat ja − SOSIAALISET SUHTEET
laadukkaat
liiketoiminta- Liiketoimintaprosessit
mallit ja
prosessit
− TILAT
edellyttävät
hyvää − TIETOTEKNIIKKA
sosiaalista ja − TUOTANTOTEKNIIKKA
fyysistä − LOGISTIIKKA
ympäristöä.
FYYSINEN YMPÄRISTÖ
23. www.innoman.fi
Hankintavaiheen tehtävät
Järjestelmien ja sovellusten hankinta: TIETOJÄRJESTELMÄN
HANKINTAPROJEKTI
− Toiminnallinen ja tekninen MÄÄRITTELY
vaatimusmäärittely OSTAMINEN
• Pohjautuu tavoiteprosesseihin
KÄYTTÖÖNOTTO
− Tarjouspyyntö ja tarjouspyynnön ONNISTUMISEN
kohteiden valinta ARVIOINTI
JATKUVA
− Investointilaskelmat ja tarjousten vertailu
KEHITTÄMINEN
− Toimittajaneuvottelut: järjestelmiin ja
toimittajiin tutustuminen
− Sopimusneuvottelut
24. www.innoman.fi
Hankintavaiheen tehtävät
− (IT-tukipalveluja tarjoavan yrityksen TIETOJÄRJESTELMÄN
HANKINTAPROJEKTI
kilpailuttaminen) MÄÄRITTELY
− Palvelin-, työasema-, tietoturva-, OSTAMINEN
tietoliikenneratkaisujen kehittäminen KÄYTTÖÖNOTTO
− Tavoitteena vakaa ja toimiva tietotekninen ONNISTUMISEN
ARVIOINTI
ympäristö, jotta yrityksen henkilöstö voi JATKUVA
KEHITTÄMINEN
keskittyä tekemään työtään eikä
tietoteknisten ongelmien selvittely vie
aikaa.
− Tavoitteena toimiva IT-tuki, joka
kustannustehokkaasti palvelee
henkilöstöä käyttöönotto- ja
ongelmatilanteissa.
25. www.innoman.fi
Toiminnanohjausjärjestelmiä markkinoilla
− SAP ERP
− Oracle EBS
− Microsoft Dynamics AX
− Microsoft Dynamics NAV
− Logica V10
− Digia Enterprise
− SAP Business One
− IFS
− Visma L7
− Epicor Scala
− Epicor 7
− TietoEnator Lean
27. www.innoman.fi
Käyttöönoton arviointi ja ohjaaminen TIETOJÄRJESTELMÄN
HANKINTAPROJEKTI
MÄÄRITTELY
− Tavoitteena on, että käyttöönottoprojekti pysyy OSTAMINEN
aikataulussa, budjetissa ja kehittämiselle
asetetuissa tavoitteissa KÄYTTÖÖNOTTO
− Sisäinen ja ulkoinen arviointi ONNISTUMISEN
ARVIOINTI
käyttöönottoprojektin etenemisestä
JATKUVA
• Miten oma organisaatio on onnistunut? KEHITTÄMINEN
• Miten tietojärjestelmätoimittaja on onnistunut?
− Korjaavat toimenpiteet
• Mitä korjaavia toimenpiteitä tarvitaan, jotta
projektin läpivienti onnistuu?
28. www.innoman.fi
Käyttöönoton onnistumiseen vaikuttavat
keskeiset tekijät
Onnistuminen tarkoittaa: TIETOJÄRJESTELMÄN
HANKINTAPROJEKTI
− Tavoitteet saavutetaan MÄÄRITTELY
− Pysytään aikataulussa OSTAMINEN
− Pysytään budjetissa KÄYTTÖÖNOTTO
ONNISTUMISEN
ARVIOINTI
JATKUVA
KEHITTÄMINEN
29. www.innoman.fi
Käyttöönoton onnistumiseen vaikuttavat
keskeiset tekijät:
Projektimainen työskentelytapa
− Projektilla on selkeä TIETOJÄRJESTELMÄN
HANKINTAPROJEKTI
projektisuunnitelma
MÄÄRITTELY
− Projekti on hyvin
OSTAMINEN
organisoitu
• Projektiorganisaatioon kuuluvilla KÄYTTÖÖNOTTO
henkilöillä oli selkeät
vastuualueet ja roolit
ONNISTUMISEN
− Projekti viedään läpi
ARVIOINTI
JATKUVA
suunnitelman mukaisesti: KEHITTÄMINEN
vaiheet, tehtävät,
toimenpiteet ja aikataulu
30. www.innoman.fi
Käyttöönoton onnistumiseen vaikuttavat
keskeiset tekijät:
Tietojärjestelmän toimittajan onnistuminen
− Projektipäällikön kyky johtaa projektia
− Projektisuunnitelman pitävyys
järjestelmätoimittajan puolelta
− Kommunikoinnin sujuvuus asiakkaan ja
järjestelmätoimittajan henkilöiden välillä
− Kommunikoinnin sujuvuus
järjestelmätoimittajan
projektihenkilöstön kesken
− Ongelmatilanteiden ratkaisukyky
− Projektihenkilöstön osaaminen
− Myynnin lupausten pitäminen
31. www.innoman.fi
Onnistumiseen vaikuttavat keskeiset tekijät:
Oman organisaation onnistuminen
− Riittävä panostus tavoiteprosessien määrittelyyn
− Riittävä panostus tekniseen määrittelytyöhön
− Ylin johto osallistuu aktiivisesti määrittelytyöhön ja projektin
tavoitteiden asettamiseen
− Projektiin on allokoitu riittävästi organisaation omia
resursseja
− Ylin johto osallistuu aktiivisesti käyttöönottoprojektin
johtamiseen
− Oma henkilöstö tekee sovitussa aikataulussa sovitut
tehtävät, jotta projekti pystyy etenemään
− Yrityksen henkilöillä on riittävästi osaamista
käyttöönottoprojektin läpiviemiseen
− Projekti on hyvin koordinoitu yrityksen sisällä
− Projektiin sisältyy riittävästi koulutusta yrityksen
henkilöstölle
32. www.innoman.fi
Onnistumisen arviointi käyttöönoton
jälkeen
− Arvioidaan, kuinka hyvin tavoiteprosessit ovat
TIETOJÄRJESTELMÄN
HANKINTAPROJEKTI
käytössä MÄÄRITTELY
− Arvioidaan, millä tasolla järjestelmää OSTAMINEN
hyödynnetään prosesseissa
KÄYTTÖÖNOTTO
− Arvioidaan, miten hyvin prosesseja voidaan
mitata ja ovatko määritellyt mittarit oikeita ONNISTUMISEN
ARVIOINTI
− Arvioidaan, saavutettiinko prosessien JATKUVA
KEHITTÄMINEN
kehittämisellä ja uudelle tietojärjestelmällä
projektin alussa määritellyt liiketoiminnalliset
tavoitteet
− Määritellään tarvittavat kehittämistoimenpiteet
Tavoitteena jatkuva ja systemaattinen prosessien ja
järjestelmän käytön kehittäminen
33. www.innoman.fi
Mitä osaamista onnistunut kehittäminen
edellyttää yritysten tai organisaatioiden johdolta
− Kykyä ymmärtää ICT:n merkitys yrityksen
kilpailukyvyn kehittämisessä
− Kykyä johtaa muutosprosessi: toimintatapojen
muutos on avain kilpailuetujen saavuttamiseen
− Kykyä ja halua itse käyttää tietojärjestelmiä
• Tietojärjestelmät ovat tärkeä johtamisen väline, ikkuna koko
organisaation toimintaan
• Kun johto seuraa järjestelmissä olevaa tietoa, se kannustaa
henkilöstöä tiedon tuottamiseen
• Johto toimii itse esimerkkinä muulle henkilöstölle, kannustaa
omalla esimerkillään
• Oma käyttö lisää kykyä ymmärtää tietotekniikan merkitys ja
mahdollisuudet kilpailukyvyn kehittämisessä
34. www.innoman.fi
Mitä osaamista onnistunut kehittäminen
edellyttää henkilöstöltä
− Kykyä ymmärtää oman työn merkitys muiden
henkilöiden työn kannalta
− Tietotekniikan perustaidot
− Kyky käyttää käytössä olevia sovelluksia
− Ennen kaikkea asenne on oltava oikea ja asenne tulee
oikeaksi vain ymmärtämisen kautta
35. www.innoman.fi
Case-esimerkki
Projektitoimituksia kunnallisiin organisaatioihin
tekevä yritys
3 työntekijää ja alihankintaverkosto
1 milj.€
Voimakkaasti kasvava yritys
Ei järjestelmiä alkutilanteessa
36. www.innoman.fi
Yrityksen prosessit
PÄÄPROSESSIT PROJEKTI-
MYYNTI HUOLTO
TOIMITUS
HANKINTA
TALOUS- JA
TUOTE-
TUKIPROSESSIT MARKKINOINTI HENKILÖSTÖ-
KEHITYS
HALLINTO
37. www.innoman.fi
Kehittämistarpeita prosesseittain
− Markkinointi
• Google Adwords markkinoinnin tueksi
• CRM-järjestelmä: kaikki tiedot järjestelmään
• yrityksen tunnettuuden lisääminen
− Myynti
• tarjouslaskenta järjestelmällä perustuen materiaalien ja töiden ostohintoihin
• tarjouspyynnöt materiaaleista toimittajille järjestelmästä
• asiakkaaseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat ja sovitut asiat
• dokumenttien hallinta järjestelmällä
− Projektitoimitus
• järjestelmä prosessin tueksi
• alihankinta- ja tavarantoimittajaverkoston kanssa toimintaan sähköiset välineet
• tuntien kirjaaminen projekteille
− Huolto
• huoltosopimus aina käyttöönoton jälkeen
• järjestelmä, joka ohjaa huoltotoimintaa
− Talous- ja henkilöstöhallinto
• taloushallinto hoidetaan samalla järjestelmällä kuin muut toiminnot
• palkanlaskenta hoidetaan itse (etuna olisi reaaliaikaisuus) tai tilitoimisto
• projektien reaaliaikainen taloudellinen seuranta
38. www.innoman.fi
Tavoitetila
− toiminnanohjausjärjestelmä ohjaa resurssien varaamista
− toiminnanohjausjärjestelmä muistuttaa tehtävistä töistä myyntiin ja
projektitoimituksiin liittyen: työjonot
− tarjouslaskenta tehdään toiminnanohjausjärjestelmällä
− tarjouslaskennasta lähtien tieto ohjautuu sähköisesti myynnin
kautta projektitöiden suunnitteluun, ostoihin ja asennukseen,
jäljitettävyys säilyy
− tarjouslaskennan pohjana on koko ajan tosiaikainen tieto
materiaalien ja eri töiden omakustannushinnoista
− projektit, hankinnat ja asennukset hallitaan järjestelmän avulla
− jokaisella työntekijällä on helposti saatavilla työssään
tarvitsemansa tieto paikasta riippumatta
− tapahtumatiedot siirtyvät sähköisesti osto- ja myyntireskontraan
sekä kirjanpitoon
− palkanlaskentaa varten saadaan tunnit sähköisesti
39. www.innoman.fi
ASIAKAS
Yrityksen kotisivut
ALIHANKKIJAT Ekstranet
Toimeksiannoista raportointi
Intranet
Sisäinen tiedotus ASIAKAS
Välineet sähköpostimarkkinointiin
Töistä raportointi
TOIMITTAJA Toiminnanohjausjärjestelmä (sähköposti)
Tilaus Asiakkuuden hallinta (CRM)
sähköpostilla Tarjouslaskenta
Myyntitilaukset
PANKKI Laskujen ja Projektien hallinta
palkkojen maksu Töiden ja tuntien raportointi
Maksutietojen Hankintojen kilpailutus
siirto Ostotilaukset
VEROTTAJA, Dokumenttien hallinta
TYVI-siirto Sisäinen kalenteri
VAKUUTUS-
Laskutus
YHTIÖ Ostolaskut
Osto- ja myyntireskontra
Palkanlaskenta ja kirjanpito
Talouden seuranta/ Johdon raportointi
TILITOIMISTO
40. www.innoman.fi
Myynnin mittarit ja kehittämisellä
saatavat hyödyt
− Mittarit
• kokonaismyynti, laskennallinen kate, toteutunut kate
• kokonaismyynnissä materiaalin ja työn suhde, laskettu ja
toteutunut
• laskettu työn määrä ja toteutunut työn määrä, työlajeittain
• myyjän kokonaiskontaktien määrä tyypeittäin
• tarjousten läpimeno%: kpl ja eurot
• tarjouskanta ja tilauskanta
− Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan
• toiminnan seurattavuus ja ohjattavuus paranee
• myyntityö ja koko prosessi ovat paikasta ja henkilöstä
riippumatonta: tieto on yrityksellä ei vain tietyllä henkilöllä
• myynti on systemaattisempaa ja tehokkaampaa
• myynti näyttää asiakkaalle samanlaisena ja ammattimaisena
• ostetaan oikeita asioita ja oikeaan aikaan
• tieto on reaaliaikaista ja kaikkien saatavilla
• tehokas markkinointi on mahdollista laajan ja segmentoidun
asiakasrekisterin avulla
41. www.innoman.fi
Projektitoimituksen mittarit
− Mittarit
• suunniteltu ja toteutunut aikataulu
• suunniteltu ja toteutunut työmäärä
• suunniteltu ja toteutunut myyntikate
• materiaalit: tarjous ja toteutunut (rakenteiden oikeellisuus)
• tavarantoimittajien ja alihankkijoiden toimitusvarmuus: luvattu ja
toteutunut aikataulu
• toimittajareklamaatioiden määrät luokittain
• toimittajareklamaation hoitoaika
• asiakasreklamaatioiden määrät luokittain
• asiakasreklamaation hoitoaika
• ostomäärät ja hintakehitys toimittajittain/alihankkijoittain/
nimikkeittäin
42. www.innoman.fi
Projektitoimituksen kehittämisellä
saatavat hyödyt
− Hyödyt
• tarkempi laskenta ja jälkiseuranta
• henkilöresurssien käyttö tehostuu
• henkilöresurssien tarve tiedetään etukäteen
• materiaalien kilpailuttaminen helpottuu
• tavarantoimittajaneuvotteluissa voidaan käyttää toteutunutta
tilastotietoa
• laadun seuranta paranee
• töiden hallittavuus paranee
• toiminnan suunnitelmallisuus kehittyy
• saadaan reaaliaikaista tietoa projektien etenemisestä
• yrityksen johtaminen helpottuu
• projektien yhdenmukainen käsittely
43. www.innoman.fi
Huollon mittarit ja kehittämisellä saatavat
hyödyt
− Mittarit
• huoltosopimuksen kate: arvioitunut ja toteutunut työmäärä sekä
materiaalikustannukset
• huollon osuus liikevaihdosta ja katteesta
• huoltosopimusten määrä/ kaikki kohteet
• tukipyyntöjen määrä kohteittain
• tukipyyntöjen hoitoaika
• takuuhuollon kustannukset projekteittain
− Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan
• uusi palvelu
• huoltoprosessit yhdenmukaiset
• toiminta suunnitelmallisempaa
• asiakas näkee huollon tilanteen: puhelut vähenevät
• huollot tulee dokumentoitua yhdenmukaisella tavalla
• hyvät työkalut huoltosopimusten kehittämiseen
44. www.innoman.fi
Taloushallinnon mittarit ja kehittämisellä
saatavat hyödyt
− Mittarit
• alkuperäisen maksuerätaulukon ja lopullisen toteuman ero: päivät
ja summat
• asiakkaiden maksunopeus: eräpäivä/ maksupäivä
• hyvityslaskujen määrä
• ostolaskujen maksunopeus: eräpäivä/ maksupäivä
• ostolaskuissa hyvitykset
• ostolaskujen hyväksyntäaika
• varastoarvot ja kiertoajat (varastoon ostetut, pääasiassa huollon
varaosat)
− Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan
• päällekkäinen työ muiden prosessien kanssa poistuu
• toimintatavat yhtenäistyvät
• toiminta joustavampaa ja riippumatonta paikasta
• reaaliaikainen talouden seuranta mahdollista
• rahankierto nopeutuu
• taloudellinen ja muu ennustettavuus paranee
45. www.innoman.fi
Case-esimerkki
Kappaletavaratuotanto
Asiakkaina suuret yritykset, mutta myös pieniä
yrityksiä
25 työntekijää, 6 milj.€
Alkutilanteessa tilaus-laskutusjärjestelmä ja erillinen
tuotannonohjausjärjestelmä
47. www.innoman.fi
Kehittämistarpeita prosesseittain
− Markkinointi
• potentiaalisten asiakkaiden tiedon hallinta
− Myynti
• omakustannushinnan laskennan kehittäminen
• omakustannushinnan seuranta ja asiakaskohtaisen kannattavuuden seuranta
• tilauksen kulun luotettavuuden kehittäminen: tilaus ei etene tai jokin tieto puuttuu
• toimitusajan luotettavuuden kehittäminen
• myyntitilausten syöttäminen pitäisi olla vastaanottajan vastuulla
• tilaukset pitäisi heti viedä järjestelmään, myös suuremmat ja pidemmällä
aikavälillä toimitettavat; nämä voivat muuttua (ainakin ennusteina)
• tieto kuljetuksista pitäisi olla järjestelmässä, jotta kukin pystyy tarkastelemaan
vapaata kapasiteettia
− Tuotanto-toimitus
• valmistuotevaraston seuranta puuttuu
• tieto ei aina kulje prosessissa, esim. asiakkaan erityistoiveet, esim. myyjä voi
sopia jotain lisää jollekin kuljetukselle
• tiedonkeruujärjestelmä puuttuu
• kaikki tiedot samassa järjestelmässä: pois erillisistä papereista
48. www.innoman.fi
Kehittämistarpeita prosesseittain
− Hankinta
• tuotanto ei poista materiaaleja varastosta
• ostotilausprosessin sähköistäminen, tarve suoraan tuotantosuunnitelmasta ja
varastokirjanpidosta
• sähköinen varastokirjanpito pitäisi saada toimimaan
• rullaava inventaario, nyt tiedetään vain kolmen kuukauden välein ja inventointi
työllistää paljon
• ostosopimusten kehittäminen: kilpailuttaminen
• reklamaatiokäytännön kehittäminen
− Kunnossapito
• laitteiden dokumentointi vielä puutteellista: yksityiskohtaisia koneenosakohtaisia
dokumentteja ei ole
• uusien työntekijöiden perehdyttämisessä ei ole käyty läpi prosesseja
• nyt ehditään tekemään, muttei dokumentoimaan eikä suunnittelemaan
• kaikki koneet pitäisi ehtiä käydä läpi ja perushuoltaa
• järjestelmään koneet, huoltotapahtumat ja niiden suunnittelu
− Taloushallinto
• kaikkien laskujen lähetys sähköisesti
• sähköinen ostolaskujen käsittely
• tuntien käsittely paperilla työlästä
49. www.innoman.fi
Yrityksen kotisivut
Intranet
Sähköinen kalenteri
Tiedotus
TAVARAN- Tuotannon
ohjelmistot
TOIMITTAJA
Toiminnanohjaus- Tilaus Toiminnanohjausjärjestelmä
järjestelmä Tilausvahvistus Asiakastiedon hallinta (CRM)
Lasku Tarjouslaskenta
Myyntitilaukset
Tuotannon suunnittelu ja ohjaus
Ostotoiminta
Varastot
Huolto- ja kunnossapito ASIAKAS
Laskutus
PANKKI Ostolaskujen tarkastus
Rahaliikenne Myynti- ja ostoreskontra Tilaus Toiminnanohjaus-
Sähköinen laskutus ja Kirjanpito Tilausvahvistus järjestelmä
laskujen vastaanotto Palkanlaskenta Lasku
Dokumenttien hallinta
VEROTTAJA,
VAKUUTUS- TYVI-
YHTIÖ siirto
50. www.innoman.fi
Myynnin mittarit ja kehittämisellä
saatavat hyödyt
− Mittarit
• asiakaskohtainen ja tuote/tuoteryhmäkohtainen kannattavuus
• kokonaismyynti ja myyntikate euroina, asiakaskohtaisesti, tuotekohtaisesti
• tarjousten onnistumisprosentti
• tarjouskannan koko: eurot ja kpl
• varaston kiertonopeus ja arvo
• toimitusvarmuus: pyydetty, vahvistettu, toteutunut
− Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan
• tilausten käsittelyssä syntyneet virheet vähenevät, mm. rahtikulut sitä
kautta pienenevät
• myynnin ennustettavuus paranee
• tuotannon suunnittelu helpottuu
• tarjouslaskenta helpottuu ja tarkentuu
• myynnin taloudellinen seuranta paranee, strateginen päätöksenteko
helpottuu
• voidaan suunnata rajalliset voimavarat kannattavimpiin asiakkaisiin ja
tuotteisiin
• työnkuvat selkiytyvät
51. www.innoman.fi
Tuotannon mittarit ja kehittämisellä
saatavat hyödyt
− Mittarit
• materiaalihukka
• läpimenoaika kpl/h ja kpl/henkilö
• omakustannushinta ja sen kehittyminen
• vikakappaleiden määrä
− Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan
• työajan säästöt
• tarkempi tieto tuotannosta
• pystytään antamaan tietoa onnistumisesta työntekijöille myös
euroina, mahdollistaa palkkauksen kehittämisen
oikeudenmukaisemmaksi
• pystytään tarkemmin ja helpommin seuraavaan tuotannon
kustannuksia, omakustannushintaa
52. www.innoman.fi
Hankinnan mittarit ja kehittämisellä
saatavat hyödyt
− Mittarit
• toimitusvarmuus: pyydetty, vahvistettu ja toteutunut toimitusaika
• reklamaatioiden määrä toimittajittain ja lajeittain
• reklamaatioiden aiheuttamat kustannukset
• materiaalihukka % ja paljon aiheuttaa työtä /mittayksikkö
• materiaalilaatu
− Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan
• työajan säästöt
• varastokierron nopeutuminen ja hankintojen oikea-aikaisuus
• säästöt hankinnoissa euroina (kilpailutuksen ja oikea-aikaisuuden
kautta) ja laadussa
• hankintatarpeen ja toimitusten seurattavuus
• kilpailuttaminen helpottuu
53. www.innoman.fi
Kunnossapidon mittarit ja kehittämisellä
saatavat hyödyt
− Mittarit
• suunnittelemattomien huoltojen lukumäärä/ ajanjakso ja niistä
aiheutuneet keskeytykset (aika)
• huoltovälin pituus/ laite ja sen seuranta pitemmällä aikavälillä
(huoltovälin pituuden kehitys)
• keskeytysaika/ kokonaistuotantoaika
• huollon kustannukset
− Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan
• parempi suunnitelmallisuus
• vähemmän katkoja
• enemmän tuotteita tuotannosta
• bonukset suuremmat
• paremmat välineet päätöksenteon tueksi, mm. konekannan
uusiminen
54. www.innoman.fi
Taloushallinnon mittarit ja kehittämisellä
saatavat hyödyt
− Mittarit
• yksinkertaistettu tuloslaskelma
• omakustannushinnan seuranta
• omavaraisuusaste, velka%, maksuvalmius quickratio, currentratio
• ostovelkojen ja myyntisaamisten kiertoaika
• kokonaispääoman tuotto%
• liikevaihto/ henkilö
− Hyödyt siirryttäessä nykytilanteesta tavoitetilaan
• työmääräsäästöt rutiinitöissä ja erilaisten epäselvien asioiden
selvittelyssä (kuten kadonnut lasku)
• tarkempi ja reaaliaikaisempi tieto yrityksen taloudellisesta
tilanteesta
56. www.innoman.fi
Liiketoiminnan kehityssuuntia
− Asiakas on kuningas
• nopea palvelu
• itsepalvelu
• asiakaskohtaisuus
• integroidut ratkaisut
• helppous, joustavuus ja mukavuus
− Organisaatioiden kehittyminen, verkostojen
merkityksen kasvu
• brandin arvo, ei kiinteän omaisuuden => sopimusvalmistus
• ulkoistaminen
• prosessien läpinäkyvyys ja seurattavuus
• jatkuva innovatiivisuus keskeinen kilpailutekijä
• toimitusketjun nopeus ja herkkyys avaintekijä
57. www.innoman.fi
Teknologiset kehityssuunnat
− eri sovellusten integrointi
− sähköisen liiketoiminnan laajeneminen yritystasolta
kumppaniverkostotasolle
− eri tiedonmuotojen yhdistäminen, konvergenssi
− laajakaistayhteyksien yleistyminen
− mobiiliratkaisut
− monikanavaratkaisut
− tietoturvan merkityksen kasvu
58. www.innoman.fi
Sisäisten tietoteknisten ratkaisujen kehittäminen
VAIHE 1 VAIHE 2 VAIHE 3
IT-PERUSRATKAISUT TOIMINNAN OHJAUS SISÄINEN INTEGROINTI
− Tietokoneet − Tuotannon/toiminnan − Tieto syötetään vain
− Toimisto-ohjelmat ohjausjärjestelmät kertaalleen
− Taloushallinnon (ERP, SCM) − Järjestelmät
ohjelma − CRM, asiakastiedon keskustelevat
− Sisäiset hallinta keskenään
verkkoratkaisut − Suunnittelu- − Ei erillisiä exel-
järjestelmät analyysejä
− Kassajärjestelmät − Toimintatavat ja
− Projektinhallinta- prosessit määritelty,
järjestelmät linkitykset
− Alkeellinen intranet järjestelmiin kuvattu
− Toimipisteiden − Monipuolinen intranet
välinen verkko
Liiketoiminnallisten hyötyjen lisääntyminen
59. www.innoman.fi
Ulkoisten sähköisten ratkaisujen kehittäminen
VAIHE 1 VAIHE 2 VAIHE 3
SÄHKÖISEN ALKAVA SÄHKÖINEN VERKOSTOITUNUT
VIESTINNÄN LIIKETOIMINTA LIIKETOIMINTA
PERUSRATKAISUT − Vuorovaikutteiset − Tieto syötetään vain
− Sähköposti kotisivut kertaalleen
− Ensimmäiset − Ensimmäiset − Ekstranet-palvelut on
kotisivut ekstranet-palvelut integroitu osaksi
− Sähköinen − Yksittäisiä tietojärjestelmiä
pankkiyhteys sovellusten välisiä − Suoria sähköisiä yhteyksiä
yhteyksiä kumppanien järjestelmiin
kumppaneihin − Toimintatavat ja prosessit
− Kumppanien määritelty, linkitykset
ekstranet-palvelujen järjestelmiin ja
käyttö verkkoratkaisuihin kuvattu
Liiketoiminnallisten hyötyjen lisääntyminen