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  1. 1. Tp n3 : Google docs 1. Google docs es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un procesador de textos, una hoja de calculo, programa de presentacion basico y un editor de formularios. 2. Para poder utilizar Google Docs debemos tener una cuenta Google (por ejemplo una cuenta de correo GMail). Al ser una aplicación Web,Google Docs necesita ser utilizado a través de un navegador. Así que el primer paso será abrir una nueva ventana el nuestro. Tras abrir el explorador, tecleamos la dirección http://docs.google.com. Ahora en la casilla Correo electrónico introducimos la dirección que usamos en nuestra cuenta Google (si es GMail, no es necesario escribir@gmail.com), y en la casilla inferior nuestra contraseña. Sólo nos queda pulsar el botón Acceder. 3. Ventajas google docs: • Todos nuestros docuementos se almacenan online,lo cual nos perite acceder a ellos desde cualquier pc con internet • Posee una gran cantidad de formatos: podemos utilizar el word o el open office para editar nuestros textos y guardarlos con el mismo formato u otro.Pordremos realizar exactamente lo mismo con las hojas de calculo y las presentaciones.4.Al pulsar el Botón Upload en la pantalla de inicio, vamos a la pantalla subir un archivo. A la derecha de estapantalla podemos ver los archivos soportados por Google Docs.De momento, los archivos que podemos subir para editar con Google Docs son los principales tipos de documento de texto,hojas de cálculo y presentaciones. Puedes ver concretamente qué formatos son los aceptados pulsando en el enlace Tiposde archivo y limitaciones de tamaño. A parte de esos archivos, podemos subir otros tipos, pero no para editarlos. Loveremos al final del apartado.Para elegir el archivo a subir, pulsamos en Seleccionar archivos para subir. Se abrirá eldiálogo del sistema operativo para seleccionar archivos.Normalmente podremos localizar el documento que queremos abriren la lista que se nos muestra, y bastará con hacer doble clic sobre él para abrirlo.Si conocemos el nombre del documentobastará escribirlo en el campo Nombre del y hacer clic en el botón Abrir.Para seleccionar varios archivos, basta con hacerclic mientras mantenemos la tecla Ctrl pulsada.Si no lo encontramos en la carpeta actual podemos buscarlo manualmentedesplazándonos5.Aunque no es posible crear plantillas para una hoja de cálculo completa, es posible crear hojas deplantilla en una hoja de cálculo.Para ello, debes introducir y dar formato a los datos de una hoja de la hoja de cálculo. Estos datosservirán como plantilla cuando copies la hoja.Para copiar una hoja en una hoja de cálculo y crear una plantilla de manera eficaz, sigue estospasos:1En la esquina inferior izquierda de la hoja de cálculo, haz clic en la ficha de la hoja que te gustaríacopiar (por ejemplo, "Hoja1"). Selecciona "Duplicar" en el menú emergente.Ahora aparece una hoja duplicada (con el mismo formato) en una ficha contigua a la hoja original.6.Formato carácter. TamañoDe forma parecida podemos a como cambiamos la fuente, podemos cambiar su tamaño.Hacemos clic en el desplegable de la barra de herramientas que muestra el tamaño actual parabuscar el tamaño que deseemos.La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10y 12 puntos. Formato carácter. EstiloTenemos tres tipos de estilos disponibles: negrita, cursiva y subrayado. Para aplicarlos,basta con hacer clic en el botón correspondiente.La letra del botón corresponde con los nombres en inglés (bold, italic y underline).
  2. 2. Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado (se ve en un tono másoscuro y enmarcado). Para quitar un estilo hay que volver a hacer clic sobre el icono.También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva .Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.Otra forma de cambiar los estilos es usando el teclado. Esto puede resultar muy cómodo si sueles ircambiando mientras escribes. Estilo Presione las teclas Negrita Ctrl + B Cursiva Ctrl + ISubrayado Ctrl + UEstos son los tres estilos más habituales, pero disponemos de otros, menos usados que nos aparecen enel menú Formato.Tachado , Superíndice y Subíndice.Estos estilos se usan del mismo modo que los anteriores, pudiendo poner varios a la vez. Para practicar estos formatos te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso Utilizar fuente, tamañoy estiloColores del TextoOtra forma de cambiar el formato del texto es cambiando su color.La forma de usarlo es como la de los formatos ya explicados: si lo cambiamos antes de escribir, elnuevo texto tomará el color. Si lo cambiamos con un texto seleccionado, será sólo ese texto el que tomeel color.Podemos aplicar el color de dos formas: Aplicar el color al texto: Será el propio texto el que tome el color. Se obtiene mediante el icono dela barra de formato.
  3. 3. Aplicar el color al fondo: No alteramos el color del texto, pero sí el color de fondo de la línea. Se usacon el icono de la barra de formato.En ambos casos podremos elegir uno del los 256 colores web haciendo clic en la paleta de colores, queaparecerá al pulsar el icono.No obstante, con unos pocos conocimientos de CSS y HTML, se pueden usar muchos más colores.7.Introducción: Propietario, Colaboradores y LectoresSin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Docs es poder compartir nuestrosdocumentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios,hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase.Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes ala hora de compartir: Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectoresy colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puedeeliminar la participación del propietario en el documento. Colaboradores o Para editar: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otroscolaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimir el documento. Lectores o Para ver: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo, pero no editarlo.Compartir un elementoPodemos compartir cualquiera de nuestros elementos de Google Docs, incluso las carpetas. De hecho,al compartir una carpeta, se comparte todo su contenido. Por eso, si tenemos un grupo de personas conel que siempre compartimos documentos, nos será más cómodo compartir una carpeta, e ir asignandolos documentos a dicha carpeta, que ir compartiéndolos cada vez.Los pasos a seguir para compartir un elemento son los siguientes: • Podemos compartir varios documentos a la vez desde el listado de la pantalla de inicio. Primero los seleccionamos y después pulsamos el botón Compartir y seleccionamos Invitar a usuarios... del desplegable para añadir usuarios o Ver quién tiene acceso para administrar a los usuarios existentes. • Para compartir el documento que estamos editando, seleccionamos del botón desplegable Compartir, que mostrará las mismas opciones que vemos arriba.
  4. 4. En cualquier caso llegamos a la pantalla Compartir con otros usuarios. Su aspecto puede variarligeramente si accedemos desde el listado de documentos o desde uno en concreto.La pantalla Compartir con otros usuarios está dividida en tres secciones, agrupadas en tres pestañas: En la pestaña Invitar a usuarios tenemos las opciones para invitar a nuevos colaboradores y lectores. En Usuarios con acceso vemos con quiénes lo hemos compartido, pudiendo modificarlos yeliminarlos. Si compartimos varios, veremos también el listado de documentos. En la pestaña Permisos avanzados, tenemos opciones menos comunes, como permitir que loscolaboradores puedan invitar a otros usuarios.Invitar a colaboradores y lectoresPodemos invitar a nuevos colaboradores y lectores desde la pantalla Compartir con otros usuarios,usando la pestaña Invitar a usuarios.En la caja de texto, escribiremos las direcciones de correo de todos los usuarios, separadas por comas sihay más de una. Pulsando el enlace Elegir de los contactos, accedemos a una lista con nuestroscontactos de GMail, para poder añadir esas direcciones con un clic.Después marcamos como Para editar o Para ver, dependiendo de cómo queramos invitar a los usuarios.Lo habitual es avisar mediante correo electrónico al nuevo usuario de que hemos compartido con él undocumento. Esto los hacemos con los campos de la derecha:Si optamos por enviarlo, no es necesario rellenar nada, y se enviaría un mensaje como el siguiente:
  5. 5. Pero si lo rellenamos, lo haremos como con un correo electrónico normal: • Podemos personalizar el aviso escribiendo en el campo Mensaje. • Si elegimos Pega el elemento en el mensaje de correo electrónico, el documento se enviará en el cuerpo del mensaje, como si lo hubiésemos escrito en el campo Mensaje. • Enviarme una copia envía una copia a nuestro correo. • Pulsando Enviar, mandamos el mensaje.Pero este mensaje es opcional. Podemos no enviarlo pulsando el enlace Añadir sin enviar invitación.Ahora, los elementos compartidos aparecerán en el listado de documentos de nuestro colaborador.Podemos compartir un documento con un máximo de 100 usuarios, pero solo 10 podrán editarlo deforma simultánea. En la pestaña Permisos avanzados encontramos otras opciones:Permitir que los editores inviten a otros usuarios a editar o ver. Estando marcado, permite a loscolaboradores realizar invitaciones. Si se desmarca, los colaboradores pierden ese privilegio. Podemosmodificarlo en cualquier momento, no sólo al hacer una nueva invitación.Si marcamos Permitir el reenvío de invitaciones, un usuario puede ser invitado indirectamente a travésde una lista de correo. Si en algún momento lo desmarcamos, eliminaremos a todos los colaboradoresque no hayan sido invitados directamente a través de su dirección de correo.8.Publicar un documentoPublicar un documento en Google Docs es, como se dice coloquialmente, colgarlo en Internet.Al publicarlo, permitimos que nuestro documento pueda ser visto por cualquier usuario de internet queconozca su dirección, como si de una página web se tratase.La diferencia entre acceder al documento de este modo, y hacerlo como lector invitado, es que el lectortiene disponibles las opciones de impresión y de guardarlo como uno de los formatos soportados.
  6. 6. La publicación de un documento se gestiona desde la pantalla Publicar este documento, accesible desdeel botón desplegable Compartir del propio documento seleccionando Publicar como página web, odesde la pantalla de inició, seleccionando Publicar en el menú Más acciones.Accederemos a la pantalla para un documento no publicado (la siguiente imagen corresponde a undocumento de texto): • La opción Volver a publicar automáticamente cuando se realicen cambios, sincroniza la versión publicada de nuestro documento con el documento que editamos. Así, los cambios realizados se irán actualizando en la versión publicada (sólo para documentos de texto). • Pulsando el botón Publicar el documento, nuestro documento estará disponible en internet.Google Docs también nos permite publicar nuestro documento de texto a través de un blog, siposeemos uno, pulsando el botón Publicar en blog. Para hacerlo debemos definir la configuración denuestro sitio de blogs.La principal diferencia entre Publicar y el enlace para compartir, es que con el enlace muestra eldocumento actual, mientras que a publicar, publicamos una versión. Y si no la actualizamos, serádistinta al documento original.
  7. 7. Una vez completado el proceso, las opciones de la pantalla Publicar este documento cambianligeramente, mostrando las características y opciones propias de un documento publicado: • Tu documento se puede ver públicamente en: Nos indica la dirección de acceso a nuestro documento en Internet. A cualquiera que se la proporcionemos podrá ver libremente el contenido del documento. Una forma fácil y rápida de enviar la dirección de publicación a nuestros contactos es usando las opciones de correo electrónico, que veremos en el siguiente tema. • Volver a publicar documento: actualiza el documento publicado a su original, por si hemos efectuado cambios. Es útil sólo si la opción Volver a publicar automáticamente no está marcada. • Podemos cancelar la publicación, impidiendo que nuestro documento siga siendo accesible en internet, pulsando en Detener publicación. En el caso de los documentos de texto, podemos Consultar las estadísticas de visitas de tusdocumentos publicados si configuramos Google Analytics. En las hojas de cálculo, podemos decidir qué hoja publicar, y en qué formato se visualizan. En las presentaciones, encontraremos un código HTML. SI lo copiamos en una página web se veráun marco con los controles necesarios para reproducir la presentación.10- Con google docs es posible guardar y exportar copias facilmente. Tambien esposible guardardocumentos y usar la edicion de formatos11.Con la estupenda filosofía de arrastrar y soltar, el organizar documentos en Google Docs es ahoramucho más sencillo gracias a la incorporación de las carpetas, un gran acierto cuando los documentosya son muy numerosos. Lo primero que nos encontramos en el nuevo Google Docs es su cambiadaapariencia, mucho más atractiva que la anterior, con colores que a mi al menos me invitan a trabajarmás y más con este servicio que mejora mucho con el tiempo.Ahora la información básica de los documentos y la organización y manejo de los mismos se concentraen la parte izquierda, concretamente en una barra donde podemos encontrar los documentos que hecreado yo, los marcados como importantes, los que compartimos o incluso clasificados por tipos, demomento solo hojas de cálculo y documentos de texto.También se ha mejorado la forma en que se invita a la gente a que colabore en nuestros documentos y
  8. 8. además, muy útil para aquellos que quieren escribir en hebreo o árabe, se puede seleccionar que eltexto que escribas en un documento o una celda de una hoja de cálculo vaya de izquierda a derecha ode derecha a izquierda.También el buscador ha sufrido importantes mejoras, como el que te sugiera documentos conformevayamos escribiendo el nombre.12.Controla quién puede ver tus documentosPublica tu trabajo en forma de página webPuedes publicar tus documentos online con un solo clic, como páginas web de aspecto normal, sin tenerque aprender nada nuevo.Controla quién puede ver tus páginasPuedes publicar tu trabajo para que esté a disposición de todo el mundo, de sólo algunas personas o denadie en absoluto... Depende de ti. También puedes anular la publicación en cualquier momento.Publica tus documentos en tu blogCuando hayas creado un documento, podrás publicarlo en tu blog.Publica en tu empresa o grupoCon Google Apps, es incluso más sencillo compartir documentos, hojas de cálculo y presentacionesimportantes en tu empresa o grupo.13.Si es posible publicar un documento en internet con un solo clic14.Podemos dejar un documento disponible solo para un grupo selecto de personas y no para todos losusuarios y tambien podremos editar o eliminiar definitivamente el documento.15.Cuando ya hallamos creado y subido el documento ya podremos publicarlo en un blog directamentedesde google docs.16.Slidshare nos permite subir presentaciones y compartirlas y podremos hacerlo en varios formatos

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