Estrategias para realizar un informe oral eficaz mediante el uso de PowerPoint Octubre, 2012.

1. Estrategias para realizar un
informe oral eficaz mediante el
uso de PowerPoint
Preparado por.
Prof. Ivette Maldonado Rivera
octubre de 2012
1

2. RECORDAMOS…
• 20% de lo que oímos
• 30% de lo que vemos
• 50% de lo que vemos y oímos
• 80% de lo que decimos
• 90% de lo que decimos y hacemos
2
Tomado de: Cintrón (2010)

3. Objetivos
• Conocer los asuntos a considerar antes y durante la
realización de un informe oral mediante el uso de Power
Point.
• Conocer los componentes que interactúan en una
presentación eficaz.
• Desarrollar la destreza de comunicación eficaz.
• Desarrollar la capacidad de los participantes para hablar en
público logrando que al presentar su informe oral se haga de
forma interesante.
3
Tomado de: Cabán (s.f.a)

4. Agenda
Etapas de la presentación
– Antes de la presentación
– Durante la presentación
4

5. Aspectos a considerar antes
del informe oral en Power
Point
5

6. Aspecto a considerar antes del
informe oral
• Preparación
• Audiencia
• Formato
• Tiempo
• Componentes de la Presentación
• Ética
6

7. Preparación
• Preparar una presentación requiere tiempo y
dedicación.
• Establezca el tema organizando la presentación
alrededor de una idea central y desarrolle un bosquejo.
• Busque personas que estén dispuestos a criticar sus
defectos u omisiones.
• Establezca un título que sea provocativo y al punto.
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Adaptado de: Solsona (2000), Seguí (s.f.) y Lizzi (2005)

8. Preparación
• Recopile y organice la información.
• Seleccione las actividades y diseñe los recursos audiovisuales.
• Tenga todo el material impreso para ofrecer a la audiencia.
• Prepare una presentación alterna en caso de que el equipo
electrónico falle, ejemplo: “handouts”.
• Estudie la presentación antes de exponerla.
8
Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

9. Audiencia
• Determine el tipo de audiencia:
– Establezca género, edad, intereses, conocimientos y
nivel socio-cultural.
– Estos aspectos influirán en el grado de complejidad.
• Utilice vocabulario adecuado de acuerdo con la audiencia.
Adaptado de: González (2006) y Lizzi (2005) 9

10. Audiencia
• Organice la presentación alrededor de los detalles que la
audiencia le interesa.
• Prepárese para contestar las posibles preguntas de la audiencia.
Adaptado de: Lizzi (2005) 10

11. Formato
• Letras
• Fondos (colores)
• Animaciones
• Imágenes
• Videos
• Slides
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12. Formato: Letras
• Use un máximo de dos colores y estilos de letras.
• Tamaño mínimo
– Títulos-36 puntos
– Subtítulos-32 puntos
– Texto-24 puntos
• El 48.2 de la audiencia no tolera la letra muy pequeña.
• Los títulos deben ser al menos dos o cuatro puntos más
grandes.
Adaptado de: Solsona (2000), Cabán (s.f.b) y Cintrón (2010) 12

13. Formato: Letras
•No use letra cursiva.
•Se recomienda utilizar fuentes sencillas como:
Sans Serif (Arial, Tahoma, Comic Sans MS) para
los títulos
Serif (Times new Roman, Courier New, Garamond)
para el resto del texto.
13
Tomado de: Cintrón (2010)

14. Formato: Letras
• Evite presentar el texto todo en letras mayúsculas, pues
confunde y dificulta la lectura.
• Se acepta el uso de letras mayúsculas en títulos cortos.
• En títulos largos use letras mayúsculas solo en la primera letra
de cada palabra.
• Use bold para enfatizar.
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Adaptado de: Solsona (2000), Cintrón (2005), Rivera y Celpa (2009) y González (2006)

15. Fondos (Colores)
• Los fondos deben combinar con el color de los dibujos o de
las letras.
• Nunca se deben emplear más de 3 colores y su
combinación debe ser adecuada.
• El 33% de la audiencia no tolera el uso de colores
inadecuados.
Adaptado de: Solsona (2000) y Cintrón (2010) 15

16. Formato: Fondos (Colores)
• Es preferible usar fondo claro y letras obscuras.
• Por bonito que sea un fondo oscuro, no es adecuado para
una presentación profesional.
• Es aconsejable que haya algún elemento identificativo de la
presentación que rompa con la monotonía de un fondo
blanco.
16
Adaptado de: Agudo Ortíz y Zamora (s.f.)

17. Formato: Imágenes vs. palabras
• Utilice de forma balanceada: diagrama, gráficos y dibujos.
– Es una forma de mayor impacto para evitar la lectura
como medio auxiliar al hablar sobre una idea.
• Seleccione los gráficos que utilice de modo que vayan de
acuerdo con el material que se está presentando.
– No use los gráficos solamente por tener algo en las
transparencias.
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Adaptado de: Solsona (2000) y Cintrón (2005)

18. Formato: Imágenes y animaciones
• Los gráficos llamativos distraen la audiencia.
• No siempre las imágenes sustituyen las expresiones.
• El tamaño implica la importancia.
• El uso de objetos animados distrae.
– Se recomienda usar animaciones para enviar mensajes
subliminales.
• Las transiciones deben ser simples y no se recomienda que
tengan sonidos.
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Tomado de: Cintrón (2010), González (2006) y Rivera y Celpa (2009)

19. Formato: Tablas VS Gráficas
• No utilice tablas complejas con números pequeños difíciles de
leer.
• El límite para las tablas es de 20 cuadros (no debe tener más de
5 cuadros o 4 cuadros o el equivalente).
• Preferiblemente presente gráficas en vez de tablas.
• Si escribe algo en el eje de una gráfica, asegúrese de que sea
legible.
• El 27.9% de la audiencia no tolera las gráficas muy complejas.
19
Adaptado de: Solsona (2000), González (2006) y Cintrón (2010)

20. Formato: Videos
• Son muy útiles para presentar productos, campañas de
divulgación y comparar.
• Permiten narrar un hecho con imágenes.
• Se puede optar por grabar el discurso o hablar a medida que se
presenta el video.
• No son medios aptos para proporcionar datos estadísticos,
informar cifras o variables.
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Tomado de: Lizzi (2005)

21. Formato: “Slides” o Transparencias
• Coloque una idea principal por “slide”.
• Mantenga la cantidad de líneas por página entre cinco y ocho.
• No acumule el texto en un lugar del “slide”.
– Distribuya los espacios en blanco eficientemente.
• El primer “slide” debe incluir el título, nombre , curso, sección,
profesor y fecha.
21
Adaptado de: Cabán (s.f.b)

22. Formato: “Slides” o Transparencias
• Use el formato horizontal (cubre todo el área de la proyección).
• Si se hacen varios “slides” de un mismo tema deben ser
consistentes y uniforme en su apariencia.
• Coloque títulos en todos los “slides” (transparencias).
• Use “bullets” o números.
• El 48% de la audiencia no tolera el no usar bullets.
22
Adaptado de: Cintrón (2005) y Cintrón (2010)

23. Formato: “Slides” o Transparencias
• Coloque los “slides” en el orden en que se van a presentar.
• Puede presentar el texto cuando columnas cuando sea apropiado.
• No lea.
– Añada la información al slide presentado y sea espontáneo.
– El 69.2 % de la audiencia no tolera que se lea las
diapositivas.
• Cada “slide” se debe mantener en pantalla por un periodo no
mayor de dos minutos.
23
Adaptado de: Cintrón 2005, Lizzi (2005) y Cintrón (2010)

24. Formato: “Slides” o transparencias
• Use a lo sumo dos efectos de transición entre “slides” en cada
presentación.
• Confeccione dos “slides” en lugar de presentar uno por
porciones.
• No subraye pues puede ser confundido con enlaces (links).
• Enumere los “slides”.
24
Tomado de: Cintrón (2010), González (2006), Rivera y Celpa (2009) y Lizzi (2005)

25. Tiempo de preparación
• Una buena presentación debe ser ensayada.
• Dicho ensayo incluirá la medición del tiempo
exacto requerido.
• Fije una determinada cantidad de minutos para
cada parte del informe y deje un lapso de tiempo
libre para circunstancias imprevistas.
25
Adaptado de: Solsona (2000) y Lizzi (2005)

26. Componentes de Presentación en
• Apertura
Power Point
• Objetivos
• Contenido
• Conclusión
• Referencias
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27. Componentes: Apertura
En esta etapa se recomienda:
• Estimular el interés de la audiencia.
– Saludar, agradecer la asistencia y presentarse.
• Aclarar los términos nuevos.
• Explicar como se va estructurar la presentación.
Por ejemplo: “ Se expondrá durante 20 minutos y luego ser
darán 10 minutos para contestar preguntas”.
Adaptado de: Lizzy (2005) 27

28. Componentes: Apertura
Formas de iniciar una presentación
• Cita fascinante
• Estadística llamativa
• Pregunta retórica
– Ej: ¿Existe en Estados Unidos el derecho al aborto?
• Anécdota humorística
• Historia de enganche
• Ejercicio rompehielo
28
Tomado de: Cabán (s.f.a)

29. Componentes: Objetivos
• Deben ser específicos y medibles.
• Deben tener un verbo o una palabra de acción que describa
un comportamiento o una actividad.
• Se obtienen los temas y subtemas a tratar.
29
Adaptado de: Cintrón 2005, 114

30. Componentes: Objetivos
• Deben contestar la siguiente pregunta: ¿ Qué vamos a hacer
en específico en el trabajo o tarea?
• Ejemplos que se pueden utilizar en la redacción de un
objetivo: conocer, explicar, identificar, utilizar, organizar,
describir, completar, distinguir, entre otros.
Tomado de: Cintrón 2005, 114

31. Componentes: Contenido
• Asegúrese de cumplir con los criterios de evaluación del curso.

32. Componentes: Conclusión o Cierre
• Resumen de los puntos más importantes del tema investigado.
• Tienen como propósito grabar en la mente de la audiencia las
ideas presentadas.
• Se recomienda alinear esta parte con los objetivos.
• Puede mostrar gráficas o cuadros que destaquen los temas
centrales o que resuman lo expuesto de modo que se facilite a
los oyentes el recordar y relacionar la información suministrada.
– Esto promoverá una reflexión posterior.
32
Adaptado de: Cabán (s.f.a)

33. Componentes: Conclusión o Cierre
• Recalque la relación de los temas tratados con los intereses de los
oyentes.
• Es un momento decisivo en la presentación. Es necesario que los
oyentes reconozcan que están ante una conclusión. Utilize frases
sintetizadoras como:
- Para terminar….
- En conclusion….
- Por lo tanto…..
- En consecuencia….
Adaptado de: Lizzy (2005) 33

34. Componentes: Conclusión o Cierre
• Agradezca la participación de los presentes y mencione que se
sintió honrado de compartir la presentación con los oyentes.
• Es útil emplear una frase que logre que el público se convenza
del beneficio de conocer sobre el tema. Ejemplos de cierres:
- Pregunta retórica - Cita
- Estadística llamativa - Anécdota humorística
- Historia emotiva - Frase que se haga eco del
objetivo.
Adaptado de: Lizzy (2005) y Cabán (s.f.a) 34

35. Sea ético
• Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar un
argumento sólido que cubra los tópicos a discutir, por lo cual
es necesario investigar.
• Respete los derechos de autor citando las fuentes de las cuales
obtuvieron todos los elementos utilizados en su presentación.
35
Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

36. Logística
• Coteje que el salón esté organizado.
• Asegúrese que haya la cantidad de sillas requeridas para ubicar
la audiencia.
• Familiarícese con el uso del equipo necesario para poder
proyectar su presentación.
• Verifique que el equipo que se va a utilizar esté disponible y
funcione.
36
Tomado de: Cabán (s.f.b)

37. Aspectos a considerar
durante el informe oral en
Power Point
37

38. Aspectos a considerar durante el informe
oral en Power Point
• Imagen
– Apariencia
– Vestimenta
• Comunicación Verbal
• Comunicación No Verbal
– Postura
– Gestos
– Ruidos
• Duración 38

39. Imagen: Apariencia
Vestimenta
• Vista en consonancia con la audiencia (no exagere frente a un
público sencillo)
• Use vestimenta “business casual” en un estilo acorde con su
personalidad y use colores neutrales.
• No use brazaletes, cadenas muy grandes o tacones altos.
• Use peinado adecuado.
39
Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)

40. Imagen: Comunicación verbal
• Use lenguaje directo, conciso y llano.
– Evite rodeos.
• Establezca conexión con la audiencia.
– Personalice la presentación.
– Hable como si estuviera conversando.
• La actitud debe ser la de un colega o compañero.
• Sea sincero
40
Adaptado de: Lizzi (2005), Cabán (s.f.b) y González (2006)

41. Imagen: Comunicación verbal
• Hable a una rapidez y tono adecuado.
– Evite hablar demasiado rápido ni con grandes pausas.
• Pronuncie claramente y de forma correcta.
• Articule correctamente y evite las muletillas. (“ah”,”eh”).
41
Adaptado de: Cabán (s.f.b) y Solsona (2000)

42. Imagen: Comunicación verbal
• Evite frases vacías de significado como: y nada, ¿viste?, ósea,
este….
• Evite el uso de terminología culta o especializada desconocida
por la audiencia, por ejemplo: epistemología.
42
Adaptado de: Lizzi (2005)

43. Imagen: Comunicación verbal
• No utilice palabra inventadas como: manipuleo (por
manipulación).
• No utilice palabras extraídas de la jerga juvenil, por ejemplo:
esta cool, flasheó, en un bajón, etc.
• No utilice expresiones tipo mensajes de texto.
43
Adaptado de: Lizzi (2005)

44. Imagen: Comunicación Verbal
Preguntas y Objeciones
• Póngase en el lugar del auditorio.
• Demuestre interés en la pregunta.
• Durante la presentación aclare puntos que puedan convertirse
en inquietudes futuras.
• No permita ni promueva discusiones.
44
Adaptada de: Lizzi (2005)

45. Imagen: Comunicación verbal
Preguntas y Objeciones
• Admita que desconoce la respuesta.
• Reformule la pregunta si no es clara.
• Reduzca la extensión de la interrogación.
• Observe la reacción del público.
45
Adaptada de: Lizzi (2005)

46. Imagen: Comunicación no verbal
Postura
• No se recueste.
• No de la espalda a la audiencia.
• No se pare detrás de la audiencia
• No se pare frente a los visuales
• No mire la pantalla detenidamente.
46
Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

47. Imagen: Comunicación no verbal
Postura
• Asuma una postura relajada
– Descanse bien antes de la presentación.
– Llegue una hora antes para poder organizar el material y las
áreas.
– No coma alimentos pesados.
– Revise su material y notas para que no le falte nada.
Adaptado de: Rivera y Celpa (2009)

48. Imagen: Comunicación no verbal
Postura
• Comuníquese con seguridad.
– El público recibe más información por lo que
observa en su cara, manos y gestos mediante las
mismas palabras.
48
Adaptado de: Cabán (s.f.b), Rivera y Celpa (2009) y Sulsona (2000)

49. Imagen: Comunicación no verbal
Postura
• Establezca conexión con la audiencia.
– Mantenga contacto visual con toda la audiencia. Si le
causa nerviosismo hacerlo mire por encima de la gente.
– Sea natural y sonría pues se transmite confianza.
• No mire hacia el piso ni hacia el techo.
Adaptado de: Cabán (s.f.b), Rivera y Celpa (2009) y Sulsona (2000)

50. Imagen: Comunicación no verbal
Gestos
• Use las manos y los brazos para hacer énfasis de forma
moderada sin emplear ademanes teatrales pues adiciona un
elemento de convicción a las palabras.
• Observe la retroalimentación no verbal de la audiencia.
50
Tomado de: Solsona (2000) y Rivera y Celpa (2009)

51. Imagen: Comunicación no verbal
Ruidos
• Evite ruidos que distraigan
- Prendas tales como: pulseras
- Celulares
- otros
Adaptado de: Cabán (s.f.b.)

52. Duración
• Respete el tiempo asignado,
ya que afecta a la
administración efectiva del
mismo.
52
Adaptado de: Solsona (2000)

53. Referencias
Agudo Ortíz, R. & Zamora, J. J. (s.f.) Presentaciones
corporativas: Microsoft PowerPoint: normas básicas.
[Presentación en PowerPoint]. Manuscrito no publicado.
Universidad de Puerto Rico en Bayamón, Puerto Rico.
Cabán, J. (s.f.a). Estrategias para preparar presentaciones
efectivas: primera parte. [Presentación en PowerPoint].
Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en
Bayamón, Puerto Rico.
53

54. Referencias
Cabán, J. (s.f.b). Estrategias para preparar presentaciones
efectivas: segunda parte. [Presentación en PowerPoint].
Manuscrito no publicado. Universidad de Puerto Rico en
Bayamón, Puerto Rico.
Cintrón, I. (2010). Presentaciones efectivas en el salón de clases
[Power Point]. Universidad de Puerto Rico en Bayamón,
Bayamón, PR.
Cintrón, I. (2005). Técnicas para adiestrar (2ª ed. rev.). Hato Rey,
PR.: Publicaciones Puertorriqueñas.
54

55. Referencias
González, J. (2006). Asignación de PowerPoint. Recuperado el 15 de
agosto de 2007, del sitio web del Colegio de Ciencias del
Departamento de Física-Matemáticas de la Universidad Católica
de Puerto Rico:
http://www.pucpr.edu/facultad/jgonzalez/Asignaciones-
CC210/Asig%20Powerpoint%20Deporte%20o%20Cantante.doc
Lizzi, S. (2005). Cómo realizar presentaciones exitosas. Buenos
Aires: Longseller.
55

56. Referencias
Rivera, W. y Celpa, N. (2009). Presentaciones orales efectivas
[Power Point]. Centro de Recursos para el Aprendizaje,
Universidad del Este, Carolina, PR.
Seguí, C. (s.f.) El ABC del diseño efectivo de carteles (posters)
creativos y efectivos para exhibiciones y conferencias [Power
Point]. Universidad de Puerto Rico, Recinto de Ciencias Médicas,
San Juan, PR.
Solsona, F. (2000). Consejos útiles para mejorar las presentaciones
técnicas audiovisuales [versión electrónica] Revista Cubana de
ACIMED 8 (3), 239-243. 56