Organización de empresas: Metodologías para la elaboración de manuales de organización y de procedimientos
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Organización de empresas: Metodologías para la elaboración de manuales de organización y de procedimientos

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La importancia de los Manuales Administrativos para la organización de las empresas y el procedimiento para su creación.

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  • 1. UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS CÁTEDRA: ORGANIZACIÓN CLASE 8Unidad 3: Metodologías para la elaboración de manuales de organización y de procedimientos. 3.1. Conceptos e importancia de manuales tipos de manuales MBA. Karla Cruz
  • 2. Reflexionando juntos….• Yo recuerdo que…..?• Lo que más me gusto fue…• La noticia que más me impacto esta semana es..?• Aprendí que….?
  • 3. Objetivo: Que el estudiante reconozca la importancia de los PGR Ministerio Público FGR PDDH Organigrama Consejo Nacional de la niñez y Adolescencia - CONNA Consejo Directivo CONNA Manuales Administrativos para la Auditoría Interna (4) Comisión Interinstitucional deI. Consejo Nacional de la Niñez y Adolescencia – CONNA (Propuesta para análisis y Ejecutiva (4) Dirección validación) Asesoría a la Dirección Ejecutiva Interinstitucional Órgano Judicial Juzgados y Cámaras de Niñez UFI (11) y Adolescencia Planificación y Desarrollo Institucional (5) Comunicación y Transparencia (5) Asistencia Técnica (2) Asesoría Legal (3) organización de las Sub Dirección de Sub Dirección Sub Dirección Sub Dirección Sub Dirección Gestión de Juntas de Protección de Gestión de la Red de Atención Gestión de Sistemas Locales de Administración Gestión de la Política de Derechos la Niñez y Adolescencia Compartida – RAC Protección de la Niñez y de la Niñez y Adolescencia Adolescencia Departamento de Registro Departamento de Asistencia Público y Asistencia Técnica Técnica Juntas Departamental de a miembros de la RAC Departamento de Asistencia Departamento de Políticas y Planes UACI (4) Protección Región Occidental Técnica en Políticas y Planes en materia de derechos de la niñez y locales en materia de derechos adolescencia - PNPNA de la niñez y adolescencia - Departamento de Asistencia Departamento de PNPNA Técnica Juntas Departamental de Acreditación de Programas Gestión de Personal (5) Departamento de Promoción y Protección Región Central Para la atención a la niñez y Departamento de Promoción y difusión nacional de la PNPNA Adolescencia difusión local de los derechos y deberes de la niñez y Departamento de Asistencia adolescencia - PNPNA Departamento de Servicios Generales (72) Técnica Juntas Departamental de Coordinación y Vigilancia del Protección Región Para Central Sistema Nacional de Protección Departamento de Asistencia Informática y Recursos Departamento de Investigación, Técnica Juntas Departamental de empresas. Análisis y Estadísticas de - PNPNA Tecnológicos (3) Protección Región Oriental Activo Fijo (2) Juntas Departamentales de Protección Sistemas Locales de Protección Relación de Autoridad Relación de Coordinación
  • 4. Concepto• Manuales administrativos: son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas. (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.) *Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
  • 5. Objetivos de los Manuales• Presentar una visión de conjunto  Ahorrar tiempo y esfuerzo de la organización (individual, en la realización de grupal o sectorial) funciones al evitar la repetición de instrucciones y• Precisar las funciones de cada directrices. unidad organizativa para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar  Agilizar el estudio de la omisiones. organización• Coadyuvar a la correcta  Facilitar el reclutamiento, realización y uniformidad de las selección e integración de labores encomendadas a todo el personal personal. *Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
  • 6. Objetivos de los Manuales Promover el• Sistematizar la iniciativa, aprovechamiento racional de aprobación y aplicación de las los recursos humanos, modificaciones necesarias en la materiales, financieros y organización. tecnológicos disponibles.• Determinar la responsabilidad Funcionar como medio de de cada unidad y puesto relación y coordinación con respecto de la organización. otras organizaciones.• Mostrar claramente el grado de Servir como vehículo de autoridad y responsabilidad de orientación e información a los distintos niveles jerárquicos los proveedores de bienes, que la componen. prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización. *Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
  • 7. Tipos de Manuales Clasificación básica• Microadministrativos Son los Manuales que corresponden a una sola organización. Pueden referirse a ella en forma general, o circunscribirse a algunas de sus áreas en forma específica.• Macroadministrativos Son los documentos que contienen información de más de una organización.• Mesoadministrativos Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. El término mesoadministrativo se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado. *Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” Pág. 168 – 174 (Cap. 5)
  • 8. Tipos de Manuales Clasificación básica* Por su contenido• De técnicas • De organización• De ventas • De procedimientos• De producción • De calidad• De finanzas • De historia de la Por su ámbito• De personal organización • Generales• De operación • De políticas • Específicos• De sistemas • De contenido múltiple • De puestos*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
  • 9. Procedimiento general para elaborar manuales administrativos* 5. Fuentes de1. Diseño del proyecto información2. Responsables 6. Preparación del proyecto3. Delimitación de universo de estudio 7. Presentación del manual a las4. Estudio preliminar autoridades competentes * Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
  • 10. Procedimiento general para elaborar manuales administrativos* Responsables: en esta fase es importante definir un coordinador y un equipo técnico que dirija el proceso para facilitar la integración de la información de manera estructurada. Cualidades de personal que integra el equipo de trabajo: a. Buen manejo de las relaciones humana b. Conocimiento sólido de la estructura organizativa, las funciones, los procesos, y el personal de la organización. c. Experiencia en estudios y/ trabajos similares* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
  • 11. Procedimiento general para elaborar manuales administrativos* Delimitación de universo de estudio • Evaluar el nivel técnico requerido para manejar contenidos • Carga de trabajo • Jerarquía de necesidades de acuerdo con las prioridades de la organización* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
  • 12. Procedimiento general para elaborar manuales administrativos* Para determinar: • Estrategia global para levantar la información • Identificar sus fuentes • Actividades por realizarEstudio preliminar • Magnitud y alcances delEs necesario conocer en proyecto forma general diferentes aspectos tales como: • Instrumentos requeridos para el trabajoa.Procesosb.Funciones • Preveer acciones y estimarc.Actividades del área o áreas donde se va actuar. recursos necesarios para efectuar el estudio * Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
  • 13. Procedimiento general para elaborar manuales administrativos* Fuentes de información: Externas: • Organizaciones del mismo sector • Organizaciones lideres en el mismo campo de trabajo. • Organizaciones que implementan practicas administrativas que pueden constituir un marco de referencia. • Organismos internacionales que formulan pautas para estandarizar acciones y orientar aspectos de competitividad. • Organizaciones normativas que dictan lineamientos y otros • Proveedores • Clientes • Mecanismos de información* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
  • 14. Fuentes Internas: Archivo de la organización • General • De las áreas de estudio Directivos y Empleados (que se relacionan directa o indirectamente con las áreas de estudio) • Personal directivo • Personal de nivel medio • Personal operativo* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
  • 15. Preparación del proyecto Formulación de propuesta técnica: a. Naturaleza b. Alcance Programa de trabajo: c. Antecedentes a. Identificación d. Objetivos b. Responsables e. Estrategia c. Áreas f. Justificación d. Clave g. Acciones e. Actividades h. Recursos f. Fases i. Costo g. Calendario j. Resultados h. Representación grafica k. Información i. Formato complementaria j. Reportes de avance k. Periodicidad* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
  • 16. Procedimiento general para elaborar manuales administrativos* Presentación del manual a las autoridades competentes: a. Los participantes b. Al responsable de su autorización* Franklin F. Enrique Benjamin “Organización de Empresas” Pág. 188-194
  • 17. Captación de la información• Capacitación del personal (Equipo técnico y personal involucrado)• Levantamiento de la información• Investigación documental• Observación directa• Consulta a sistemas de información• Encuesta
  • 18. Integración de la información ¿Como clasificar la información? 1. Crear directorios, sub. directorios y archivos para desagregarla en función de la división del trabajo. 2. Crear bases de datos o programas específicos 3. Combinar los puntos anteriores para optimizar los resultados*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
  • 19. Integración de la información • objetivosÁreas para agrupar • Estructura organizativala información: • Normas y políticas administrativas • Funciones1.Antecedentes • Procedimientos 2. Situación actual: • Procesos • Instrumentos jurídico- administrativosEntre otros aspectos, es • Infraestructura tecnológicaimportante establecer lasrelaciones intra e inter • Equipodepartamentales, los • Condiciones de trabajoliderazgos y el flujo de la • Ambiente laboralcomunicación formal einformal. *Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
  • 20. Trabajo en equipo (Pág. 196 – 202) Lectura compartida en pequeños grupos: Indicaciones generales: Organizar 4 grupos de trabajo Seleccione un(a) relator (a) y un secretario(a) para compartir con el pleno los aspectos relevantes de la lectura.1. Análisis de la Información2. Técnicas de apoyo para el análisis3. Preparación del proyecto del manual4. Tipos de recomendaciones Elaboración del informe*Franklin F. Enrique Benjamin ,“Organización de Empresas” (Cap. 5)
  • 21. Bibliografía• Franklin F. Enrique Benjamín, “Organización de Empresas Libro, 2da. Edición, México, 2004• SITIOS WEB Manual de organización y funciones www.inap.gob.gt/.../6MANUALDEPROCEDIMIENTOS/... Manual de descripción de puestos y funciones: www.zietlow.com/docs/ESmanualpuestos.pdf www.ordenjuridico.gob.mx/Documentos/Estatal/Jalisco/wo47946.pdf Manual de Políticas www.uv.mx/personal/fcastaneda/.../manual_politicas_pacifictel.pdf Manual de Procedimientos www.digemid.minsa.gob.pe
  • 22. ¡GRACIAS!